采购业务审计实施方案

1、精选文库 超市零售业采购业务审计实施方案 为加强管理， 完善各部门内部控制制度， 经公司研究决定， 对采购部采购业 务进行内部审计，结合公司实际情况，制定以下实施方案。 、审计目的 加强管理，完善内部控制制度。 二、审计重点 采购部部门制度建立及其执行情况； 采购计划编制及其执行情况； 供应商管 理情况；采购合同检查；商品管理及维护情况等。 三、审计期间 2016年 1月至 2017年 6 月，具体时间以审计通知时间为准。 四、审计范围 XX有限公司采购业务。 五、审计重点与方法 一）采购制度建立及其执行情况 1. 审计重点 1）内部控制制度：内部控制制度是否建立；制度是否健全、可操作；是 否

2、严格执行。 2）部门职能职责和岗位分工：部门职能职责是否明确、清晰；岗位设置 是否合理，分工是否明确；不相容岗位是否分离；是否定期岗位轮换。 3）采购业务循环及审批流程：采购业务循环流程是否顺畅，审批权限是 否明确。 2. 审计方法 1）内部控制制度检查：查看采购部内部控制制度，对照制度检查其执行 情况。如无内控制度，询问 2-3 名管理人员，了解部门实际管理情况。 2）部门职能职责及岗位分工检查： 查看部门职能职责及其岗位分工说明， 询问了解各岗位实际人员配备情况、 岗位轮换情况。 询问部门是否制定有操作手 册或员工管理制度。 3）采购业务循环及审批流程：查看有无采购业务流程图，检查是否与实

3、 际业务处理流程、 审批流程一致。 如无流程图， 询问了解实际业务处理流程和审 批流程，查看各流程审批环节有无痕迹化资料。 3. 收集主要资料 采购部内部控制制度、 部门职能职责及岗位分工说明、 采购业务流程图、 采 购业务调查问卷。 二）采购计划编制及其执行情况 1. 审计重点 1）采购计划：采购部是否根据公司年度发展计划、销售目标、库存情况 等，编制各门店年度采购计划；采购计划是否经过审批后严格执行。 2）采购预算：采购计划是否纳入采购年度预算管理；是否根据审批的采 购计划编制年度采购预算； 预算是否分解至各具体项目； 采购预算是否经过审批 后严格执行。 3）计划与预算控制：采购部是否制定

4、计划与预算控制方案或措施；是否 按预算来分配采购人员操作权限；计划与预算控制是否纳入部门绩效考核。 4）计划与预算执行与调整：是否定期对计划与预算执行情况进行分析； 对计划与预算执行过程中出现的偏差，是否及时申报调整。 2. 审计方法 1）采购计划：收集年度采购计划，查看计划审批文件，对照公司年度发 展计划、销售目标等核对采购计划编制依据及其编制方法。 如无采购计划， 询问 了解实际控制方法，并收集相关痕迹化证明资料。 2）采购预算：收集年度采购预算，查看预算审批文件，对照采购计划查 看预算费用是否层层分解至各项目， 并复核加计是否准确。 如无采购预算， 询问 了解实际控制方法，并收集相关痕迹

5、化证明资料。 3）计划与预算控制：收集采购部预算控制方案或措施，如无方案，询问 了解实际控制措施或方法。获取部分采购人员系统（商友 /OA/ 管家婆）账号，查 看是否按预算设置采购限额， 以及采购人员是否可越权采购下单。 询问了解采购 部是否将计划与预算控制纳入部门员工绩效考核，如有考核了解具体流程和方 法。 4）计划与预算执行与调整：结合各门店财务数据（决算 ） ，对比分析预算 与决算数据是否有较大差异， 查看超预算支出是否经过审批； 查看有无计划与预 算执行情况分析数据， 对执行过程中出现的偏差， 查看有无及时进行跟进处理的 痕迹化资料；收集计划与预算调整资料，查看调整依据是否充分、真实，

6、调整是 否经过相关部门及总经理审批。 3. 收集主要资料 年度采购计划、 采购预算、 计划与预算调整申请及审批文件、 计划与预算执 行情况分析表、调查问卷等。 三）供应商管理情况 1. 审计重点 1）供应商选择：是否已建立科学的供应商评估准入制度，对供应商经济 资质（代理权）、信誉等情况进行审查，确定合格的供应商清单，建立供应商信 息管理平台；是否按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商。 2）供应商管理：新增服务关系和调整供应商物资目录，是否按规定的权 限和程序审核批准后，纳入供应商信息管理平台； 与供应商签订采购合同的同时， 采购人员在切实防范舞弊风险的基础上，是否与供应商签订廉洁协议。

7、 3）供应商维护：是否建立供应商评估机制，搭建沟通平台，对供应商进 行动态分级管理。 对未严格履行采购合同义务， 影响公司经营的行为， 进行处罚 或淘汰；对合作良好的供应商，定期或不定期与供应商交流，询问商品供、销情 况，财务款项结算情况等，以维护供应商的合法权益，促进双方合作关系。 2. 审计方式 1）供应商选择： 查看采购部是否制立供应商管理制度。 如尚未制订制度， 询问了解实际管理方式， 供应商通过哪种渠道， 哪种方法引进， 并取得相关佐证 资料。审计获取供应商清单， 抽查部分供应商档案， 审查供应商的选择是否合规， 是否获取供应商代理资质， 核实供应商的引进是否公平、 公正。特别关注有

