文件和资料控制程序

1、KSTAR科士迖电吕:SZK-QP-02 号：门：行政部本：B-QP-02琴拟制审核审核肠T弊批准文件編号文件编 制订部 版总页数：共20页4尸部曲X州人力骨赶r 1 t零户斂鼻宾宅1111LL1111二一 1科士达科技发展有限公司Kstar Science & Tech no logy Developme nt Co.,LTD.文件编号：SZK-QP-02版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第2页共24页发范围1及份数|111111111 12005-3-25发布2005-3-25实施修订页页次修改内容版本号修改人批准人生效日期文件名称文件和资料控制程序页 次：第3页共24页1-1

2、8第2,11页1-19第13页第14页第11页第12页第14页1- 对文件内容进行全面完善和修订2- 增加了文件控制流程图3- 增加了对设计、检验和工艺文件编号规则 4增加了对企业标准、外来文件的编号规则5- 修改了对质量手册、支持性文件、表格的 编号规则6- 修改了原有表格文件资料台帐、文件更改申请表、文件分发登记表、文件领用/发放申请表的相关内容7- 增加了文件借阅记录表、外来文件一览表、 技术文件存档及发行状态一览表8- 增加了对相关文件使用统一格式的规定。9- 其它相关内容。修改6.2.3关于设计文件发放范围的规定。1- 公司标志改为现行标志2- 文件封面页上增加 制定部门”的栏目。3

3、- 删除签字栏括号内定义的职务。4- 文件封面的审核栏改为 会签”栏，且以后 的文件凡是牵涉到运作的部门主管均应会签 / 会审签字。5- 对文件制定、审核和批准的权责进行修改6- 对文件格式进行补充说明7- 对设计文件的编号进行修订8- 增加了部门或职能代码9- 增加了设计文件的副本发放范围10- 在6.5.2，增加了对表单的更改11- 增加了对于客户提供的图纸的管理相关 规定。12- 修改了文件分发/回收登记表格式13- 对文件遗失作相关规定增加了 6.5.5作废文件再次启用流程 增加了 6.7.5外来标准（国家、国际、行业 标准）的申购、购买程序与职责 更改了 6.2.3文件的发放形式及范

4、围，见表四 增加6.2.5对文件的发放形式作了相关规定；6.4.1要求文件遗失部门写文件遗失报告 6.7.5外来标准申购流程做了修订6.8.1外发文件的管制A/1A/2BB/1B/1B/1B/1B/2陈孟良 康成宝 2004-8-1陈孟良王艳琴王艳琴王艳琴王艳琴王艳琴康成宝2004-8-15康成宝2005-3-15康成宝 2005-06-14康成宝 2005-06-14彭克斌 2005-08-17彭克斌 2005-08-17王艳琴 彭克斌 2005-08-17科士达科技发展有限公司文件编号：SZK-QP-02Kstar Science & Tech no logy Developme nt C

5、o.,LTD.版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第4页共24页确保质量管理体系的所有文件、资料均保持其适用性、有效性，并系统管理和使用2范围适用于与公司质量管理体系有关的文件的制订、修订、发行、废止、回收、废止等作业管理。3定义3.1质量手册：公司建立符合ISO 9001 : 2000要求的质量管理体系，落实质量方针目标之最 基本的概括性文件。3.2程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件，是质量系统各重要作业过程的 运作文件，此类文件科学地规定某项活动流程方向、职责和作业内容。程序文件通常都是跨部 门性质的文件。3.3支持性文件：指支持程序文件的运作，指导具体某一细节作

6、业过程、流程的规范或办法或细 则等。3.4技术文件：指与产品直接相关的设计、工艺和检验文件。3.5设计文件：指产品设计开发过程中产生的与产品相关的文件，主要包括电路原理图、PCB布线图/位置图、零件/部件图、结构图、组装图、总装图、包装规范、平面图、流程图/框图、产 品使用说明书、产品规格书、调试/检测文件/规范、BOM、设计软件、开发资料/报告、承认书、 装箱单等。3.6工艺文件：指导生产的工艺流程图、工装图、工艺作业指导书等。3.7检验文件：主要包括来料、过程、成品等的检验指导书及产品质量计划/产品QC工程图等。3.8 一般性操作规程、作业指导书、管理规范/办法：用于规范某项作业指引、规范

