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文档简介

1、林业系统办公室工作培训学习体会最近,局领导安排我参加了由省林业厅办公室组织、国 家人事人才培训中心举办的办公室接待礼仪与公文写作能 力提升培训班学习。这次培训学习的内容广泛,培训师资 阵容强大,既有专家学者,也有专业领导,参培单位来自全 国各行各业,既有党政部门文秘人员,也有大型国有企业、 上市公司的高管,足见各地对办公室工作的重视。通过这次 难得的培训学习,使我开阔了视野,增长了见识;审视过去 自己在办公室工作中的得与失,又使自己领悟不少,对如何 加强办公室工作,提高管理效能有了新的认识。办公室是一个地区、一个部门的参谋部和枢纽,具有特 殊地位。办公室工作的全部是围绕中心,服务大局,协调各

2、方。因此,办公室工作人员应当是 出主意的高参,出杰作的 好手,出人才的先锋”。奉献是办公室工作人员的真诚自愿, 是一种纯洁高尚的精神境界;执行力是办公室工作人员工作 的标杆和典范 新的历史条件赋予办公室工作新的内涵, 每一个办公室工作人员必须为此而加倍努力。一、树立新理念管理是一项有目的活动,有着其客观的规律和原则。办 公室管理规律就是在一定条件下重复出现的,起主导和支配 作用的内在的、本质的关系。办公室管理原则必须反映和遵循这种规律关系,才能使办公室工作充分发挥参谋助手、协 调、窗口的作用,使管理过程各个阶段、各个环节以及运转 周期畅通无阻,顺利衔接和过渡;能够区别不同条件、对象、 空间、时

3、间、场合,采取最恰当的方法和手段,把握尺度, 收到效果;能够统筹各项工作,形成有机联系的整体,并使 组织机构和各项规章制度趋于合理化,发挥最大的效能;能 够充分有效地利用有限的人、财、物,实现少投入,多产出,提高办公效能。服务理念办公室工作的实质即 服务”为领导服务,为同级和上 级机关及基层服务,为群众服务。三服务”是办公室一切工作的出发点和归宿。增强服务意识,必须克服两种错误的观 念:第一,低人一等的观念。认为办公室工作是伺候人、得 罪人的差事,是 恶水缸”、出气筒”、出力不讨好,表现为 不思进取,得过且过,遇到困难绕道走,碰到麻烦踢皮球。 第二,高人一等的观念。因岗位特殊和接近领导多一些,

4、而 凌驾于其他部门和同志之上,指手划脚,盛气凌人,官气十 足,使人感到 门难进、脸难看、话难听、事难办 ”。市场经济条件下,机关办公室工作要适应新形势,必须 从传统的思想观念和工作习惯中解放出来,实现 四个转变”:第一,从侧重办事办文为主转变为既办事办文又出谋献策。 为领导决策出主意、想办法,发挥智囊作用,要全面参与单 位的各项工作,深入基层调研,掌握事关全局和核心的工作 动态。第二,从收发传递信息为主转变为综合处理信息。不 能只满足于上令下传,下情上知,还要在信息收集、处理、 传递、反馈等方面积极工作。第三,从凭老经验办事转变为 科学管理。要不断改进办公室工作方式、方法和办公手段, 对实践经

5、验加以总结、概括并上升到理论高度,再指导管理 工作;要掌握和运用现代办公机具和技术,提高办公效率。 第四,从被动服务转变为主动服务。 办公室工作具有被动性, 但在实际工作中应力争主动,既做好常规工作,又要灵活妥 善地处理社会性、例外工作。整体理念办公室本身是一个系统,同时又处在更大的系统中。办 公室内外两个部份管理要求不同。对内部而言,管理相对封 闭,各管理过程、环节之间要首尾相接,形成回路,使每个 部门在保证服务方向和全面利益的前提下充分发挥作用,实 现办公目标。但对外部而言,办公管理必须开放。比如,市 林业局机关内部管理的各项规章制度、工作计划,并非开会 宣布或写在纸上、贴在墙上就完事大吉

