关于下达《办公自动化(OA)系统管理暂行规定》等文件的通知

1、受控 杭州橡胶公司文件 杭橡集司200926号 关于下达办公自动化（OA系统 管理暂行规定等文件的通知 所属各单位： 现将办公自动化（0A系统管理暂行规定和办公自动化（ 0A 系统运行应急预案发给你们，请你们根据规定要求，认真落实，严格执 行，制定相应的管理规范，采取有利措施，将各项工作落实到实处，实现 日常办公、业务处理的自动化、标准化和规范化，形成上通下达的办公自 动化体系，最终实现办公过程的高度“无纸”化，达到降低办公费用、提 高工作效率、提升管理水平的目的。 特此通知！ 附件1：杭州橡胶（集团）公司办公自动化（0A系统管理暂行规定 附件2：杭州橡胶（集团）公司办公自动化（0A系统运行应

2、急预案 主题词：下达办公自动化 OA 管理 规定 通知 杭州橡胶（集团）公司总经理办公室2009年4月8日印 附件 1： 杭州橡胶（集团）公司 办公自动化（0A系统管理暂行规定 第一章 总则 第一条 杭州橡胶（集团）公司办公自动化系统（以下简称 0A系统） 是覆盖集团公司所属各单位（包括集团公司总部各部门、分厂及新安江分 厂、永固分厂、萧山分厂、下沙新工厂、朝阳橡胶、朝阳工贸、中策富阳、 胶鞋万里、富春江化工）的日常行政办公管理信息系统。该系统是公司信 息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高工作效率、降低办公费用、 提升管理水平的重要举措。 第二条 根据“立足全局、统一规划、分步实施”的原则

3、，在 0A系统 一期项目中主要以“文件处理、信息传递”为主线，解决日常办公中需要 迫切解决的问题。 第三条 为大力推进企业信息化建设工作， 加快0A系统建设，规范0A 系统的使用、运行和维护，确保公司 0A系统能够顺利推广应用、安全高效 运行和科学规范管理，结合公司实际情况，制定本规定。 第二章 系统构成与功能 第四条 OA 系统以先进管理理念和设计思想构建的高端协同商务软件 为应用平台，采用基于J2EE技术规范的三层B/S架构分布式系统，服务器 端采用 Lunix 操作系统与 Oracle 数据库，客户端采用 IE 浏览器登录，可 对日常行政办公信息、文件进行查阅、录入、修改、传递与发布等。

4、系统 支持集团化分级授权管理，支持动态密码安全认证，支持流程定制与文档 目录个性设置，支持工作流程短信提醒与审批，支持电子签章与数字签名， 支持传真收发功能，支持信息分析与报表统计，还嵌套了OFFICE等日常办 公软件，能完全满足日常行政办公管理工作的需求。 第三章 系统管理的组织架构 第五条 公司0A项目领导小组负责0A系统的领导与指导工作，由集 团公司沈金荣董事长担任组长，姜民胜总会计师担任副组长，成员由公司 各分管领导及所属各单位负责人组成。 第六条 公司0A项目领导小组下设 0A项目管理办公室，由公司办公 室主任倪国良同志兼任主任、计算机信息技术中心副主任朱海洋同志兼任 副主任，成员由

5、0A系统管理员和各部门、分厂 0A关键用户及各分支机构 0A责任人等组成。 第七条 公司办公室负责0A系统的组织、协调、考核、督办工作，负 责制定0A系统的有关管理制度，实行严格管理和考核，确保 0A系统规范、 有序运行。 公司办公室设0A系统组织协调人员一名，负责日常工作的联络及 0A 系统门户新闻的采编、通知公告的编撰、专题报道的组织、集中打印的处 理、流程的督办等相关工作。 第八条 计算机信息技术中心负责具体实施和技术支持，结合企业信 息化建设，制定0A系统建设方案并负责实施，负责 0A系统日常运行的管 理，加强0A系统安全维护，确保0A系统安全、高效运行。 计算机信息技术中心设 0A系

