浅谈企业行政管理的功能特点及其要求教学文案

1、浅谈企业行政管理的功能特点及其要求摘要 ：企业的行政管理体系， 可以说是企业的中枢神经系统。 它是以总经理为最 高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到 企业的各个部门和分支机构的方方面面。行政管理体系担负着企业的管理工作。 行政管理体系推动和保证着企业的技术(设计) 、生产(施工)、资金(财务)、 经营(销售)、发展(开发)几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。 关键字 ：企业；行政管理；功能；特点；要求Abstract: Enterprises administration system, may say that is enterprises cent

2、ral nervous system. It is based on general manager for the tallest leadership, by administrative division of responsibilities, vice-president by special administrative departments organizes implementation and operation, its antenna penetrates into enterprises each department and a Branch offices asp

3、ects. The administrative management system undertakes the enterprises management. The administrative management system promotes and ensures the enterprise technology (design)、 production (construction)、 fund(financial) 、 management(sales)and development (develop) businesses is done smoothl、y effecti

4、ve and mutual coordination. Keywords: Enterprise; Administration; Function; Characteristic; Request 一个较大企业的行政管理体系， 其本身往往就是一个具体而微的小企业。 行 政工作在其广度、 深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业各方面业务。 行政 工作涉及到企业内部上上下下、 左左右右、 里里外外的沟通和协调。 行政管理的 广度，涉及到一个企业的全部运作过程， 行政管理的深度， 又涉及到许多局外人 难以想象的细微末节； 行政管理的重要， 是因为它是领导和各部门、 众员工之间 的桥梁 【1】。企业

5、的行政管理如此重要， 然而却几乎没有人去研究它， 这是现今企 业普遍感到最头痛的是行政管理， 而改进它又不知如何下手的主要原因之一。 由 于篇幅所限，这里仅就其中的二、三问题作一探讨，期望引起讨论。、企业行政管理的功能及其要求（一）行政管理工作的基本职能概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管 理是主干，协调是核心，服务是根本。 究而言之，行政管理的实质就是服务。 专 门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类）担负着 企业行政管理的组织实施、 具体操作，是行政管理工作中的一个部分、 一个环节， 是整个行政管理系统中的一个小系统。行政管理工作的职能

6、是管理过程中各项活动的基本功能，又称管理的要素， 是管理原则、 管理方法的具体体现。 管理职能的划分有许多学派， 国内外普遍将 管理职能分为五项：计划、组织、人员管理、指导与领导、控制 【2】。1. 计划 计划是为实现组织既定目标而对未来的行动进行规划和安排的工作过程。 在 具体内容上，它包括组织目标的选择和确立，实现组织目标方法的确定和抉择， 计划原则的确立， 计划的编制， 以及计划的实施。 计划是全部行政管理工作职能 中最基本的职能， 也是实施其他管理职能的条件。 计划是一项科学性极强的管理 活动。2. 组织 为实现行政管理工作的目标和计划， 就必须设计和维持一种职务结构， 在这 一结构里

7、， 把为达到目标所必需的各种业务活动进行组合分类， 把管理每一类业 务活动所必需的职权授予主管这类工作的人员， 并规定上下左右的协调关系， 为 有效实现目标， 还必须不断对这个结构进行调整， 这一过程即为组织。 组织为管 理工作提供了结构保证，它是进行人员管理、指导和领导、控制的前提。3. 指导与领导 指导与领导就是对组织内每名成员和全体成员的行为进行引导和施加影响 的活动过程，其目的在于使个体和群体能够自觉自愿而有信心地为实现组织既定 目标而努力。 指导与领导所涉及的是主管人员与下属之间的相互关系。 指导与领 导是一种行为活动，目前已形成了专门的领导科学， 成为管理科学的一个新分支。4. 控

8、制控制是按既定目标和标准对组织的活动进行监督、 检查，发现偏差， 采取纠 正措施，使行政管理工作能按原定计划进行， 或适当调整计划以达预期目的 【 3】。 控制工作是一个延续不断的、 反复发生的过程， 其目的在于保证组织实际的活动 及其成果同预期目标相一致。管理职能循序完成， 并形成周而复始的循环往复， 这就是行政管理工作的基 本过程，其中每项职能之间是相互联系、相互影响的，以构成统一的有机整体。（二）行政管理工作内容企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、 办公事务管理、人力资源管理。 具体包括相关制度的制定和执行推动、 日常办公事务管理、 办公物品管理、 文书 资料管理、档案管理、会议管理