8、无质 量检测检验报告。 2）供应商管理：查看供应商管理档案，获取各供应商商品采购目录，与 系统（商友/0A/管家婆）信息进行比对，特别关注新品引进，是否履行审批手续, 是否有采购人员越权现象；抽查部分供应商是否签订廉洁协议。 3）供应商维护：询问了解供应商维护方式，获取相应的佐证资料；获取 审计期间退场供应商资料， 查看供应商退场原因， 重点关注非供应商主观因素退 场原因。 3. 收集主要资料 供应商清单及其采购目录、廉洁协议、供应商档案资料、调查问卷等。 四）采购合同检查 1. 审计重点 1）采购定价：是否制定商品采购定价政策，采购定价权限是否明确；是 否制定定价复核机制， 采购总监、 部长

9、、经理等管理人员是否对采购人员定价进 有无双方协商记录以 行复核；商品调价是否合理， 查看合同核实是否属合同或协议约定调价事项， 价金额是否经过双方协商同意。 如不属合同约定事项调价， 及内部审查记录。 2）价外费用：是否制定价外费用（堆头费、促销费、 返利、DM费、入场 6 公正。 费、水电费、手续费等）收费标准；价外费用收取是否公平、 3）合同条款：固定标准格式合同或框架协议条款是否聘请法律顾问审查； 签订非固定格式合同或协议，或主要条款变更是否经过审查，并咨询法律顾问； 对于影响重大、 涉及专业技术或法律关系复杂的合同， 是否聘请外部专家、 财会 等专业人员参与谈判； 合同或协议是否引入

10、竞争制度， 确保供应商具备履约能力； 商品采购价格、商品调价、价外费用、货款结算方式、采购下单方式、货物配送 方式、验收地点、退换条款、 “清场”条款约定、惩罚条款、权利与义务等是否 清晰明了。 4）合同签订：是否对拟签订合同或协议的供应商主体资格、信用状况等 进行风险评估和审查；采购合同的签署是否经过适当授权并履行必要的审批程 序；到期合同是否履行相关程序重新签订协议。 5）合同管理：是否建立合同台账，对供应商合同进行管理；供应商新增 商品清单或原合同条款变更， 是否重新签订合同或补充协议； 合同主要信息是否 完整、准确录入信息系统。 2. 审计方式 1）采购定价：详问了解商品采购定价机制，

11、收集商品采购定价政策性文 件，抽查供应商档案，核实采购定价程序是否合规，是否履行复核及审批手续； 收集商品调价协商记录，对照合同，查看调价事项是否属原合同约定调价事项， 调价是否合理。合同外调价，除取得调价协商记录外，是否有内部审查记录。 2）价外费用：抽查部分供应商合同，检查价外费用收取是否合理、合规； 对照合同，检查财务凭证， 核对价外费用是否按合同收取； 获取部分供应商沟通 方式，与供应商核实近期价外费用缴纳情况。 3）合同条款：抽查供应商合同，检查合同条款是否清晰、完整。 4）合同签订：询问了解合同签订流程，查看有无相关授权审批文件。收 集采购部合同签订的相关依据或洽谈记录； 询问了解

12、到期合同续签处理流程， 查 看续签合同签订是否合规。 5）合同管理：检查有无合同台账，抽查核对纸质档案与台账信息是否一 致；抽查部分供应商合同，与信息系统核对合同条款是否一致。 3. 收集主要资料 商品定价政策依据、 价外费用收取标准、 固定格式合同或框架协议、 非固定 格式合同或协议、合同台账、调查问卷等。 五）商品管理及维护 1. 审计重点 1）品类管理：是否制定形成适合公司的商品品类结构；是否定期或不定 期组织人员进行市场调研，引进新品淘汰滞销商品。 2）商品陈列：是否参与制定卖场顾客动线规划与商品陈列设计方案。 3）商品定价：是否制定商品定价政策或标准；商品定价依据是否充分， 定价是否

13、合理， 是否过于追求商品毛利， 而忽略消费者需求； 商品变价依据是否 充分，是否经过审批。 4）商品维护：是否定期对商品销售与库存数据进行监测，对畅销商品、 促销商品、 滞销商品、 高库存商品等采取措施； 是否定期与各门店了解供应商送 货时间、到货率、商品质量等情况。 2. 审计方法 1）品类管理：检查是否制定商品品类结构目录或清单；检查系统，筛选 系统中“新品试用期” ，检查有无新品市调报告；检查系统，筛选系统中“新品 试用期”转“试销决定期” 商品，检查试用期间销售数据， 是否满足转试销条件； 检查系统，筛选系统中“试销决定期” 转“正常”商品，检查试销期间销售数据， 是否满足转正常销售条件。 2）商品陈列：检查商品陈列设计方案。 3）商品定价：收集并检查商品定价政策或标准，如无定价政策或标准， 询问了解实际工作中定价方法， 并收集相关佐证资料， 分析定价是否合理， 并复 核定价依据。 4）商品维护：询问了解是否有专人负责数据分析，收集审计期间数据监 测分析报告，查看对异常数据