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文档简介

1、会议组织服务与管理一、会议的定义 所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、 讨论有关问题的一种社会活动方式。二、会议的组织（一）会前准备阶段 会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下四项。（1）拟定会议主题。会议的主题，即会议的指导思想。会议 的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议 的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。（2）拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点 交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是 会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通 路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派， 则应规

2、定具体条件。 六是会议要求， 它指的是与会者材料的准备 与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。（3）起草会议文件。会议所用的各项文件材料，均应于会前 准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认 真准备的会议文件材料， 最主要的当数开幕词、 闭幕词和主题报4）进行会场布置。 它应包括以下四项： 一是会场选择得当， 不应使其过大， 显得空旷无人； 也不可使之过小， 弄得拥挤不堪。 二是会场设备完备，对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设 备，事先要认真调试。三是会议辅助用品齐全，需用的文具、饮 料，亦应预备齐全。四是座次安排妥当，排列主席台上的座次， 我国目前的惯例是：前排

3、高于后排，中央高于两侧，左座高于右 座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先 摆放好写有其本人姓名的桌签。 排列听众席的座次， 目前主要有 两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。（5）制订会议纪律。一般而言，与会人员在出席会议时应当 严格遵守的会议纪律，主要有以下四项内容。 1、规范着装； 2、 严守时间； 3、维护秩序； 4、专心听讲。（6）安排招待工作。 要安排好与会者的招待工作， 对于交通、 膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作， 应精心、 妥当地做好准备。（二）会议进行阶段在会议进行阶段， 会议的组织准备者要做的主要工作， 大体 上可分为三项。 一是会场之外服务工作， 应安排专人迎送、 引导、 陪同与会人员。 对与会的年老体弱者， 还须进行重点照顾。 此外， 必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。 二是会场之内服 务工作，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足 其一切正当要求。 精心编写会议简报， 举行会期较长的大中型会 议，依例应编写会议简报。 三是认真做好会议记录， 凡重要会议， 不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录， 是由专人负责记录会议内容的一种书面材料， 包括会议 名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。（三）会议结束阶段 在会议结束阶段，一

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