9、、涉外事务管理， 生活福利、车辆、安全卫生等。1. 行政管理工作需要明确岗位职责日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、 组织实施、信息沟通、 协调控 制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作； 办公物品管理包括办公物品的发放、 使用、保管、采购以及相应制度的制定； 文书资料管理包括印信管理、 公文管理、 档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务 视具体情况而定 【4】。作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有 人抓。2. 行政管理工作需要加强沟通 沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟 通。与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图

10、， 把握住方向， 同时将自己和下 级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。 与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息， 这需要较强 的应变能力和组织能力。 横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体政府机关等 等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。与外界 沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。3. 行政管理工作需要注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者 信息包括企业外部信息和内部信息。 外部信息具体包括： 国家相关政策法规； 社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业 信息；科学技术发展信息；

11、突发事件等。 内部信息具体包括财务状况； 生产状况； 产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。作为一名行政管 理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策 和法律规定的变化 【5】。4. 行政管理工作需要培育传播企业文化 在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。也 就是我们通常所说的人文管理。 公司“诚信、 友善、宽容”的企业文化很具特色， 很有代表性， 非常符合企业的特点。 通过企业文化的建设不断促进企业的快速发 展。企业文体的建设包括 【6】：（ 1）组织结构清晰，战略导向明确。分工明确， 这是企业发展的基础。 企业不仅应该有

12、近期目标， 更要有远期规划。 行政管理人 员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构， 并制定近、远期战略目标， 从而 形成一个完善的团结的团队。（ 2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争 的平台。管理者不完全控制员工做事情的方式， 而去衡量做事情的结果， 使任何 人员能上能下。（ 3）注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象 包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、 企业风格、人文环境等。让工作“生活化”。（ 4）重视人才，用企业的发展凝 聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时，注重 提供给员工再学习机会。 可以开展相应的活

13、动让员工进行职业生涯设计， 让每个 员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。5. 行政管理工作需要踏踏实实地去执行完善成熟的制度有了， 即定目标有了， 关键就是要做好。 要做好执行需要注 意：（ 1）什么事情该做，该怎么做。（ 2）如何更好更快完成该做的事情。（ 3） 清除所有障碍。（ 4）形成企业执行的制度和文化，让执行影响到每个员工。只 要我们把行政管理工作做到位、做深入、做细致，每个人都来参与管理，那么， 人民制药会发展得更快，走得更远。（三）行政管理工作要求然而，行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平， 那还是不够的。 行政部 门还必须在“管理”、“协调”和“服务”三方面再上

14、一个档次，才算是一个合格 的现代企业的行政管理者。从“管理”方面来说， 行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的 “参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、 用人政策等重大问题上有自己的思考， 并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落 实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀” 。这就要求行政部门的领导者不能满足 于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话 说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。很显然，也 只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做 得再上一个档次。从“协调”方面来说，行政管理

15、者不能简单地以传达领导的命令、完成领导 交办的任务为满足； 也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使， 以 权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基 础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。从“服务”上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出 色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作， 永远不要奢望成为企业关注的“中心” 。不但不可能，而且不应该。因为如果一 个企业的关注点不幸竟在于行政部门， 那只能说明一点， 即行政工作做得实在太 糟糕，影响了企业各方面的工作， 影响了企业最终目的的实现， 以致于引起大

16、家 的关注。行政管理的理想境界应该是“润物细无声” 。行政部门最忌讳处处显示 自己的存在， 与其它部门抢镜头， 争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高 的机器，这头原料 （任务 ）进去，那头成品 （结果）出来；其中的许许多多曲曲折折， 都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精 力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行 为，特别要反对把行政部门变成 门难进，脸难看，事难办 的官府衙门。管理是 要执行制度的； 但执行制度也是一门艺术， 并不一定要搞得剑拔弩张， 刀光剑影。 特别是在高素质人才集中的地方， 更要注意对人的尊重。 行政工作要