6、,还需贯彻执行,还 要有监督检查和定期总结, 如没有这个回路,管理就成了 大 敞口”而林业上的管理的规章制度就必须面向社会、面向公众,使政务公开、透明。树立整体观念,要求办公室工作人员区别好内外两个不同管理体系,在不同层次的位置上,形成管理层级,有工作 目标。群众理念相信和依靠群众,才能促进办公室管理民主化,从而有 可能实现管理的合理化、科学化。从一个单位的领导开始, 到办公室内部,应将该单位、各部门的工作任务、 工作方法、 措施、时间、数量和质量要求清楚地告诉群众,以激发全体 人员的参与意识;在制定工作计划或规章制度时,既要遵从 上级要求,也应充分征求群众意见, 吸纳好的建议;在政治、 业务

7、、经济、生活等方面实行民主管理,防止产生官僚主义 和腐败现象。务实理念办公室工作必须在 实、细、真、活”上狠下功夫。实是指办事必须具体,无论是服务对象、管理要素、工作内容, 还是劳动方式、时效性都具体实在,需要默默无闻、循环往 复,有时还要忍受误解,顾全大局,忌夸夸其谈,做表面文 章;细”就是要求大到参与决策,小到倒水关灯,他人想不 到的细节,领导没有交待的任务,办公室人员都必须努力去 做好,做到严谨、细致、认真,忌片面、粗心、疏漏大意; 真”就是讲求实事求是,按照工作的客观规律办事,吃透领 导意图,根据事物的实际情况,妥善处理,忌闭门造车,感 情用事; 活”则要求必须学会学习,学会调查研究,

8、既要听 从领导指挥,又不盲目服从,曲意逢迎,工作要留有弹性和 余地。总之,要少讲废话,多干实事,不求出人头地,大事 不糊涂,小事亦谨慎,抑或勿因事小而不为,更勿因事大而 妄为,处理好主辅关系,勿成领导仆从。效能理念办公室管理的效率是效能的核心,而管理的效益则通过 社会性评价来体现。党政机关办公室作为后勤服务机构,管 理效率多以时率来体现;而管理效益具有强烈的政治性和社 会性,如是否坚持了为人民服务的根本宗旨,是否实行了民 主监督和管理,是否正确处理了局部利益与组织的社会的全 面利益、眼前利益和长远利益的关系。因此,提高办公效率,就要在办公时率上下功夫,在各个层次、各个项目、各个环 节,无论是文

9、秘、调研、文稿、收发,还是具体事务工作, 都要限时办结,抢时办理;在提高办公效益上,就是要对所 有参与办公室工作人员,衡量其三服务”根本宗旨执行得如何。办公效率和效益的统一才是效能。提高办公效能,一方 面应改革办公室机构,提高人员素质,探索机构设置新路子, 强化辅助决策、协调、督察功能,减少后勤服务等事务性工 作,逐步实行政务与事务分开;另一方面要优化管理程序, 减少工作环节,探索现代办公规律。如减少办公项目,少发 文、少开会,提倡现在就办,降低重复劳动和无效劳动。同 时,要强化勤俭节约,开源节流,防止跑冒滴漏,降低运行 成本。二、造就高素质办公室人员应在政治、思想、作风、道德品质和知识、 技

10、能的锻炼诸方面达到应有的状态,才能使其行为在办公室 工作中起着长期而持续的作用。市委袁本朴书记在寄语全 市党政系统办公室同志中对办公室同志的素养作了十分精 确的概括,即: 加强学习,做与时俱进的楷模;胸怀全局, 做敏于思考的楷模;政治坚定,做执行纪律的楷模;勤奋敬 业,做甘于奉献的楷模”。必须造就和培养高尚的职业道德首先,忠于职守,把党的利益和工作需要放在第一位, 是对党政机关办公室人员职业道德的起码要求。其次,必须 具备埋头苦干、默默奉献,甘当无名英雄的精神。第三,要 严守机密,这是办公室人员必备的观念。第四,作风求实、 细致。丁是丁,卯是卯,既不迎合领导口味虚夸乱讲,也不 找借口来敷衍群众

