HR-MAG-008出差及相关费用报销管理办法工厂流程再造三阶文件

1、三级文件生效日期2015 - 11 - 20文件编号HR -MAG-008版本/次A/0出差、费用报销管理办法编制人审核人批准人日期2015-10-28日期日期文件修改记录序号修改版本修改页数修改内容描述修改人批准人生效日期1A0首次发行2015-11-2023456789101112文件编号HR -MAG-008页次1/5出差、费用报销管理办法版本/次A/01. 目的为规范公司人事考勤管理，明确上班请假外出、因公出差 或因公交际应酬 审批流程和制 度，特拟定本规定。2. 适用范围适用于公司上班时间请假外出和因公出差人员 及因公交际应酬人员。3. 职责3.1 各部门负责外出人员请假单、外出单、

2、报销单的审批3.2 保安员负责外出人员手续的核实、放行3.3 管理部负责请假单、外出单的批准与考勤的记录3.4 财务部负责报销费用的审核、报销4. 规定4.1 上班请假外出4.1.1 所有人员上班时间因事请假外出， 须填写请假单，按请假流程经部门、 管理部、 总经理逐级审批后方可下班。4.1.2 员工下班，到保安室上班请假外出人员登记表中登记。4.1.3 保安对外出人员所填写内容核实确认后予以放行。4.2 出差4.2.1 因工作需要公司安排出差或个人申请出差 ,由出差人员填写 外出单报部门经理 审批，经批准后再逐级递交管理部、总经办、总经理审批，经核准后方可外出。4.2.2 出差人员需要申请用

3、车时，须填写派车单并按用车申请流程办理。4.2.3 出差人员需要清楚填写外出单 , 如实注明“外出时间”和“预定返回时间” , 并严格按照预定时间返回公司。4.2.4 出差人员将外出单 、派车单交门卫室保安，值班保安核实外出单内容，文件编号HR -MAG-008页次2/5出差、费用报销管理办法版本/次A/0确认无误后予以放行 （若外出人员随身携带贵重物品的按 “物品放行规定” 执行）4.2.5 出差人员返回公司须到门卫室进行登记确认，值班保安根据出差人员实际返回时间, 在外出单“实际返回时间”栏中予以记录 ,并签名确认。4.2.6 临时出差人员（一天以内出差）未能按预定上班时间内返回公司，延迟

4、至下班后 才返回公司的 , 需在外出单“备注”栏中予以说明原因 ,否则管理部将对其考勤 不予补签，作缺勤处理。4.2.7 部门负责人不得故意包庇纵容下级人员因私外出 , 出差人员不得假公济私外出或 利用出差时间办理私事 , 否则一经查出予以严肃处理。4.3 门卫室保安对当天所有外出单进行分类整理并做好交接记录，于次日上午8：00（节假日顺延至上班）将已签名确认的外出单递交管理部考勤文员。4.4 日薪人员在出差期间，必须要当地提供考勤记录并且带回给部门主管签字确认后交 至考勤人员，乘车时间均不计加班费。4.4 管理部考勤文员结合外出单 、请假单、上班请假外出人员登记表核对请 假、出差人员考勤，做

5、好相关记录。管理部对考勤中发现的问题及时知会相关责任 人确认，将处理后的表单及时整理、存档。4.5 审批权限4.5.1 上班时间请假外出，按公司请假管理规定流程和审批权限执行。4.5.2 经理级以下人员因公出差，由部门主管领导初核，管理部复核；经理级以上人员 因公出差，由总经理直属管理，管理部复核，总经理核准；4.6 国内出差标准4.6.1 临时出差人员在就餐时间不能及时返回公司，或公司安排去外地出差在 1 天以上 人员，公司给予外出就餐补助（出差地已安排就餐不予就餐补助） 。4.6.2 因公出差在一天以上，并在出差当天不能及时返回公司，必须在外地留宿人员， 公司给予外地住宿补助（出差地已安排

6、住宿不予住宿补助） 。4.6.3 交通费用标准4.6.3.1 因公出差未向公司申请用车，凭实际乘坐车票报销其往返交通费。文件编号HR -MAG-008页次3/5出差、费用报销管理办法版本/次A/04.6.3.2 省内、市区内乘坐工具以搭乘公共汽车、地铁为主，原则上不允许随意搭乘的 士。若因特殊情况无公共汽车搭乘，需提前报相关部门批准后方可搭乘的士。搭 乘的士仅作乘车临时中转，其单程费用不得超过 20 元/ 次（搭乘费用以出租车服 务收款发票为准）。4.6.3.3 自备车辆出差者，公司按 1元/ 千米进行燃油补助，报销相应过桥、过路、停车 费，不再另外报销其它交通费用。4.6.3.4 若因工作需