6、统管理员4名，负责0A系统的运行与维 护，负责组织开展对各部门、分厂 0A关键用户的操作技能培训工作，以及 对各分支机构0A系统管理员的系统管理培训、技术指导工作。 第九条 各分支机构也要成立相应的 0A项目领导机构、项目管理机构、 系统使用考核机构，至少要设立一名专职人员负责本机构 0A系统的组织协 调、系统管理及运行维护工作；有条件的分支机构应建立顶岗制度，安排 两名及以上人员进行维护，确保人员请假、流动时不影响系统的正常运行。 上述人员名单及联系方式等信息报公司办公室备案，如有人员变动，应及 时报告公司办公室。 第十条 公司总部各部门、分厂负责人为本单位的 0A工作责任人，各 分支机构的

7、办公室主任（或0A项目管理负责人）为本机构的0A工作责任人。 公司总部各部门、分厂负责人，各分支机构负责人及办公室主任，各 受控文件收文人(兼职公文管理员) ，均为集团公司所属各单位的文件接收 人。 受控文件收文人负责信息的接收、处理、传送、存档等工作，如有人 员变动，应及时报告公司办公室。 第四章 系统的使用 第十一条 登录 OA 系统的客户端计算机，其最低要求配置需满足 Win dows2K/XP系统的正常运行，并正常接入公司局域网或 In ternet，内存 最低配置建议 512M。 OA系统的永久性访问地址为，如果无法登录的，也可以访问，将该访 问地址在IE浏览器设置为“受信任的站点”

8、，并关掉百度、GOOGLE雅虎、 瑞星卡卡等网页拦截工具。 首次登录系统请将IE浏览器升级到IE 7.0，并在OA登录首页下载 Microsoft的虚拟机(VM)和e-cology系统的插件包，下载完成安装后，必 须关闭掉所有的IE页面，重新打开IE浏览器登录OA系统，才能正常使用 OA系统。 第十二条 所属各单位各级中，高层领导干部及管理、技术人员均为 OA系统的终端用户。从事管理、技术工作的非管理技术编制人员，因工作 需要的，经过审批后，也可以分配 OA系统用户帐号。新招聘大专院校毕业 生，三个月试用期满后，经过审批，可以分配 OA系统用户帐号。由非管理 编制转为管理编制人员，由劳动人事部

9、门在转编时提出申请，可以分配 OA 系统用户帐号。 全体OA用户务必妥善保管好自己的用户帐号和静态密码，每月至少修 改一次静态密码。 公司总部各部门、分厂安全级别60的OA用户，各分支机构安全级别 30的OA用户，及所有销售业务部门的全体业务员， 均采用动态密码的方 式进行登录，在现有输入用户名和静态密码的基础上， OA系统将自动发送 短信到预先在OA系统内登记的手机号码上，OA用户将手机接收到的密码输 入OA系统进行二次鉴权方可登录进行使用。 第十三条 已经纳入0A系统管理的业务流程，必须通过 0A系统进行, 禁止使用纸质文件；凡不按规定操作的，各有关职能部门一律不得受理； 非涉密文件， 禁

10、止使用纸张打印、 传真等传统办公方式 （技术类图纸除外） 。 所属各单位要加强纸张、打印墨盒、硒鼓等日常办公用品使用的监督 与管理，加强办公费用的使用考核，严格控制喷墨打印机申购，非技术图 纸打印需要，严禁购买喷墨打印机；有条件的分支机构，应该采取文件集 中打印模式，对现有耗材耗费大的喷墨打印机使用进行严格控制并逐步淘 汰、回收。 第十四条 OA 系统的管理业务流程创建正文时，将调用系统内预先设 置的一些“编辑模板”，各0A用户在编辑正文时，请不要更改模板设置， 直接填充相关内容即可。 永固分厂、新安江分厂、中策富阳、朝阳工贸、朝阳橡胶、胶鞋万里、 富春江化工等分支机构的“编辑模板”样式，请参

