农村商业银行大宗物资采购管理办法

1、农村商业银行大宗物资采购管理办法为加强农村商业银行大宗物资采购的评审、采购、管理与监督, 做到降低成本,提高效率,防止浪费与违规、违章、违纪行为的发生, 在同等质量、技术与服务的情况下 ,优先确定价格低的工程与优先采购价格低的物资或接受费用低的服务。同时 ,采购评审与物资采购工作接受纪检监察部门的全程监督。根据省联社法人行社采购评审工作指导意见的相关规定,结合我行实际,特制定本工作办法。一、成立评审与采购的管理机构农商银行成立大宗物资采购评审委员会(以下简称评审委员会); 大宗物资采购委员会 (以下简称采购委员会 ),大宗物资采购委员会下设大宗物资采购工作小组(以下简称采购小组)。评审委员会:

2、1、建立评委库。由农商银行班子成员、各部室负责人与支行行长组成。 2、评委人数。公开招标(含邀请招标) 的评审项目,评审委员会由采购办、申请部门评委与随机抽取的评委按不少于 7 人的单数组成;竞争性谈判、询价采购与单一来源采购的评审项目,评审委员会可组成谈判小组或询价小组,谈判小组或询价小组由采购办、申请部门与纪检监察部门按不少于 5 人的单数组成;委托专业招标公司进行招标的项目,评委人数由招标公司按相关制度规定确定。3、评委的产生。农商银行自行组织评审的招标项目,评委一般由采购办于项目评审当天在纪检监察部门的监督下抽签产生(项目申请部门负责人采取回避制度)。评审人员采取一次一组建的原则随机抽

3、取;评审项目专业性较强的,可聘请外部专家担任评委,但必须实行回避制度;委托专业招标公司进行招标的项目,农商银行派出的业主评委需主任委员同意,且具备履行相关评审项目的能力。4、会议召集人可根据项目审议的需要,邀请有关专家列席会议,并现场质疑与解答,但不具有表决权。采购委员会:主任:行长;副主任:副行长;成员:行长助理、办公室、后勤部、财务部、内审部负责人(列席)与物资申报部门的负责人参加;采购小组:采购委员会下设采购小组。组长:主管财务的副行长;成员:行长助理、财务部、后勤部、内审负责人(列席)及物资申报部门的负责人参加;评审委员会、采购委员会与采购小组在后勤管理部设办公室(简称采购办),后勤部

4、负责人兼办公室主任 ,负责物资采购的报告受理、项目复查、提请研究、会议记录、审批传阅、批复通知等日常采购的评审工作;二、评审与采购的范围购置大、中型计算机设备,网络建设、软件开发、批量购置微型计算机设备与外围设备,以及设备(系统)的维保服务等;除基建工程之外的办公设备、材料的采购与服务项目等;批量大额案防设施、消防设施、安保设施等;批量大额办公用品的采购等;省联社与法人行社有关制度办法规定需要进行招标或竞价采购的项目;其她需要进行采购评审的项目。三、采购评审的权限按单批累计金额确定采购评议的权限。单批累计就是指须购买的本次审批之前未曾审批的各种物资的金额总与。本次审批之后须购买的物资为下次审批

5、的累计金额。单批累计金额在 1 万元以上至 10 万元(含)以下的物资采购评议,由采购小组组织实施;单批累计金额在 10 万元(不含)至 50 万元(不含)或当年单项物资采购累计超 10 万元的由采购委员会组织实施;单批累计金额在 50 万元(含)以上的,先由农商银行采购委员会研究同意后,报董事长批准后组织实施。四、评审与采购原则大宗物资采购的申请部门为物资日常使用与管理的部门 (含农商银行机关部室与支行 ),负责对所采购的物资进行验收与售后服务、维护联系商家等;大宗物资的采购部门为物资主管部门;主管部门之外的机关部门与支行申请购买 ,但不组织采购。在大宗物资采购过程中,应遵循以下原则:报批与

6、采购的物资应“品质优,价格廉,服务好”;注重节约,反对铺张浪费,可买可不买或不必要买的坚决不买;重视质量与售后服务,质量与服务同等的按最低价购买;属省联社通过招标方式确定入围厂商的项目与产品,必须采用邀请招标或竞争性谈判的方式进行二次招标或竞价后进行购买。省联社未确定的产品,由物资采购部门根据产品的质量、价格与售后服务,选定好厂家或商家购买。五、评审与采购操作流程大宗物资采购一般采用招标或非招标的形式进行 ,特殊情况采用紧急程序进行采购。建议大宗物资采购申请部门分季制定好采购计划交采购办。财务会计部合理预算好每季的采购计划报各委员会核准。申请部门采购时需采购办与财务会计部共同审核签署意见后 ,

