某物业公司组织架构及岗位职责概述

1、海口祥海物业公司组织架构及岗位职责第一章组织架构I总经理副总经理绿保1 LJP-监保LLJpr保洁 工程r1公秩 第二章部门职能一、客服部1、对所辖业主、房屋、商铺和车库等主体进行统一管理，推动物业公 司质量体系、管理目标和经济效益的落实；2、落实公司关于小区的各项规定和决定，有计划、有步骤的完善小区 房屋公共设施和综合服务体系；3、定期收集汇总小区及公司的各项信息，定期向公司领导汇报反映, 并根据公司领导的意见和要求开展下一步工作；4、接待业主来访和接听业主来电，解答业主咨询，受理业主投诉、维 修、求助、咨询与收集业主建议，并做好相应记录。5、受理业主投诉、报修、求助后，按照物业服务中心规定

2、，填写相关 工作任务单交相关部门在规定时限内处理，并负责跟进、督促，直至完全解 决，同时对业主进行电话回访。6、负责各楼宇住宅和商铺物业管理费、水电费的统计核算工作，确保 费用收缴的及时准确，提高物业管理费的收缴率。7、负责业主档案的建立与管理，满足物业管理服务工作需要。8、负责各楼宇物业服务质量日常检查工作，发现和消除不安全因素。9、负责完成上级部门交办的其它工作。二、招商部1、负责临街商铺和小区内商的经营管理工作，合理选择商业类型和业 态，提升小区整体形象；2、负责商铺的租赁管理工作，保持物业与业主之间的经营联系；3、负责协调商铺和住户之间的各种关系，处理小区外围商业的种类问 题；4、负责

3、组织小区内的广告、宣传、产品体验等其它收费活动；5、负责商铺租金、物业费及其它代缴费用的收取工作；6、根据政府相关规定，负责商铺的日常管理，以及装修监管和消防防 范等工作；7、负责了解各商铺的经营状况和市场变动，为物业公司的经营决策提供数据支撑；8、负责新的物业服务和收费项目，拓展物业公司经营收入的工作。三、保洁部1、负责小区内绿化植物的日常管理和养护，合理规划小区内绿化植物 种类和分布；2、负责小区的环境卫生清洁、保洁服务，以及绿化管理服务；3、负责制定合理的作业频率、班次和人员安排，负责绿化、景观和水 系护理的日常维护、保养工作；4、负责保洁员的日常管理和考察工作，合理配置人员做好小区内公

4、共 区域的环境卫生和绿化管理工作；5、负责对小区绿化和环境保洁的监督工作，对服务质量进行定期或不 定期检查，不断提升服务质量；6、负责保洁员的业务知识培训和专业技能培训工作；7、负责上级部门交办的其它临时性工作。四、工程部1、负责小区内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、 综合布线系统及其它公共系统的运行管理和日常保养维护， 做好各项设施设 备的维护和检修工作；2、负责小区内的整体设备设施的维修保养工作；3、负责做好小区内水、电、暖等能源的消耗管控工作；4、负责对小区内设备设施的购置、使用、保养和报废，进行论证、安装、维护和日常管理；5、负责小区内各类工程维修的组织实施与协调；6、

5、配合其它部门处理各类突发性临时工作。五、公秩部1、负责组织全体公秩人员认真履行职责，圆满完成公司交给的各项公 秩维护任务；2、协助公司完成公秩人员的招聘、面试，负责安排新公秩员的上岗前 培训及公秩人员的岗中、技能等各项培训；3、负责日常公秩勤务的组织与实施，检查、指导、讲评；4、负责公秩队勤务值班，负责突发事件的组织指挥和各种处置方法的 拟订及方案的演练；5、负责拟制公秩人员职责、基本要求、奖励与处罚细则，并指导公秩 人员贯彻执行；6、负责公秩班组建设，做到选好苗、使用好、管理好、培训好；经常 指导他们工作，帮助他们解决实际困难，定期组织他们学习应急处理程序等 知识；7、协同公安机关搞好物业社

