办公室事务管理——管理日志

1、教案（课时数： 2 ） 章节标题： 管理日志教学目的：使学生理解、掌握管理日志的相关知识、技能。教学重点：管理日志的相关知识、技能。教学难点：相关技能的掌握与运用。 授课方法：讲授法教案类别：新授课 实验课 习题课 授课授课 复习 提 问 复 问 内 容学生姓名成绩商务旅行计划表的内容有哪些？作 业 及 预 习 要 求 熟悉手工、电子日志的优缺点？预习约会安排。管理日志教学目的：使学生理解、掌握管理日志的相关知识、技能。教学重点：管理日志的相关知识、技能。教学难点：相关技能的掌握与运用。教学时数：2教学内容与过程： 作为一名秘书，不可能单凭自己的力量记住办公室日常工作所需要做的大量细节工作，包

2、括上司要参加的活动和约会，以及对于将来工作的安排。所以应该在工作日志中做一切记载，不仅记下上司安排得活动和约会，而且还要记下以后各项活动所要做的工作。通常需要坚持同时填写两本日志- 一本是上司的，另一本是自己的。应该保持有关上司的所有事项都记载在上司的日志上，同时，也记在自己的日志上。日志系统还分为两类-手工的和电子的。一个公司使用的可能是其中的一种类型，或是两种类型混合使用。一、手工日志手工日志系统使用一系列的日志来记录约会等事务。日志有多种形式和大小，比如说一天一页，一个星期的记录在一页上等。日志大约是一年更换一次，日志上任何一般性的信息都必须在一年末的时候转换到新日志上。（一）使用手工日

3、志的注意事项在日志上记录事情的时候，应该注意以下问题：（1）写字永远要用钢笔，尚未联系妥当的约会可以用铅笔记载，待约定之后再用钢笔描一遍（2）记载时间、联系人姓名、地点以及其他内容，要尽可能简单而全面。（3）记载社交活动，要注明招待会或酒会的时间，如18：30动身赴19：00的酒会，以及穿着方面的任何应特别注意的事项。（4）一天的活动安排，应按时间先后记载。（5）每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作，如：为会议和约会准备好文件和档案材料。（6）每天工作结束，要仔细检查每个日志，看所有项目是否都已处理，所有约会是否都已赴约。表58是秘书日志中一天活动的记载情况。表58 工作日志 19

4、xx年8月2日（星期五）时间地点活动内容9：00办公室工作人员会议日程9：30会议室工作人员会议10：45办公室为艾丁逊夫妇预定8月4日（星期日）中午12：00从伯明翰到伦敦休斯顿车站的火车票11：00办公室打字机维修工维修打字机11：30办公室约会：安东尼先生会见艾丁逊先生12：00银行取小额现金-25英镑14：30办公室工作人员会议记录15：00牙科诊所艾丁逊先生的约诊17：00布洛克酒店18：00招待会开始，提醒艾丁逊先生（二）手工日志的特点1、优点手工日志的优点如下：（1）使用起来非常简单和容易。（2）在任何地方都能够独立使用并且不依赖任何电子设备。2、缺点手工日志缺点如下（1）只能一

5、次供一个使用者使用。（2）所记载的信息不如计算机系统中的信息那样容易搜索和分类（3）信息存储的空间有限（4）所存储的信息安全性和保密性收到很大挑战二、电子日志（一）电子日志的种类电子日志系统式利用计算机技术来记录约会和其他事项，目前，主要有三种电子日志系统。1、掌中宝型电子日志 这种小型的电子日志可以被设计成包含日志日期和其他有用信息，比如联系细节的电子日志系统。他们可以独立使用，或者可以连到计算机上成为较大系统的一部分。它们可能还有其他的附属功能，比如它们可以被连到电话系统上收发电子邮件、传真等。它们具有小巧玲珑、便于携带的优点。2、便携式计算机日志这种日志的日志管理软件、联系信息和标准程序

6、，比如电子制表软件和文字处理程序都可以被存储到一个小型便携式计算机上。这种计算机可以喝更大的系统相连以利用网络来发传真和电子邮件等。应用便携式计算机的优势在于可以将它带到约会地点，并且可以在约会来回的途中完成工作。在约会中讨论的问题也可以存储在计算机上，比如可以将讨论中的关于预算的电子数据表存储在上面。3、台式计算机日志台式工作日志可以输人计算机，需要时，通过显示器和打印出的材料阅读日志内容。用键盘输入每项活动的日期、时间和简要活动内容，若是某项约会取消或更改日期，可以将储入得“记忆”擦去，需要的话，可以重新将其输入另一日期。加入上司不愿在某天或某天中的某个时间有活动，可以编制程序让计算机拒绝

