行政部行政专员工作流程

1、目录错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。 错误！未定义书签。一、行政监督检查工作流程 二、文件签批管理工作流程 三、文件借阅管理工作流程 四、文件资料销毁管理工作流程五、信函管理工作流程 六、传真管理工作流程 七、办公用品管理工作流程 八、盘点管理工作流程 九、节假日管理工作流程 十、名片制作管理工作流程 十一、会议室使用审批管理工作流程 十二、安全检查管理工作流程 . 十三、培训前期准备流程十四、培训管理流程十五

2、、员工大会工作流程十六、读书会工作流程十七、晨会流程十八、周绩效会议实施流程 十九、月绩效会议实施流程 二十、外派培训管理流程 二十一、积分币兑换流程 二十二、行动日志发放流程 办公用品比价 行政费用报销流程 工装管理流程 证照管理流程 公章管理流程 各类证明流程一、行政监督检查工作流程相关支持性文件1.服务检查表2.服务检查通报3.服务检查档案、亠ZJ kU请单上报申请、办理手续行政助理行政助理根据申请原因，办理借阅手续，约定归还时间，登记文件借阅申 请表，签字领取文件借阅登记表使用文件部门负责人借阅文件，按时归还文件归还文件行政助理部门负责人归还文件，行政助理进行确认，在文件借阅登记表上签

3、字文件借阅登记表文件存档行政助理行政助理整理文件，并保管文件档案1.文件2.阅办卡 3.文件领用登记表4.文件档案、文件借阅管理工作流程流程编号主责部门行政部1流程涉及部门1行政部、相关部门上接流程下接流程节 点流程图1流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程文件借阅申部门负责人1天部门负责人根据工作需要提出借阅申请1借阅申请8I H-H n I相关支持性文件1.文件借阅申请表2.文件借阅登记表3.文件档案五、信函管理工作流程分信或杂志行政助理行政经理根据收信人进行分类发放信函流程编号1主责部门行政部流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流

4、程行政助理1天1行政经理收到信函信函接到信函或杂志6! BUB收信或杂志未标明收信人存档相关部门行政助理行政助理相关部门收到信函与杂志行政经理拆信并回信行政助理填写信函档案，并保管信函信函信函档案相关支持性文件1.信函 2.信函档案传真管理工作流程相关支持性文件1.传真 2.传真档案、办公用品管理工作流程n ,办公用品验收入库行政经理办公用品管理各部门领取、建账16日（遇节假日顺延）行政经理依据办公用品采购汇总表实施验收，并建立更新管理台账。办公用品管理员依据办公用品申请表，将本部门办公用品领回，当天完成入账实施分类保管。办公用品管 理台账办公用品管理台账.L rra部门内员工随时部门内员工以

5、旧换新到办公用品管理员处领取办公用品。办公用品管理台账H =HH H HH HH H H HH H H H H HH H H H H IH H HH H HH H HH H H H H H HH H H H H HH= H H H H H H H= H H H H H H H H IH HH H H HHH HH 办公用品管理每月末办公用品管理员按办公用品管理台账盘点，实施盘点记录消耗入账。办公用品管理台账相关支持性文件1.办公用品申请表2.办公用品采购汇总表3.办公用品管理台账八、盘点管理工作流程排休假时间审批行政经理行政助理上报行政经理，行政经理跟领导沟通最后确定时间审批后的放假 时间安排

6、编写放假通知行政助理行政助理根据放假时间安排编写放假通知，由行政经理审核放假通知相关支持性文件1.办公用品申请表2.办公用品采购汇总表3.办公用品管理台账九、节假日管理工作流程流程编号1主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节 点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程放假时间安行政助理节假日前7天行政经理根据国家法定假休息安排，制定公司的休息时间，上报行政经理1确定节假日休息时间相关支持性文件1.放假时间安排2.放假通知3.值班表、名片制作管理工作流程流程编号1主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出

7、/子流程办公用品管理每月8日前1办公用品管理员根据名片库存，填写名片制作申请名片制作申请名片制作申 请表相关支持性文件1.名片制作申请表2.名片制作汇总表3.名片4.办公用品分摊表、会议室使用审批管理工作流程流程编号1主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程各部门负责人每周五前1各部门负责人根据下周工作安排，提出会议室使用申请场地使用申请会议室使用申请表需求整理行政助理行政助理根据各部门的申请，进行时间安排会议室使用安排表I B= HB BHH H= HB BHH H= HH HHH H HH HH =H_ = H =HHH

8、 H = HH =H =H H IH HH.HUHH =H HHH = H= H H =H HH H = H= H H =H HHH = H = H H =H H H H_ H = HH =H H H H_ H = H = IH HH =H= HHH HH =使用会议室各部门负责人会议时间各部门负责人按时间安排表到行政助理处领取钥匙及设备, 行打扫，整理，在会议室使用登记表上签字并对会议室进审批后的会议 室使用登记表使用完毕各部门负责人各部门负责人在会议室使用完毕后，对会议室进行打扫，清理，锁门后归 还钥匙及设备，并在会议室使用登记表上签字会议室使用登记表验收整理、存档5行政助理1天 n H

