项目系统档案管理培训PPT

1、项目系统档案管理培训项目系统档案管理培训 二o一o年五月 目录目录 章节章节内内 容容 第一章第一章档案管理体系与制度档案管理体系与制度 第二章第二章档案的收集与整理档案的收集与整理 第三章第三章合同、证照及决策文件合同、证照及决策文件管理管理 第四章第四章档案借阅与利用档案借阅与利用 第五章第五章档案保管及库房管理档案保管及库房管理 第六章第六章档案移交与统计档案移交与统计 第一章、档案管理体系与制度第一章、档案管理体系与制度 总经理总经理 项目公司行政部项目公司行政部 应设专职档案管理员应设专职档案管理员 项目公司各部门设兼职档案管理员项目公司各部门设兼职档案管理员 项目公司应当项目公司应

2、当 建立的档案制度建立的档案制度 归档范围及保管期限归档范围及保管期限 档案分类编号方案档案分类编号方案 档案管理员岗位职责档案管理员岗位职责 档案借阅及库房管理制度档案借阅及库房管理制度 以上制度需报商业地产公司办公室备案。以上制度需报商业地产公司办公室备案。 第一章、档案管理体系与制度第一章、档案管理体系与制度 第二章、档案的收集与整理第二章、档案的收集与整理 第一节归档时间与范围 第二节分类与编号 第三节整理规则 第一节、归档范围与时间第一节、归档范围与时间 项目竣工验收后 一个月内，向集 团档案室移交一 套完整的竣工资 料。（包括但不 限于移交城建档 案馆的全套资料） 项目公司撤销前

3、一个月内，将项 目全部档案移交 给集团档案室保 存。 n一、项目公司向集团移交档案时点一、项目公司向集团移交档案时点 关注最新的关于 项目公司六证移 交集团时间的有 关规定。 第一节、归档范围与时间第一节、归档范围与时间 二、二、 项目公司内部档案收集时点项目公司内部档案收集时点 归档文件由承归档文件由承 办人办理完毕办人办理完毕 后后10日内移交日内移交 所在部室档案所在部室档案 管理员。管理员。 各部门档案应各部门档案应 在一定时间后在一定时间后 向行政部移交向行政部移交 （可以是月度、（可以是月度、 季度或年度）。季度或年度）。 第一节、归档范围与时间第一节、归档范围与时间 三、特殊文件

4、的归档时间三、特殊文件的归档时间 1、以项目公司名义签署的合同、协议、对外公函 等文件，应在签署后3个工作日内报送项目公司行 政部一份原件。 2、重要证照、获得荣誉等有关资料、照片、声像 档案等随时归档。 3、对已归档文件进行变更、修改、补充的，应随 时归档。 4、员工调离职时，应由部门档案管理员、部门总 经理共同对其文件进行清点接收，办理交接手续 后，人事部门方可为其办理离职手续。出现问题， 追究当事人责任。 第一节、归档范围与时间第一节、归档范围与时间 四、归档范围四、归档范围 1、项目公司归档范围指在公司筹备、成立、经营、 管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的各 种载体形式的记录。

5、2、是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:a. 是否具有法律依据性;b.是否属于公司大事;c.是 否具有通用性或示范性。 3、所有加盖公司公章的文件应重点保管 4、以我为主 第一节、归档范围与时间第一节、归档范围与时间 五、五、不归档范围不归档范围 1. 上级公司普发的供参阅、不需办理的文件； 2. 上级公司征求意见未定稿的文件； 3. 无查考价值的事务性、临时性文件； 4. 未经会议讨论、未经公司领导审阅、签发的、未生 效的文件；一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校 对稿（公司主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿 除外）； 5. 为参考目的从各方面收集的文件材料 不属于归档范围的文

