第15章会议成效.

1、z-roU.O NOLLVHOdCEoo 乏 iwmOUUZEUFV*A4$ 4EAr4u4-w怒賓烈ACHINALCO一流机制流团队一流业绩会议的目的个统计显示：美国何天耍召开00力次各种会议，经理们花在会 议1二的时间要占匸作时间的40%70%为什么要开会?解决问題制定决策交流汇报ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 2ACHINALCO一流机制流团队一流业绩会议成效会议成效指会议达到预期口的和效 果的程度付出疡的会议成本但达不到预期结 果的，是低成效会议，反之，则是高 成效会议一场会议的為质反映了一家公司及与会人员未质，有时一次会议的成效则可以决定一家金业的盛衰

2、！ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 3ACHINALCO液机制流团队一液业绩会议成本会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本会议总成本概算参加会议的人数 X （与会者的准 备时何+与会者 的荻逢时间+会 议秘书工作时间 十会议工作人员 工作时间） 会议设施租用戏+ 会议场地费+旅零 +金宿费+文件准备费 因没仔及时接更 要客户电话失去 生意；不能及时 处理窑户投诉失 去客户；不能及 时解决自己管辖 范囲内的突发爭 件而停工停产 每小时平均工资 的3倍X2X开会 人数x开会时何（小时）ACHINALCO一流机制一流团队流业绩“我们嗥喋不休了几 个小时，但从亲没有 解

3、决问题”“这些会议皈常曲绕 一些亭务进行旷日持 久的讨论”“為层參加会议后，其他人就喋若宰蝉了同一件审反岌拿来说 个不停；没有人似乎对 此采取任何行劝”“当你不想千任何审 的时候，开会是必不 可少的”人们经常因会议而感到痛苦“如釆我参加的会议少 一点的话，我就可以完 成更冬的实际工 作TALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 6ACHINALCO一波机制一流团队一流业绩会议时间利用悄况调研大部分时间用于汇报最新情况，仅5%的时间用来做出决议和行动方案ACHINALCO一波机制一流团队一戒业绩低效率会议常见现象ACHINALCO8一波机制一流团队一戒业绩ALUMINUM

4、CORPORATION OF CHINA | 9会议低效的原因会议目的不明确会前准备不充分参会者缺乏必要的技能参会对象选择不当主持人能力差或准备不够时间、地点选择不当会议时间过长会怎跟踪不够讲座提纲高成效会议流程及管理ALUMINUM CORPORATION OF CHINA 丨 10ACHINALCO一流机制一流团队一流业ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | n高成效会议表现只在必要时召开爭先对时间、地点、会场等进行了认真的第划拟定和分发了议程表，按时开始，按时结束请到了最有经验和能力的人参与与会者积极参与，主持人准确引导.控制会议进程与方向通过研究.讨论.归纳形成

5、了鲜明的结论和成果淸瞒记录了所有建议、决定及执行责任人会后跟踪并依据完善的报告流程监控持续改进ACHINALCO一流机制流团队T亢业绩恰当限定会议范围是实现会议成效的首要步骤问题结果我们需要如何明确会议冃标召集合适的人员参加准备好恰当的信息制定明确的议程我们为何需要这样讨论的内容有针对性发表的意见和建议有和关性 能作出决定信息验证决定的对错会议高度系统化和紧凌ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 12ACHINALCO一流机制流团队离效会议七大关键要素后进 汶围 会跟 知W时间管理地点及会场ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | nACHINA

6、LCO一波机制一流团队一流业绩会前准备ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | n1了解会议的EI的是/否11.是否准备令议2签是/否会2是否一定耍开会是/否12 是否安排艾逋工具是/否前3 确定会议的形式是/否13 是否安排与会者住宿是/否准4 安排会议的议程是/否14是否发出了会议通知是/否备5 决定会议的时间是/否15 确定视听按材是/否核6 确定会议的主持人是/否16 确定辅助教材是/否对7决定会议的地点是/否17 准备会场周边位互图是/否单8 研究会场如何布直是/否18 足否妥求与会者准备资料是/否9 确定出席人数是/否19确定自己人的相关资料是/否10 安排出

7、廉者座位是/否20是否安排会泾娱乐项U并做好审先通知是/否ACHINALCO波机制一流团队一流业绩有关会议筹备的关魏问題 我们杵举行怎祥巧会议?？（足交流佶息、解决问題 明确会议目标还是考核成来？）会议的理想结果是什么？会议目标可行吗？我们可能面临怎样的阻力/问题？小帖士问一下自己会议是否真的有必要举冇召集合适人负多加谁足决冠或会议日标的关健利査相关方？这些人员将在会上启到哪些成霖？你希望关键人员在会上担任什么用色？我们是否己经与杲键人员讨论过会议日标？ 一确保不存衣任何意外悄况一确认对关键论点的支持哪些信息与会人员需要确保在会林充分了解？ 确保仕息简明扼要，准备恰当的依息你希望与会人资在会前