7、为该天全天或某段时间安排活动。若某一约见在一年中安排好几次，且间隔时间相同，那么，可以一次将有关日期输入计算机，计算机会自动地把该约会分别储存入你输入的每个日期里，同样，每年一次的活动，如结婚纪念日等，可以自动地把它分别输入以后的年度里。每日活动项目，可以安排在一天工作开始时查看，而且，为方便计划以后的活动安排，查看一个月的活动项目也是可能的。所有近期的活动安排、提示录以及“不方便安排活动”的日期，最多到30天以内的，都可以显示出来。台式计算机通常被链接到网络系统中，这样就使一定范围内的人从网上利用信息成为可能。这时需要密码以确保只有那些经授权的人可以利用这些信息。拥有许多用户的日志可以被利用

8、、检查和更新。日志管理软件也可以输入一份员工清单或者合适的可以利用的日期和时间。一个日期被选择后将被记录在日志中。员工也可以通过电子邮件发来的信息得知会议的日期。一些互联网服务提供商会提供日志程序，这种程序可以和你的其他电子日子同步，比如和你台式机上的日志保持一致。这就意味着一个经理人可以在世界的任何一个地方利用日志并检查管理员已经添加的任何新的约会。（二）电子日志系统的特点1、优点电子日志系统的优点如下：（1）有可以利用的广泛附加功能（2）网络系统上的日志可以被许多人同时利用。（3）可以存储大量的信息，且存储利用非常便利（4）信息可以备份以防丢失。（5）密码可以保护信息的安全2、缺点电子日志

9、系统的缺点如下：（1）需要一定的知识以使他们有效运转（2）需要利用相关设备（3）设备费用高昂（4）便携式计算机和台式计算机必须有其他的安全措施以防丢失。附1：案例：秘书的好习惯-建立工作日志马立是河北省一家五星级酒店的总经理秘书，她只有高中文凭，最初在酒店从事前台接待工作。原总经理秘书突然辞职，因此急需一名秘书人员代替。因为马立形象比较好，工作细心、周到，就被总经理调到办公室做临时秘书。马立开始时候有些紧张，感觉什么都得从头学，总经理的事情很多，稍有不慎，就会出差错，对于一些小错误总经理不太在意，告诉她应该怎样做，要她下次注意就行。但是偶尔也有大的失误，比如有一次总经理告诉她他要午休一会，下午

10、3点有个重要会议，要马立2点45分叫醒他，结果马立因忙于其他事而忘记了，直到2点55分，总经理自己醒来，发现时间马上要到了，很是着急，没来得及批评马立就赶去开会了。马立心里既自责又紧张，忐忑不安地等着经理回来。同时，她也在反思自己工作的失误，又向其他部门的同事请教了一下，才发现自己的工作方法有问题。同时告诉她作为一个秘书，做事要比别人更加有条理，不能被工作淹没。要想做好工作，一定要先计划。每天、每月、甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机化台式台式日志等办公辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊。马立听后恍然大悟，想想自己以往工作基本上都是凭借不错的记忆力和热情

11、，一旦累了，工作效率就下降了，问题也就跟着出来了。她也用笔记录一些工作内容或者重要信息，但是有时候随手记在纸上，一忙乱就找不到那张纸或者一时想不起来自己记在哪里了。马立明白自己错在哪里之后，决心一定要改正过来，一定要建立良好的记录习惯，这样既可以对自己的工作做到全盘有数，也不会犯那么多不该犯的错误。自此以后，她开始一点点学习制作计划安排表，随时翻阅，随时更新，后来工作当中出现的失误越来越少，领导也和满意，她也从临时秘书升级为正式秘书，成为领导的得力助手。【分析思考】秘书马立在一开始的工作中犯了什么错误？后来她怎么改正了自己的错误？如果你也遇到同样的问题，你想到的解决方法是哪些？【要点评析】秘书

12、的职责就是采取各种形式把多而杂的问题和事情安排好。一个称职的秘书要时时做到心中有数，而要做到这一点仅凭头脑记忆是不可能做好的，一定要有详细的、清楚的工作日志、工作计划和详细的时间安排，以成功地发挥好自己的辅助角色。每天、每月、甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机化台式日志等办公室辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，整个公司运作效率才会得到很大的提高。、表42是一个秘书某天的工作日志，可以供秘书人员参考。表42 工作日志日志9月28日（星期五），2001年时间 地点 活动内容 备注09：00 办公室 工作人员会议议程0

13、9：30 会议室 会议开始进行 带a文件10：30 办公室 会议结束，整理信函10：45 办公室 信函分类处理，文件要经理签字11：00 办公室 打字机维修工来维修打字机11：30 办公室 约会提醒：王总会见贝尔先生（爱尔兰人）12：00 银行 汇款-人民币、美元14：30 办公室 工作人员会议记录15：00 区邮局 邮寄公司信函17：00 大森林酒店 18：00开始招待会，提醒总经理附2：管理日志系统1、日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。 2、日志的方法 手工填写的工作日志 手工填写的工作口志通常要准备两本，一本为上司使用，另一本为自己使用。