17、做得有人情 味。“管理”上做好领导的参谋和助手，在充分沟通的基础上做好“协调” ，在 “服务”上当好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。由于各种因素，并不 容易达到，我们只能是尽力而为之，努力趋近于这种境界。、企业行政管理的特点及其要求（一）行政管理特点一般意义上的行政管理主要包括管理、 协调和服务三方面的功能； 究而言之， 行政管理就是服务。 就这一点而言， 企业的行政管理与政府机关大体相同。 但是 企业的行政管理与政府机关仍有很大不同。 这种不同， 在我看来， 归根结底就在 于它是企业的行政管理 【 7】。企业的行政管理至少有以下特点：1、企业的行政管理不是独立自足的，它本身并不是企业的

18、目的所在。企业 的行政管理即使搞得像一朵花似的，如果不利于充分利用和合理调配企业的人 力、物力、财力、技术等资源， 不利于调动广大员工的积极性、 主动性和创造性， 不利于开源节流，提高企业的经济效益，加快企业的发展，那也是没有价值的。 简言之，企业行政管理服务于企业的根本目的即： 通过为社会提供商品和服务而 谋取尽可能大的经济效益。政府机关的行政管理， 就政府体系本身而言， 可以说就是它的目的本身。 也 就是说， 政府机关之所以存在， 目的就在于实行行政管理。 这就使政府机关的行 政管理往往给人一种 “为管理而管理 ”、不尽情理、不合实际的印象；这种情况如 果发生在企业里，就会比较触目惊心，使

19、人难以容忍。2、由于上述特点，因而也就派生出企业行政管理的又一大特点，那就是它 比政府机关的行政管理更注重内容和实质， 而尽量减少不必要的表面文章、 繁文 缛节、形式主义。 企业的行政管理往往根据公司实际需要， 对行政管理的诸多制 度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整，使之变得精练、实用、 简洁、便利、省时、省钱。3、企业行政管理的第三个特点，在于它或多或少地与企业的经济效益相联 即更讲究实效。虽然我们不能说要直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行 为，也就是说，不能直接对某个具体的行政行为问 “你这种做法能为企业赚多少 钱”；但是，企业的行政管理还是比较直接地与企业的经济效益相

20、联系。企业行 政管理的着眼点在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源， 提高员工工作 积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展 【8】。4、企业行政管理的第四个特点，在于要比政府机关的行政管理来得灵活。 政府机关的行政管理中所采用的一系列制度、 程序、图表等， 与管理对象的实际 情况有一定距离甚至严重脱节； 为了照顾方方面面的关系，“多一事不如少一事” ， 一般都有较长时间的延续性， 有的甚至几十年一贯制的老面孔。 因此，政府机关 的行政管理往往不可避免地带有保守、僵化、死板、生硬、不近人情、不合时宜 等特点。而企业的行政管理往往根据公司实际发展需要经常进行变革、 增删、剪 裁、变通

21、，因而带有很强的灵活性，比较能符合时代的发展和公司实际。5、企业行政管理的第五个特点，在于它“为企业的前线服务”的色彩比较 明显。企业行政管理部门及其人员在企业中比较 “低调 ”，不像政府机关的工作人 员那样往往高高在上， 趾高气扬。 当然究其实质而言， 政府机关的行政管理也应 该是为企业、为社会、为民众服务的；但在实际情况中，由于政府机关距离每个 具体的服务对象比较远， 受到服务对象的影响和制约都比较间接， 客观上就使这 种服务与被服务的关系往往被“异化” 、被颠倒过来了，“公仆”变成了“主人” 。 而在企业中，一般不会允许这种情况出现， 行政部门为技术、 业务等一线部门服 务的关系一般比较

22、明确。（二）行政管理要求企业行政管理的上述特点就给企业的行政管理人员提出了这样一些要求： 企 业的行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对“为管理而管理” ； 必须坚决摒弃形式主义， 切实讲究实效； 必须大力讲究勤俭节约， 反对大手大脚； 必须根据公司实际需要和可能采取灵活变通的方式方法， 一切以公司利益为最高 原则，反对泥古不化、因循守旧；最后，企业行政管理最终要落实到确立服务观 念，克服老爷作风和衙门习气，切实搞好服务上来。三、反对企业行政管理中的 “游击作风”和“衙门习气”在企业的实际操作中，往往存在两种倾向。一种是完全摈弃“机关习气” ， 完全凭主观意愿办事的 游击作风 。企业