6、区综合治理；8、随时掌握公秩员思想动态，加强与公秩员的沟通和交流，熟悉物业 服务区域的治安状况；9、在物业服务区域内发生治安、刑事案件时，应立即组织公秩人员保 护好现场，并控制好事态；10、负责所辖物业管理服务区域内队员的月考评；11、完成上级部门交办的其他工作。六、财务部1、负责公司年度、季度和月度的财务核算及日常财务管理；2、根据总公司相关规定，制定和完善物业公司内部会计核算、报销审 批制度；3、具体负责公司内部的财务预、决算工作；4、负责协调处理涉税问题，及时向总公司报送各项数据资料，配合总 公司的监督审核工作；5、负责搜集经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料， 为总经理提供

7、决策依据；6、负责各项财产的登记、保管和发放，并按规定摊销折旧；7、按月、季和年度编制收支计划，定期作出财务分析报告，报送总公 司；8、作好薪资、奖金和福利的计划和发放；9、完成上级部门交办的其它工作。第三章 岗位职责一、总经理1、负责主持物业公司的全面经营管理工作，按时上报半 /全年度经营和 管理计划、总结；2、负责落实总公司及董事会的决议及经营目标计划，完成集团公司下 达的各项目标任务；3、根据月度经营计划认真督促落实经营目标的分解和实施；4、审定公司内部各项管理制度和岗位设置，维护、协调相关部门的公共关系；5、对客户投诉的重大问题进行及时处理和跟踪；6、安排并抽查各部门工作情况，及时劝阻

8、损害公共利益现象的行为；7、监督检查房屋使用状况，及时以书面形式上报工程部组织修复；8、根据合同约定对小区内的绿化、消毒、防虫害等工作进行监管；9、建立健全各类文件和业主档案，保障业主信息安全；10、严格控制公章和各类证件的使用；11、制定社区文化活动计划，宣传组织、策划、执行社区文化活动；12、审定公司的年底工作计划和方案，批准年度财务预、决算方案；13、审定公司薪资、奖金及福利的分配方案，并负责组织实施；14、指挥突发事件的应急处理，控制事态发展，妥善处理善后事宜。二、副总经理1、按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理事务，协助总经理对 公司进行人事、行政及物资采购等全方面的管理工作；2

9、、按照国家有关法律法规及公司规定，制订公司相应的人事、物资、 行政规章制度；3、准确地掌握人员、物资及行政管理的各种数据，配合总公司做好日 常督导和财务管理；4、负责办理人员面试、入职、培训、签订劳动合同以及辞退、辞职、 退休等各项人事工作；5、建立健全各项资料目录、台帐及其它相应单据表格，确保记录的及时、准确和全面性；6、根据各部门办公需求， 按时上报月度采购计划并监督发放领用情况；7、监督设备材料、工具用品的采购和管理，控制发放及维修开支，监 督设备设施保养、维护情况；8、按总经理要求，草拟、制作各类文件和视图资料；9、及时准确地传递、传达集团公司下达的各类通知，组织参加集团公 司开展的各

10、项集体活动；10、负责公司日常管理事务及外联工作；11、公司各类财务票据的签字、报销，协调临时资金需求；12、按照应急预案和上级指挥，处理突发事件的应急和善后工作；13、准确无误的完成总经理和集团公司领导交办的其它任务。三、客服部经理1、贯彻执行公司制订的各项管理规章制度；2、全面负责小区楼宇的日常管理工作，及时掌握小区业主的动态，制 定部门月底、年底物业费收缴计划和明细，并保证物业费的顺利收缴；3、调动员工的积极性，调理稳定员工情绪，保质保量的完成各项工作；4、热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，做好投诉记录并转交相 关部门或向副总经理汇报；5、定期对本部门员工进行培训和考核，不断提高员工

