2021年管理者的时间管理法则

1、life is not easy. you dont need to be eager for the understanding and approval of others, and live your own life quietly.通用参考模板（word文档/a4打印/可编辑/页眉可删）管理者的时间管理法则 管理者的时间管理法则一、现代管理者的时间观 (一)时间是什么 时间，它异常独特而又宝贵。它不以人的主观意志为转移而客观地存在。它不问富贵贫贱、或官或民、男女老少，最公平地分配给每人一天24小时。它看不见，摸不着，既不能贮存，也不能提前使用。如果“今天”无所事事地过去了，那么就将永

2、远失去了它。时间是永恒的，因而是最长的;但任何人也不具有做完一生所有工作的时间，所以时间又是最短的。物理学上的时间是无伸缩性的，但生活中的时间却有伸缩性;它对于勤奋者是快的，而对于懒惰者却是慢的。时间的供给是有限的，但它的利用却又是无限的。对于子孙后代来说，时间将一切没有价值的东西吞没在忘却的长河之中，但却永远地保存了那些伟大的一切。 古往今来，世界上大凡有成就的人都有着不同凡响的时间观。歌德说:“我的产业这样美，这样广，这样宽，时间是我的财产，我的田地是时间。”别林斯基大声疾呼:“在所有的批判家中，最伟大、最正确、最天才的是时间，”富兰克林的千古名言是:“时间就是生命”。郭沫若直到晚年还谆谆

3、叮嘱:“时间就是速度，时间就是力量。”因而，他们大多惜时如金，“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，就是他们的时间观。鲁迅说:“时间就像海绵里的水，只要愿挤，总是有的”。他常把别人喝咖啡的时间也用于工作;爱迪生在隆重的婚礼仪式上因突然想起解决自动电报的办法，竟撇下新娘和宾客直奔实验室;福楼拜经常彻夜不眠，致使塞纳河上的渔夫和轮船船长们均习惯地把那彻夜通明的窗口作为前进的灯塔;陈景润在走路时仍潜心思考数学问题，竟一头撞在树上 但是，在过去的年代里，世界上真正具有强烈时间观的人毕竟是极少数。特别是经历了几千年漫长封建社会的中国，长期受小生产的影响，大多数人习惯于“日出而作，日入而息”。这样毫无时间观

4、念的慢节奏的生活方式渗透到人们日常生活的各个方面:“您慢慢走”，“您慢慢讲”，“您慢慢来”这种以慢为礼的陈腐观念不知浪费了多少宝贵的时间。 (二)现代管理者的时间观 世界正处在一个社会大变革的伟大时代，随着新技术革命的兴起，人们不断地变革着自己旧的生活方式，也不可避免地变革着旧的时间观念。越来越多的人从自己的切身感受中认识了时间的价值。作为新时代的管理者，在时间观上要率先来个根本变革。这决不是个人意志的产物，而是经济和社会发展的必然。管理者时间观念变革的最主要内容是对时间价值观的变革。有的管理者日复一日，年复一年地白白浪费时间而毫不可惜，其原因是不懂得时间的价值，不了解时间是人类最宝贵的财富。

5、马克思曾指出过，无论个人，无论社会，其发展需要和社会的全面性，都是由节约时间来决定的，一切节约归根到底都归结为时间的节省，时间便是能力发展的地盘。所谓“时间就是金钱”讲的正是这个道理。特别是在现代化建设突飞猛进向前发展，世界新技术革命日新月异的年代，时间显得尤其重要。目前，“时间就是金钱，效率就是生命”已成为家喻户晓的名言。而效率的高低，又是和时间的节省分不开的。争取了时间，就能创造更多的价值，获得更高的效益。因此，讲求效率，实际上是人们对时间更加重视的反映。不讲究时间和效率的社会，只能是暮气沉沉的社会。消沉、怠惰、贪闲，会使一个民族退化甚至消亡!因此，珍惜时间应该成为现代管理者必需具备的高度

6、价值观的重要标记。 其次，是现代管理者时间运筹观念的变革。在现代社会，人们不仅要在总体上正确认识时间的巨大价值，从而十分珍惜和充分利用时间，而且要在日常工作和生活中科学地安排和分配时间，以期在一定的时间内取得最大的工作效率。因此，如何运筹时间，是一门科学，也是一门技术。时间虽然来无形，去无踪，但它是可以被精确测定的。人们虽然不能创造时间，但可以利用先进的科学技术相对地延长可以利用的时间。众所周知，一个人在一生中的不同时期，甚至在一天的不同时刻，其价值是大不相同而且因人而异的。因此，在一个人的青年时期、中年时期、老年时期各适合做什么工作，以至一天之中的早晨、上午、下午、晚上各适合做什么工作，都应

7、该统筹安排，扬长避短，以发挥最大的时效。同样，凡事都有个轻重缓急，在特定的时间里，必须首先解决最重要、最紧迫的事情，同时安排一定时间兼顾其他工作，才能把事情办好。如果胡子眉毛一把抓，头痛医头，脚痛医脚，或者在时间分配上搞平均主义，任何工作都安排同样多的时间，就会变成时间的奴隶。所以，现代职业管理者要具备科学地运用时间的本领，要成为时间的主人。 再次，是现代管理者时间应变观念的变革。世界上的万事万物都是随着时间的变化而不断发展变化的。目前，我们正处在一个瞬息万变的 时空环境之中，竞争和价值规律是提高经济效率的两根杠杆。商品经济就要竞争，有竞争就有优胜与劣汰。当前国内市场变化的突出特点是“快”。人

