公文管理制度

1、公文管理制度第一章总则第一条 为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化， 提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据国家行政机 关公文处理办法的原则，结合公司实际，特制定本制度。第二条 公文处理必须做到及时、准确、安全、 规范，必须严格 执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。第三条 公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并 加强对公文处理工作的领导和检查。 养成实事求是和认真负责的工作 作风，提高公文处理工作的效率和质量。第四条 公司综合部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指 导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用 印、立卷、归档和销毁。第五条

2、凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均 适用本制度。第二章公文种类第六条公司常用公文种类主要包括：（一）决定：用于对重要事项作出决策和安排。（二）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶 属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共 同执行的事项。（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重 要情况。（五）报告：用于向上级领导汇报工作、 反映情况、 答复上级有 关单位的询问。（六）请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准。（七）批复：用于公司回复有关单位的请示。（八）制度（办法）：用于发布公司的规

3、范经营管理等行为的规 章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。（九）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、 询问 和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关 事项等。（十） 会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精 神和议定的事项。第七条 公文按照行文方向分为： 上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函， 也包括一些纪要。下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通 报、批复等。第三章 公文格式第八条 规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等 级、主

4、送单位 / 部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送 单位/ 部门、印发单位 /部门等部分组成。（一）涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。 其中，“绝密”、 “机密”级公文还应当标明份数序号。公文按机密程度可分为以下几类： 1绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。2机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员 透露的公文。3秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。4普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西， 则另当别论。5传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。（二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急” 、“急件”。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称

5、或者规范化简称 加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。（四）发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应 当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明 公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加 书名号外，一般不用标点符号。 标题用 2 号方正小标宋简体字居中排 布。（七）正文是公文的主体部分。用 3 号仿宋体字。（八）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范 化简称、统称。（九）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他 单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（

6、十） 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附 件序号和名称。 应在正文下空一行左空 2 字的位置用 3 号仿宋体字标 识。（十一） 成文日期，会议通过的决定、 决议等以会议通过日期为 准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。（十二） 内容不宜对外公开的， 应当在文件首页右上角适当位置 注明“内部文件”。（十三） 公文除会议纪要以外，应当加盖印章。（十四） 公文应当标注主题词。 上行文按照上级单位的要求标注 主题词。“主题词”用 3 号黑体字，后标全角冒号，词目用 3 号黑体 字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空 1 字。第八条 公文用纸一般采用

7、国际标准 A4型（210mM 297mm, 左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 行文规则第九条 行文应当确有必要，注重效用。第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定， 一般不得越 级请示和报告。第十一条 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。第十二条 公司内设部门机构原则上不得对外正式行文， 只就一 般事务性函行文。第十三条 “请示” 应当一文一事； 一般只写一个主送单位， 如 需同时送其他单位的， 应当用抄送形式， 但不得抄送其下级单位。“报 告”不得夹带请示事项。第五章 文件编号第十四条 每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。（一）红头文件 红头文件的编号按国家公文

8、编号有关标准执行。（例：连诚 20171 号，表示为“河南连诚建筑安装工程有限公司 2017 年第 1 号红头文件”）（二）会议纪要按年度顺序编“连诚字20xxx号”。（三）其他类型的文件 公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。第六章 发文办理第十五条 发文办理包括拟稿、 核稿、签发、校对、用印、登记、 分发、立卷、归档、销毁等程序。第十六条 拟稿：公文由相关部门负责拟稿， 初稿形成后， 经相 关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文 应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚， 直述不曲，字词规范

9、，标点正确，篇幅力求简短。（三）结构层次序数， 第一层为 “一、” ，第二层为“（一）” ， 第三层为“ 1. ”第四层为“（ 1）”。（四）引用公文应当先引标题，后引发文字号。（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使 用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十七条 核稿: 正式文稿经部门负责人审核，交办公室主任复 核。核稿把关的重点是：（一）是否需要行文；（二）是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；（三）涉及多个部门的文件是否已会签；（四）提出的要求和措施是否明确具