11、的业务水平和服 务质量；6、负责物业公司全体员工的日常考勤工作，配合财务核定每月薪资发 放情况；7、负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程，并检查落实；8、协助管理物业清洁、绿化、维修、接待和回访等服务工作，收集有 价值的物业信息，为推动公司客户服务工作的发展出谋划策；9、完成总经理、副总经理交办的其它工作任务。四、财务部经理根据实际工作需要，由总经理决定是否设立财务部经理（主管）一职，如果不单独设立经理（主管） ，相关工作由会计兼任。1、负责公司成本收入核算工作，建立相应的工作体系；2、负责公司的财务管理、统计、采购和库管等方面工作规章制度的制 定并监督实施；3、负责编制公司月度、

12、季度、年底的资金计划和收支计划；4、负责提出公司年底财务预算和资金需要计划，报总经理审批；5、制定公司的投资、支出预算，参与合同汇审，给总经理及时提供相 关财务数据；6、完成领导交办的其它工作。五、保洁部经理1、熟知小区绿化布局和区域养护状况；2、负责小区的环境卫生清洁、保洁服务和水系、绿化管理服务；3、负责绿化、水系景观和公共设施的日检工作，并做好记录；4、负责制定保洁员的工作计划表，安排好保洁员的各项日常工作；5、合理分配小区内公共区域的环境卫生和绿化管理工作；6、负责保洁员的培训学习和日常指导工作；7、负责上级部门交办的其它工作。六、工程部经理1、全面负责工程部的日常管理工作；2、负责管

13、理辖区内各类设施、设备的运行、保养、维修及安全检查工 作的安排和落实；3、按照公司的各项规章制度，合理制定工作计划，完成各项管理指标；4、确保机电设施和消防设施随时处于安全、良好的运行状态；5、执行政府部门的有关规定，加强安全管理和安全教育，建立各级安 全制度，防止发生安全事故；6、负责员工的服务意识和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和 素质；7、负责组织技术文件和设备档案的建立、接管和管理工作；8、负责业主各种报修投诉和处理， 管理本部门的工程质量和服务质量；9、完成上级部门交办的其他工作。七、公秩部经理 公秩部主要负责辖区内各种设施的安全、保卫工作，消防监控工作，并 负责维护小区内日常

14、的公共秩序。1、负责组织全体公秩人员认真履行职责，圆满完成公司交给的各项公 秩维护任务。2、协助公司完成公秩人员的招聘、面试，负责安排新公秩员的上岗前培训及公秩人员的岗中、技能等各项培训3、负责日常公秩勤务的组织与实施，检查、指导、讲评。4、负责公秩队勤务值班，负责突发事件的组织指挥和各种处置方法的拟订及方案的演练。5、负责拟制公秩人员职责、基本要求、奖励与处罚细则，并指导公秩人员贯彻执行。6、负责公秩班组建设，做到选好苗、使用好、管理好、培训好。经常 指导他们工作，帮助他们解决实际困难，定期组织他们学习应急处理程序等 知识。7、协同公安机关搞好物业社区综合治理。8、随时掌握公秩员思想动态，加

15、强与公秩员的沟通和交流，熟悉物业服务区域的治安状况。9、在物业服务区域内发生治安、刑事案件时，应立即组织公秩人员保护好现场，并控制好事态。10、负责所辖物业管理服务区域内队员的月考评。11、完成公司交办的其他工作。八、招商部经理1、全面负责招商部的日常管理工作和计划安排；2、负责商铺的租赁工作，制订季度、年度经营目标并保证实现；3、负责商铺回款工作， 确保租金、 物业费及其他代缴款项的及时收缴；4、处理商铺业主、租户的投诉和建议，做好记录，不断改进；5、负责小区商业的整体规划和环境管理，协调解决各种环境问题和民 生问题；6、掌握市场变动情况，及时调整租赁方案和价格；7、负责小区内各类经营活动、

16、广告宣传及公关活动的计划和执行；8、做好小区内各商业的环境安全检察工作；9、完成上级部门交办的其它临时性工作。第四章 管理制度汇编一、财务管理制度1、总则为了强化财务管理工作， 规范公司日常财务行为， 进一步完善财务制度， 发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，依据中华人民共和国 会计法、企业会计准则的有关规定，结合公司实际，特制定本制度。2、财务管理标准1）公司财务实行以“计划”报批为标准的总经理负责制，凡属支出的项目 需由部门负责人复核，总经理审批、财务负责人监核即可办理。2）严格执行会计法和相关的财务会计制度，接受审计，税务等部 门的检查、监督，保证会计资料合法、真实、及时、准确