8、们都会经受一个严竣的考验:能否经受“快”的挑战，适应“快”的节奏。过去那种以慢为礼，以不变应万变的“老黄历”，再也行不通了，必须代之以与时俱进，与时同步，而且要面向未来，把现时的行动与将来可能发生的结果联系在一起。如果只顾眼前而不顾未来，必将在未来的现实中受到惩罚。所以，现代管理者必须树立与时俱进、争分夺秒、面向未来的时间应变观。 (三)职业管理者的时间感 虽然时间对于每个人的赠予都是公平的，但职业管理者对时间的感觉并不相同。人们常常把文化、修养从自己的性格、特点、生活态度投影于时间感上，职业管理者的时间感如何，可以大体评价他的工作效率如何，以此来评价他是不是有效的职业管理者。 1.时间感与成

9、就欲 时间感，就是人们对时间的各种感觉，或快或慢，或白天或黑夜。成就欲，就是人们想获取成就的欲望，它驱使人们获取某种成就，经过百折不回地努力，克服重重障碍，达到目的。成就欲的满足，不仅在于获得成就后所享受的物质上和精神上的满足，而且在于为取得成就而奋斗的整个过程中，特别是对于那些前人还没有取得成就的整个过程的满足。 职业管理者必须有较高的成就欲。这样，他才会制定出一个高标准，努力去做不易做成而又值得做的事情。为了他的目标，可以辛勤努力地工作，不怕困难，敢于冒险。调查表明，有效的职业管理者都具有较高的成就欲。时间感与成就欲密切相关。成就欲高的人，把时间看作是行动、方向与价值，倾向于使用“开朗、尖

10、锐、活泼、紧张、迅速”等词来形容时间，对时间的经过比较担心，一般地把过去的事件回忆得与现在更接近些，常常把经历的时间判断得比较准确或稍为长久。总之，成就欲望强烈的人能引起很强的时间观念，从而产生对时间管理的行为，进而达到时间管理的目的，以争取在有限的时间内在事业上取得更大的成就。因此，职业管理者应具备成就欲高的时间感而不应相反。 2.时间感与果断性 果断性，是指人们决定问题、办事情干脆利索。这是任何一个职业管理者都必须具备的素质。在现实生活中，一些职业管理者对问题“踢皮球”，一拖再拖，一直拖到不能解决为止。他们往往把时间看做是“平静的海洋”，而不是“逃跑中的贼”，“飞行中的鸟”，致使问题成 堆

11、，遇事犹犹豫豫，该拍板的不拍板，不必要地花费大量时间，给工作带来严重损失。这都是由于职业管理者缺乏果断性所造成的后果。 有效的经营者一书的作者杜拉克曾十分确切地指出:“做事要有效果，这是职业管理者的任务。”其实，也是每一个人的任务。那么，是不是每一个人做事都会有效果呢?答案不都是肯定的。有的人信奉只要做了事就行，结果是忙忙碌碌，效果不大。杜拉克指出，做事具有高度效果的人，不一定是所谓聪明的人，也不一定是有丰富知识的人。换一句话说，办事的高效率不一定与一个人的聪明才智划等号。那么，如何 才能有效呢?他指出:有效性是可以学习的。工作的效率可以从学习中得来，其思想是把办事讲求效率当作一种日常要求和习

12、惯，其方法就是讲究时间运筹，那么，你的工作效率就会与日俱增。 (四)管理者应当讲求时效 “太忙了!”这几乎是每个管理者的口头禅。人们常用“日理万机”一词来形容管理者的工作。很多管理者确是如此，工作一项接着一项，日程表排得满满的，然而仍然是时间不够用。有人给一位经理一天的工作状况绘制出下列一张“图画”: 早晨6:30起床，刷牙，洗脸，吃早饭，尚未吃完，门铃响了，夫人开门，进来的是经理的直接下属后勤科长，科长说有很紧急的情况汇报 ，不得不堵着家门来找经理。和科长一谈就是15分钟，两人都站在门厅里，既没有坐下，更没有喝茶。谈完之后，经理一看手表，已经过了上班时间。咚、咚、咚地跑下楼，骑车去办公室，到

13、达办公室已经迟到24分钟。办公室已有秘书在等候，他递过来一叠传阅文件和需要经理签字的材料。文件尚未看完，办公室主任进来，说今天上午有个会议需要经理出席，其中第二个会议在市政府办公室召开，需要坐车前往。经理听清了会议的时间、地点，点头表示已经清楚，埋头接着又去阅读传阅文件。文件刚一看完，第一个会议开会的时间已到。副经理在一旁催促， 说出席会议的人员已经到齐，等候他去主持。匆忙前往会议室，经理已记不清主持会议的开场白是如何说的。好在这个会议不需要他去动脑筋决策什么问题，只不过是一个一般性的会议，主要有副经理讲话。第一个会议结束，离坐车去开第二个会议还有25分钟空隙，经理本想去办公室看一看头天报纸中

14、的新闻，松弛一下脑子，可是一到办公室，却有两位下属科长在等候向他请示工作。尚未谈完，办公室主任又在催促，说需要乘车出发了。于是经理与两位科长一同走向楼下的车库，边走边谈。开完第二个会已是中午11 ：50，回到家里已是12：30，夫人已经将饭准备好，吃完饭准备稍微休息一会儿，可是电话铃又响了，办公室主任说下午市政府的副要来检查工作，经理需要汇报、作陪，特别请经理下午提前半小时上班，几位正副经理共同商量一下汇报提纲和准备有关材料 这就是一位现代管理者的“日理万机”图。这并不是某位个别人的写照，而是很多管理者的共同情况。我们可以用“时间危机”这个现代术语来概括管理者的这种状况。时间，对于负着重要责任