10、体、切实可行；（五）文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有 关规定。第十八条 印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可 印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。综合部负责红头文 件的印制和装订。第七章收文管理第十九条 综合部负责公司外来文件以及各部门报送公司领 导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处 理。第二十条收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。第二十一条 签收：收到文件应以签字或盖章的方式给发文单 位以凭据。第二十二条 登记：对收文的特征和办理要求进行记载， 如标题、 发文单位、缓急度等。第二十三条 拟办：

11、各部门收到的外来文件，对指名或亲启件 原则上直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司综 合部，由综合部拆开后据情填写收文处理签提出办理意见，送上 级领导批阅。第二十四条 分发：综合部根据领导批示，对来文进行跟进办 理，对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要 传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记。第二十五条 承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项 应及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项， 承办部 门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项， 承办部 门应当主动与有关部门协商办理； 凡须报请上级领导审批的事项， 承 办部门应当提出处理意

12、见并代拟文稿， 一并送请上级领导审批。 承办 情况与部门或个人绩效考核结合。第二十六条 督办：综合部有权对承办情况进行督促检查。督 办贯穿于签批事项处理的各个环节， 根据事项的紧急程度随时或者定 期向领导反馈办理情况。第二十七条 时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶 段，均要求办理的时效性；其中，普通件办理控制在 48 小时内，急 件办理控制在 24 小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时 间范围内向公司领导、 综合部反馈办理情况。 公文办理时效纳入部门 或个人绩效考核。第八章 附则第二十八条 本制度由公司行政部负责解释，并修订完善。本制度自公布之日起施行附件:公文模板目录一、A4

13、型公文纸页边及版心尺寸二、红头文件纸四、请示五、报告六、部门间工作联系单七、决定八、通知九、批复十、通告十一、会议纪要十二、传阅单十三、文件签收单天头mm 1mmm &7Nm m2156mm210mmA4型公文纸页边及版心尺寸7mm连诚公司文件字20xxxx号（仿宋三号居中）（红色反线距此4mm）标题（宋体小二号居中）主送单位（仿宋三号左侧顶格）：自然段（左空 2字XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXo附件：1. XXXX（仿宋三号左空 2字）2. xxxxxxx（盖章生效）二O一年 月曰（右空4字）主题

14、词（黑体三号居左顶格）：词目（宋体小三号）抄送（仿宋三号左空 1字）：XXXXXX印发机关 （仿宋三号左空 1 字） 201 年 月 日印发连诚内部请示秘密XX请字 号特急总经理或总经理授权人批示：主管副总经理意见：标题：内容摘要：附件：1.2.签报人：年月日呈文部门：经办人：联系电话：注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后会签页文件名及字号:会签单位会签内容会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）： 负责人签字：签字时间：年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）： 负责人签字：签字时间：年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确

15、会签意见）： 负责人签字：签字时间：年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）： 负责人签字：签字时间：年 月 日原件存档部门复印件存档部门关于 X X X 问题的请示（标题二号宋体字加粗居中）X X X: （主送机关和正文：仿宋 3号）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X

16、 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。附件： 1. X X X X X X X X X X X X X X X X2. X X X X X X X X X X X X X X X X（呈文单位）二O一 年 月曰连诚内部报告秘密XX报字 号特急总经理或总经理授权人批示：主管副总经理意见：标题：内容摘要：附件：1.2.签报人：年月日呈文部门：经办人：联系电话：原件存档部门复印件存档部门注：办公室负

17、责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后关于 X X X 问题的报告（标题二号宋体字加粗居中）X X X: （主送机关和正文：仿宋 3 号）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。X X X X

18、X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 。附件： 1. X X X X X X X X X X X X X X X X2. X X X X X X X X X X X X X X X X（呈文单位）二OO 年 月曰工作联系单题目收件部门收件人具 体 内 容发文部门部门负责人办理期限对方签收备注日期:编号:关于XXX的决定（标题二号宋体字加粗居中）XX决字号正文（仿宋3号）为此，特决定如下：发文单位/部门（盖章）二OO八年X月X日主题词：（黑体小三） XX XX 决定（宋体小三） 主送：XXX部抄送：XXX部份数：共印X份存X份发X份发文单位/部门 20 XX年X月X日印关于XXX的通知（标题二号宋体字加粗居中）主送单位：（主送机关和正文：仿宋 3号）为了