9、1行政经理收回钥匙后对会议室内卫生及设备进行验收，如不合格，通知使用部门返工会议室使用登记表61-L 亠亠亠亠iX 亠亠亠亠亠亠亠亠亠X 行政助理1 X 亠 X 每月末亠亠亠亠亠亠 X 亠 1行政经理整理会议室使用登记表，保管好钥匙及设备1 L X J L会议室使用 登记表相关支持性文件1.会议室申请表2.会议室使用登记表、安全检查管理工作流程流程编号1主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程行政经理年初1行政经理在年初与各部门责任人签订安全责任状安全责任状签订安全责任状学习责任状内容部门负责人相关部门责任人组织本部门员工学

10、习责任状内容, 进行安全检查严格按照安全检查内容安全检查表制订安全预案部门负责人部门负责人制订本部门的安全预案及安全员值班表, 培训定期对员工进行安全安全预案 安全值班表安全自检安全员每天ITPB-F TT P r T R 1 TT P -F P FBIII TT P r-F P T T TT P rI PT TP P T T T T P PI TP P TBS T T P PI 1安全员每天严格按照安全检查表进行自查，包括门窗、电源、电器、 灭火器、消火栓等设备设施，埴写安全员值班表，如发现问题，立刻上报 部门负责人，部门负责人上报行政经理，行政经理及时解决安全值班表维修流程: II行政经理

11、/行监督检查检查通报审批通报下发通报政助理行政助理行政经理行政经理每月、存档行政助理每月末行政部行政经理、行政助理每月检查各部门安全检查记录，并对安全设施 及设备进行现场监督检查，形成检查表行政助理依据检查表形成检查通报，通报批评最后一名行政经理审核检查通报并签批员工大会通报检查结果，最后一名接受成长行政助理整理检查表，检查通报，存档相关支持性文件1.安全责任状2.安全检查表3.安全预案4、安全值班表5、检查表6、检查通报、培训前期准备流程检查表检查通报检查通报II ra I检查通报检查通报档案相关支持性文件1. 培训议程2. 培训物料准备清单3. 人员分工表四、培训管理流程流程编号主责部门运

12、营中心流程涉及部门行政部上接流程下接流程节点流程项目流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1V P 1签到T rFVVrEVEP TTETTETTE行政助理 T E E L 11小时 - E E 1. 行政助理在正式开始前30分钟负责将签到表放到培训入场门前，监督人员签到。2. 入场指引人员负责指引人员按计划入座 r F VITFBB V P TT1 T F V P E E El-F L EE 9 E TPTT 9 L !培训签到表 rF V r1TPBB 1培训开始主持人、会务人员2个工作日一1：主持人上台（有上台音乐）宣布培训主题、培训纪律分组情况及团队 风采展示评分标准，要求大家进行

13、风采展示，介绍讲师、培训课程、最后 弓I出培训讲师2. 培训讲师上台（有上台音乐），开始正式进行培训3. 培训过程中工作人员要监督会场纪律，记分员及时做好减分加分，跑麦人员要根据讲师的问题及时递麦，准备茶点人员准备好课程中间休息时间的茶点及开水。讲师培训完毕后，主持人上台宣布培训的团队pk分数每个课程结束后下发培训满意度调查表。茶歇行政助理2个工作日45123确保有足够的饮用水。 水果、点心尽量不能空盘。 工作人员做好服务工作。结业典礼1A*结束A主持人行政助理、学校运营经理、主持人1个工作日123准备好奖品、结业证书等资料公布PK结果，第一名奖励最后一名成长并发言 颁发结业证书，领导总结发言

14、H H H H = = H H HH H H H H I1.主持人上台宣布培训结束。23将下发的表格全部收回。整理好会场，将投影、桌布、桌签、电脑等物资收好相关支持性文件：1.培训签到表五、员工大会工作流程H H HHH H H H M M HH H H H HH H H H H HH H H HH HH H H HH H H HH HH H HH HH HH H流程编号1主责部门1行政部流程涉及部门所有部门上接流程下接流程节流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程行政经理每月月初1行政经理与公司领导制定本月员工大会计划确定会议时间。会议安排制定会议计划确定人员行政助理、人事助理行政助

15、理与人事助理对接确定新员工、转正员工、拜师及员工生日的名单转正新员工名单下发会议准备通知行政助理、行政经理会议月7日前行政助理拟定员工大会准备通知经行政经理审核之后下发给相关部门, 实收到情况员工大会准备 通知会议准备行政助理行政助理根据会议安排与河北川韵沟通音响灯光及音乐，聶实场地、会场- 布置，会议所需物品的准备，桌椅的搬运需要与物流中心沟通，落实转正 员工的师傅名单、转正评价、转正感言、证书；新员工代表发言稿、工装; 拜师员工师傅名单；流动红旗明细、证书等工作会议工作安排下发会议通知行政助理会议前3天再次确定新员工、转正员工、拜师员工的名单，拟定员工大会通知经行政 经理审核下发，落实收到