6、件或资料,应另备卷盒单独存放，也 可以仅保存电子文本,不保存纸本。 第一节、归档范围与时间第一节、归档范围与时间 六、收集中应注意的问题六、收集中应注意的问题 1.以集团或商业地产公司名义普发的文件，作为资料短 期保存。 2.集团或商业地产公司针对本项目公司的发文，由文件要 求的事项承办者负责归档。 3.多套文件、图纸，多个部室均有保存的，由发出部门负 责收集整理并移交，接收部门作为资料短期保存利用。 （合同除外） 4、对同一事件的正文和附件、来函和回函、请示和批复、 原文和译文等，应作为一件装订保管。 5、归档文件一般应为原件，确无原件的，应注明原件保 存地，并保存对方签收凭证。 第二节、分

7、类与编号第二节、分类与编号 各公司应根据 实际情况，建 立本公司档案 资料分类编号 方案，并向商 业地产公司办 公室备案。 第二节、分类与编号第二节、分类与编号 序号分类名称编号 1行政管理类xz 2前期立项文件qq 3工程管理类gc 4规划设计类gh 5成本控制及招投标类cb 6营销类yx 7合同类ht 8特种载体（证照、奖杯、声像、光盘等） tz 9项目竣工资料zz 第三节、整理规则第三节、整理规则 一按件整理 二按卷整理 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 一般适用于日常管理类文件 以件为单位整理：是按照以件为单位整理：是按照 文件的形成和处理的基本文件的形成和处理的基本

8、单位进行整理单位进行整理 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 整理流程 积累积累排序排序编号编号 编目编目 盒脊背盒脊背装盒装盒备考表备考表 装订装订 检查检查 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 1、积累: 人人有责,时时有活儿；件件登记,年年整理. 功夫在平时。 各级档案管理人员均应建立接收登记及借阅 登记台帐，对借出未还的文件，及时催还， 销账归卷。 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 2、排序 (1) 卷盒内文件材料按文号顺序或时间顺序排列； (2) 同一件文件材料，按正件在前，附件在后；结 论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排 列； (

9、3) 请示与批复、来函与回函排列在一起，复文在 前，来文在后。来文可以在来文单位目录中做参 见。 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 3、编号 格式为：项目号+分类号+盒号+盒内流水号，将 编号标在文件首页上端的空白位置。项目编号由 项目建设伊始，向商业地产公司办公室申请。 例：行政类文件第一盒第一件编号为： *-xz-01-01 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 编目 文文 件件 目目 录录 序号序号文件编号文件编号责任者责任者文件题名文件题名日期日期页数页数备注备注 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 1）序号：填写盒内流水号。 2）文件编号：填

10、写原文编号。 3）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机构或署名 者。 4）文件题名：照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的， （比如标题为会议纪要，或协议书等）应自拟标题，加“【】” 号。例：原文标题为“会议纪要”，应在文件题名栏内录入： “会议纪要【证照管理制度研讨】”。 5）日期：填写文件形成日期，以8位数字表示，例如： “20100528” 6）页数：填写所有有文字的页面数量。 7）册数：对装订成册的文件，可以加“册数”栏，填写册数即 可。 8）备注：填写需要说明的文字，比如文件正本、副本，原件、 复印件，份数等。 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 4、装订 （

11、1）先检查归档的文件是否按a4规格，小于a4的，应粘 贴在a4纸上；大于a4的，需折叠成a4大小。对破损的 文件要进行修补和裱糊。文件折好后，所编页码应露在 外面。 （2）尽量拆除文件上的金属装订物，每份文件用一个 不锈钢订书钉装订即可，较厚的文件用燕尾夹固定。 （3）装订位置在文件左上角的，要求文件左侧、上侧 要对齐；在文件左侧中间位置的，要求文件左侧、下侧 对齐。 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 5、装盒 装盒：档案盒推荐使用蓝色塑料档案盒。厚度根据需要 选择5575mm均可。不建议使用低于40mm档案盒。 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 6、填写盒内备

12、考表 盒内备考表位于盒内文件之后，必须用钢笔或签字笔填 写。 1. 情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、 销毁等情况。 2. 立卷人：由组成本卷的专、兼职档案员填写。 3. 检查人：由对案卷进行审核的责任者签名。 4. 立卷时间：填写立卷的时间。 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 7、打印盒脊背 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 8、检查 （1）检查收集的文件是否齐全、完整，不全的联系承办 人补齐，剔除不需归档的材料。 （2）检查卷盒内文件的联系，纠正相互混淆、重复或 拆散文件联系的现象。 （3）检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏 目有无漏签。

