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1、会议室使用规定(DOC格式).DOC周少怀审核:徐兆祥起草日期:xx-06-20生效日期:xx-07-01 批准:陈永安档案号、:Admin / P / 02传递:全体员工页 数、:共2页目的此政策是为了明确各部门使用公司会议室的规 定及申请使用流程。定义会议室是指公用的4个洽谈室,4个大的会议室。政策1、会议室管理部门:行政部1)会议室编号:分别编号为1 8号。2)会议室用途:公司会议,部门会议,员工工作面谈,招聘面 试。2、会议室使用规定1)行政部内会议室管理负责人为前台接待员。2)原则:先申请,后使用。没有经过申请的部门或个人,在没 有冲突的情况下,可以使用,但如有冲突,必需礼让已申请使
2、用 会议室的部门或个人。3)按申请的先后,顺序使用。特殊情况下,经相互之间协商后 可以调整使用顺序。但行政部不负责协商,由使用者自己协商。4)遇公司层级的紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门 或个人,在不能调换的情况下,部门或个人应先让公司层级的重 要会议。5)部门及个人应在所预约的时间到达会议室,并开始使用。超 过10分钟未到达会议室的,行政部有权对会议室的使用权另作安 排。6)部门及个人应按预约的时间内使用完毕,不许超时使用。如 在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用,超时使用的 部门或个人必须离开该会议室,终止使用该会议室。7)任何部门或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设
3、备 设施,安全使用,严禁私自接拉电源,私自移动设备。如因个人 原因造成设施设备损坏,须照价赔偿。8)会议室内的所有设施设备,未经允许,不能带出会议室。9) 会议室使用期间,使用部门或个人自行负责会议的模式安 排,人员接待,会议记录等会议需求,前台接待员可以协助。但 所有移动过的桌子,椅子等,在会议结束后必须还原。如果没有 还原,将对该部门负责人或个人进行处罚:负责会议室的清洁卫 生一个星期。10)会议室使用期间,使用部门或个人需保持会议室的干净,卫 生,不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为。如发现此行为,将对 该部门负责人或个人进行处罚:负责会议室的清洁卫生一个星 期。11)如部门或个人临时取消申
4、请,再需使用时需重新申请。东越 服装有限公司行政部政策及操作程序(续)程序1、申请流程1)部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况;2)部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要 求;3)前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排,并记录在 会议室使用登记表;4)前台接待员将会议室使用登记表张贴在会议室指定位置 处;5)部门或个人按时间使用会议室。2、使用流程1)部门或个人在前台接待员处领用所安排的会议室的钥匙;2)部门或个人按会议室使用规定使用会议室;3)部门或个人自行指定人员安排会务工作。3、交还流程1)部门或个人使用完毕后,将会议室钥匙交还给前台接待员;2)前台接待员检查会议室,发现不按规定使用的,及时要求部 门或个人改正;3)如部门或个人不改正,前台
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