11、照集团公司的统一模板 进行设置，形成全集团公司统一的文化特色。 文件的标题，请使用规范命名，要求简单通俗，凸显主题，便于查找， 如“关于下达办公自动化（0A系统管理暂行规定的通知”；文件的标 题也可由时间、标题、创建者组成，如“ 2009年 3月工作计划（姓名）” 。 文件的编号，红头文件、公司级通知公告一律由办公室统一使用标准 的发文字号；各部门、分厂发布的各类公务通知及业务联系文件，一律由 发文部门自行编号，如生产部在 2009年 3月 10日发布一个生产公务通知， 可以使用“ SCB-2009-03-10-001 ”作为文件编号。 根据体系管理要求，行政文件、公司通知公告、各类公务通知，

12、创建 时务必严格按照要求区分是否受控文件，各审批节点严格把关，从严控制。 创建审批流程时，应严格执行流程的要求，不需要创建正文的，尽量 减少创建正文。除需要签收人下载填写的表格外， 其它的一律不允许挂 WORD 附件，应把附件插入到 WOR正文里去，图片也应插入到 WOR正文里去， 单张图片容量不得大于 100K。 为确保0A系统文件安全，在系统内创建的文件，可以对复制、粘贴、 下载、打印等权限进行分配与管理。建议 0A用户创建文件完成后，将文件 复制到本地个人计算机上存放 已经开通“短信提醒”功能的管理业务流程，拟稿人在创建时，应根 据业务的轻重缓急合理使用 “短信提醒”功能，非重要事宜，不

13、得使用 “短 信提醒”功能。“短信提醒”功能发生的通讯费用，列入所在部门的办公费 用统计范围内。 已经开通0A系统传真功能的0A用户，应合理使用传真功能。传真功 能发生的通讯费用，列入所在部门的办公费用统计范围内。 禁止0A用户在创建流程未经过审批时就将流程转发给其他 0A用户， 一经发现，将对此类不规范的操作行为提出严厉批评，并进行通报。0A系 统管理员可直接对该流程及文档进行“删除” 。 创建后未提交的作废流程，请自行删除；超出 1 个月未自行删除的， 0A系统将自动进行清理，因此造成的一切后果由创建者本人自行承担。 第十五条全体0A用户每天及时登录0A系统审批、签收相关文件， 并及时落实

14、、处理相关事宜。 一般文件，要求 2 小时内审批、签收完毕；紧急文件，要求半小时内 审批、签收完毕；重要的管理业务流程， 0A系统将自动发送“审批流程节 点短信提醒”到相关0A用户在0A系统内登记的手机号码上。 0A用户长时间不具备上网条件时，应在 0A系统内使用“流程代理”， 将审批、签收工作代理给有能力代为处理相关工作的其他0A用户。凡是超 过 3天未能签收的，系统将视为超时自动流入下一个节点 ,默认签收意见为 “系统自动超时流转至下一操作者” 。 OA系统内审批、签收文件时，必须填写如“同意”、“已阅”、“收悉”、 “已收到”、“请领导阅批”等语意妥当的签字意见，不得任意将签字意见 填写

15、为无任何意义的阿拉伯数字、英文字母等字符串，如abc、 123、 lxz 等。凡未按规定填写签字意见的一律视为无效，0A系统管理员一律对该文 件进行“强制收回” 。 通过0A系统内发出的各类日常公务联系文件，在部门负责人审批时， 务必在0A系统流程的正文内加盖所在部门有“ 0A专用”水印的电子签章； 凡未按规定加盖电子签章的，各级领导审批时将予以退回，相关部门一律 不得签收，0A系统管理员一律对该文件进行“强制收回” 凡未按规定进行审批、签收文件的，按有关规定进行考核。 第十六条 凡是以集团公司名义下发的通知、公告及各类公文（包括 行政发文、 党委发文、工会发文、团委发文、联合发文） ，公司总

