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文档简介
1、 一、建设项目文件归档整理的目的 建设项目文件归档整理的目的是方便日后 项目档案的查找利用。只有做到归档文件 齐全完整,整理科学合理,编制目录,才 能确保日后项目档案的查找利用方便。 为了保证归档文件齐全完整、整理科学合理,第 一,必须做到档案工作与项目建设进程同步进行, 即项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移 交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进 行;第二,在签订项目设计、施工及监理合同、 协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相 应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任; 第三,项目建设单位(业主、项目法人)要认真 组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监 理单位编制项目竣工
2、文件和整理项目文件。 二、建设项目文件归档整理的的方法步骤 收集分类组卷装订(或折 叠)拟写案卷题名编制目录 填写封面 建设项目所形成的全部项目文件在归档前 应根据国家有关规定,并按档案管理的要 求,由文件形成单位进行整理。 (一)项目文件的收集项目文件的收集 1、项目文件的形成和积累 项目文件产生于项目建设全过程,其 形成、积累和管理应列入项目建设计划和 有关部门及人员的职责范围、工作标准或 岗位责任制,并有相应的检查、控制及考 核措施。 2、项目建设各阶段文件的收集及其责任 项目准备阶段 建设单位各机构负责收集、积累和整 理项目前期文件以及设备,工艺和涉外文 件;勘察、设计单位负责收集、积
3、累勘察、 设计文件并按规定向建设单位档案部门 提交有关设计基础资料和设计文件。 项目施工阶段 项目实行总承包的,由各分包单位负 责其分包项目全部文件的收集、积累、整 理,并提交总承包单位汇总;由建设单位 分别向几个单位发包的,由各承包单位负 责收集、积累其承包项目的全部文件;项 目监理单位负责收集,积累项目监理文件。 建设单位委托的项目监理单位负责监督、 检查项目建设中文件收集、积累和完整、 准确、系统情况审核,签认竣工文件。 并向建设单位提交有关专项报告、验证材 料及其他监理文件。 项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技 术准备和试运行中形成的文件:项目器材 供应、财务管理单位或部
4、门应负责收集、 积累所承建项目的器材供应和财务管理中 形成的文件。 3、收集范围 反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用 价值的各种载体的文件,应收集齐全,归入建设 项目档案。 (1)可行性研究、任务书 (2)设计基础材料 (3)设计文件 (4)项目管理文件 (5)施工文件 (6)监理文件 (7)工艺设备文件 (8)科研项目文件 (9)涉外文件 (10)生产技术准备、试生产文件 (11)财务、器材管理文件 (12)竣工验收文件 项目建设文件的归档齐全应从三个方面去确保: 一是整个项目的各个子项目形成的文件材料缺一 不可;二是整个项目的各个阶段(设计、施工、 竣工)形成的文件材料缺一不可;三
5、是整个项目 的各参建单位(建设单位、施工单位、监理单位) 形成的文件材料缺一不可。 (二)项目文件的分类 将项目文件材料划分到本企事业单位设置的档案 分类表的项目建设档案类目里。 (三)项目文件的组卷 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套 性特点,保持卷内文件的有机联系:分类 科学,组卷合理;法律性文件手续齐备; 符合档案管理要求。 2、项目施工文件按单项工程、单位工程或 装置、阶段、结构、专业组卷:项目竣工 图按建筑、结构,水电、暖通、电梯、消 防,环保等顺序组卷;设备文件按专业、 组件等组卷;管理性文件按问题、时间或 项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷; 监理文件按文种组卷;原材料试验
6、按单项 工程、单位工程组卷。 3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不 同保管期限的文件,该卷保管期限从长。 4、案卷与卷内文件的排列 管理性文件按问题、时间或重要程度排 列。 施工文件按管理、依据、建筑、安装、 检测实验记录、评定、验收排列。 设备文件按依据性、开箱验收、随机图 样、安装调试和运行维修等顺序排列。 竣工图按专业、图号排列。 卷内文件一般文字在前,图样在后;译 文在前,原文在后;正件在前,附件在后; 印件在前,定(草)稿在后。 (四)装订(或折叠) 1、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种 形式;图纸一般采用手风琴式折叠可不装订,但 同一项目应统一。 2、案卷内不应有金属物。
7、 3、单份文件装订时,应在卷内每份文件首页右上 方加盖、填写档号章档号章内容有:档号、序 号。 4、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序, 文号及装订形式。 (五)拟写案卷题名 拟写案卷题名,应简明、准确揭示卷内文 件的内容主要包括项目名称、代字、代 号及结构、部件、阶段的代号和名称等; 项目名称应与批准的原立项,设计(包括 代号)相符;归档外文资料的题名及主要 内容应译成中文。 (1)项目名称。项目名称与批准的原立项 设计(包括代号)应相符。 (2)案卷针对的内容。 (3)卷内文件材料名称。 例1:广西华银铝业氧化铝一期工程氧化 铝主厂房电气竣工图 例2:广西华银铝业氧化铝一期工程生活区
8、1#住宅楼18层建筑竣工图 例3:南梧二级路邕宁至昆仑关段 (k38+000-k39+000)路基压实度检测记 录 (六)编制目录 1、卷内文件页号的编写 卷内文件有书写内容的页面均应编写 页号;页号编写位置:单面书写文件在右 下角;双面书写文件,正面在右下角,背 面在左下角;图样的页号编写在右下角, 或标题栏外右上方;成套图样或印刷成册 文件,不必重新编写页号:各卷之间不连 续编页号。 2、卷内目录的编制、卷内目录包括的内容 如下: 序号,应用阿拉伯数字从l起依次 标注卷内文件的顺序一个文件一个号; 文件编号,应填写文件文号或图 样的图号,或设备、项目代号; 责任者,应填写文件形成部门或 主要责任者; 文件题名。应填写文件标题全称; 日期,应填写文件形成日期; 页号,应填写每份文件首尾页上标 注的页号; 备注(需要时填写) (七)填写封面及脊背 案卷题名,应填写在封面的的空 白栏处及脊背的案卷题名栏处; 立卷单位,应填写文件组卷部门 或项目负责部门; 起止日期,应填写卷内文件形成 的起止日期; 保管期限应依据有关规定填写 组卷时划定的保管期限; 密
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