15、的管理者来说，真是太重要了，管理者的任何决策、计划、组织、控制、监督、业务考核都需要时间。因此，时间是领导的宝贵财富。然而“时间危机”却几乎困惑着每一个管理者。 “时间危机”并非是管理者的天然伴侣，所谓“忙”，仅仅是思想方法和工作方法问题。日本有句谚语，叫做“急事得求忙人办”。这就是说，身负繁重工作的人反而拥有办事的时间。这是因为，是否真的忙，主要看你是否会科学地支配时间。一些工作繁重的人，精于安排，巧于计划，却能够将工作做得井井有条。相反，一些工作任务不重的人，不会怜惜和节约时间。不少领导同志，在错误的思想方法和工作方法的指导下，常常出现“时间危机”。 解决管理者时间危机的根本出路就在于确定

16、正确的运筹时间的思想方法和工作方法，在于讲求提高时间的使用效率，即时效。所谓时效，是指在单位时间里所做的工作量的大小。提高时效就是指提高在单位时间里所做的工作量。讲求实效和提高时效，对于管理者来说具有重要意义。它不仅可以把管理者从日常工作中的 “时间危机”中解脱出来，而且还可以使管理者有闲暇时间，多思考工作，在科学决策上多下功夫，还可以使管理者在工作中创新，从而开拓新局面。“时间就是金钱，效率就是生命”，这应该成为管理者的座右铭。管理者的时间管理法则二、管理者时间运筹原则和方法 时间管理，简单说来，是指职业管理者对时间的管理。具体地说，就是职业管理者为提高时间的利用率和有效性，运用科学的方法和

17、技巧，对时间的消耗进行计划、实施、检查、评价、反馈等程序进行的一系列的控制活动过程。 职业管理者在时间管理中，要控制时间管理的程序。首先，要确定目标，制定计划，分配每次活动需用的时间;其次，实施计划，执行计划中要有一系列的方法和措施来保障;第三，对计划执行情况进行分析检查;第四，评价对时间的分配利用是否科学，并在此基础上，对不合理的部分予以调节;第五，将整个时间计划的实施、调查、调节情况及时反馈，以便重新确定目标，做出符合实际需要的时间计划。 时间管理是管理活动的重要内容。职业管理者的一切活动都要耗费时间，而时间是有限的，如何把有限的时间用到必要的工作上，这是任何职业管理者都不容忽视的问题。

18、职业管理者时间管理素质是管理时间的基础。职业管理者要树立时间观念、时间成本效益观念和时机观念;要不断增强和完善自我控制能力，抓主要矛盾的能力，摆脱缠绕的能力;要熟练掌握和运用高效率工作的技巧，灵活运用时间的技巧，协调指挥的技巧;要科学地运用时间管理方法，诸如abc时间管理法、系统时间管理法、运筹时间管理法、时间管理统计法、目标法和信息法等等。 职业管理者时间管理的基本内容是:工作时间管理和闲暇时间管理。前者是指日常工作时间管理、会议时间管理、电话时间管理、访客时间管理、公文时间管理、信件时间管理。后者包括起居时间管理、吃饭时间管理、社交时间管理和娱乐时间管理。 总之，时间管理是围绕如何提高职业

19、管理者工作、生活效率为中心而进行的。其具体的内容、管理方法将在后面详细介绍，这里不再赘述。 (一)职业管理者的时间分类 从总量上讲，职业管理者的时间同其他人一样，都是一个常数，如1天等于24小时，但在管理活动中每个职业管理者用于工作的时间长短是不同的，各自具有自己的特点。 1.按职业管理者的时间效率，可分为有效时间和无效时间 有效时间，是指为促进既定目标实现的活动所用的时间，包括必要的工作时间和闲暇时间;无效时间，是指阻碍既定目标实现或与既定目标实现无关的活动所占用的时间，包括不必要的工作时间和闲暇时间。 把职业经理人的时间分为有效时间和无效时间，对于有效地利用时间有着重要的意义。通过记录自己

20、的时间，集中自己的时间，管理自己的时间，从而可以评价职业经理人时间的有效率和无效率。 职业经理人的时间有效率越高，说明时间利用得越好;有效率越低，说明职业管理者的时间利用得越差。时间无效率则恰恰相反。 2.按可控性划分，职业管理者的时间可分为可控时间和不可控时间 可控时间，是指职业经理人在自己权限内可以自由支配的时间，如公司经理对于公司内部可以安排的工作会议、阅读文件、接待计划内来访等所用的时间，都属于可控时间;不可控时间，是指职业管理者受职权的限制，而不能自由支配的时间，如参加上级召开的会议的时间，计划外接待访客时间，突然性的工作时间及接电话时间等。 从一些发达国家的情况来看，职业管理者的不

21、可控时间大于可控时间。管理职务越高这种现象越明显，也就是职业管理者的职务越高，其可控时间越少，不可控时间越多。 把职业管理者的时间分为可控时间与不可控时间的目的，在于尽量把不可控时间变为可控时间，高效率地花费可控时间，这也是鉴别职业经理人能力大小的重要标志之一。 3.按职业经理人的时间的性质可分为工作性时间和闲暇性时间 工作性时间就是职业经理人从事工作的时间。在我国一般实行的是8小时工作日，包括管理性工作时间和作业性工作时间。8小时以外的时间称为闲暇性时间，包括满足生理需要时间和满足心理需要时间。 人的需要是多层次的。按照马斯洛需要层次论的观点，人的需要可分为五个层次，即:生理需要(如吃饭、居

22、住、婚姻、疾病的治疗等)、安全需要(如人身安全、环境安全、经济安全等)、社交需要(如友谊、情感、归属等)、心理需要(如自尊、尊重、权威、地位)、自我成就的需要(如胜任感、成就感)。以上五种需要层次是由低级到高级逐级上升的。 人们的需要并非永远固定在某一需要层次上，而是因人而异的。即使是同一个人，在不同时期也有着不同的需要层次。据国外推测:1972年美国有20%的人，其需要处于第一、二层次，他们对于劳动报酬表示关心;大约80%的人的需要处于第三层次;只有不到1%的人，其强烈需要处于第四、五层次。 美国心理学家戴维斯在美国曾作过调查,结果表明:随着社会的发展和生产力的提高，人们对精神需要所占的比例

