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文档简介
1、创艺文化会务接待流程手册一、会务工作总体思路(一)任务分解:将会务工作分解为各专项任务, 明确分工、保证质量。(二)责任到人:每项任务均有专人负责。(三)周密计划:每项任务均须制订周密的工作计划。(四)逐项落实:计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备(一)成立会务组1. 会务组组长: 总体负责。2. 文秘材料小组: 负责组织、收集、整理、编印会议材料,会议记录(及录音录像) 、会议纪要与总结起草。3. 后勤保障小组: 负责会议的会场、 餐饮、住宿(烟、酒水、饮料、水果等)等后勤保障事宜。(二)明确会议概况1. 全体办会人员应明确会议概况,了解以下基本内容:(1 )会议主题(2 )级别与
2、规模(3 )参会人员(与会人员的姓名、单位、职务)( 4 )会期与日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排等)(三)下发会议通知、登记来宾名单1. 责任人: 文秘材料小组。2. 责任:在落实以上各项工作后,起草邀请函内容应包括:(1)主题(2 )参与 人员(3 )时间安排(4 )地点与联系电话(5 )会务组联系人与联系电话(6 )有关事项3. 落实:会议通知以传真 (可包括电子邮件) 、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成会议来宾登记表制作会议名册。登记内容应包括:(1)单位(2)姓名(3)职务(4)性别(5)民族(6 )到达航班与到达时间登
3、录工作应尽早完成, 并在此基础上制订 会务接待明细 。(五)准备会议材料、用品1. 责任人: 两组分工协作。2. 材料内容: 会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外,还应包括:(1 )嘉宾名单(附房间号)(2 )日程安排,各项活动地点及注意事项等3. 会议用品: 会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括:(1 )现场 LED 欢迎词(2 )企业相关资料文件(3 )花卉、水果及方便食品 (可由酒店准备, 或自行购置、分发)(8 )药箱(备常用药品)(六)餐饮安排1. 责任人: 后勤保障小组。2. 责任: 与酒店紧密协调,尽早落实以下工作:(1 )就餐人数(2 )餐品选定(
4、3 )烟、酒水准备(4 )车辆安排(七)会场安排1. 责任人: 后勤保障小组。2. 责任: 与酒店紧密协调、现场核查,或在办公区域准备,尽早落实以下工作:主会场吉林厅布置(座次安排、 花卉摆设、 话筒音响、 灯光摄影、 摄像负责人、舞台设计)(八)游览活动安排盛典次日安排贵宾游览北大壶开发区滑雪。1. 制定来宾名单,不参与游览的来宾安排返程。2. 来宾御寒准备,预备好滑雪服装手套等(九)房间安排1. 责任人: 后勤保障小组。2.责任:在确定了来宾名单之后,即在酒店订房、 安排房间,包括:房间内水果、矿泉水、vip 鲜花等摆放。三、会中服务(一)接机1统计来宾名单及航班到达时间,安排豪华大巴接送
5、(二)签到1. 在正式报到前日,应完成以下工作:( 1 )将分装好相关的文件袋(如手册)放至酒店客房( 2 )统一领取来宾房间门卡( 3 )花卉、水果等分发到各房间2. 签到工作包括以下环节:( 1 )设置酒店门厅 LED 欢迎牌( 2 )在酒店门厅设置签到处、专人负责签到( 3 )确认返程日期及票务服务四、会后收尾(一)退房、送站(二)纪念品的发放五、时间推进表(时间暂定)日期11月19日11月20日11月21日11月22日时间内容责 任 人11月 2日-4 日方案沟通11月8日方案确定成立筹备小组11 月 10 日-18日物料时间统筹安排10: 00与会人员资料核对13: 00客房预定全天主会场布置、贵宾客房布置全天接机,来宾入住17: 30来宾晚餐07: 00早餐9: 30瑞丰保险经纪有限公司开业盛典10: 30答谢午宴12: 00部分来宾返程,大巴车送机、退房14: 00来宾休息,活动方通知22 日行程17: 3
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