出差申请报销管理制度 - 5_28_2013 - Draft

1、天华阳光控股有限公司运营费用管理制度天华阳光财字（2011）第1号文一、目的加强和提高公司的财务管理水平，有效地监督各项经济业务的真实和合法性，保管公司财务的完整及安全，有效地利用公司资金，建立付款标准化程序，现对运营费用管理制度进行修改，以适应公司业务发展的需要。二、运营费用管理制度包括以下各细则：1. 天华阳光控股有限公司审批权限表2. 天华阳光控股有限公司差旅及交际费报销制度三、本运营费用管理制度的适用范围在本制度项下的所有相关管理制度细则适用于天华阳光控股有限公司总部包括上海代表处及北京代表处。 天华阳光控股有限公司 财务部 2011年8月8日天华阳光控股有限公司差旅及交际费报销制度天

2、华阳光财字（2011）第2号文一、目的本制度的编制目的乃是为天华控股下属公司的员工之商务活动的支付，以公平合法合理为原则，在可能的情况下提供最大的灵活性。该制度之制定是以各位员工以善意并且谨慎的行为为假设，并在此基础上满足公司管理所需勤勉尽责之责任。本制度规定下的出差是指因业务需要离开工作地点去另一地点（非居住地）1天以上且需要过夜的商务旅行。根据天华阳光公司总部的政策指引，结合中国的实际情况，制定了天华阳光控股有限公司差旅及交际费的报销原则、政策和程序。二、范围本制度所适用的范围为天华控股下属公司的员工，并不包括其外部咨询人员。三、关键原则本公司仅能支付员工实际发生的各类费用，并且支付的费用

3、必须合乎当地法律法规所允许之商务活动，该等商务活动须是适当进行的。个人在此商务活动中不应当获得额外的收益或损失。二、费用报销政策1、天华阳光公司总部规定所有正常的、必要的及合理的因公司业务发生的差旅费及交际应酬费可以报销。该等费用的报销必须要有适当的单据为依据并经过适当的审批。2、公司每位员工应当对所发生的并需报销的费用是否符合公司政策有良好的判断，并在某些公司政策未明确规定的费用发生前取得主管的事先同意。3、所有政策未作明确规定但报销的费用，必须在费用报告上作详细说明并经主管批准。4、总的来说，可报销的费用包括餐饮费、住宿费及交通费，不包括过量的交际费及超过标准且未经批准的机票和住宿费。5、

4、审批权限 审批权限参见“天华阳光控股有限公司审批权限表”。三、费用报销的具体规定1、交通费（1）、飞机 a、舱位等级中国大陆。集团董事长和集团ceo无舱位限制；其他公司雇员在所有在中国大陆内的差旅只能乘坐经济舱。以上条例之外的报销须经直接上级和cfo批准。国际差旅。集团董事长和集团ceo无舱位限制；副总裁级别以上雇员超过5个小时航程可乘坐公务舱；其他情况的差旅需乘坐经济舱。以上条例之外的报销须经直接上级和cfo批准。 b、费用控制 除特殊原因（行程未定等）外，必须由行政部统一购票，票款计入出差人员个人借款。 出差人员使用登机牌报销，无登机牌或其他登记记录不能冲销个人借款。 出差人员应考虑订购不

5、可签转的机票（折价票）。 对于出差国外的应考虑来回使用同一家航空公司。 所有机票折扣或各种形式的航空公司返利由公司享有，任何个人不得享有。 c、机票遗失、订购取消如果机票遗失或因行程改变而需取消机票订购的，申请定购人必须立即通知行政部以及早通知航空公司。 d、飞行里程记录因满足个人里程记录的需要而由此增加的机票费用公司不予以报销。 e、携行人员机票费用携行人员是指配偶、家属或非工作目的与出差人员同行的其他人员。公司不支付携行人员的机票费用。如果出差人员因携行他人而支付了超出正常水平的个人机票，超过正常水平的费用不予以报销。（2）、地面交通 a、费用控制出差人员应根据实际情况在保证安全的前提下，

6、采用最经济的交通方式，包括火车、汽车、出租车及地铁、轮船。 b、租车对于总部雇佣因公出差的情况下，公司不鼓励租车，除非租车是最经济的交通方式。此外，所租车辆的等级应为普通。本款不适合运输货物而租车的情况。（3）、交通方式选择交通方式包括飞机、火车、轮船、汽车（含租车）、地铁及出租车等方式。交通方式的选择应在安全的前提下选择最经济便捷的方式；2、住宿费（1）、住宿费应按下述标准执行： a、国内出差 国内出差住宿费标准(人民币)北京、上海、广州、深圳 其他地区董事长、ceo无限制无限制cxo、总裁、副总裁600400其他雇员400300上述住宿费标准包括房租及相关税金/服务费以及洗衣费。出差人员应

