公文写作学员手册

1、公文写作与处理实务公文写作与处理实务 陈立伟陈立伟 20072007年年9 9月月 康佳学院康佳学院 什么是公文什么是公文 公文的规范格式公文的规范格式 公文的规范用语公文的规范用语 几种常用公文的写法几种常用公文的写法 公文的报批流程公文的报批流程 公文处理中的注意事项公文处理中的注意事项 工作总结工作总结 眉首眉首 主体主体 版记版记 公文份数序号公文份数序号 秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限 紧急程度紧急程度 发文机关标识发文机关标识 发文字号发文字号 签发人签发人 公文标题公文标题 主送单位主送单位 公文正文公文正文 附件附件 成文日期成文日期 公文生效标识（印章）公文生效标识（印

2、章） 附注附注 字体：字体：小二号宋体加粗小二号宋体加粗，居中排列，居中排列 格式：发文单位发文内容文种格式：发文单位发文内容文种 文字简明概括，最好不超过文字简明概括，最好不超过2020个字个字 一般不加标点符号一般不加标点符号 分行时词意要完整分行时词意要完整 1 1、公文标题、公文标题 指公文的主要受理单位，即受文单位指公文的主要受理单位，即受文单位 字体：正文字体，号宋体字体：正文字体，号宋体 除普发公文外，不要多头主送（如除普发公文外，不要多头主送（如 “请示请示”一般只送一个单位）一般只送一个单位） 2 2、主送单位、主送单位 字体：字体：4 4号宋体，号宋体，2525磅固定值行距

3、磅固定值行距 每自然段左空每自然段左空2 2字字 层次关系：一（一）层次关系：一（一）1.1.（1 1） 3 3、正文内容、正文内容 位置：正文下空一行左空位置：正文下空一行左空2 2字字 格式如下：格式如下： 附件：1、 2、 4 4、附件、附件 指公文正式生效的时间指公文正式生效的时间 领导签发的日期领导签发的日期 用汉字将年、月、日标全用汉字将年、月、日标全 日期中的日期中的“零零”写为写为“” 5 5、成文日期、成文日期 印章、领导的签字印章、领导的签字 印章的位置有严格的要求印章的位置有严格的要求 位置不够时，可适当调整行距、字距，位置不够时，可适当调整行距、字距， 不要采取不要采取

4、“此页无正文此页无正文”的形式的形式 6 6、公文生效标识、公文生效标识 多见于附注联系人及联系方式时多见于附注联系人及联系方式时 格式如下：格式如下： 此处为发文日期后空一行此处为发文日期后空一行 （联系人：，电话：） 7 7、附注、附注 主题词主题词 抄送单位抄送单位 印发单位和印发日期印发单位和印发日期 版记中的反线版记中的反线 版记的位置版记的位置 用纸：用纸：a4a4纸纸 边距：上下边距：上下2.542.54，左右，左右3.173.17 字体：字体：4 4号宋体号宋体 行距：固定值行距：固定值2525磅磅 标题：小二号宋体加粗标题：小二号宋体加粗 简明简明 庄重庄重 得体得体 简明：

5、简明：言简意明，用最少的语言表达最明确的意思言简意明，用最少的语言表达最明确的意思 言简意赅，用最少的语言表达最大的信息量言简意赅，用最少的语言表达最大的信息量 庄重：庄重：语言端庄规范，格调郑重严肃语言端庄规范，格调郑重严肃 忌用华丽词藻，准确表达意途忌用华丽词藻，准确表达意途 符合发文单位的职权符合发文单位的职权 符合文体的特点符合文体的特点 符合行文的关系符合行文的关系 得体：得体： 什么是公文什么是公文 公文的规范格式公文的规范格式 公文的规范用语公文的规范用语 几种常用公文的写法几种常用公文的写法 公文的审批流程公文的审批流程 公文处理中的注意事项公文处理中的注意事项 分类：分类：请

6、求指示性的请示请求指示性的请示 请求批准性的请示请求批准性的请示 请求批转性的请示请求批转性的请示 格式：格式：首部首部 正文正文 结语结语 概念：概念：向上级请求指示或批准的公文向上级请求指示或批准的公文 首部：首部： 标题：发文机关事由文种标题：发文机关事由文种 事由文种事由文种 主送单位：负责受理或批复的单位主送单位：负责受理或批复的单位 只能一个，不宜多头请示只能一个，不宜多头请示 正文：正文： 开头：交代请示缘由开头：交代请示缘由 原因要客观具体，理由要合理充分原因要客观具体，理由要合理充分 主体：说明请求事项，即具体的请求内容主体：说明请求事项，即具体的请求内容 内容要明确，只宜请

