采购部总结报告

1、x x x有限公司2011年部门总结报告部 门 _部门负责人_统计时间：2012-01-09主要内容一、2011年采购情况二、2011年供应商情况三、2011年采购部管理工作四、2011年存在的问题与纠正措施五、2012年工作重点和计划一、2011年原材料采购情况（一）采购合同与采购到货情况2011年共签订采购合同380份，完成375份，国内采购原材料到货109608吨，国外毛料到货16311吨。采购物资具体分类到货入库情况参考物资部2011年/2010年采购材料入库情况对比（二）原材料采购地区分布情况以到货为准（三）采购异常情况异常报告统计表月份1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11

2、月12月磅差（次）181219221428301440322212质量（次）325861810164868其他（次）100002200014合计（次）22142430204832304440292412011年，根据原材料到货异常报告情况统计，到货异常报告次数共计357次，最主要异常是磅差异常，其次是质量异常，2012年，采购部将在原有的基础上更加重视到货情况，将每一个异常追踪到底。2磅差方面：主要集中在广东采购上，出现的现象是磅差大，频率高。本地区磅差如果超出合理范围内都进行了处理。如果再继续出现这种情况又无法解决，或许要考虑计入成本。3质量方面：本年度对原辅材料检验了 165批次，其中a0

3、035批次，杂铝锭21批次，辅料24批次，批次合格率为92%，13个批次为不合格，主要集中在金属硅的采购上，这是考虑在对生产不产生很大的影响的前提下降低采购成本造成的。对4个供应商进行了扣款处理，1个供应商进行了换货处理。4交期方面：全年共有12个批次超期，但未对生产造成影响，总体较好。有12家供应商共计532578元，为我司多付货款；有10家供应商到货未及时开发票，希采购员对上述异常进行跟踪。5国际采购异常和质量分析全年各种异常反馈共计81次，涉及72批次310箱。其中材料短重异常共计30批次115箱，短重提赔合计41.896吨，主要是达博文占42%。反馈质量异常共计48批次225箱，其中反

4、馈质量异常占第一、二位的龙宇、大卫约瑟夫（分别34%和23%），实际大部分材料到厂复核合格，其中质量问题突出的有中嘉带铁铝屑、联合有色、索赔金额较大的有达博文。其中同时有短重、质量异常的共计5批次27箱。二、供应商情况（一）供应商管理根据采购和供应商控制程序对各个供应商进行管理，新、老供应商都必须严格按照公司程序文件相关要求进行供货。新供方按照相关规定进行调查，在具备一定的资质后才能开始合作，老供应商不断的提升成本和质量优势。同时，根据流程文件对供方的到货质量和服务情况进行统计，不达要求的通知限时整改，并跟踪整改效果，定期对供应商进行抽查评估考核，不断提升采购部的工作质量。（二）国内供应商情况

5、2011年度，国内采购共与139个供应商发生了业务往来。其中：长期合作96家，新增43家。供应商区域分布主要以渝、川、粤三地为主。前二十家供应商的采购量共计88455吨，占国内原材料采购量的80%，比去年低6%。（三）国外供应商情况2011年度，国际采购共与13家国外供应商发生了业务往来。其中：长期合作6家，新增4家，从2010年剔除的供应商名录中恢复1家。供应商区域分布，还是以美国为主，8家；其次是欧洲2家，香港2家，加拿大1家。现评定的合格供应商有8家，不合格供应商1家，还有3家未到货，暂未评定。三、采购部管理工作总结（一）制度管理1采购组于2011年8月1日正式从物资部分离出来，成立采购

6、部，在物资部的大力协助下开展各项工作。（印证材料：交接清单、各次会议纪要）2基本完成采购部组织结构的架设：采购部分为国内采购、国际采购、护运组、驻外办事处四大机构，国内采购又分为片区采购与设备采购组。（印证材料：岗位说明书与人员配置）3在物资部原有的岗位说明书基础上，补充、编制完成了采购部岗位说明书与绩效考核制度。2012年初形成正式文本。（印证材料：岗位说明书、绩效考核标准）4编制采购部相关制度，2012年初形成正式文件。（印证材料：采购部制度目录清单）（二）日常管理1对各个岗位的各项工作流程进行了梳理，编制完成各项工作流程表。同时注重工作流程的可组合性，为将来实行轮岗制度做好准备。（印证材

7、料：各岗位工作流程表）2每周二召开部门周会，每月4-10日之间召开部门月度总结会议，落实会议决议与责任人。（印证材料：会议纪要）3原材料采购异常追踪。对每一次异常情况，从收到异常报告时起，派专人进行追踪，并把处理结果反馈给相关部门。（印证材料：原材料异常情况报告单）4加强原材料采购的护运工作。对护运管理人员进行了调整，编制出相关单位押运工作流程，对护运工作实行片区管理。（印证材料：每天护运工作安排）5增加采购部各项信息的透明度。在采购部内部网上及时发布各项相关信息。（印证材料：采购部内部网）四、存在的问题与纠正错施（一）管理上还较为混乱：表现为制度没有很好地得到执行与贯彻原因：由于采购部新成立