7、要远赴外省、外区域须乘坐火车、轮船、飞机等交通工具的，部门 需至少提前七天以上填写联络单，并清楚说明外出事由、原因、出差地、预计搭 乘交通工具及相应费用等，与外出单一并报相关部门审批确定。4.7 国外出差标准4.7.1 出差部门（人员）提前对出差搭乘交通工具与相应费用和出差期间当地生活标准 及费用、通讯费、交通费等情况拟订“出差经费预算明细”报总经办、总经理审 批同意。4.7.2 出差期间所有差旅费在计划标准范围内，按票据采取实销制，原则上不得超出预 算费用的 20%，超出部分开支须提供书面报告，呈总经办、总经理审批。4.7.3 出差期间出差人员所有工资、福利按正常出勤发放。4.8 交际应酬费

8、用4.8.1 因工作需要产生交际费用的，需提前以书面形式向部门经理及以上领导提出本次 费用申请，申请内容包括：事由、参加人数、发生次数、预计金额。4.8.2 交际费用必须单独填列费用报销单 ，并将“交际费用申请单”做为附件，否则 财务部门作退回处理。4.8.3 出差期间的交际费用及差旅费用需同时 以差旅费报销单 报销。4.8.4 营销部招待客户产生的相关费用及报销，依销售业务管理制度执行。4.9 核销制度4.9.1 差旅费用标准及核准权限文件编号HR -MAG-008页次4/5出差、费用报销管理办法版本/次A/0级别交通工具标准伙食补助标准住宿标准电话费补助标准交际费用核准权限备注职员（含工程

9、师）汽车日薪： 10元/ 餐月薪： 15 元 / 餐30 元/ 人/ 晚5元/天1. 200 元由部门 经理核准；2. 200 元- 500 元由总监核准；3. 500 元由总经 理核准。提供正规税务发票课长级 （含高级工程师）高铁/ 火车15 元 / 餐100 元/ 人 / 晚理级人员高铁200 元/人/ 晚总监级及以上人员实报实销说明：1、 交通工具： a、如需要乘坐飞机者，须书面申请经 总经理 签核后方可； b 、高铁与火车的选择，须遵循便捷的原则。2、 伙食与住宿： a、如出差地免费提供食宿，即不予报销伙食与住宿补助费。4.9.2 因公出差需预支出差费用的，出差人员可按出差预算费用的8

10、0%经相关部门审批后，向财务部预支款项。4.9.3 出差期间由于宴客、托运或其它原因预计超支时，需提前向上级主管领导电话请 示，并保留相应票据，回来补单报相关部门批准后予以报销。4.9.4 出差期间因工作原因需延长出差时间，须电话报请所属权责部门核准；若因病或 不可抗拒因素需延长出差时间，须电话报请所属权责部门核准，并在出差结束后 提供相应证明，经核查属实后予以差旅报销。不得因私事或借故延长出差时间， 否则除不予报销差旅费外，并依情节论处。4.9.5 出差人员原则上按规定时间上班，不提倡超时加班，对因工作需要超时加班人员 （日薪人员），须提前电话请示公司领导批准； 对于出差期间逢国家规定休息日

11、或 法定假期的，公司可酌情安排调休处理（已足额支付加班费的除外） 。4.9.6 凡随董事长、总经理出差的员工，若有费用支出，经董事长、总经理审核后予以 适当报销。文件编号HR -MAG-008页次5/5出差、费用报销管理办法版本/次A/04.9.7 进行就餐补助报销时 ,需清楚注明出差时间、 就餐次数、补助标准、补助总费用等。4.9.8 出差住宿补助报销，需凭住宿旅馆开具的发票与住宿结算清单在不超过住宿补助 标准的情况下， 采取实销制； 对于不能提供相应住宿凭据的，财务部将不予报销。4.9.9 出差期间搭乘交通费用一律凭正规乘车（乘机）发票进行报销；对违反乘车规定 的超额部分按自付处理。对弄虚作假虚