7、求一事内容要明确，只宜请求一事 结语：结语：“当否，请批示。当否，请批示。”、“妥否，请批妥否，请批 复。复。” “ “以上请示，请予审批以上请示，请予审批”等等 落款：落款：发文单位成文时间发文单位成文时间 注意事项：注意事项： 一事一文，主旨鲜明一事一文，主旨鲜明 材料真实客观材料真实客观 理由充分合理理由充分合理 语言平实恳切语言平实恳切 不要越级请示不要越级请示 分类：分类： 印发、批转、转发性通知印发、批转、转发性通知 指示性通知指示性通知 知照性通知知照性通知 事务性通知事务性通知 任免聘用类通知任免聘用类通知 概念：概念：要求有关单位和人员周知、办理或共同要求有关单位和人员周知、

8、办理或共同 执行的公文执行的公文 正文：正文：开头：交代通知缘由、根开头：交代通知缘由、根 据据 主体：说明通知事项主体：说明通知事项 结尾：提出执行要求结尾：提出执行要求 标题：标题：发文机关事由文种发文机关事由文种 事由文种事由文种 落款：落款：发文单位发文时间发文单位发文时间 课堂练习：课堂练习： 根据一份通知进行现场修改和讨论根据一份通知进行现场修改和讨论 “ “请示请示”内容发通知的处理内容发通知的处理 转发性通知标题的简化处理转发性通知标题的简化处理 文件名的引用文件名的引用 格式：格式：标题：会议名称会议内容会议纪要标题：会议名称会议内容会议纪要 正文：会议概况正文：会议概况 会

9、议精神和议定事项会议精神和议定事项 主送：参会单位和责任单位主送：参会单位和责任单位 抄送：与会议内容有关或须知照的单位抄送：与会议内容有关或须知照的单位 概念：概念：根据会议内容整理出反映会议概况和结根据会议内容整理出反映会议概况和结 果果 的三种写法的三种写法 1 1、集中概述法：、集中概述法： 把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会 人员的认识、议定的有关事项等，用概括叙述的人员的认识、议定的有关事项等，用概括叙述的 方法，进行整体的阐述和说明方法，进行整体的阐述和说明 多用于小型会议，且讨论的问题比较集中单一，多用于小型会议，且讨论的问题比

10、较集中单一， 意见比较统一，容易贯彻操作意见比较统一，容易贯彻操作 如果会议的议题较多，可分条列述如果会议的议题较多，可分条列述 的三种写法的三种写法 2 2、分项叙述法：、分项叙述法： 把会议的主要内容分成几个大方面，可加上标号把会议的主要内容分成几个大方面，可加上标号 或小标题，分项来写或小标题，分项来写 适合于我们各级单位的办公会议适合于我们各级单位的办公会议 的三种写法的三种写法 3 3、发言提要法：、发言提要法： 对会议中典型的、有代表性的发言加以提炼整理对会议中典型的、有代表性的发言加以提炼整理 如实反映与会人员的主要观点如实反映与会人员的主要观点 的三个特点的三个特点 1 1、内

11、容的纪实性：、内容的纪实性： 要要 的三个特点的三个特点 2 2、表达的要点性：、表达的要点性： 会议纪要会议纪要 的三个特点的三个特点 3 3、称谓的特殊性：、称谓的特殊性： 会议纪要与会议记录的区别：会议纪要与会议记录的区别： 性质不同：性质不同： 会议纪要的审核与签发：会议纪要的审核与签发： 参照规范格式整理后的会议纪要须提交会议主持参照规范格式整理后的会议纪要须提交会议主持 领导或召集领导审定签发领导或召集领导审定签发 分类：分类： 综合性报告综合性报告 专题报告专题报告 回复报告回复报告 概念：概念：向上级机关汇报工作、反映情况、提出向上级机关汇报工作、反映情况、提出 意见或者建议、

12、答复上级机关的询问意见或者建议、答复上级机关的询问 开头：开头：开门见山概括全文主旨。将一定时间内开门见山概括全文主旨。将一定时间内 各方面工作的总情况、总评价等作概述各方面工作的总情况、总评价等作概述 主体：主体：内容要丰富充实。将工作的主要情况、内容要丰富充实。将工作的主要情况、 主要做法，取得的经验、效果等分段加以表述，主要做法，取得的经验、效果等分段加以表述， 要以数据和材料说话，力求既翔实又概括要以数据和材料说话，力求既翔实又概括 结尾：结尾：要具体切实。写工作上存在的问题，提要具体切实。写工作上存在的问题，提 出下步工作具体意见出下步工作具体意见 内容要翔实，条理要清晰内容要翔实，