8、，一些规章制度规定尚在制定之中，更主要地是由于部门负责人对业务的不熟悉，所以在某些管理细节上出现相对混乱的局面。对策：部门负责人加强采购部业务学习。2011年起草的采购部试行制度草案将在2012年2月15日前形成正式文件，发布并实施。（二）员工工作状态不理想：表现为工作不够认真，互相推诿原因：部门内部各员工的岗位职责与工作分工不明确，部门负责人与员工之间沟通不充分，领导安排工作时与员工缺乏交流。所以表现为目前各员工工作状态不是很理想，员工的潜能发挥不足对策：2012年2月5日前完善岗位职责与绩效考核指标。安排工作时，部门负责人与主管、员工要进行充分的沟通。（三）培训工作没有到位：表现为一些日常

9、工作不规范原因：对工作经验缺少理论上的总结，与公司相适应的采购相关专业知识培训资料教材非常缺乏。对策：继续编写与完善各项工作流程。制定采购部2012年员工培训方案（2012年1月完成），编写培训教材，分月定期对新老员工进行培训，特别要加强岗位技能的培训。做好培训工作的考核评定，培训结果与绩效考核结合起来，使培训工作落到实处。（四）原材料采购决策失误：表现为成本核算不精确，采购成本上升原因：部门负责人对原材料认识不够，对成本核算不理解。对策：积极学习各种原材料在生产过程中的作用，了解配料中材料成本的控制。（五）销售员采购问题：表现为采购量小。原因：一些单位产出量小，销售员采购量为2064吨，剔除

10、几个原有的大单位外，其他单位供应量在1000吨左右。对策：在2012年要采取灵活的采购方式，加强销售员业务单位的采购力度。（五）其他问题12011年采购计划没有完成。原因：年初编制了年度采购计划，根据生产需求，采购基本能满足生产。但采购计划没有真正得到实施。原因主要是2012年行情变化大，清远顺博与合川顺博开始动工兴建新厂房，资金面有点吃紧，造成有货时无资金的现象。对策：根据公司的经营目标，做好年计划编制工作，同时要制定出月计划、周计划，把采购计划分解到每个采购员身上。合理安排采购资金，保证采购工作顺利进行。2最低库存量经常出现红字，最低库存没有得到保障。原因：除了少部分材料不能按时采购外，一

11、些材料是为了降低成本而暂时放弃某种材料导致库存出现红字。对策：配料员在配料过程中，对一些容易搭配的材料要平均使用。大部分材料都可以找到替代品。与计发部、生产部沟通，特殊产品如果有大的订单，要求书面通知采购部。3设备采购计划没有得到充分落实。原因：部门基本没有提出采购需求，不知道需要什么，不需要什么。基本上是小库房提什么就买什么。这样就造成月采购计划没有完成，采购申请又上交了一大堆的现象。同时，也形成库房库存材料的堆积，造成一定的资金占用与材料浪费。各负责人在签字核准计划时，也没有认真审查该部门的实际需求。有些部门虽然提出了需求，但过于随意，需求的材料所对应的项目没有专家进行论证。对策：由各部门

12、负责上报采购需求。审核领导要多了解一下上报的需求的可行性。用于项目的材料要求有详细的施工图纸与施工方案。采购部认为不合理的需求有必要反馈回需求部门重新进行报批。4采购订单没有及时传递到物资部，致使物资部收货信息滞后。原因：采购部信息传递工作没有做到位。对策：对采购员及采购内勤人员加强培训，建立合理的采购信息沟通渠道，做到单单有传递，收货有依据。5原材料市场与供应商的开发力度不够强。原因：采购员拘泥于原有稳定的材料供应商，缺乏开发市场与新供应商的经验。对策：供应商开发力度要加强，特别是一些新的大的供货单位，要坚持签订长期供货合同的原则，开发一个，巩固一个，从而节省采购成本；采购员要经常去了解市场

13、行情，特别是一些专业市场的情况，在专业市场中好寻找新的潜在供应商。五、2012年工作重点和计划（一）积极应对复杂的经济形势，努力满足2012年生产需求 2012年整个经济形势一时难有改观，采购资金还将在一段时间内面临严峻的考验，所以采购部2012年的采购任务相对2011年或许会更加艰巨。但采购部会努力把握经济形势的变化，积极调整采购策略，加大供应商开发的力度，保证原材料及相关备品件、临时物资的供应。（二）严格做好采购物资质量与成本管控在2012年的采购工作中，采购部将继续坚持2011年的相关质量管理办法，根据程序文件对供应商和采购物资的质量进行严格管控，在不影响物资质量的情况下，对采购物资进行合理的价格估算，想方设法降低采购成本，在生产环节各相关部门的配合下从而提高公司产品的质量，提高公司的经济效益。（三）合川项目物资采购除了原材料采购外，合川项目的物资采购将是采购部2012年里的一个重要工作内容。1.提前预算：提前预算合川项目需要采购的物资，做好相关物资的价格对比，确定供应商及供货细节，以便能及时有效的完成采购任务。（此项前期工作已完成）2.紧盯过程：在物资采购计划下达后，及时联系供应商按时发货。3.及时处理：设计不同的采购方案，遇到异常情况时，采取相应的措施，