7、要求的指导 性文件。此类文件通常为单一部门性质的运作文件。3.9外来文件：公司接收的外部文件，包括相关国家或国际标准、行业标准、法律法规和相关 参考标准等。3.10受控文件：公司内部使用，受更改控制的文件，正本更改时，副本应随之更改的文件。3.11非受控文件：发给外部使用，不受更改控制的文件，正本更改时，副本不需追回并随之更 改的文件。如投标时提供给客户的质量手册，销售机器时提供给用户的使用说明书等。3.12机密文件：属于公司产品的核心技术文件，机密文件包括电路原理图、PCB布线图、产品 规格书和设计软件。科士达科技发展有限公司Kstar Science & Tech no logy Deve

8、lopme nt Co.,LTD.文件编号：SZK-QP-02版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第5页共24页4.1文件制定，审核及批准权责4.1.1体系工程师负责质量手册的制定和修改，报管理代表审核，总经理批准。4.1.2程序文件的制定和修改由该文件主要运作职责部门来负责制定、修改，部门经理审核，管理代表批准。4.1.3设计文件由设计/开发工程师负责制定和修改，研发部经理或工程部经理审批。4.1.4工艺文件的制定由工程部 PE工程师负责制定和修改，工程部经理审批。4.1.5检验文件由品保工程师负责制定和修改，品保部经理批准。4.1.6 一般性操作规程、管理规范、作业指导书等由相关

9、运作部门制定，部门经理审批。4.1.7企业标准由开发工程师或公司指定人员制定和修改，项目经理和技术副总审核，总经理批准。4.2文控中心负责各文件的收发、编号/版本号及格式的校对、登录、保管、更新（包括电子档）、 废止、销毁等作业。文件制定人有需求时，对其提供对应的文件编号。4.3文件制定人负责按本文件规定的标准格式对文件进行编号/版本号（编制文件时视需要向文控中心查询）、格式、结构及内容编排。4.4文件使用部门负责对发行到现场的文件的管理工作，配合文控中心对文件的收发作业。4.5各部门经理负责对直接使用的文件的适宜性、充分性、可行性和有效性进行不定期的评审， 并视需要安排文件修改工作。应用表单

10、流程图各部门相关 授权人文控中心文件审核及 批准权责人文控中心文控中心文件使用部门文件使用部门 管理阶层文件制订人或 授权人文控中心文件制订、编号1 r文件校1 =审核及113对批准YES文件登录 存档/ J 1 1 厶尸 1 F比/片毎各丿、II1 J 1 -J4届田/殆土白/但笛1 定期J3价NGX 1 1 O1 r作废及销毁NGNGYES受控文件一览表 技术文件存档及发行 状态一览表文件分发回收登记表文件借阅记录表文件更改申请表a)b)c)6程序内容6.1文件的制订6.1.1文件的制订原则：以下任一情况，相关人员根据4.1的权责进行文件的制定：在质量管理体系策划中规定需要制定文件时。或在

11、产品实现策划中规定需要制定相关文件时。或根据日常工作运作的需要，部门经理评估认为有必要或相关人员提议需制定相关文件 时。或科士达科技发展有限公司文件编号：SZK-QP-02Kstar Science & Tech no logy Developme nt Co.,LTD.版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第7页共24页d）各部门各过程管理规范性和系统性的需求，需要建立文件来支持运作时。或e）公司管理阶层认为有必要的情况下等。6.1.2若文件内容涉及多个部门的作业，必要时由制订部门负责召集相关部门召开会议或书面先 期讨论、协商，并达成共识后再进行制订。6.1.3各文件制订人员制订文件