23、将越来越大。 了解需要层次理论，对职业管理者的时间管理是非常必要的。职业管理者要根据人的不同时期的需要层次合理安排时间，以取得事业上的更大成就。 (二)利用时间是一个极其高级的能力 虽然时间的运筹和管理是一个十分复杂的，涉及到现代科学的许多领域，是由许多因素决定的问题，没有也不可能有一个固定的管理模式，但是时间的运筹管理也和其他事物一样，有其自身的客观规律，而时间运筹管理的基本原则就是对这种客观规律的分析和总结，认真研究和掌握这些基本原则，将对管理好时间有一定的指导意义。 1.目标原则 目标是时间运筹管理的基础，目标原则是时间运筹管理的基本原则。贯彻目标原则，要做到以下几点: a.用目标来限制

24、时间的使用 有目的的使用时间和无目的的使用时间，其结果有着天壤之别。从经济管理的角度讲，确定国民经济发展目标，用目标控制整个经济发展的速度和规模，就能使我们一步一步地实现既定目标，并不断去追求新的目标。从而激发我们不断超越现状，这样整体的时间运筹管理能力也 会随之提高。 b.正确选择目标 在经济管理中，要把握好时间这个要素，选好目标是关键。目标是期望达到的成就或结果，是管理行动的归宿。每个国家经济的发展，都有自己具体的工作和预期的目的和结果。这些要做的工作和要达到的目的就是目标。目标的确定是一个复杂的决策过程，以制定经济发展目标为例，既要了解社会发展需要，国家经济基础，现实经济状况，又要了解未

25、来发展趋势，影响因素等，也就是说，选择目标要有一定的依据，要对各种不同方案进行反复分析、比较、筛选，来确定最佳方案。 c.循序渐进，逐步实现 在选定目标后，应贯彻阶梯原则，也就是把目标分解为若干层次，循序渐进，逐步实现。因此，首先应设立总体目标，并把整个过程当作一个系统看待，同时每一个阶段性的目标应成为总体目标的有机组成部分;其次，要了解每一阶段性目标之间的内在联系;第三要使每一阶段的条件、环境、能力与这一阶段的目标层次相对应。 2.效率和效果原则 在有限的时间里，要完成更多的工作就必须讲求效率，而效果是指由各种行为产生的有效结果，因此效率和效果原则也是时间运筹管理的基本原则。效率是劳动成果与

26、劳动量的比率，也可以说，是单位时间内完成的工作量的大小。在社会发展过程中，无论是科学技术的发明创造，还是管理科学的研究，无一不是致力于提高效率。“效率就是生命”已被人们所承认。对于国家来说效率不仅关系到经济发展，而且可以说是个政治问题，落后就要被动、挨打。我们要建设有中国特色的社会主义，就是要用更快的速度发展经济，要尽快赶上世界发展的步伐。对企业来说，谁的效率高，经济效益好，谁的生命力就旺盛，谁的效率低，谁就要亏损以至倒闭。我们的经济建设和经济管理应该学会向效率要 时间。 与此同时，我们也应注意到效率所产生的结果，否则，会出现效率越高，效果越差的情况。比如一个企业不顾市场情况，盲目生产滞销产品

27、，那么效率越高，产品积压越大，效果就越差。因此只讲效率而不讲效果，会因无法达到目标而导致严重的浪费。“效率是用正确的方法做事，而效果是做正确的事”。管理学家德鲁克的这句名言说明了这个道理。检验时间利用的好坏，不是光看“做了多少事”，更重要的是看“做了多少有效的事”。 3.辩证原则 在高速度和高效率的时代，必须要牢记效率与速度的辩证法。辩证原则是管理和运筹时间的一个极其重要的原则。 从辩证的观点来看，运动表现于它的反面，即表现在静止中。正确的时间运筹管理，应该是动静相兼，有静有动，而不是要求干什么都是动得越快越好。静的含义在这里是说在行动之前要学会科学地思考。如果我们想最大限度的发挥时间的效能，

28、就必须在事前有一个全面的安排，这种周密的思考，表面上消耗了时间，实际上却为以后的工作赢得了时间。 任何事情都有一个渐进的发展过程，尽管我们经过主观努力，可以缩短这个过程，但是却不可以跨越这个过程。“欲速则不达”，急于求成不但会妨碍要追求的目标，而且会加速在错误的时间做错误的事情的速度。一味图快，以为越快越好，幻想出现奇迹，人为地拨快时间指针，片面追求高速度，反而失去了尽快发展经济，富民强国的宝贵时间。 4.有序原则 有序，是指客观事物之间和事物内部各个要素之间有规则地排列、组合、运动与转化。时间的运筹与管理在一定意义上说，要遵循选择科学合理的时间次序的原则。 遵循时间管理的有序原则，就要使工作

29、秩序条理化。工作无序，没有条理，必然浪费时间。西方的时间管理专家们在运用计算机作了各种测定后，为人们支配时间提出的各种“合理化建议”中有一条就是井井有条。比如说，木匠的箱子里有各种工具,每次收工时把工具放回固定位置，同把工具胡乱丢在箱子里所花费的时间相差无几，但效果却大不一样，如按固定位置放好各种工具排列有序，以后使用起来随手可得，如胡乱丢进去，以后再用，要花好几倍的时间去寻找。国外有一管理顾问，曾对某公司的管理人员的工作时间做过详细记录，发现一位在办公桌上堆满各种东西的经理，平均每天要花2小时19分钟去翻寻桌面上的资料。 工作有条理，既是最容易的事情，也是最困难的事情。在经济管理工作中，也经