7、住在与公司有协议价格的定点酒店里，如没有定点的酒店就选择标准范围内的酒店住宿。同行2人以上的，应考虑同性别人员共用1间房。b、国外出差住宿应选择与天华阳光有协议价的酒店，可通过当地天华阳光的机构来作预定。公司不鼓励通过其他旅游代理作酒店预定。c、除特殊情况外，在香港、上海、北京等地酒店预定须由行政部统一执行。（2）、酒店常住客优惠公司不报销个人为享受酒店常住客优惠待遇而多支付的住宿费。（3）、其他各项 a、公司不报销客房小吧的费用。 b、出差长途电话费规定另见下文4/（1）款规定。c、员工应避免取消预定及退房延误所造成的损失，如发生该类损失，除在报告中说明且由主管批准外，不得报销。（4）、携行

8、人员如因携行人员（见上文定义）而发生的增加的住宿费，公司不予报销。3、餐饮费及业务招待费（1）、餐饮费餐饮费包括个人因业务需要在出差途中所发生的个人餐饮费以及在其他情况下所发生的商务（会议）餐饮费以及不超过15%的餐饮小费，餐饮费报销必须按以下规定执行：a、餐饮费应当由在场的公司最高级别的人员（除非该人员是作为客人）支付并提出报销申请。b、可报销的餐饮费 (含不超过15%的餐饮小费) 包括与公司业务有关的商务会议、假期的公司聚会、员工表彰会、团队建设等，且必须取得主管的预先批准同意。c、偶尔的员工或部门午、晚餐，包括所点的外卖，如果是出于真实的业务目的，是可以报销的；这种真实的业务目的包括与下

9、属的业务会议和讨论，业绩考评及职务提升。e、所有超过人民币100元的餐饮费报销必须附有相关的原始发票或收据。发票或收据必须可以反映饭店的名称，地点和金额，包括小费。信用卡收据不被作为可接受的原始发票或收据。f、如果员工支付的餐饮费包含其他的人员的部份，该员工必须在费用报告中详细列明相关人员的名字。g、如果是非员工个人的餐饮费，员工在报销费用时必须在费用报告中列明餐饮的目的，参与者及他们的关系。对于餐饮费用，每人的费用不应超过人民币400元（上海，北京及广州）或人民币200元（除前所列城市的其他地区）。（2）、非餐饮形式的业务招待费非餐饮形式的业务招待费，包括旅游门票、礼品等费用，必须在费用发生

10、前取得主管的同意，并在费用报告中详细说明。所有非餐饮形式的交际费用必须在费用报告中做说明；说明的内容必须包括参与人员，业务关系、商业目的、费用金额及当年累计的与该个人或组织所进行的交际费用的累计金额，并附上相应的原始凭证。不符合上述规定的有关费用将不予以报销。对于礼品，一般情况下单项礼品的价值不得超过人民币800元，严禁现金形式的礼品。4、其他费用(1). 手机费公司副总裁级别以上的手机费实报实销。其他雇员原则上不报销非因差旅需要发生的手机费，因差旅或其他特殊需要发生的手机费，经主管部门领导审批同意实报实销，最高限额境内每周100元，境外每周200元。(2). 差旅电话费为避免高额的酒店电话服

11、务费，出差人员应尽量避免使用酒店电话，出差人员应考虑使用最经济的电话方式，包括：电话卡（不鼓励在国内使用）、手机（不鼓励在国外使用）、公司/公用电话、酒店电话。电话费根据需要按实报销。除非绝对需要，公司不报销飞机飞行途中使用的移动电话费。(3). 互联网员工出差期间需在酒店使用互联网，必须是以工作为目的，出差人员必须在费用报告中列明。(4). 点心、饮料（非正餐）除非必要，公司不报销点心及饮料等非正餐费用，如需报销，必须在费用发报告中详细说明原因，并取得主管的批准。(5). 商务中心/邮寄费/办公用品出差人员应尽量避免使用酒店商务中心以及由酒店代邮寄物品。(6). 洗衣费对于单次出差时间超过5