8、准备哪些内容？并高度概括，以确保:与会与会人员需要多长时间评估信息和准备会议发言？人员在会前阅读制定瞬确的议程怎样顺序的讨论说可能实现我们的目标？如何冬可能开短会？与会人员需妥虚开会林多久看列会议议程？明确说明毎个议程的目标ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | m会议角色（主席.主抻人、记最人.发问人） 会績住息（如：爾色 4iX是否it角色i行简捱汇按？内容分发日期是否口n口口议程 分发日期 会议俎飮方 会议冃的 主矣利益相关方HZ应利用规划模板松规划高效的会议建议的Z主用理想结果 职务对会议的兴趣 成劝定义况口口口口2 口口口口日的 议程项日 负贡人时何 所冷信息

9、占任人注：主妥利益和关方是扌宜相关问邁的主妥决裘人.能够提供相关龙见的人员为完滋工作需去了解相关仕息的 人员.对何題负有义务.或存在利害关系，或趁作用的人员.将要直或扰行会议做出的决定的人员.ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | wACHINALCO波机制一流团队一流业绩时间管理会议时间一般需计划和1姿制在半小时到两小时太短不利于充分沟通达成最传绒迩丈棊也彩的慈脏会议尽童安排在下班前召开i这是解决会议拖延问题比较 有效的措施重妥的爭项安排在会议前阶段1比较容易取得成效处理突发爭件，随时快速纽织q可电话通知ACHINALCO波机制一流团队流业绩地点及场地布置会议地点应设

10、崔不会被经常打断的地方在工作场所以外的地方举行会议会轻松些曲电话松移出会场，请参会人於闭移动电话*座位摆放应使仝体与会者既能看见又能被看见座位之间留有一臂长的距离考虑多种座位方案，选择最合适的一种（马蹄 型/V字型/圆桌型/长東型/教室型/剧院 型/广场型/会议室型/游乐场型，等等）长桌比较适合指令为主的会议，圆桌可以定调 为非正式ALUMINUM CORPORATION OF CHINA |ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | wACHINALCO流机制二流团队一液业绩 |时间按时开始，按时结束发言者李先准备，简洁明了一个议題讨论基本成型之后， 主持人妥迅速总结，并

11、迅速将 会议导入下一个阶段。主持人在会议开始重中会议议 程会首届会议程控制按顺序发言，臼询发言应控制 时间与方向将未解决的问题，开进“停车 场”对有创迪性但不成熟的发言, 枝励其会后完善不要重复别人的观点和提出的 问題及时纠正跑题，制止开小会用片刻沉欢将会议从争吵第回 理智中一流机制流团队一涼业绩ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 21会议氛围主持人的守则和责任个人行为有於各而来准时到会全神贯注不要开小会关种手机或调至“菇音发菖雷有建设性和从效来出 发按照议程进行，营适和谐弋氣正确总结讨论内容引导发宫者，解释使人田惑的发宫 尊重別人，避免意见一边倒的悄 71少与议题

12、无关的爭辩和讨论保证中立态度集体互动尊更他人意见保护发盍者的热悄和积松ht揪出“沉双的”与会者畅所欲玄支持小组决定高效的会议是全体与会人员的贵任ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 20ACHINALCO一流机制流团队流业时刻枱视J会议是石农为旺定的 目标服务I对于所有扌丸行艸的决议，蘇爰明确贪任人和完成时间每一项议題讨论结束，将讨论I 结来及时整理，形成记录 J会议结束之前，回顾会议议租，i呑是否主耍问题都得到了解决/如果时何允许，对于“停车场”内的内容 行处理 僉议结束，迅進形成会议纪要，请会议主 席批准.下发；非常重妥的会议纪妥农分 发给与会者的网时让和关責任人

13、奖字确认ACHINALCO一波机制流团队一流业绩我们需矣如何冬快向每个与会老下发会议纪要将会议林神迅進传达列当部门对会上确定的任务承执古.询问龙妥的资津舸支村，给于披局对于会上没有解决的何題.找刘原囚，俎织新的金议解决对于会上交给专项小纽逵行研克的专/S,回收研究威果总结会议比功姦夫败妁经脸.教训，持续会议事项的办：安樁专人跟進金议决议妁落实情况并及时公布.将会议决议的筠实和执行结果作为对相关衣任含的考评指标之一会后跟进参会者的会后跟踪拿列余议记录以用妥细读会议是一项新任务的开始考虑口己任务的完成方法了解其他餐会老的想法主持人的会后跟踪.针对盘见做出改送描葩询问和朕站块席的P亨创定琅i计划，员

14、贵跟逡如有希妥找离层协助会议之后总站将矣ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 22A皿逍过会议纪要进行后续跟踪，通过会议行动方案跟进一流机制一流团队流业绩会议纪要的目的:总结公议议程捉fiTj会者约定行动行动步骤：淮為仃关关键决策和灰达的主婆点见的简婆总结记录行动项目、贪任人和约定时间谢谢与会人员的参与会议结束肩不久即将会议纪耍发出，耍尽肚做到简明扼要I会议后续跟进的目的:确保兑现承诺确保利益相关方满总明确所需的任何卜步行动并推进行动步骤：与主要与会人员简短会晤以了解他们对结果的满 意度-联络行动方案“负贪人”就约定行动方案进行后续 跟进.最励他们采取行动起半简要备忘