12、时应符合以下标准化要求6.131文件格式A）质量手册、程序文件、支持文件：封面页参见附件一 ，内页和修订页参见附件二.B）工艺文件和检验文件：封面参见附件三，内页参见附件四。C）设计文件：格式不作具体要求，依照设计软件特性，技术规格要求进行格式设计，但此类文件的设计如有国家或行业标准规定，应当遵循国家或行业标准的要求，如文件本身没有公司 名称、文件名称、产品型号、文件编号、版本号、制定 /审核/批准栏时，应在文件空白处 加盖蓝色标准印章（参见附件五）来识别相关内容。对于采用WORD或EXCEL格式编辑的文件，如产品规格书、调试测试程序、BOM等，应按工艺文件格式进行编排。也可不要封面页，但应有

13、制定、审核及批准的栏目.D）一般性操作规程、管理规范、作业指导文件：封面参见附件三，内页参见附件四。E）对于文件内页内容的表达形式不作限制，可根据文件内容的特点及需要附以文字描述、表格、图表或图片等形式来表达。F）企业标准：参照国家标准或行业标准的格式。6.1.3.2文件编号6.1.3.2.1质量手册编号：SZK-QM，其中SZK代表深圳科士达，QM质量手册。6.1.3.2.2 程序文件编号： - 口 流水号，用01-99表示 程序文件，用QP表示深圳科士达，用SZK表示典型例子：SZK-QP-01表示深圳科士达第一份质量程序文件6.1.323 支持文件编号： - -支持文件流水号，01-99

14、表示 支持文件，用ZC表示程序文件流水号深圳科士达，用SZK表示典型例子：SZK-01-ZC-01 ，表示深圳科士达第一份质量程序产生的第一份支持文件。- - - 6.1.3.2.4设计文件的编号：表示版本号*表示流水号，用01-99表示表示产品型号，取6位*表示设计文件类别，参见表一表示设计文件，用S表示深圳科士达,SZK表一：设计文件类别代码表文件类别代码文件类别代码文件类别代码电路原理冬A包装图/规范G产品规格书NPCB图/位置图B平面图H调试/检测文件、规范P零件/部件图C流程图/框图J开发资料/报告Q结构图D材料清单（BOM ）K承认书R组装图E设计软件L装箱单S总装图F :产品使用

15、说明书M其它T注*:产品未定型阶段的设计文件用 00A-09Z表示，定型产品转量产时的文件用 10A表示, 以后在此基础上进版。注* :产品型号不足6位时在前面加0作补充，超过6位时取后6位。对于产品型号较特殊 的情况，产品型号采用六位难以识别时，可酌情取位。此项说明同样适用于工艺文件 和检验文件的编号。典型例子：SZK-SA-0HP920-01-00A表示深圳科士达 HP920产品的第一份设计原理图00A 版。 - - -BBC6.132.5 工艺文件的编号：表示版本号，用A-Z表示表示流水号，用01-99表示表示产品型号，取6位（同设计文件）表示工艺文件类别，参见表二表示工艺文件，用P表示

16、深圳科士达,SZK表二:工艺文件和检验文件类别代码对照表文件类别代码文件类别代码工艺流程图A产品质量计划（QC工程图）A工装图B进料检验指导书B工位作业指导书C过程检验指导书C其它D成品检验指导书D其它E典型例子：SZK-PC-0HP920-01A 表示深圳科士达HP920产品的第一份工位作业指导书 A6.1.326检验文件的编号： - - - osaI表示版本号，用A-Z表示 表示流水号，用01-99表示 表示产品型号，取6位 表示检验文件类别，参见表二 表示检验文件，用C表示 深圳科士达,SZK注* :对于进料检验指导书，上述规则六位产品型号由两位材料类别代码取代（参见表三）。典型例子：S

17、ZK-CD-0HP920-01A表示深圳科士达HP920产品的第一份成品检验指导书 A版。SZK-CB-02-01A，表示深圳科士达三极管的第一份进料检验指导书A版。表三:物料类别代码对照表物料类别代码物料类别代码物料类别代码物料类别代码集成电路类01稳压管类10聚脂电容类19塑胶结构件类28三极管类02保险管类11贴片电容类20螺钉类29二极管类03开关类12蜂鸣器类21排线类30MOS管类04热敏电阻类13蓄电池类22接插件类31IGBT管类05压敏电阻类14咼频变压器类23.标牌类32三端稳压类06常规电阻类15工频变压器类24包装材料类33发光管类07贴片电阻类16申（感类25说明书3