30、常会遇到由于没有安排好工作次序，而影响了工作进度， 乃至造成浪费时间的现象。 时间运筹管理的有序原则还体现在对时间的支配上，也就是要明确目的，从全局着眼，分清主次，明确责任与权限范围，避免工作上的互相推诿和扯皮的现象。 贯彻有序原则还应注意工作内容的简化。化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱，事半功倍的有效方法。纵观人类发展史，成效往往从简化开始。秦始皇统一文字，统一货币，统一度量衡，靠简化推动了社会进步。美国管理学家泰勒对工人的操作活动进行分析，剔除无用的动作，靠简化提高了生产效率，推动了管理工作的极大发展。工作内容的简化，包括省去不必要的工作，安排合理的顺序，简化事务性 工作和增强

31、预见性。应该经常记住:明确自己的工作目的，并使工作条理化，简明化，就能有效地利用时间。树立了现代时间观念，了解了时间运筹管理的原则，还要学会利用各种科学、有效的方法。怎样最有效地利用时间，是一个极其复杂的问题。恩格斯说:“利用时间是一个极其高级的规律。”我们应该掌握时间运筹管理的方法，以提高时间利用率。 (三)时间运筹管理的统计法 人们要提高时间的利用率和有效性，就必须首先了解自己的时间都花费在哪些地方。所以要对时间进行运筹管理，就可以从对时间进行详细记录统计，分析时间浪费因素入手，有针对性地制定出节约时间的措施，以达到管理时间的目的。 时间运筹管理的统计法一般有以下步骤: 1.时间消耗的记录

32、分析 时间消耗记录是通过对时间消耗的连续记录，获得时间消耗的真实信息，这是对时间进行运筹管理首先应考虑的基础性工作。 管理工作者通过对时间的记录分析，了解自己的时间都消耗在哪些方面，就可以找出浪费的原因，并有针对性地拟定改进措施。 时间消耗记录分析应注意的问题:一是时间记录要真实、准确。这是进行时间运筹管理的依据，自欺欺人是不能作为分析的依据的;二是切勿相信自己凭记忆的估计。从心理学角度讲，人的时间感觉是最不可靠的，即使一个人的记忆力再强，其对时间的记忆也是有限的，如果靠记忆，永远也不会明白自己的时间究竟是怎样度过的;三是要作好时间的预先分配，这样可以找出预定时间分配与实际耗用的差别，以提高预

33、控时间的能力;四是选择好自己的记录方法与时间。必须按照自己的工作性质、所处环境、工作目的等来选择适当的记录方法和时间。但无论选用怎样的记录方法，都必须把每段时间分清楚，而且有代表性，这样才能得到详细的记录资料，便于分析。 2.时间消耗的诊断 时间消耗诊断的具体方法是至少在记录一周的时间使用情况后，分类统计时间使用的各方面情况，如会议时间、学习时间、谈判时间、业务时间等，并计算出各类时间占总时数的比例。通过诊断，要找出“非必要”的工作时间和浪费时间的事情，并可结合下列问题去进行分析: a.哪些事情根本不必做?在记录中占多少时间?不必做的工作是指无助于目标和成果的工作，做了就是浪费时间。做了这类工

34、作，说明你把不重要，不迫切的工作放到了重要位置上，这类工作占用时间越多，说明你在工作中的分类能力越差。 b.哪些事情可以授权他人去做?或他人去做效果更好?有效的管理是通过各级的分层管理和工作，达到完成任务的目的。职业管理者，特别是高层职业管理者要经常对照岗位职责，检查哪些是应该自己处理的，哪些是应由别人去做的。对于应由他人去完成的工作，要合理的授权，并明确应承担的责任。 c.哪些事情既浪费了自己的时间，也浪费了别人的时间?我们常讲的“文山会海”就是这类事例的典型。因此限制会议，开好会议，已成为管理好时间的一个重要问题。 d.有哪些工作错误在过去出现过?占多少时间?错误的重复出现，说明反馈系统出

35、了毛病，需要检查调整。 3.根据诊断结果，制订具体措施 通过汇录和诊断分析，可以帮助人们找到时间浪费的原因，并通过制订措施，来逐步消除时间浪费，找到最佳的时间消耗途径。 (四)时间运筹管理的abc分类法 abc分类法是根据“关键的少数，次要的多数”这一普遍规律，按工作的重要性来进行分类管理，重点控制的时间运筹管理方法。 abc分类法的具体做法是: 1.列出工作清单，确定abc三类工作 职业管理者应把自己的工作看成一个有机的整体，然后分析每项工作在系统中的作用。在分析时，可以提三个问题:能不能取消它?能不能与其他工作合并?能不能用简便的方法来代替?经过这一过程后，再根据工作的重要性、关键性、迫切

36、性和有效性分为abc三类。 a类是最重要的、最迫切、会产生重要效果和影响的工作，职业管理者对这类工作应当确信:必须做好，现在必须做，必须亲自做。这类工作只占总工作数量的2030%，但必须花费6080%的时间去完成。 b类是比较紧要和迫切，但无太严重后果和影响的工作。这类工作最好由自己去做，也可委托别人去办。这类工作占总工作量的3040%，所花费的时间一般应控制在2040%。 c类是无关紧要，不迫切，影响小，无严重后果的工作，可以不做或交由别人去处理。这类工作虽占总工作量的4050%，但要尽量把时间控制在零。 确定了abc三类工作后，要找出关键性工作，排出工作顺序。 2.按照工作类别填写abc分