15、录总结与会者成果一想谢参与和彳寸出的努力一行动方案状态-下一步匚作安排建议ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 21在会议结束时，就行动项目达成一致问题行动顼目责任人时间最后，会议应该环环相扣，用恰当的问题解决机制解决问題 每小时i 每天每战每月i；ACHINALCO讲座提纲高成效会议流程及提高会议成效技巧会议成效评估ALUMINUM CORPORATION OF CHINA一流团队一流业设定沟通目标制订行动计划主持人的四个准备自身StrengthWeakness优势劣势ACHINALCO一流机制一流团队一流业绩|选一个合格的会议记录者重吴的会议应该进行录音定期召开的

16、会议可不录咅多数会议扌旨定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的贞任更全而会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有纽织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者会议记录的10个建议:记录者 需要 反应快、写字快、知识面广.记忆力特别殛、组织能力殛、倾听能 力强.总结能力强。ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 28ACHINALCO波机制流团队一流业绩ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 29掌握沟通技巧ACHINALCO流机制流团队一流业绩ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 31有效沟通

17、的原則Z按自己的思路，忽略他人需求失去耐心，造成争执准备不充分，没有慎重思考就发表意见时问不充分语言不通悄绪不好记忆力差重点强调不足或条理不清缺乏自信重点强调不足或条理不消不能积极聆听，冇偏见丿有明确的沟通目标；有明确的时间约束；重视每一个细节；积极聆听；努力达成目标；多采用聚焦式会话法；掌握提出髙质洼核心问題的提问技巧。丿ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 30ACHINALCO一流机制流团队一流业绩捉离热利用率 匚国3 :驚曲2.83生产力-机器正常运作时间采用直观图表汇报案例溶出和蒸发器-蒸汽(AAO2010年平祚型后 均ACHINALCO波机制一流团队一流业

18、绩.高成效会议流程及预流机制一流团队流业ACHINALCO讲座提纲会议致命伤提高会议成效技巧会议成效评估ALUMINUM CORPORATION OF CHINA方法一：会议成效分析表K会议是否控预定的进行？是/否如果是否，给出原因。2、会议的目的及议題是否彻底？ 是/否 如果是否，给出原因。3、会场或设备是否适合？是/否仁必要的资料是否齐全？ 是/否5、会议是否按计划进行？ 是/否人会议是否按预定的散会？ 是/否7、与会全体人员是否了解主题？ 是/否3、开始时，是否简要地叙述了议题的重点？是/否沢开会时的气氛是否热烈？ 是/否10、会议讨论时，是否有偏离议題的论点？ 是/否 如来为是，给出原

19、因。1仁 是否有很多生动且需建设性的发言？ 是/否12、参加人员是否有所抱怨？ 是/否 如果为是，给出原因。13、记栽芋项ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 35方法二：问卷调查法对被召妻者提出的冋题： 您知道本次会议的目的吗？ 您是否余到了会议议税？ 您参加会议的任务是什么？您做好准备了吗？您知道要把会议结果向谁传达和怎样传达吗？ 这是一次有成效的会议吗？ALUMINUM CORPORATION OF CHINA | 34ACHINALCO会议具体鈿节：会议准备足/否及说明会议日期：有没有采用金议计划模饭？.会议地点：资料足否；仪备完好界岱刘充分传闻？ .会议龙称

20、有没有灿定会议的冃的舸妹果？会议主席：有没Jf说明会议长度？ 发现冋题址/苦及说朝业墳考核符合会议目的吗？ 有没有為效采用目祝岔理？ 灯上次会议約定妁行动升展评佑了驾？ 发现存农羞泥了鸣？ 了解冋题根it是/否及说明发观何題根忍了吗？ 对何艇逵行优先排斤了鸣？ 会议弦点放A T根懑何題优丸抑序了吗？ 讨论是对亭还是对人？ 找別解决方隼是/苦及说明婪个柴体姿与解决方老的対论了? 讨论重点放在了鮮;夬方隶了吗？ 分配行劝序Q是/苦及说駅行幼被明确分配怡舌任人并观定战止日朗了叫？ 明确規定下一次行动评传了吗？ 会后听取简矣汇报：大使/主用会后听取汇报行劝：日期：教练的行动项日：地点:符合主特人行劝顶目：一流业绩一流机制流团队ACHINALCO一波机制流团队一流业绩花仝上妮出方法四：通过跟踪行动项目的延误次数评估行动项日采购变述絡采购馬合;S安英;克壬农兒成改善倾算方亲更换淤清油療作工开展毎日检遵寻求新的救攥来架程序审批谏计新的敦拱来築检交渝单会议HZZ-4=1I从28/4到2W7,出现了相 P）的行劝顼目“在下次 会议上提.出-cdHZ3ACHINALCO流机制一流团队一涼业绩启劝哥的救捞耒集杠序在本例中，多个行劝顼目缺狭了如呆行劝就足茯，即使己列入会