18、4晶闸管类 08电解电容类17PCB类26其它r 35防雷器类09瓷片电容类18五金结构件类276.1.327企业标准的编号： / - 表示年号，即版本表示流程号，取2位,01-99表示 表示科士达企业标准，用 Q/FPI表示 典型例子：Q/FPI 01-2001，表示科士达2001年版第一号企业标准。6.1.3.2.8技术、工程任务书编号： - - -表示年份的后两位数 文件流水号，01-99表示 用RD表示技术，用ED表示工程 深圳科士达，用SZK表示典型例子：SZK-RD-01-04，表示深圳科士达2004年第一份技术任务书。科士达科技发展有限公司Kstar Science & Tech

19、 no logy Developme nt Co.,LTD.文件编号：SZK-QP-02版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第12页共24页6.1.329其它各部门产生的一般性操作规程、管理规范、作业指导书类文件的编号: - 表示流水号，用001-999表示表示操作规程、指导书，用 WI表示表示部门/职能，参见表四表示深圳科士达，SZK表四:部门或职能代码对照表总经理室GM品保部QA生产部PD生产计划PM管理代表VP研发中心RD生产米购PP物料中心MC人力资源部HR工程部ED行政部AM财务部CW商务部SW客户服务部CS采购开发部PRIT部IT总务部ZWOEM部OE国际营销部GJ国内营

20、销部GN典型例子：SZK-PD-WI-001 ，表示深圳科士达生产部制定的第一份操作规程6.1.3.2.10 外来文件的编号： 表示流水号，用0001-9999 表示 表示外来文件，用WL表示科士达科技发展有限公司文件编号：SZK-QP-02Kstar Science & Tech no logy Developme nt Co.,LTD.版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第13页共24页深圳科士达，用SZK表示典型例子：SZK-WL-0001，表示深圳科士达第一份外来文件6.1.3211程序文件表格的编号: - - I表示版本号，用A-Z表示表示流水号，用01-99表示 表示表格

21、，用 B表示表程序文件的编号典型例子：SZK-QP-01B01A，表示深圳科士达第一份程序产生的第一份表单A版6.1.3.2.12 支持文件表格的编号： - - - 表示版本号，用A-Z表示表示流水号，用01-99表示表示表格，用 B表示 表支持文件的编号，9位典型例子：SZK-01-ZC-01B01A ，表示深圳科士达1号程序1号支持文件产生的1号表单A 版科士达科技发展有限公司文件编号：SZK-QP-02Kstar Science & Tech no logy Developme nt Co.,LTD.版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第14页共24页6.1.4文件版本/版次6

22、.141质量手册、程序文件、支持文件、一般性规程、管理规范、作业指导书：原版发行时版本/版次为A/0 ,修订时进行递增。女口 A/1、A/2，修订至第十次时升级至B版，C版。如 文件更改时，只更改了其中的某页或某几页，则只需对更改的对应页次进行版次的递增，版本 未升级时可不更改文件封面页，如较大型的改变如文件总页数改变或内容的重大调整等，也可 直接进行文件版本的升级和封面页的更改。6.1.4.2工艺文件，检验文件,表格:原版发行时为A版,版本递增时为A、BZ版.6.1.4.3设计文件：产品未定型阶段（即设计阶段）的设计文件的版本用00A-09Z表示，定型产品转量产时的设计文件用10A表示，以后

23、在此基础上进版。6.1.4.4企业标准:企业标准的版本号以年号表示，如2000版,2002版等，依据制作年份来定.6.1.5页数：为文件（含附件）的页码总和。文件封面也算文件的页码之一。6.1.6文件结构（编排）6.1.6.1质量手册:按ISO9001 : 2000标准排列顺序编订各章节及项目，并明确体现各章节/项目所对应的程序文件。6.1.6.2程序文件、支持文件：一般应包括：目的、范围、定义、职责、流程、程序内容、相关文 件、使用记录、附件等项目。亦可根据需要适当增加或删除部分项目。6.1.6.3作业指导书、操作规程：由相关制/修订部门视实际需要自行制订，以有效表示内容为 目的，易于阅读，