16、部各部门、 分厂可直接在集团公司文件流程表单上进行签收和转发，永固分厂、新安 江分厂、中策富阳、朝阳工贸、朝阳橡胶、胶鞋万里、富春江化工等分支 机构则必须将文件按“上级来文”进行收文处理，禁止在集团公司文件流 程表单上直接进行转发。 集团公司各职能部门下发的各类公务联系文件，所属各单位均可以直 接进行签收和转发。 第十七条 由于计算机的配备尚未覆盖到生产一线， 0A系统用户也未 覆盖基层人员，凡是需要到生产一线进行传阅、张贴的文件，由收文部门 在0A系统内将发文部门经过审批、加盖过电子签章的文件打印出来进行传 阅、张贴即可，在集团公司内部均具有同等的管理效应。 第十八条 “内部留言”流程做为0

17、A系统内一个非正式的联系沟通途 径，仅仅做为本部门、分厂内部 0A系统用户之间交流、沟通的一个便捷渠 道，没有任何的审批节点，不具有日常公务联系的严肃性，故只开放给公 司总部各部门、分厂安全级别60的OA用户及各分支机构安全级别30 的0A用户使用。 各部门、分厂、车间之间的日常公务联系，请务必通过审批流程进行； 部门内部较正式的通知，应走“部门内部通知”流程；凡需要通过审批流 程进行却走“内部留言”流程的，收文部门可以拒签，不予安排实施。 第五章 系统的管理与维护 第十九条 OA 系统设集团公司系统管理员帐户一个，新安江分厂、永 固分厂、朝阳橡胶、中策富阳、胶鞋万里、富春江化工等分支机构各设

18、立 二级系统管理员帐户一个。分支机构二级系统管理员在集团公司系统管理 员的指导下开展工作。 集团公司系统管理员负责公司总部各部门、 分厂0A系统软件、服务器、 数据库的管理与维护，以及对各分支机构二级系统管理员的新技术及新功 能等深度应用培训指导。各分支机构二级系统管理员负责本机构的0A系统 软件的管理与维护。 第二十条 集团公司系统管理员负责公司总部各部门、分厂 0A系统用 户的新增、更改及注销；各分支机构二级系统管理员负责本机构 0A系统用 户的新增、更改及注销。 新增0A系统用户时，务必将人员编号、姓名、职务/岗位、直接上级、 安全级别等基础信息填写完整，并将新增 0A系统用户帐号及初始

19、密码告知 申请人，进行简单操作培训。同时，督促其本人及时登录 0A系统，填充本 人的办公室电话、移动电话、传真、电子邮件等相关信息，更改登陆密码， 确保系统安全；凡未及时登陆系统填充本人的相关信息、修改密码的， OA 系统将对用户帐号进行封存，禁止使用。 为规范管理，公司总部的各部门、分厂及各分支机构的各科室、车间 内部的人员上、下级都要实行内部三级管理模式，即管理、技术人员一- 部门分管负责人（部门副职或助理职）一-部门负责人（部门正职）。部门 副职或助理职从属于正职；部门有副职（包括助理职，下同）的，管理、 技术人员要从属于副职；部门无副职的，管理、技术人员可以直接从属于 正职。部门负责人

20、是本部门所有行政审批的唯一出口。 所属各单位各级中、高层领导干部的 0A系统用户信息更改，以职务任 免的行政文件为准；管理、技术人员的 0A系统用户信息更改，本部门、分 厂内部信息变动时，由所在部门、分厂的关键用户提交系统操作用户更改 申请；跨部门、分厂信息变动时，由变动后的部门、分厂的关键用户提交 系统操作用户更改申请。 借用人员，归属部门为借用后实际从事工作的部门，直接上级为借用 后实际从事工作的业务主管。 人员离职、退休后，由劳动人事部门提交系统操作用户注销申请。 用户的新增、更改及注销经过流程审批后，要求 2 小时内予以办结， 并通知相关人员。为确保系统资源稳定，新增 0A系统用户、新