37、类表 职业管理者要根据工作类别、工作项目、预分配时间等内容填写abc分类表。 3.实施 职业管理者应全力以赴投入a类工作，做到专心致志，直到最后完成，取得成果后，再转入b类工作。c类工作能减则减，如有必要可将其纳入b类。这样就减少了许多次要的、无成果的工作，同时也避免了时间的浪费。 (五)时间运筹管理的pert方法 pert方法即网络计划技术，是一种先进计划方法，在经济管理中有广泛的应用，由于它可以通过网络图的安排来调整各项工作，使得同样的工作内容可以在较短的时间内完成。因此，在时间运筹管理中也不失为一种好方法。 网络计划技术的基本步骤如下: a.划分工作项目，要把整个工作划分为若干项目，分析

38、各项工作之间的相互关系，并排列先后顺序。 b.确定各项工作所需要的时间。 c.绘制网络图。 d.计算网络的各项时间值。 e.确定关键路线。 f.采取措施，调整、安排计划。 例如，有一项工作，包括以下几部分: a项，需要3小时; b项，需要1个时; c项，需要0.5小时。 假设完成全部工作可以有几种安排方法: 第一种，串联方法 全部完成需4.5小时。 第二种，并联方法 全部完成需3.5小时。 第三种，串并联方法，即网络计划技术 全部完成只需2.5小时。 这个例子说明，采用网络计划技术，可以使同样的工作，由于不同的安排而使工作过程更科学、更合理，同时也节约了时间。 时间运筹管理的方法还有很多，只要

39、我们能认真学习，努力实践，一定会赢得更多的时间，创造更多的财富。 (六)信息时间管理法 1.基本原理 信息时间管理法，就是充分运用现代管理中的精神动力和信息动力，从分析职业管理者管理时间的行为的发展过程入手，采取形象鲜明的时间管理信息，造成一种强烈的节约时间的外部环境，增强职业管理者的自我约束能力，增强时间观念，养成珍惜时间的良好习惯。 每个职业管理者都从事着区别于他人的工作，面临着不同的外部环境，他们自身素质和能力也是千差万别的。究竟哪些因素决定时间管理效果呢?心理学对人的行为作了如下公式描述: b=f(p.e) 式中b行为 p内在因素 e外部条件 可见人的行为无非取决于内在因素和外部条件。

40、时间管理的有效性也取决于这两个方面。信息时间管理法主要是利用一定的外部信息，作用于人的内在因素，产生某种动力和压力，促使人们科学地利用时间。 每一个人都有自己的好恶和行为方式。在无妨大局的情况下，谁也不愿意压抑自己，歪曲自己，更不愿意与自己作斗争。因此，很难框死自己的时间，想干什么就干什么，一般不约束自己的行为。例如，我们平常觉得没事的时候，总想着去看电视，去旅游，去跳舞，这似乎比工作更能吸引人。一般的人都是需要动力和压力的，这两种力量越强，越有利于职业管理者利用时间。有一个高中毕业生，考大学的愿望十分强 烈，因此，他拼命地学习，珍惜每一分钟，终于如愿以偿。还有一名女工被一名大学生抛弃了，她产

41、生了从未有过的动机，立誓在事业上要超过抛弃自己的恋人。她克服了人们难以想象的困难，奋斗了两年，考上了研究生。陪伴着她成功的有动力和压力。这两个力是时间管理的有效工具。 人们行为是由动机支配的。动机是怎样产生的呢?是通过人的需要。所谓需要，是指人对某种目标的渴求与欲望。 职业管理者必然有各种需要，但各种需要所占比例不同。在人们基本解决了生理、安全需要以后，管理时间的动机主要来自成就需要和精 神需要。因此，凡是成功的职业管理者都具有强烈的成就欲，而且是一个爱惜时间的人。其具体过程是:当人们的某种需要不能满足时，心理上就会出现一种不安和紧张状态，紧张的程度与需要的迫切性成正比。这种紧张状态就是动机。

42、动机驱使着人们选择或寻找目标，进行满足需要的活动，一旦需要满足，动机解除，然后，又会有新的需要，造成新的行为。 因此，关键是要通过客观条件造成的信息动力，影响职业管理者时间观念的形成和时间管理行为的产生，激励人们高效率地工作。 2.信息时间管理的方式 这里所说的信息，是指经过加工整理、被人们理解和认识的，对职业管理者管理时间有影响的数据和资料。它有多种表现形式，如语言的、书面的、数字的和文学说明的。它有各种媒介，报刊、广播、电视，甚至传统、作风、爱好、志趣等，都是信息动力的组成部分。 a.对职业管理者生活的全过程进行时间管理的信息输入 从卧室到办公室，从餐厅到会议室，都布置有时间管理的信息，使

43、职业管理者每时每刻都感到时间的宝贵，潜移默化地受到影响和启迪，形成强烈的时间观念。 b.对下属的时间进行管理，促成一个良好的时间管理环境 一个时间观念很强的职业管理者，他召集会议，说几点开始就几点开始，从不推迟，不管人多人少都是如此;计划几点结束就几点结束，差不了一分钟。这样，他本身接受了时间管理环境的信息，而且给下级起了表率作用。因此，他召集的会议，人们都准时到会，效率很高。创造一个全员时间管理环境很重要。例如:在你周围的人都决定晚上去看电视，你读书心里也不踏实;如大家都读书，你也就心安理得了。若有几个人没有较强的时间观念，总找你聊天，到你那儿东看看，西瞧瞧，必然会影响你的工作。突然的打扰，