23、中没有系统完整的规章制度、上下左右 的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序； 或无章可依， 或有 章不依；凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿， 一拍脑袋决定任何大小事项， 没有科学的研究、 决策、落实程序； 决策只凭当时灵机一动， 正确与否全凭运气。 机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事务插手过多，搞得下属 无所适从。 往往是老板忙得昏天黑地， 干部员工却有劲使不上； 老板总觉得干部 员工拿得太多，做得太少；干部员工又对老板一肚子怨气，怪老板不重视自己。 这样不但无法调动干部员工的积极性、 主动性和创造性， 而且易于造成劳资双方 的隔阂与对立。由于没有制定出成文的

24、 公道和规矩 ，造成企业中“公说公有 理，婆说婆有理”，互相扯皮，互相推诿；尔争我夺，辩论不休；或遇事不议， 或久议不决，或决而不行，或行而不果；重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令 夕改，朝秦暮楚。企业处于一片 “打乱仗”状态，严重影响工作效率和员工士气， 造成人、财、物的极大浪费 【9】。另一种倾向，是一些“机关作风”较重的企业行政管理干部，完全不考虑公 司的实际需要和企业行政管理的特点， 完全照搬党政机关行政管理那一套， 搞形 式主义、表面文章；繁文缛节、按部就班；清规戒律、条条框框；文牍主义、官 样文章；公文旅行、笔墨官司；纸上谈兵、咬文嚼字；高高在上、颐指气使；脱 离实际、不讲实效 【

25、10】。这样一种行政管理，既浪费精力，又浪费时间；既浪费 人力，又浪费钱物；哗众取宠，华而不实；僵化死板，不近人情；把一个企业的 行政管理部门变成了旧时代的“衙门”。这同样造成极大浪费，降低工作效率和 员工士气，影响公司效益。以上两种倾向， 都是我们应当大力反对的。 企业需要根据自身发展的需要和 当前条件选择合适的、 有一定程度的规范性的行政管理模式， 并且随着公司的发 展不断进行调整，以避免“游击作风”、打乱仗，提高员工士气、工作效率和公 司效益；但是任何企业必须时刻牢记， 行政管理的目的和实质在于为企业的根本 目的服务，为公司领导和各个部门、干部员工服务，而决不可本末倒置，陷入过 重的“机

26、关习惯 ”，否则同样会降低员工士气和工作效率，损害公司利益。四、企业行政管理切忌脱离实际企业行政管理普遍存在一种现象， 即行政管理人员对自己所在企业的业务不 了解、不熟悉，管理时常脱离各部门实际， 发布的规定无法推行或根本不宜推行， 引起其它部门的反感和排斥 【11】。各业务部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚， 甚至是手脚太长，巴不得他们永远不要在自己的部门露面， 不要干扰自己的工作； 自己这方面则是除非有什么必须要行政部门帮助解决的事， 否则宁愿与行政部门 老死不相往来。 行政人员也往往或是很知趣地尽量不去打搅其它部门， 或是对其 它部门有一种抵触情绪， 干脆大家有事说事， 没事散伙； 如果再

27、加上前面所说的 “老爷作风”、 “衙门习气”，双方的隔阂和抵触就更深刻、更剧烈了。这样就 陷入了恶性循环： 行政部门对其他部门的工作接触越少， 就越不了解， 管理就越 脱离实际；反过来，行政管理越脱离实际，就越遭受各部门的排斥，从而也就越 不了解各部门情况。为了改变这种行政管理与各部门业务 “两张皮 ”的现象，行政部门除了要转变 观念、转变作风外， 更有切实效果的应该是转化职能， 也就是说要强化行政管理 部门的企业管理职能。 社会上许多企业都设有企业管理部， 但由于很大一部分企 业管理职能往往还保留在行政管理部门， 企管口和行政口二者的职能往往发生重 叠和冲突。在这样的情况下， 企管部实际上只起到了一个类似 “法规处”的作用， 在管理制度的执行上并无权威； 而行政部门又被削弱了管理职能， 沦为“总务处” 为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱， “行政口”与“企管口”必须合 而为一，要将一般企业的“企业管理部”的职能注入行政部门，增强其企业管理 职能【12】。我认为，如果只是一般地要求行政管理部门深入各部门业务， 增强为企业第 一线服务的观念， 克服衙门习气和老爷作风， 恐怕难收实效。 因为行政人员如果 没有一个切入口介入各部门的工作，会感觉“师出无名”，难以着手；如果介入 得比较生硬， 还会干扰各部门的正常工作， 引起各