电子文件管理张照余删减版

1、电子文件管理1、电子文件的定义：国际：（1）通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片/ 带之上的文件 /档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排；（2）通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件（3）在正常的业务活动中以数字形式利用、保留或存储的任何文件，而无论其 是否以数字形式制作或接收（4）以数字形式存在，依赖于计算机的文件3、电子文件与相关概念辨析（1）机读文件： 是电子文件概念的“曾用名” “机读文件”强调文件的阅读方式；而“电子文件”强调文件的存在方式 机读文件概念不太严谨（2）虚拟文件： 不同于传统实体文件的、具有“虚拟性”的计算机文件。 一度引起关于电子文

2、件的“虚拟性”之争 虚拟论者：电子文件具有虚拟性 反虚拟论者：电子文件具有物理实态。（3）数字文件 数字文件 = 电子文件 国际惯称：电子文件（ electronic records） 数字资源（ digital materials/ resources） 但也有观点认为：电子文件 数字文件 （我们不认同）（4）电子档案 电子档案 = 电子文件 电子档案 = 归档了的电子文件 电子档案 = 具有档案性质的电子文件4、电子文件的特点：（1）、非人工识读：人们无法直接阅读电子文件，必须借助计算机来阅读 （ 2）、 对生成技术环境的依赖： 电子文件只有在其生成的技术环境中才能最大 限度地保持其原始面

3、貌。生成环境的改变， 可能导致文件信息的失真和处理、 利 用上的困难，甚至无法识读。（3）、信息与载体的可分离性： 可分离性应作以下认识： 文件内容与表达其内容的数字代码序列之间不具有固定关系 数字代码序列与其存储载体之间具有不具有固定关系（4）、文件寿命较短（5）、存储密度极高（6）、增殖速度极快（7）、多种信息形式集成：电子文件可以将文字、图形、图像、声音、影像等各 种信息形式有机组合（多媒体文件） 。6、电子文件的生命周期：（ 1） 设计阶段（ concept stage ） 应用系统的设计、开发和安装阶段（ 2） 形成阶段（ creation stage ） 每一份电子文件在应用系统环

4、境中产生出来的过程（ 3） 维护阶段（ maintenance stage ） 对于形成后的电子文件的技术维护和保管7、电子文件的分类：（1）按照文件功能划分（主文件、支持文件）? 主文件：记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件? 支持文件：生成和运行主文件必须的文件（2）按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件）? 简单文件：仅友一种格式组成? 复合文件：由多种媒体形式和文件格式合成的文件? 复杂文件：逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（ Hyper text）;超媒体文件（ Hyper media）（3）按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘

5、文件） ? 磁盘文件：以磁盘为存储介质 ? 磁带文件：以磁带为存储介质 ? 光盘文件：以光盘为存储介质（4）按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件） ? 利用文件：为利用而制作、流传的文件 ? 保存文件：脱离流转过程，作为母板保存的文件 ? 备份文件：作为保存文件的复本而备存的文件（5）按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件） ? 原生电子文件：直接生成于数字环境中的电子文件 ? 数字化的电子文件：由传统文件通过数字化而形成的电子文件（6）按照信息表达方式划分（图像文件、图形文件、文本文件、音频文件、视 频文件、数据文件、程序文件）8、图像分辨率：每英寸包含像素的个数（ D

6、PI） 显然，组成一幅图片所用的像素越多，它的清晰度就越高 分辨率越高，文件越清晰，但文件的体积越大。9、图像色彩位数图像分解为像素：黑白像素：每个像素用1个“0”或“T表示 灰色像素：每个像素用8个“ 0”、1”表示 彩色像素：每个像素用 24个或更多个“ 0”、“ 1”表示10、图像深度（色彩位数） ：表示每个像素所用的 0、 1 的个数（比特数）112、常见的图像文件格式：BMP位图文件格式Bit map (.bmp)(.tif )Format(.gif )Experts Group(.jpg )TIFF：标签图像文件格式 Tag Image File Format GIF:图形文件交换

7、格式Graphics Interchange JPEG联合图像专家组格式Joi nt PhotographicPNG 流式网络图形文件格式 Portable Network Graphics (.png )15、常见的矢量图图像文件格式SVG ：可缩放矢量图形 格式 Scalable Vector Graphics SWF： 震动波格式 Shock wave formatDXF : CAD矢量文件格式 Autodesk Drawing Exchange format WMF Windows图元文件格式 Windows Metafile formatEMF Win dows 扩展图元文件格式 E

8、n ha need Metafile format16、常见的文本文件TXT格式、RTF格式、DOC格式、WP昭式、UOF格式、XML格式等17、文本文件的特征内含某种文字符号体系；内含某种字符编码规则通常具有编辑属性；通常具有逻辑结构18、音频文件三个关键指标 采样频率：每秒种采样次数 采样精度：记录每次采样的数据位数 声道数：数字音频的信道数20、音频文件的推荐格式 主流音频文件格式如下：WAV格式、MP3格式 J对音频文件，国家推荐采用以下通用的音频文 件格式CD 格式、DVD audio、WMA格式、RA格式、ATAR（格式AAC格式、VQF格式、AIF （或AIFF ）格式、MIDI