12、个工作日的，可以报销洗衣费1次，但应以尽量节约为前提。除此之外，需报销洗衣费的，应在费用报告中说明原因，并取得主管批准。(7). 不可报销的费用不可报销的费用包括：a、在旅途中因个人原因而非公务原因所造成的增加的费用，包括因个人原因延长停留时间的酒店费用及餐费等。b、个人物品遗失。c、个人购买的物品，包括衣物、箱包等。5、出差餐贴限额为控制实际的餐饮支出，公司采用在不超过下述出差餐贴标准的情况下实报实销的方式，但在出差期间因工作需要而发生商务餐费的，商务餐费按实际支出报销，不受餐贴标准的限制。（1）、国内出差餐贴限额：除董事长和ceo外，其他员工每天出差餐贴限额150元，即早餐30元，午餐和晚

13、餐各60元。如果在国内连续出差超过1个月，且在同一地点居住的，其补贴不超过人民币3000元/每月。对于参加会议或培训的，一般会由会议组织者或培训单位提供餐饮，应扣除午餐费60元，每天餐贴限额90元。（2）、国外出差餐贴标准：每天餐贴限额50元美金，即早餐10美元，中餐及晚餐各为20美元。如果在国外连续出差超过1个月，且在同一地点居住的，其餐贴限额不超过美金 1000元/每月。对于参加会议或培训的，一般会由会议组织者或培训单位提供餐饮，应扣除午餐费20美金，每天餐贴限额30美金。（4）、国内出差在外住宿的人员，搭乘早上9：00钟以前始发的飞机、火车等交通工具才可享受早餐补贴限额，搭乘晚上5：00

14、以后返回的飞机、火车等交通工具才可享受晚餐补贴限额。（5）、外出办事请客户用餐，在报销交际费的同时，应主动扣除相应的餐贴限额。国外出差的，如有第三方提供免费工作餐的，应主动扣除餐贴限额。（6）、公司派驻某地长期出差（指三个月以上）人员的补贴另行规定。6、公司出差费用借支员工出差以前可以根据可能发生支出的需要向公司借支差旅费用，借支的金额以不超过可能发生的费用为限，并必须在出差结束后立即归还公司，同时报销相应的费用。预借款审批权限根据天华阳光审批权限表中的相应规定。四、报销凭证报销凭证包括付款申请书、费用报告及费用原始凭证。1、费用报告费用报告格式详见附表一。填列时必须遵照以下原则：（1）、日期

15、。所有费用必须按实际发生日期分类填列，严禁将数日的某类费用归并填列在某单一日期，或将不同类费用归并填列在某一费用类别中。（2）、一张费用报告只可填列一种货币。在一次出差中有使用多种货币的，必须分人民币和外币填写费用报告。外币费用报表需折算成美金填写。（32）、费用报告以两个星期10天为一结算期，如出差期限超过两个星期10天的，需填写两张以上的另一费用报告。（3）、（4）、费用分类和项目分类。”费用分类明细”栏按费用报销单中“一级类别”和“二级类别”下拉菜单中选择费用类别，并分别指定每笔费用所属项目号。每次出差需填写一次费用报告，严禁将多次出差的费用填写在同一张费用报告中。（5）、币种和汇率。每

16、笔外币费用应分别填列币种和汇率，在填写外币费用报表时，必须折算成美金填写，在实际折算时，出差人员应如提供有关的货币兑换水单，折算汇率以水单的汇率为准，；如无法提供兑换水单的，则以费用发生当月财务记帐汇率为准（月初汇率中间价）。在同一次出差中所使用的汇率只能是一种。2、费用原始凭证费用原始凭证是填列费用报告的依据，在费用报告上除出差津贴外的所有费用项目必须有相应的原始发票为依据。除了交通费以外，所有发票上均需反映费用的金额、发生日期及有天华阳光公司的抬头，内容不完整的发票视为无效发 票，不予报销。登机牌是乘坐航班出差的必要报销凭证。原则上不接受原始凭证不完整的费用报销。在特殊情况下，需报销的报销人必须在费用报告中注明原因并取得主管复核后交cfo最终审批。3、费用报销的审批方式 所有的申请必须要求有手签。传真件上的手签是可以接受的，电子邮件方式的批准只有在紧急的情况下可以作为对立即付款的批准，但事后必须补上手签的正式文本。4、费用报销的时间费用报销必须及时，最终报销的时间（以送达财务部为准）不应超过出差归来后的15个工作天。对超过时期需报销的费用，必须由