16、情况员工大会通知会场布置行政部行政经理会议开始行政助理河北川韵会议当天会议当天准备足够的椅子，椅子摆放整齐，连接投影音响，张贴桌位图并按其摆好 各部门展示牌行政经理依据主持词开展会议，河北川韵按主持词做好灯光、音响、音乐 等工作、行政助理按主持词准备物料、礼仪负责物料的员工大会工 作安排员工大会主持词行政经理行政助理河北川韵会议结束后行政助理负责收拾会议材料等物品，河北川韵收拾会场音响，行政经理监会议工作安排HHH HHH H HHH HH H HH HH H iH HH H H H HH H H H HH H H H 1 HH H H H H-H H HH H H H-H H HH H H

17、I HH HH H HH HH H行政经理行政助理会后5天内行政助理收集与会议相关的所有材料，形成会议纪要，存档，报行政经理 审核，如有会议督办事宜转到行政督办流程。会议档案十六、读书会工作流程流程编号1主责部门1行政部流程涉及部门所有部门上接流程下接流程节 点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程行政经理每月月初公司绩效管理委员会在上月绩效会上确定下月读书会学习内容会议安排1内容确定读书会时间行政助理、人事助理行政经理与公司领导制定本月读书会时间。转正新员工名单I I十七、晨会流程流程编号1主责部门流程涉及部门上接流程下接流程节 点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程每

18、天1全员集合、整队1亠亠亠亠亠-亠亠亠J亠作风诵读秦川价值准则汇报成果和今日目标全员全员全员每天每天每天晨会时间已到，30秒内集合完毕，掌声响起来。以主持人排头为基准，向左向右看齐，向前看，稍息、立正、跨列。（全体）好！我们的作风是：（全体）认真 快 坚守承诺！今天是X月X日，星期X,很高兴由XX为大家主持今天的工作，希望我今天 的主持能够给大家带来收获多多，快乐多多的一天，好不好！（全体：好！）把一遍掌声送给自己。各位亲爱的家人大家早上好!全体诵读秦川价值准则各自汇报一下昨天的工作成果和今天的目标（第一位、下一位）汇报完 毕，一遍掌声送给自己；秦川价值准则每日任务视觉看板1着装、行动日志检查

19、领导讲话TT r 1TT r口号背诵秦川宣言散会全员全员全员全员每天每天每天每天天使舞全员每天1.把目光聚焦在对方伙伴身上，看看我们仪表是否规范，胸牌有无佩戴，头发是否整洁，皮鞋够不够亮，女士有没有化淡妆。有无需要成长的伙伴?有/有）；2.请交换检查行动日志；1.店长有无事宜通报;2.领导讲话;三句话结束今天晨会：各位伙伴，今天的心情（好极了）了），今天的目标（实现了）全体背诵秦川宣言；全体跳天使舞；（没，今天的沟通（棒极行动日志填写标准全员每天三遍爱的鼓励，散会。秦川宣言十九、月绩效会议实施流程流程编号主责部门各部门流程涉及部门各区域/部门上接流程下接流程节点流程图流程说明绩效评估表准备会议

20、通知主持人会前准备上月工作总结、计划执行人部门全员主持人全员时限提前半天提前半天会议开始前15分钟节点作业内容输出/子流程员工填写月绩效会议评估表进行上周的工作总结以及本周的工作计划,与区域/部门负责人确定会议时间，会议定向，主持人通知参会人时间、地点;主持人负责准备参会人的绩效评估表、并准备座位，电脑、投影仪等开会必须用品;月绩效会议评估表IHHHHHH HH HH M H HHH H HH H H HH H H H HH H H HH H HH HH H HH H HH H H HHH H H H HH IH HHHH HH H全员第一项会议开始，主持人安排参会人开始工作汇报，含上月目标总

21、结/差距/原因/障碍；本月目标计划/对策方法/资源支撑IH H HH H H H HH H HH HHH H= = H I绩效会议 评估表二十、外派培训管理流程外派培训申请各部门1个工作日培训部门填写外派培训申请表，注明培训课程名称、培训内容、 培训时间、培训地点、参训人、培训费用等项目。外派培训申请表外派培训申请审批部门经理、学校运营经理、总经理1个工作日外派培训申请表经申请受训员工的部门经理、学校运营经理、主管副总、总经理审批。签字版外派培训申请表与培训机构联系进行报名行政助理个工作日I E E E E E 学校运营经理将签批的 外派培训申请表转交行政助理处，并与 培训机构联系进行报名确认，确定好培训时间、培训地点、住宿、 行车路线等事项安排。住宿及车票行政助理个工作日行政助理给参训人员订购车票及酒店并通知参训人员。签订培训协议受训员工个工作日受训员工签订员工培训协议书员工培训协议书主责部门行政部流程涉及部门各部门上接流程无下接流程无节点流程图流程说明执行部门/人时限节点作业内容子流程/表单记录6行政助理 . Ha 即时