13、 （4）检查卷盒内文件的数量，一般不超过200页，对同 一卷盒内文件数量较多的酌情分盒，问题单一、文件数量 少的可将相近问题所形成的材料合并装盒。 （5）检查保管期限、密级划分是否恰当，文件材料中不 能有圆珠笔、铅笔等字迹。 （6）检查文件编号有无错漏现象。 字迹模糊或易褪变的应予复制。对传真件、 复印件应确保文字清晰可辨。不能使用热敏 纸。 第三节、整理规则第三节、整理规则 一、 按件整理 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 一般适用于工程竣工资料 案卷，是由互有联系 的若干文件组合而成 的档案保管单位。 职责划分 项目公司负责组织、协调、检查、指导参建项目公司负责组织、协调、

14、检查、指导参建 各方档案实体的管理。各方档案实体的管理。 施工单位负责编制竣工文件施工单位负责编制竣工文件 监理单位负责审核监理单位负责审核 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 档号编制 竣工资料档号格式为：项目号+（分类号）+案卷 流水号。项目建设初期，项目公司应向商业地产 公司办公室申请项目号。 例：宁波鄞州项目第一 卷档号为nb1-01。案卷数量较多时，也可加入分 类号，例：sh-xz-01。 整卷装订的档案，档号标注在案卷封面和卷盒脊 背上。单份装订的文件，应刻制档号章，加盖在 文件上方空白处。 第三节、整理规则第三节、整

15、理规则 二、 按卷整理 案卷顺序 竣工资料应按前期立项设计施工竣工验 收等顺序排列 管理性文件按类别、时间排列 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评 定、验收排列 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试、运 行维修等顺序排列 竣工图按专业、图号排列（建筑结构给排水 电气暖通弱电景观照明装饰） 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后； 正文在前，附件在后。 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 编目 案案 卷卷 目目 录录 序号序号档号档号立卷单位立卷单位案卷题名案卷题名起止日期起止日期件数件数备注备注 序号：填写案卷流水号。 档号：填写案卷档号。

16、立卷单位：填写案卷编制责任单位名称。 案卷题名：一般包括项目名称、阶段名称、主要内容等，例：宁波鄞州项目工程 前期准备文件。 起止日期：填写卷内文件形成的最早和最晚的日期，例如： “201005282011528” 件数：填写卷内文件件数。 备注：填写需要说明的文字，例如密级、互见号、存放位置等。 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 卷卷 内内 目目 录录 序号序号文件编号文件编号责任者责任者文件题名文件题名日期日期页数页数备注备注 序号：用阿拉伯数字从序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号 文件编号：填写原文文号或

17、图纸的图号文件编号：填写原文文号或图纸的图号 责任者：填写文件形成部门或主要责任者责任者：填写文件形成部门或主要责任者 文件题名：填写文件标题全称文件题名：填写文件标题全称 日期：填写文件形成日期日期：填写文件形成日期 页数：填写文件页数页数：填写文件页数 备注：需要时填写备注：需要时填写 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 卷内文件应以件为单位编页号（卷内目录、 备考表、空页不编页号），用钢笔或签字 笔在有字迹或图表的页面从阿拉伯数字1开 始逐一顺序编号。 正面编在右上角，反面编在左上角。 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 质量要求 1、字迹清楚，图样清晰，图表

18、整洁，签字认可手续完备。 2、文件不应用易褪色的书写材料（红色、纯蓝签字笔、圆 珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。如原件不能更改的， 应附一份复印件。 3、录音、录像文件应检验载体的有效性。 4、电子文件应用不可擦除型光盘保存。 5、图纸应统一折叠成a4大小。 6、所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣 工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。 归档图纸的要求： 一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰，不得使用计算 机出图的复印件 竣工图上必须加盖竣工章，内容填写 应齐全、清楚，不得代签。 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 第三节、整理规则第三节、整理