14、使用的方法是： 提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，并于当日一早再次确定和补充。 提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。 填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后再用墨水笔正式标明，还可以使用不同色彩。 填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要，信息。 填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更新日志，并告知上司出现的变化。 在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。 在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以 落实。 协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。 3、

15、电子工作日志 计算机程序现已可以提供日历、日志和计划的功能，并应用于联网的计算机中。 4、上司工作日志填写的信息内容 无论手工填写日志还是电子工作日志，填写的信息内容应相同，上司工作日志内容通常包括： 上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。 上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节以及对方的联络办法等。 上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。 上司私人的信息，如亲属的生日等，以提醒上司购买生日卡或礼物。 5、秘书工作日志的内容 秘

16、书的工作日志内容除了包含上司的日志内容外，还需要包括： 上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如，为上司的某个会议准 备发言稿、制定会议议程、订机票，为上司的某个会谈草拟合同和订餐等。 上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体等准备工作。 自己职责中应做的工作、活动，例如撰写半年工作总结，参加值班等。 6、处理工作日志的变化与调整 有时会因为预想不到的事或对方的原因而必须改变日程安排，如果是我方原因变更安排，会造成一些有形无形的影响，甚至会影响企业、单位的信誉和双方的信赖关系。因此，秘书应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围之内。 一般变更包括： 原定结束时间延长超时。 追加紧

17、急的或新添的项目。 项目的时间调整、变更。 项目终止或取消。 调整时要注意： 安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。 进行项目的时间调整、变更，仍然要遵循轻重缓急的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。 确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。 再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，防止漏记、错记。 此外，秘书还应注意： 秘书应确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅。 要保持两本工作日志信息一致和准确，若上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。 秘书应熟悉上司工作的习惯和约会

18、时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。 秘书应熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息时间应用时间管理提高工作效率工作任务的完结作为一项技能常常被低估甚至忽视。但是，一直以来，对工作任务完结的重视总是能够提高整个企业的运营效率，改善整个企业的运营表现，带动整个企业生产力的提高。如果你能够帮助自己手下的员工在工作中应用时间管理流程，那么你就能够帮助他们提高生产力和工作效率。如果你手头有失败的项目，有需要重新完成的工作，或是你发现自己手下的员工在过去几周的时间里为了完成一些重要的工作任务而变的近乎疯狂，那么时间管理流程的应用就显得更为重要了。 记录详细的活

19、动日志要想使工作任务的完结得到改善，一个有效的起始步骤就是让自己手下的员工记录详细的每日活动日志。我比较喜欢这样一种日志格式：在日志的左手栏里以半个小时或是十五分钟为间隔列出每天的工作时间，在日志的上方列出活动的负责人、活动种类（每天的工作任务、每周的工作任务等）、活动的起/止时间、活动的预计持续时间、实际持续时间以及备注。要指导自己手下的 it员工应用日志来记录他们每天进行的各项工作。要向他们解释清楚，记录日志的目的并不是出于微观管理的需要，而是为了帮助员工中的管理人员来提高自己所领导的员工的生产力和工作效率，同时也改善自己的工作表现。it管理人员要列出所有的活动：休息时间、公司其他部门的朋

20、友路过时交谈所花费的时间、完成项目/操作/小组任务所花费的时间、与朋友或是爱人通电话所花费的时间或是处理个人事务所花费的时间。为了确保应用时间管理流程的成功，任何一项活动都不能被漏掉。评定日志当你手头有了一周或是两周的日志时，让手下的员工将所记录的时间填写到活动栏的每一个种类当中。然后让他们把每周的总时间累加起来。这样他们就会开始意识到优化时间应用的现实途径，并因此而改进完结工作任务的水平。这是建立一种能够加强企业范围内的时间管理的企业文化的开始。接下来的一步就是开始对工作中的时间花费情况进行评定和分析，对于下面几个方面要特别引起注意。浪费时间的活动让你手下的员工看看时间看上去都浪费在了哪些活

21、动上，比如说打私人电话、喝咖啡休息、同路过的公司里的朋友谈论与工作无关的事情或是上网进行一些个人浏览。这并不是说这些方面的活动必须避免-任何人都需要休息，都需要处理一些合理的个人事务。之所以要这样做仅仅是出于分析的目的，要看看时间浪费在了哪里，让大家对此有清醒的认识。员工们经常会为在琐事上花费了大量的时间而感到惊讶不已。随着对时间花费情况真实了解的不断深入，员工们很容易找到更为明智的利用时间的方法。这才是工作任务完结或企业时间管理的真正开始。项目持续实际时间与预计时间对比了解项目持续的实际时间与预计时间的对比能够给我们带来很多的意外和收益。通过对自己的工作活动的追踪，管理人员们能够对他们认为一