9、格式21、主流视频文件格式如下：AVI 格式、DV-AVI格式、MPEG-格式（VCD格式）、MPEG-2格式（DVD格式）MPEG-4 格 式 （ 流 媒 体 格 式 ）、RM格式、RMVBDivX 、MOV、 ASF 、WMA22、电子文件管理的内容（ 1）、微观管理电子文件的生成；电子文件的采集；电子文件的传送；电子文件的鉴定；电子文件的存储；电子文件的利用电子文件的处置（ 2）、宏观管理建立组织机制；制订法规、制度和标准制订管理策略和规划；控制管理过程25、电子文件管理的原则全程管理原则、 前端控制原则、 真实性保障原则 完整性保障原则、 可读性保障原则26、全程管理原则（1）、全过程

10、管理：通过过程控制实现结果控制（2）、全面的管理：要统筹兼顾所有管理活动和管理要素27、真实性、完整性和有效性保障原则电子文件的真实性： 是指文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处 理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。电子文件的完整性： 包括两个方面的含义： 一是作为记录社会活动真实面貌 的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全； 二是每一份电子文 件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件的可读性（有效性） ：是指文件具备可理解性和可被利用性，包括 信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性34、电子文件管理系统（ ERKS？）（狭义） 能够对机构产生的电

11、子文件进行科学管理和利用， 保证电子文件的 行政有效性和法律证据价值的计算机软硬件系统，尤其是与之相应的软件程序。（广义）保证电子文件科学管理和有效利用，保证电子文件的行政有效性和 法律证据价值的管理系统。包括：软硬件系统 、技术手段、管理方法、法规标 准和组织体系等。35、电子文件管理系统的基本功能（1）、电子文件的生成2）、电子文件的流转3）、电子文件的利用4）、电子文件的鉴定、处置5）、电子文件相关信息的采集6）、电子文件的存储和备份7）、电子文件的转载、迁移8）、支持机构正常的业务活动36、电子文件管理系统与相关信息系统的关系（1）、ERKS与信息系统（IS ）信息系统（IS）与ERK

12、S勺两种关系： 嵌入关系：以信息系统为母体，将电子文件管理所需实现勺功能嵌入其中，即通过对作为母体勺业务信息系统勺改造 （二次开发），使得原信息系统能够对产生 勺电子文件进行科学管理和利用，保证电子文件勺行政有效性和法律证据价 值。 接合关系 在将必要勺文档管理功能嵌入各业务信息系统后， 设计一个独立勺电子文件管理系统，并通过标准勺数据接口，保证该系统和各业务信息系统在文件 数据流上勺无缝连接和文件管理上功能集成。（2）、ERKS与档案管理系统（AMSAMS ERKS的不同：对象不同功能不同AMS ERKS的关联： 数据交换关系（移交、调用） 功能延续关系（如元数据采集）（3）、ERKS与文件

13、（管理）系统（FMS ）FMS与 ERKS是完全不同的概念： 不同管理对象：计算机文件 / 文件 不同性质：系统程序 / 应用程序39、系统开发目标（1）、确保电子文件行政有效性和法律证据价值（2）、确保电子文件最大限度地支持机构的职能活动（3）、保护电子文件的完整、真实与可靠，维护系统内记录的长期可读（4）、保证机构内、外在线文件的检索和利用（5）、保护系统内的电子文件中涉及的各人隐私与知识产权（6）、确保文件在完成现行期后的归档与在线移交40、电子文件鉴定的定义是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。41、影响电子文件鉴定的因素（1）

14、、数量激增：导致原有的逐件、逐份的直接鉴定法难以应付（ 2）、信息易逝：要求将鉴定时间提前，及早确定每份电子文件的价值和保管期限（3）、对软硬件环境的依赖：内容有用性不足以构成电子文件保存价值，必须开展技术鉴定（4）、信息的相关性：要求实施“实时鉴定”（5）、高密度存储：可适当放宽保管范围42、电子文件鉴定的特点（1）、多维性：鉴定范围拓宽（2）、连续性：文件一生需要多次鉴定（3）、分散性：归档前的鉴定主要由电子文件形成部门承担；归档后的鉴定由档案人员承 担；还有技术人员、信息管理人员参与。（4）、风险性：出现意外的可能较大43、电子文件鉴定的内容（ 1）、电子文件的鉴别（2）、电子文件的价值

15、鉴定（ 3）、电子文件的处置（4）、对电子文件鉴定过程的记录44、电子文件的鉴别? 鉴别的任务：将文件从非文件信息中挑选出来 ? 鉴别的时间：是在系统设计阶段49、电子文件的内容鉴定（1）、直接鉴定法（2）、职能鉴定法（3）、直接鉴定法和职能鉴定法的适用性比较（4）、内容鉴定应以保管期限表为基础53、电子文件归档： 将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程， 标志着电子 文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式移交。电子文件归档特点：（ 1）、归档时间提前（2）、归档方式多样化（ 3）、归档范围扩大（4）、归档难度增加54、电子文件的归档范围（1）、参照国家关于纸质文件材料归档

16、范围的有关规定执行（2）、要求“三合一”（3）、采取双套制归档：55、电子文件的归档方式（1）逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将 电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。? 逻辑归档实时进行? 逻辑归档较适用于预归档（2）物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移 交的过程。? 物理归档定期进行（按照纸质文件规定的时限）? 物理归档较适用于正式归档? 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档56、电子文件的归档要求：（1）、文件形成部门或信息管理部门具有归档职责 （2）、归档电子文件应进行真实性、完整性和有效性检验（3）、归档电子文件应确定密级、划定保管期限（4）、归档文件应按规定格式存储到耐久性好的脱机载体（5）、其他归档要求 如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交 套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下其内容信息可