24、使用，并可借助相应图片式。6.1.6.4设计文件:不作结构的限制，视需要进行结构的编排.6.1.6.5企业标准:参照国家标准或行业标准进行.6.2文件登录、发行及生效6.2.1各部门制定或更改的文件经审核和批准后，承办人将文件转交文控中心，文控中心接收 到文件时应对文件编号、版式、版本号等内容进行校对，如不符合文件标准化要求时，退回文件制定人修改。6.2.2符合要求的文件，针对质量手册、程序文件、支持文件、一般性操作规程、管理规范、文件由文控中心建立“受控文件一览表”并将其扫描共享于文件服务器进行编目管理；作业指导， 依据其所列的范围和份数进行副本的影印和发放，加盖蓝色“受控副本文件发行章”印

25、章（参见附件9.6 ）。6.2.3针对技术文件，由文控中心建立“技术文件存档及发行状态一览表”进行编目管理，副本发行时加盖蓝色“受控副本文件发行章”印章（参见附件9.6 ）。设计文件发放的形式及发放范围/份数依据表四进行。表四：文件类别品保 部工程 部米购 部开发 部测试 部客服中心生产 部插件 车间生产米购生产 计划物料 中心BOM组电路原 理图电子档书面档1111111PCB 图 /位置图电子档书面档1111111零件/部 件图电子档VVVVVV书面档11科士达科技发展有限公司文件编号：SZK-QP-02Kstar Science & Tech no logy Developme nt C

26、o.,LTD.版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第15页共24页结构图/组装图电子档VVVVVV书面档111总装图电子档VVVV书面档111包装图/ 规范电子档VVVV书面档11平面图电子档VVVVV平面图书面档11流程图/ 框图电子档VVV书面档111整机材 料清单电子档VVVVVVVVV书面档211PCB材料清单电子档VVVVVVVV书面档1111设计软 件电子档书面档1产品规 格书电子档VVV书面档111调试/检 测文件、规范电子档VV书面档11111产品使 用说明 书电子档VVVV书面档1111开发资 料/报告电子档书面档1承认书电子档VV书面档11/-I装箱单电子档VVV

27、/I书面档111111注：表中A指代文件发放形式；B指文件发放部门及份数；V指该部门需要此文件并可到公司内部网查阅624检验文件、工艺文件的副本分发根据文件制定封面页的说明来确定分发范围和份数。625所有受控文件与资料均采用网络共享与书面发行两种方式 网上共享出的文件以扫描件及 PDF档为主，由文控中心进行维护，保证其最新状态及有效性当有新增及变更文件时文控中心以 公司内部的即时消息与邮件两种方式通知文件使用部门 .6.2.6为了确保文件查询的方便，原则上“受控文件一览表”可依照文件类别分别建立，并根据文件的最新状态进行随时增加与更新技术文件存档及发行状态一览表”应根据产品类型分别 建立，有新

28、文件增加应即时进行登录。627文件发放时，应在“文件分发回收登记表”上做好分发登记，由收文部门进行签收。6.2.8文控中心根据产品、类别等对设计文件、工艺文件和检验文件进行建档管理。629质量手册、程序文件、支持文件按封面页规定的实施日期起生效。设计文件以文件发行日期起生效。文件修订内容的生效日期以修订页所规定的日期为准。科士达科技发展有限公司文件编号：SZK-QP-02Kstar Science & Tech no logy Developme nt Co.,LTD.版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第16页共24页6.3文件的保管公司所有的受控文件的正本，统一由文控中心负责保存