7、按以下权限进行流程操作:1、金额在 5000(含)元以下的,报农商银行主管财务的副行长审批;2、金额在 5000 元1 万元(含)元的,报农商银行行长审批;3、金额在 1 万元以上的,报农商银行财务审批委员会集体研究,董事长审批同意后实施。需采购大宗物资的各支行或农商银行机关各部门 ,应出具大宗物资采购的书面申请文件,并了解采购物资的基本情况。申请文件包括:1、申请报告;2、采购设备的品种、数量、使用对象、采购原因、服务要求;3、资金预算;4、采购方式建议;5、支行行长或部门经理(主任)签署意见并加盖公章;6、100 万元以上的项目需提供可行性分析报告。如果情况特殊或紧急,可启动紧急程序。即无

8、法及时召开评审会议,而又必须立即决定或办理的情况下,由物资主管部门以签报的形式,经采购办初审,评审委员会多数委员同意后,报采购委员会主任或采购小组组长审批后,由物资主管部门进行采购。采购办做好相关的记录,并在下一次会议上向委员会或小组成员进行通报。按审批权限的金额首次购置的大宗物资必须由采购委员会或采购小组集体研究,明确价格后采购。以后购置同种类型的产品, 原则上不再召开会议研究 (特殊情况除外),采购委员会或采购小组签署审批意见后,物资主管部门按原定价格采购。同一类型的产品价格,采购的时间超过一年的,大宗物资采购委员会或采购小组集体研究再次进行确定。采购时间在一年之内 ,价格提高的由采购委员

9、会或采购小组再次进行研究确定。采购时间在一年之内 ,价格降低的采购委员会或采购小组原则上可不再开会研究。六、采购评审方式采购的方式包括招标采购与非招标采购。招标采购包括公开招标、邀请招标;非招标采购包括竞争性谈判、多方询价采购、单一来源采购方式。对于公开招标项目可委托有招标资质的专业招标公司进行招标。对于邀请招标项目,视项目重大或复杂情况选择委托招标公司招标或内部评审方式。对于非招标采购一般采用内部评审方式进行采购。除单一来源采购外,其她采购项目参与投标或竞价的供应商均应在 3 家以上(含 3 家)。采购办根据核查的采购预算,建议大宗物资采购委员会采购何种方式进行采购。单项或单批金额在 500

10、0 元(含)以下的物资采购,由采购办报农商银行主管财务的副行长审批后 ,通知物资主管部门按照非招标的方式在选定的厂家或商家进行采购;单项或单批金额在 5000 元至 1 万元(含)的物资采购,由采购办报农商银行行长审批后,通知物资主管部门按照非招标的方式在选定的厂家或商家进行采购;金额在 1 万元至 10 万元(含)的物资采购,由采购办确定采用招标或非招标的形式,报采购小组集体审批后,通知物资主管部门采购;金额在 10 万元至 50 万元(不含)的物资采购,由采购办确定采用招标或非招标的形式,报采购委员会集体审批后,通知物资主管部门采购;金额在 50 万元以上的的物资采购,由采购办确定采用招标

11、(招标的工作流程参照省农村信用社联合社招标采购工作流程执行)的形式,报采购委员会集体审批后,通知物资主管部门采购。七、评审与采购的时间评审的时间主管部门收到申请部门报来的物资申请报告 ,从确认资料齐全之日起,8 个工作日内了解采购物资的基本情况。包括:三个(含)以上销售厂家或商家的情况及合法性,产品名称、型号规格、数量、单价,质量、技术标准,交货期限,运输方式,费用负担,包装要求,结算要求,质量保证,售后服务等。以上完成后报采购办。采购办在 6 个工作日内审核并提请研究;采购的时间采购委员会或采购小组评审通过后,采购办 3 日之内形成会议纪要,通知采购主管部门。采购主管部门 3 个工作日内采购