44、会引来消极因素的环境烦躁、紧张、厌烦，甚至敌意等情绪，应当尽量避免。 c.借鉴你最崇拜的企业家的经验，看他们是如何管理时间、约束自己行为的 在日本东京钨公司的会议室里，贴着会议七条规定，开头第一句是“要有效地开会”。下面7条是:(1)要准时出席;(2)会议时间控制在90分钟以内; (3)要很好地考虑，采纳代表的建设性意见;(4)不要固执己见;(5)按多数人的意见作决议;(6)结论要在当场确认;(7)中途不要退席。这是少开会，开短会的有力保证。“时间就是金钱”，这是日本人常说的一句话。日本大分热轧厂每分钟轧12吨钢材，每吨6万日元。1分钟就是70多万日元。这个概念在全厂职工脑子里印记很牢。一些日

45、本企业的电话簿上写着:“讲话不要超过3分钟”“少说无聊话”。这些都是信息时间管理法的具体运用。管理者的时间管理法则三、时间运筹要点 (一)合理安排时间 1.工作计划化、程序化 摆在管理者面前的工作几乎每天都是一大堆，从外表上看，管理者的共同特点是“忙”。但有的领导“忙”在点子上，而有的则不然，往往抓了芝麻，丢了西瓜。其原因就是工作没有计划，没有程序，碰到什么就干什么，什么工作最紧急就干什么。在现代复杂多变的领导工作中，任何工作都必须有计划有程序。应每天有每天的计划。可将每天的工作按其重要性和紧迫性的顺序编号，但一定要注意，最重要的，不一定最紧 迫;而最紧迫的也不一定最重要，只有二者同时具备，才

46、可列入第一顺序。国外一位心理学家把这种“选择首先应该干什么的能力”命名为“第一顺序判断力”。他解释道:“优秀的实干家首先要使自己工作有计划性。然后，对于摆在面前的一大堆工作，他先致力于摆在首位的工作。要养成一种习惯，总是先干最要紧的事情，不要让那些无价值、没意义的事耽误了你的一生，不断地向妨碍你取得丰硕成果的无聊琐事格斗。决不能让宝贵的时间与你的劳动白白地付之东流。”这是非常正确的。同样，每周应有每周的计划，每月应有每月的计划，工作也就分出了轻重缓急。由于首先干的是最重要最紧迫的工作，因而，工作效率也就会大大提高。 美国著名管理专家艾伦莱金在如何控制你的时间和生命一书中提出了一个“有计划的拖延

47、法”。他认为一个管理者每天需要解决的事情很多，但不可能每件事都做完，因而可将每天的工作分为a、b、c三类。a类最重要，b类次之，c类可以缓一缓。接工作程序先作a、b两类的事情，如果把a、b两类的工作完成了，也就完成了80%的工作。如果有人打电话催问原属于c类的事情，就把此事迁入b类中去;要是有人亲自找上门来联系原属于c类的事，可将这件事划入a类。这种动态的变化，就使原计划中a类与b类工作中的一部分压缩到c类中去了，因而使工作具有计划性、针对性。这种方法的最大优点，就是将有限的时间安排给最重要、最迫切的工作，从而提高了工作效率。 2.合理分类，有效使用时间 管理者虽然要处理的问题很多，但处理各项

48、工作所需的时间分布是不均匀的。大致讲，就工作的重要性而言，管理者是用20%左右的时间完成80%的工作而用另外80%左右的时间去处理其余20%的工作。管理者最重要的工作就是出主意和用干部两条，即科学决策和知贤善任，这两项工作虽然十分重要，占领导工作重要程度的80%，但时间却只要20%左右。怎样保证这20%左右时间的高效使用，使其完成领导工作量80%的任务，这是一项技术。可以考虑每天用一个小时，作为管理者的“思考时间”。在这一个小时的“思考时间”内，除极特殊的情况外，上级不布置工作，下级不汇报情况，同级不横向联系，包括不打电话和接电话，所有工作均由办公室工作人员处理或转达，集中精力思考重大的决策和

49、选贤用人的大问题。同理，每周安排半天，每月安排一天，作为管理者的“思考时间”。三者相加，每月管理者占用的“思考时间”约为全部领导 工作时间的20%左右。长期坚持，形成制度，对领导工作大有好处。如果本单位或办公室条件较差，也可以在外单位或其它鲜为人知的房间里闭门深思。由于变换了办公场所，不仅可以使头脑清晰，而且感觉上与在自己办公室里有所不同，就更容易把思想集中在那些并非日常业务的、带全局性的重大问题上了。 管理者除科学决策和知人善任两项主要工作外，剩下20%的工作却要占用80%左右的时间。这就是调查研究、阅读文件、出席会议、汇报检查、晤谈家访、送往迎来、公务出差、临时任务等等。对这些事管理者也应

50、统筹兼顾，合理安排。因为这些工作是管理者科学决策和知人善任的基 础和前提。没有这些准备工作，科学决策和知人善任也是搞不好的。 3.排除时间干扰 善于巧妙地排除各种时间干扰，集中时间和精力从事最重要的工作，也是现代管理者运筹时间的重要内容之一。干扰来自主观和客观两个方面。从主观方面来讲，就是管理者自己分散了精力，精神不能集中。如正在考虑某一重要问题时，头脑中突然浮现出对另一问题的想法，或者灵机一动想出了对另外问题的好主意。这时，管理者应该迅速排除干扰。可将临时出现的想法、主意的主要内容马上记录下来，等做完自己当前所从事的主要工作以后，再接着思考，分析比较，以便充分发展自己的思想。为了防止出现干扰

51、现象，管理者在思考重要问题前，要首先处理掉可能分散精力的工作。如果一边思考着重大的决策问题，一边又惦记着马上或明天要交差的工作，即使想集中精力，也是办不到的。预先限定某项工作完成的时间，也有助于排除干扰，集中精力。工作无限时，什么时候完成都行，就等于什么时候都完不成。只有定下何时完成的时间目标，将自己全部投入到工作中去，引起一种精神上的兴奋和紧迫感，才能排除各种干扰，争取时间。 从客观方面来讲，干扰的_比较多，如工作环境不好，人声嘈杂，也难于集中思想。但主要是来自三个方面。首先是来自上级机关的干扰。 正当你在聚精会神从事某一工作时，上级突然通知你必须完成另外的工作，会使你原来的工作时间被-迫中