22、个项目要持续的时间同实际持续的时间的对比有一个清楚的认识。这种认识能够使他们对完成工作任务所需要的时间的预计得到改进。项目持续时间的预计将变得更加实际，从时间、成本及范围等多个方面来看，公司的项目计划也将因此而得到极大的改善。同样，随着这一过程的不断改进，操作任务、小组任务以及其他各项任务的时间预计也将更为准确。由于对无法如期完成工作任务的原因有了更为清楚的了解，员工们也能够找到更好的如期完成任务的途径。对项目持续的实际时间与预计时间的对比的了解不仅能够使对项目持续时间的预计变的更为准确，而且能够使员工的时间利用情况得到改进。通过对项目持续时间预计的更为清楚的认识，管理人员在为每项新的工作任务

23、预计工期时将更为准确，在现有工作任务的工期需要重新计划或是调整时也能够有所意识，并且不会由于不合理的时间预期而引起时间管理上的问题。附3：自我时间管理的十大技巧你是否有过这样的经历：某一天，你雄心勃勃地准备把手底下的事清理干净，可到头来却一事无成？也许每个人都曾有过这样的经历，但在某些人身上表现得格外明显。时间管理可以帮助你把每一天、每一周甚至每个月的时间进行有效的合理安排。运用这些时间管理技巧帮你统筹时间，对于每个人来说都是非常重要的。 组织技巧相对于其他技巧来说是最简单的一种。比如，所有的时间管理建议都包括在一些表格当中，在表格中你需要把你想要完成的任务填进去。对很多人来说，这是最简单和普

24、通的了。当然，制表格和填表对一些人来说是有困难的。这是一个天份问题，与一个人的逻辑能力、空间想象力、创造力和抽象思维能力无关。时间管理需要一定的训练，如果你没有准备好接受专门训练的话，你将不能成为一个优秀的时间管理者。 下面我把自己总结出来的十大时间管理方法介绍给您。值得注意的是，我没有称之为最好的方法.不过这些方法对我是有帮助的，希望对您也能有所帮助。 1、每天清晨把一天要做的事都列出清单如果你不是按照办事顺序去做事情的话，那么你的时间管理也不会是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一个清单出来。这个清单包括公务和私事两类内容，把它们记录在纸上、工作簿上、你的pda或是

25、其他什么上面。在一天的工作过程中，要经常地进行查阅。举个例子，在开会前十分钟的时候，看一眼你的事情记录，如果还有一封电子邮件要发的话，你完全可以利用这段空隙把这项任务完成。当你做完记录上面所有事的时候，最好要再检查一遍。如果你和我有同样的感觉，那么，在完成工作后通过检查每一个项目，你体会到一种满足感。 2、把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上在完成了开始计划的工作后，把下来要做的事情记录在你的每日清单上面。如果你的清单上在内容已经满了，或是某项工作可以转过天来做，那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。你是否想知道为什么有些人告诉你他们打算做一些事情但是没有完成的原因吗？这是因为他们没有

26、把这些事情记录下来。如果我是一个管理者，我不会三翻五次地告诉我的员工我们都需要做哪些事情。我从不相信他们的记忆力。如果他们没带纸和笔，我会借给他们，让他们要完成的工作和时间期限记录下来。 3、对当天没有完成的工作进行重新安排现在你有了一个每日的工作计划，而且也加进了当天要完成的新的工作任务。那么，对一天下来那些没完成的工作项目又将做处置呢？你可以选择将它们顺延至第二天，添加到你明天的工作安排清单中来。但是，希望你不要成为一个办事拖拉的人，每天总会有干不完的事情，这样，每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。如果的确事情重要，没问题，转天做完它。如果没有那么重要，你可以和与这件事有关的人讲清楚你没完

27、成的原因。 4、记住应赴的约会使用你的记事清单来帮你记住应赴的约会，这包括与同事和朋友的约会。以我的经验看，工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多。如果你不能清楚地记得每件事都做了没有，那么一定要把它记下来，并借助时间管理方法保证它的按时完成。如果你的确因为有事而不能赴约，可以提前打电话通知你的约会对象。 5、制一个表格，把本月和下月需要优先做的事情记录下来具我所知很多人都开始制定每一天的工作计划。那么有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢？除非你从事的是一项交易工作，它的时间表上总是近期任务，你经常是在每个月末进行总结，而月初又开始重新安排筹划。对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的方法，再次强调，你