12、完成或签订采购合同。八、合同签订采购办以书面形式通知申报部门执行会议决议。申请部门与中标单位商洽合同细则条款,拟定合同文本,经法律顾问进行法律审查并履行相关程序后最终签订合同。单项金额 1 万元以上的大宗物资采购原则上签订合法、有效的采购合同。1 万元以下的根据实际情况确定。采购合同必须明确以下内容:1、合同名称及合同文号;2、甲、乙双方;3、产品名称、型号规格、数量、单价与金额;4、质量、技术标准;5、交货日期、地点及运输方式与运费负担;6、包装要求及费用负担;7、特别约定事项;8、结算方式及质量保证金的扣付;9、售后服务的约定;10、其它有关事项的约定;11、违约责任;12、甲、乙双方的合

13、法签字、盖章。合同的签订人员:1、采购小组组织实施的由组长进行签订;2、采购委员会组织实施的由主任委员进行签订。九、其它规定农商银行要严格按照业务归属与管理的需要确定物资主管部门(详见附表一),不能随心所欲或按个人爱好安排非主管人员进行采购,杜绝部门与部门之间推萎扯皮的现象发生;各大宗物资管理与使用部门对采购的物资必须加强管理 ,属固定资产或低值易耗品的,农商银行财务会计部纳入固定资产或低值易耗品会计科目中进行核算,并按固定资产或低值易耗品管理办法加强管理;各大宗物资管理部门要建立健全物资采购、领用登记制度。财务会计部完善固定资产或低值易耗品帐务核算。同时 ,根据物资采购的业务归属,财务会计部

14、与物资使用部门双向根据采购时间(进入会计帐的时间)建立健全物资采购、管理登记簿或台账,并记录明确如下内容:1、物资采购时间、产品名称、型号规格、数量、单价、金额、摘要及采购的方式与物资使用地点等内容;2、采购物资的管理人员;3、物资确须更换或报废的,更换或报废后要进行减帐或销帐登记,注明减帐或销帐时间与经办人员。物资更换或报废后,各部门或支行要将更换或报废的物品交回主管部门。有使用价值的修理后继续使用 ,无使用价值的主管部门完善手续后统一销毁;采购委员会与采购小组应当坚持“公平、公开、公正”的原则、恪尽职守,严格按照国家有关法律法规与规章制度对项目进行评审,防范道德风险;提交物资采购的申请支行

15、或农商银行部门要对申请事项与申请文件的真实性与完整性负责;参加采购评审会议的人员对会议讨论的内容、各成员的发言与表决过程进行严格保密,避免造成不必要的矛盾;采购评审相关人员要严格遵守廉政纪律,洁身自爱,坚决抵制任何形式的商业贿赂行为;自觉接受并积极配合上级部门与纪检内审部门依法实施的监督检查,如实反映情况,及时提供有关文件资料;落实党委与纪委两个主体责任。农商银行董事长不参与采购委员会与采购小组的评审及采购。董事长对采购委员会与采购小组审批的物资采购有一票否决权。但对采购委员会与采购小组审批未通过的物资采购无一票通过权。纪委书记与监事长对评审采购全过程实行全程监督。纪委或监督部门每季对评审与采

16、购的程序与采购的时限及办理结果加强监督,纳入每季案防工作内容进行报告执行情况。每年组织相关监督部门进行一次专项审计 ,确保程序合规、合法、透明。大宗物资采购与管理分类表编号物资名称采购及管理部门1电脑电脑部2电脑显示器电脑部3终端电脑部4高拍仪电脑部5指纹仪电脑部6打印机电脑部7电话机电脑部8ATM 机电脑部9CRS 机电脑部10自助循环钞箱电脑部11考核系统服务器电脑部12UPS电脑部13复印机电脑部14存折补登机电脑部15对讲机电脑部16办公用品财务部17办公耗材财务部18文件柜财务部19证卡复印机财务部20点钞机财务部21点钞机显示器财务部22清分机财务部23扎把机财务部24装订机财务部25碎纸机财务部26叫号机财务部27回单柜财务部28密集柜财务部29汽车及配件后勤部30空调后勤部31电视机后勤部32饮水机后勤部33办公桌后勤部34办公椅后勤部35会议桌后勤部36会议椅后勤部37沙发后勤部38茶几后勤部39床后勤部40衣柜后勤部41热水器后勤部42办公电器后勤部43电风扇后勤部44办公家具后勤部48烤火炉后勤部46植物后勤部47冰箱后勤部48消毒柜后勤部49灯具后勤部50洗衣机后勤部51发电机后勤部52变压器后勤部53油烟机