11、。必须丰富和搭建合理的知识结构基础知识、专业知识、相关知识和边缘知识三位一体的 知识结构以及这些知识的广度、深度、比例、融合状况,是 得心应手地开展现代职业活动的趋势。办公室人员尤其是办 公室领导、秘书应当努力学习,不断扩充自己的知识领域, 始终站在合理知识结构的制高点。同时,要由技能型、静态 型、单一型的人才转变为谋略型、动态型、多功能型人才, 不断积累和掌握为领导出谋划策,为群众排忧解难,投身社 会活动的本领,既成 通才”又是 杂家”必须努力提高办事能力一是提高理解和领会能力。上级交办事项,要正确、全面地领会意图;其他办事者交办事项,要在交往、摆谈中摸 清其想法。二是增强分析能力。要应对纷

12、至沓来,千头万绪 的各项工作,就必须把各种事情合理归类,加以梳理,分清 主次缓急、难易远近,并驾轻就熟地分别办好。三是应变能 力。办事的方案、计划,往往与现实不符,需要修正或推倒 重来;条条框框行不通的,在不违反原则的前提下要变通处 理;社会性、意外事件发生后,需要立即拿出对策,甚至可 以允许 先斩后奏” 四是交际能力。上下左右枢纽部门的 沟通、相处,需要办公室人员善于交际,才能使人容易接近 和信赖,办事成功率才高。五是表达能力。能说会写是办公 室人员的看家本领。古人云言之无文,行而不远”。历代伟人可以言传道,以言兴邦,鼓天下之动者,存乎于辞 ” 善说者,悦也”。具备与自己相符的口才, 是向领

13、导汇报,跟部 属沟通,走群众路线,直至和大众交流,展示才华,树公众 形象之必需。善写是办公室人员必须具备且孜孜以求的努力 方向。邓小平同志说过:拿笔杆是实行领导的主要方法 ”。 重视文章的写作,能妙手著文章,几乎是检验一个合格办公 室文秘人员最重要的标准, 而且可以成就 经国之大事,不朽 之盛事”。六是操作能力。现代办公需多种技能, 是综合性职 业种类,要求办公室人员掌握各种专业化的事务工作技能, 适应对现代办公设备的操作运用。三、塑造管理新风格办公室主任是办公室的实际管理者,办公室的管理状态,很大程度上取决于自身的工作职责和风格。办公室主任 的职责是参与决策、处理事务、协调关系和工作把关。在

14、这 些管理的过程中,办公室主任的管理作风直接影响到办公室 人员的精神面貌和工作效率,甚至关系到整个工作目标的完 成质量。而办公室主任的管理作风与自身品质、个性以及办 公环境有很大关系,办公室主任不同,管理风格差异大,它 与管理工作中的许多具体问题一样,既没有一个现成的最佳 模式,也就无法提供一个最合适的风格选择,而只能是在各 类管理风格中去留优去劣。专制式管理者的作风表现为保持自己的绝对权力和影 响,在紧急情况和危机发生时,能果断决策,这种风格是有 效的;同时,在同不求上进,安于循规蹈矩的办公室人员打 交道时,这种风格也行得通。但是,这种风格局限于单向联 系的管理系统,容易造成工作严重失误和浪费。官僚式管理者墨守成规,固守狭隘,形式死板,决不越 雷池一步,处理问题公正无私,对手下工作人员、组织政策 和办事规程始终如一。这种风格者则缺乏灵活,容易使人不 知所措,进而不满和失望。外交式管理者在处理问题或满足特殊要求的场合显得 技艺高超,乐于 说服”而不 命令”下属自由发挥度大,容 易博得合作和热情,但其圆滑老练的作法易使他人感到其伪 善和怯懦的一面。参与式管理者具有民主作风,容易采纳下属建议,激励 下属工作热情,提高工作效率,但需耗费许多时间,有的管 理者也借此逃避

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