19、规则 二、 按卷整理 装订 （1）竣工资料可采用整卷装订和单份文件 装订两种形式。同一项目应统一。 （2）单份文件装订时，应在卷内每份文件 首页右上方加盖、填写档号章。 （3）整卷装订时，卷内不得有金属物 。 要求文件左侧、下侧要对齐。 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 工程建设中的隐蔽工程、重大事件、事故， 必须有声像材料。 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 装盒 卷盒：竣工资料推荐使用质量不低于337克的无酸纸档案盒。 厚度根据需要选择。 第三节、整理规则第三节、整理规则 二、 按卷整理 打印盒脊背 第三章、合同、证照档案整理第三章、合同、证照档案整理 第一

20、节 合同档案管理 合同档案归档要求： 合同档案的完整性：包含合同主体及审批等相关文件 例：通过招投标签订的合同档案需包括招标文件、投标 文件（中标单位）、中标通知书、合同审批记录、合同 原件等 合同档案由经办部门负责收集、整理后移交至档案室， 档案专员对其完整性给予检查和监督。 合同签订后，经办部门、财务部、档案室必须各留存一 份原件。 当合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的合 同仍作为有效合同进行档案管理 第二节、证照及决策文件管理 重要证照：项目的开发证照（即六证）国有土地使用权 证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可 证、建设工程施工许可证、销（预）售许可证、 房产证 归档时间

21、：重要证照在获取后当日内由经办人移交至公司 档案室。 项目公司档案专员在证照归档后的两个工作日内将证照原 件彩色扫描版（精度需大于300dpi)经oa上报至股份公司 档案室。 第三章、合同、证照档案整理第三章、合同、证照档案整理 证照原件应在保险柜中保存。 利用证照复印件、扫描件，须经利用者所在部门总经 理审批同意，档案管理员做好借阅登记。利用人应妥 善保管证照复印件、扫描件，利用完毕应予销毁。 借阅证照原件，须经项目公司总经理审批同意，原则 上应当日归还。因特殊原因需延期使用的，需经项目 公司总经理审批同意后方可办理续借手续。 第三章、合同、证照档案整理第三章、合同、证照档案整理 凡使用六证

22、原件进行抵押、担保时，项目公司必须逐 级上报至商业地产公司总裁、董事长审批。项目公司 专职档案管理员需将审批文件、六证复印件存档，并 保存对方收到证照原件的有关确认文件。 凡对六证进行更改、更换或收回等变动时，须逐级报 至商业地产公司分管项目副总裁审批同意。项目公司 专职档案管理员需将审批文件、原始证照复印件存档。 项目全部竣工备案并入伙1年内，项目公司应将项目六 证原件（或由当地政府有关部门加盖接收红章的复印 件）送达商业地产公司办公室归档保存。 第三章、合同、证照档案整理第三章、合同、证照档案整理 第二节、证照及决策文件管理 决策类保密文件：是指董事长及丁总裁签批文件、 项目决策文件、奖金

23、批复等重要保密文件 股份公司下发的决策类保密文件，需直接发总经 理或相关责任人，并予以直接确认。由责任人在 文件流转完毕后即时归入档案室备案。文件经手 人员对文件负有保密责任，如泄密或无序传播， 则按相关保密制度给予处理。 第三章、合同、证照档案整理第三章、合同、证照档案整理 第二节、证照及决策文件管理 重要档案的安全性： 实体安全：各项目公司档案室设立专门的保险柜， 确保重要档案的安全性； 利用安全：重要档案的密级程度均定为绝密文件， 利用时需按照严格的借阅手续执行。 第三章、合同、证照档案整理第三章、合同、证照档案整理 第四章、档案借阅与利用第四章、档案借阅与利用 档案原则上不外借，仅供在档案室阅览， 复印或借出档案需经集团办公室主管领导 批准，借出档案一般应在5个工作日内归还， 如到期不能归还，应办理续借