52、断，以后又重新干，浪费了宝贵的时间。但上级布置的工作，包括临时性的任务，下级必须完成。为了不使上级经常干扰自己的工作，可以采取如下措施:一是定期向上级汇报请示工作，使自己的工作与上级的意图或工作计划一致起来，这样上级就不会经常提出一些干扰你的时间的事情了。二是尽量使自己的预定工作日程安排与上级机关的日程表同步，二者互相协调起来，就会减少对你的时间干扰。 其次是下级的干扰。下级有事必须向上级请示，这往往会干扰上级管理者的时间。但对下级或部属的请示，作为上级领导又必须给以解决。为了排除时间上的干扰，可以采取以下方法:一是规定一定的时间，作为检查下属工作，解决下级主要问题的时间，这样，就可以避免干扰

53、。二是向下级机关授权，制定各类干部的岗位责任制，上级管理者只管方针政策，管宏观控制与协调，最后检查与监督，至于每件事如何做，由谁去做，都应由下属自己去解决。这样下属才不会大事小事都来请示，也就减少干扰你的时间了。 再次是来访者的干扰。作为一个管理者，必定会有员工来拜访你。只要来拜访你，不管是什么人，必定都有拜访的理由或事情，不接待当然是不行的。但那些芝麻小事、邻里纠纷、叙旧扯家常之类的拜访者，或者开口千言，离题万里的拜访者，毫无疑问会干扰你的时间安排，破坏你的工作和生活节奏，是必须尽量减少的。可以采取以下办法:一是设一道秘书或办公室防线，凡来访者先由秘书或办公室工作人员接谈，只有他们认为必须找

54、领导时才可直接接谈，凡他们能处理或解决的事均授权他们处理，这样可以减少接谈的人数。二是必须见面接谈的要先预约好见面的接谈时间，这就在某种程度上控制了来访者的时间干扰。三是接谈时要说明接谈的时间，或事先告诉秘书，到规定的时间进来通知说，外面还有什么事情要你去处理，这样双方都有时间感，不会东扯西拉。四是接谈要开门见山，紧扣主题，不要让来访者把话题扯到一边去。五是已经谈完了，来访者因为没有达到目的或不完全满意，而仍磨磨蹭蹭不肯走，管理者可以采取如下方法:明确告诉来访者，谈话已经结束，自己还有工作要处理;或者站起来把来访者引向门口;或者看手表或挂钟，示意时间已到;或者取出文件来批阅，等等。管理者可以根

55、据不同的来 访者采取不同的方法，尽早结束会谈，排除时间干扰。 (二)时间节约 1.办公室规范化 作为一个职业管理者，每天有三分之一到一半以上的时间要在自己的办公室里度过，所以办公室如果搞得乱糟糟的，要什么找不到什么，或者必要的、不必要的都堆放在办公室内，工作起来也会大大浪费时间。 整理办公室与处理家务的原则基本上是一致的，即是方便、固定。什么东西摆在什么地方，要使用起来方便。所有的东西都应该放置在固定的地点，决不能随便乱丢。整理办公室首先是办公桌，有的管理者的办公桌象个工艺品陈设柜，摆满了各种装饰品，玻璃板下放着朋友和家人的生活照，每天在欣赏这些东西中不知不觉地浪费了时间;有的管理者办公桌上堆

56、满了各种报纸、杂志、书籍、文件等等，给人以混乱不舒服的感觉。找一份材料得翻半天，也大大浪费了时间。所以，办公桌要规范化。凡不需要的东西，一律从办公桌上拿走，只放上真正需要的东西，如电话机、台历(备忘录)、笔筒、墨水、台灯和一个时期经常使用的资料或书籍。在办公桌旁再放一个合适的书架或文件柜，把文件、资料都分门别类地放在里面，贴上标签或文件代号，同时经常注意整理，随时去掉那些无用的东西。这样，使你工作的环境井然有序，需要什么信手可拿，就大大提高了办公的工作效率，因而也就节约了时间。 要习惯于使用备忘录。每当接到一个会议通知，或者突然想起一件必做的事，或者每天必须要做哪些工作，都可简要地写在备忘录上

57、，你一眼就可看到，用不着白天黑夜去想还有什么事没有做完，从而节约了许多时间。过一段时间后，把备忘录归纳整理，又为你总结工作提供了材料，以免东翻西找，七拼八凑，从而又为你节约了许多时间。 2.简化工作 任何一项工作，只有简化到不能再简化了，才能最大限度地节约时间。因此，简化工作也是节约时间的技术之一。简化工作可以有许多途径，如取消、合并、重新排列、变更、取代等。对任何工作或同一工作的任何步骤，首先要问一问，它是不是一定必要的?它能否取消?对不起任何作用的工作，或者不起任何作用的工作步骤，该取消的就应取消。如召开一个全部员工参加的大会，如果能用召开干部会议，分别传达的办法解决，可以不召开大会，就节约了时间。把两个或两个以上的工作或步骤合并起来，就可以获得和取消相同的结果。例如:服务于同一目的的两项工作，在形式上既有相同之处，又有不同之点，就可以将二者合并为一，这样就可节省重复劳动的时间。重新排列就是改变工作步骤的 顺序，按工作内容的客观规律办事，不至于绕圈子，走弯路，当然也就节约了时间。变更就是改变工作方法，用最恰当的方法处理问题，虽然结果相同，但减少了环节