13、条理要清晰 一事一报，忌同一报告反映各不相干的几件事一事一报，忌同一报告反映各不相干的几件事 不需要上级作出批示或答复，忌将报告提出的不需要上级作出批示或答复，忌将报告提出的 建议或意见当作请示，要求上级指示或批准建议或意见当作请示，要求上级指示或批准 注意事项注意事项 行文功能不同行文功能不同 处理方式不同处理方式不同 时间要求不同时间要求不同 “ “报告报告”与与“请示请示”的区别的区别 概念：概念：用于表扬先进、批评错误，传达重要情用于表扬先进、批评错误，传达重要情 况况 和问题的指导性公文和问题的指导性公文 格式：格式：标题：事由文种标题：事由文种 正文：描述事件经过正文：描述事件经过

14、 分析评议，指出意义或危害分析评议，指出意义或危害 表彰号召或提出告诫表彰号召或提出告诫 落款：发文单位发文时间落款：发文单位发文时间 通报与通知的区别：通报与通知的区别： 内容范围不同内容范围不同 可分为发函和复函两种可分为发函和复函两种 一函一事一函一事 行文简洁明确，语气平和有礼行文简洁明确，语气平和有礼 什么是公文什么是公文 公文的规范格式公文的规范格式 公文的规范用语公文的规范用语 几种常用公文的写法几种常用公文的写法 公文的审批流程公文的审批流程 公文处理中的注意事项公文处理中的注意事项 公司的发文分类公司的发文分类 以集团公司名义下发的红头文件以集团公司名义下发的红头文件“康集发

15、字康集发字” 以集团办公室名义下发的红头文件以集团办公室名义下发的红头文件“康集办发字康集办发字” 以邮件形式下发的通知以邮件形式下发的通知 说明：这里的公文是指内容涉及公司层面或相关单位而以说明：这里的公文是指内容涉及公司层面或相关单位而以 集团公司或集团办公室名义发送的文件集团公司或集团办公室名义发送的文件 发文流程发文流程 主办单位拟稿主办单位拟稿 主办单位审核主办单位审核 相关单位会稿相关单位会稿 主管领导审核主管领导审核 集团办文秘核稿集团办文秘核稿 总裁审定签发总裁审定签发 集团办编号用章下发集团办编号用章下发 发文流程发文流程 主办单位拟稿主办单位拟稿 主办单位审核主办单位审核

16、相关单位会稿相关单位会稿 主管领导审核主管领导审核 集团办文秘核稿集团办文秘核稿 分管行政事务的集团领导审定签发分管行政事务的集团领导审定签发 集团办编号用章下发集团办编号用章下发 发文流程发文流程 主办单位拟稿主办单位拟稿 主办单位审核主办单位审核 集团办公室文秘核稿集团办公室文秘核稿 集团办公室总监审定签发集团办公室总监审定签发 集团办公室下发邮件集团办公室下发邮件 如何提交文件如何提交文件? ? 纸质审批：纸质审批：在在notesnotes系统的系统的“公文拟稿公文拟稿”中创建生成中创建生成 发发 文审批单，参照发文审批流程进行审批。文审批单，参照发文审批流程进行审批。 作为原始文件存档

17、之用作为原始文件存档之用 电子审批：电子审批：在康佳协同办公系统行政办公模块中的在康佳协同办公系统行政办公模块中的 “ “发文管理发文管理”中创建，参照发文审批流程中创建，参照发文审批流程 进行电子审批。生成电子公文和文号之用进行电子审批。生成电子公文和文号之用 提交方式：纸质版审批件与电子流程同步进行提交方式：纸质版审批件与电子流程同步进行 什么是公文什么是公文 公文的规范格式公文的规范格式 公文的规范用语公文的规范用语 几种常用公文的写法几种常用公文的写法 公文的审批流程公文的审批流程 公文处理中的注意事项公文处理中的注意事项 文件的传送文件的传送? ? 文件的单传原则：即统一由文件跟踪人

18、全程负责与文件的单传原则：即统一由文件跟踪人全程负责与 各审批单位或领导之间的文件传递，完成一个审批各审批单位或领导之间的文件传递，完成一个审批 环节后收回再传至下一环节，而不是将文件交由审环节后收回再传至下一环节，而不是将文件交由审 批单位后由其转至下一审批单位批单位后由其转至下一审批单位 文件传递要有记录，包括责任人和时间文件传递要有记录，包括责任人和时间 文件发送的权限文件发送的权限? ? 以集团公司或集团办公室名义发送的红头文件和通以集团公司或集团办公室名义发送的红头文件和通 知，都要通过知，都要通过“集团办公室集团办公室”邮箱来发送邮箱来发送 部门专用邮箱可发送与本部门有关的动态信息或活部门专用邮箱可发送与本部门有关的动态信息或活 动通知动通知 个人邮箱不得随意群发邮件并带附件个人邮箱不得随意群发邮件并带附件 建议各单位指定一个固定邮箱作为统一发送本单位建议各单位指定一个固定邮箱作为统一发送本单位 有关信息的专用邮箱有关信息的专用邮箱 文件的用纸文件的用纸? ? 正式公文、重要请示不要用废纸打印正式公文、重要请