21、增角色，不 得在工作日的 9：00-16：00 进行，一经发现，将对系统管理员进行考核。 第二十一条集团公司系统管理员负责公司总部各部门、分厂 0A系统 业务管理流程及文档目录的新增、更改、优化、维护及停用；各分支机构 二级系统管理员负责本机构0A系统业务管理流程及文档目录的新增、更改、 优化、维护及停用； 新增、更改及停用0A 系统业务管理流程时，务必由流程创建单位或使 用涉及单位提出申请，经会签、审批后方可进行。要求 1 个工作日内予以 办结，并通知相关人员。为确保系统资源稳定，新增0A系统业务管理流程， 不得在工作日的 9：00-16 ：00 进行， 一经发现， 将对系统管理员进行考核。

22、 OA系统一期项目中主要以“文件处理、信息传递”为主线，一切文档 和流程都务必围绕这一核心进行。超出这一核心范围的复杂需求，尤其是 一些涉及数据统计与分析的报表，仍按传统办公方式进行，0A系统内无法 满足其要求。 由于流程图形化严重占用系统资源，除各类公文（包括行政发文、党 委发文、工会发文、团委发文、联合发文）和其它因特殊情况必须使用流 程图形化的审批流程外，其它审批流程，不得使用流程图形化，一律使用 表单形式。已搭建好的图形化流程，必须尽快更改成表单形式。通过表单 形式+打印模板来满足业务需求。 非特殊需要，流程一律使用表单形式，并尽量减少创建正文，尽可能 地少使用流程“表单 +正文+附件

23、”的模式，可以不加附件的一律取消附件 上传功能，上传附件的最大容量为 5M创建流程时，不得擅自新增、更改 字段，如确有需要，请与集团公司系统管理员协商、联系解决。 凡是涉及到费用或重大管理事项的流程，搭建流程时在“归档”节点 前一律增加“打印补签”节点，关联“打印模板” ，由办公室指定专人打印 后交会签人和总经理（或分支机构负责人）亲笔签名，完毕后复印存档， 将签字件交拟稿人做工作联系、财务报销用，拟稿人在0A系统内提交归档。 为确保系统资源稳定， 系统内所有流程一律取消 “提交后显示流程图” 。 除行政、党委、工会、团委发文和通知、公告、公务通知、请示报告等重 要业务审批流程外，其它非重要流

24、程一律选择“不记录表单修改日志” 。 为合理使用0A系统流程短信提醒功能，凡是需要开通使用短信提醒的 流程，必须经过公司0A项目管理办公室批准方可设置。 所有流程的“签字意见”必须设置为必填项，为方便查阅，签字意见 一律设置为按正序排序。所有审批流程的签收节点，一律设置为超过 3 天 （72小时）系统将视为超时自动流入下一个节点，在 2 天（ 48小时）时对 其进行流程超时提醒。 第二十二条 文档目录的设置，应遵循“安全、合理、实用、简洁” 的原则。文档目录的初始浏览权限应尽可能小，确保文件安全。需要分类 存档、查阅的文档，也可以采取虚拟目录的方式实现。 第二十三条 OA 系统传真功能的开放使

25、用必须经过审批方可设置。原 则上，无跨地域办公地点的职能部门和生产单位，只分配一个传真分机号； 有跨地域办公地点的职能部门和生产单位，可以根据实际情况酌情分配多 个传真分机号。 对外业务联系不频繁的职能部门和生产单位，原则上只开通接收传真 的功能；对外业务联系频繁的采购、销售、外协等职能部门，可以根据实 际情况酌情开通接收、发出传真的功能。 第二十四条 OA 门户代表企业形象，公司办公室负责集团公司门户的 管理，公司党委工作部负责集团政工门户的管理，各分支机构办公室负责 本机构门户的管理，务必安排好专人充实门户内容。新闻动态每周必须更 新二次以上，中策橡胶报电子期刊以及各职能部门相关的简报、期