17、、完整。3、财务会计工作标准1）执照会计制度的规定记帐、复帐、报帐，做到手续齐全、数字准确、 账目清楚、处理及时。2）严格发票的审核；各项业务款项发生、回收的监督；业务报表的整 理、审核、汇总。3）认真细致的对业务成本进行核算，为领导提供准确数据。4）做好会计凭证资料的分类、装订、保管工作。4、财务出纳工作标准1）建立健全各种帐目，严格审核现金支付凭证。2）严格执行现金管理制度，不得坐支、透支，不得白条抵库。3）对银行转账和现金收支要做到日清月结，及时核对，保证账款相符。4）库存现金超过 3000 元时必须存入银行。5）收缴现金时，须立即开具收款凭证，由缴款人在右下角签名后，各 自留存。6）任

18、何现金支出必须按相关程序报批，获批后，方可支付。7）收支单据办理完毕后，出纳须在审核无误的收支凭证上签章，并在 原始单据上加盖现金收付讫章，以防重复报销。5、支票管理标准1）支票的购买、填写和保存由出纳负责。2）出纳应根据审批无误的收支凭单， 逐笔顺序登记银行流水收支账目， 并每天结出余额。3）所开出的支票必须封填收款单位名称，由收取支票方在支票头上签 收或盖章。6、印鉴的保管1）银行印鉴必须分人保管。2）财务专用章和总经理印鉴分别由财务主管和出纳负责保管。7、现金、银行存款的盘查1）出纳在每周末应将库存现金、银行存款、收入、支出、结存情况， 编制“出纳报告表，”并由会计或总经理指定人员进行对

19、账盘查，其他时间进 行抽查。2）出纳要根据银行存款日记账面余额与开户银行转来的对账单的余额 进行校对，对未建账项应由会计编制“银行存款余额调节表”进行检查校对。3）其他依据相关会计制度及法规执行。二、收费管理制度为了规范公司收费工作的管理， 严格收费制度， 加强对收费工作的监督， 完善收费台账的建立，做到应收尽收，根据公司实际，特制定本制度。1、收费管理工作标准1）建立完善各种收费记录，严格规范收费行为，做到各类账册记录准 确、数据来源清晰、资料真实完整、帐实相符。2）按照公司财务管理制度的要求，做到各类统计数据及时上报，款项 及时上缴，保证财务数据的及时传递，为经营管理活动提供及时、准确的信

20、 息。3）客服部门主管要定期对收费账目进行核对、检查、监督，保证收费 工作的准确性、合理性、有效性、完整性。4）公司每季度对收费情况进行考核、考评，对账目不清，不能按计划 足额完成收缴任务的，按照绩效考核办法给予处罚。2、收费管理工作程序1）业主办理入伙、装修手续的各种收费，按照相关的流程，手续齐全， 足额缴纳后，日清日结，及时上缴公司财务。2）物业费按月、季、年统一收缴；二次供水费、电梯运行费等由客服人员根据维修部抄表提供的数据，在当月 30 日前进行核算，经客服部主管 确认后报公司财务。3）客服人员（贴心管家）按照确认上报的本月应收款项及其它费用及 时填入各项收费账目，并开始收费。4）收费中如有减免款项，应有公司领导的签字，并附上相关手续，以 备查验。5）对不能及时收缴的款项，应说明原因，经确认后，可做延期处理。6）各类押金的收支管理，实行单收统支，由客服人员核对后编制汇总 表，经监管人员签字确认后，方可退领。7）所收各类款项，不得座支、透支或延期上交，特殊情况需经有关领 导批准。8）定期编制月、季、年度报表，为公司领导提供详细、准确的数据。9）认真做好各项收费的催缴交工作和各种收费凭证的装订、 归档工作。三、质量保证制度为了进一步全面提高物业管理服务质量，增强员工的服务意识、责任意 识，不断提升服务品质，打造质量品牌，为业主营造一