26、刊必 须定时定期更新，每月至少应有一篇专题活动报道，会议纪要应在会议结 束后 2 个工作日内发布，干部任免文件应在文件下发当日发布。 第二十五条 集团公司系统管理员负责对集团公司范围内 0A用户创建 的审批流程和文档进行督办，各分支机构二级系统管理员负责本机构 0A用 户创建的审批流程和文档进行督办。 为确保系统的正常运行，充分发挥 0A系统服务器资源的使用效率，所 属各单位0A系统管理机构及系统管理员务必加强 0A系统的使用管理，对 于文件命名不规范、与工作无关的流程和文档，以及对于拟稿时间超出 1 个月的仍在拟稿节点的无效流程和文档，应该及时进行清理和删除，并报 有关部门按有关规定进行处理

27、。 OA系统内创建的流程与文档，签收人未查看前，创建人可以通过提交 “ ERR OA等系统数据处理管理”流程，审批通过后，系统管理员可以进行 强制收回、删除等操作；凡是经过审批或签收人已经查看过的，必须要经 过审批领导的同意方可进行强制收回、删除等操作。 第二十六条集团公司OA项目办不定期地对所属各单位 OA系统的使 用情况进行督促、回访、监督和考核，及时帮助、指导解决OA系统存在的 各类管理和技术问题，适时地组织所属各单位OA系统管理员进行技术交流， 推广应用OA系统的一些新功能、新方法，为 0A系统正常运行提供强有力 的技术保障。 第二十七条 OA 系统的升级调试，首先应经过严格测试，确保

28、升级方 案正确无误后方可进行。普通的升级维护，可以放在工作日的11： 30-12 ： 00 以及 18：00 后进行；大规模的升级维护，应放在工作日的 20：00 以后 及双休日进行。 集团公司系统管理员至少每周一次对 0A系统应用服务器和数据库服务 器进行备份，时间定在每周四晚上 18： 00-20 ：00 进行。并将备份完毕的 数据刻盘存档，异地保存，确保系统安全。条件具备时，应建立实时备份 冗余机制，确保系统安全、高效、稳定运行。 第六章 系统的安全措施 第二十八条 全体0A用户应认真贯彻执行中华人民共和国计算机信 息系统安全保护条例和公安部计算机信息网络国际联网安全保护管理 办法，严格

29、遵守集团公司关于计算机及网络管理使的有关规定。 第二十九条0A系统的所有用户均有保密的责任，不得利用0A系统从 事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会 治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全 的数据。涉密文件一律按原有手工模式进行处理， 暂不通0A系统进行办理。 第三十条 OA 系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供 的信息，不得干扰其他用户和破坏系统服务，不得采取任何非法手段破解 被0A系统锁定无法编辑的正文，不得盗用有“ 0A专用”水印的电子签章。 第三十一条 全体 OA 用户务必妥善保管好自己的用户帐号和静态密 码，禁止请他人

30、代为使用或输入口令等，以防他人有意或无意打开系统数 据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。若发现登 录密码被盗用，应及时向系统管理员报告处理。因密码丢失或被盗用而引 起的后果，由用户本人承担。 第三十二条 OA 系统出现故障无法使用时， 应启动系统运行应急预案， 由计算机信息技术中心组织软件、硬件技术人员查明原因、组织抢修，并 在 2 小时内排除故障。若超过 2 小时内仍未排除故障，造成系统不能正常 运行时，由计算机信息技术中心与 0A系统软件供应厂商联系，并提出解决 办法，同时报告公司领导，并以纸质书面的方式通知所属各单位恢复手工 办公方式，确保日常行政办公管理工作的正常进行。 第七章 系统的考核管理 第三十三条 为确保0A系统的硬件、软件和信息的安全及 0A系统的 正常运行，所有0A用户均应严格遵守本规定，如有违反，公司将视其情节 采取相应的处罚措施。 第三十四条 不执行或怠于执行本规定，影响 0A系统文件信息正常接 收、处理，导致系统不能正常运行的，将予以通报批评，并对所在单位负 责人进行考核。 第三十五条采取任何非法手段破解