29、。所有发行给使用部门的文件副本 使用部门均应妥善保管，不得随意复制，涂改和外借。6.4文件的使用6.4.1发行的副本文件，现场使用之文件必须置于作业场所;非现场使用文件，则由各部门经理或指派 专人自行集中管理，不得丢失文件。未经特定的批准,任何人均不得在正式文件上加注标记或书写文字 符号等，以确保文件之正确性。如确因特殊原因发生文件丢失时，应填写“文件补发申请单”报部门 经理审核后到文控中心办理文件的补发。遗失文件由文控中心每月进行统计并报人力资源部，纳入部门 绩效考核.并要求其写文件遗失报告，逐层审批，最终审批权由管理者代表执行.6.4.2如相关人员因工作需要需查阅或调阅相关文件档案时，可以

30、到文控中心进行查阅，但不得将文件取走。6.4.3若文件在使用过程中，发现缺页、破损、字迹模糊等缺陷，使用单位应将缺陷页归回文控 中心，由文管员办理对应页次的补发，不得借其它单位之文件以影印方式自行处理。文控中心对 于破损、字迹模糊等缺陷之页次，应于补发之同时进行回收作业并销毁之。6.5文件更改6.5.1原则:以下情况下，经评估认为有更改需要时，进行文件更改：A）经第二方或第三方审核时对文件提出不符合要求或提出修改建议时；或7 1B）文件的制订部门或运作部门认为不符合实际需要时，或C）因应组织上不断变化的新要求或过程控制有改进需求时，或D）因产品变更或技术规格变更需要同时变更文件时，或E）公司管

31、理阶层认为有必要更改时等.6.5.2质量手册、程序文件、支持文件、一般性操作规程/管理规范/作业指导书的更改由该文件 的运作部门来进行，或由管理代表指定人员进行，更改时填写“文件更改申请表”，按照其产生 的流程进行审核和批准后即可安排进行文件更改工作。如更改内容涉及到多部门运作时，应采用会议或书面传递或邮件等的方式组织关联人员进行会审，以确定更改内容的可行性.会审通过后按照产生时的流程经相关人员审核和批准。更改后新文件连同“文件更改申请表”交文控中 心按照6.1、6.2 “文件编号，登录与发行”进行运作。文件的更改视需要可以只针对其中的某页 或某几页的更改。表单的更改只需使用部门经理审批，如该

32、表单涉及到多部门使用时需要先行 协调。6.5.3对于更改的文件需会审的情况，关联人员应及时（这里的及时应理解为几个工作日，而非 工作周）对文件内容适切性进行评审，如有改正/进意见时反馈至文件更改人，以便安排进一步的科士达科技发展有限公司文件编号：SZK-QP-02Kstar Science & Tech no logy Developme nt Co.,LTD.版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第17页共24页评估和修改6.5.4技术文件的修改依照新产品开发程序来进行，修改后的文件交给文控中心发行、存档 等管理。6.5.5作废文件再次启用流程6.5.5.1.对于已经作废的文件需要重

33、新启用的，由需求部门填写文件重新启用申请表（8.10），报 部门经理审批后交由文控中心办理重新启用手续。.6.5.52文控中心接到文件重新启用申请表后，将需要重新启用的作废文件，加盖文件启用章（参 见附件9.6）并填写“启用说明”栏，该栏目可以填写限制期限、限制订单或限制产品范围 等，可依据文件重新启用申请表的说明进行填写.6.5.53文控中心在办理完文件重新启用手续后可进行受控发行工作。6.5.5.4.启用文件使用期限到期时自动失效，不再办理回收手续。6.6文件废止回收和销毁6.6.1质量手册、程序文件、支持文件、一般性操作规程、管理规范、作业指导文件修订生效后， 文控中心将新版正本文件进行

34、存档.新版文件发行时，应及时将原发行的所有旧版文件副本一并 回收及销毁，并在“文件分发及回收一览表”上进行登记.6.6.2质量手册、程序文件、支持文件、一般性操作规程、管理规范、作业指导文件版本修订后， 作废的原版文件作为追溯的历史资料，由文控加盖红色“废止”章进行作废识别（参见附件9.6）。 在文控中心保存，期限为两年以上。6.6.3技术文件更改/废止时，作废的原版文件作为追溯的历史资料，由文控加盖红色“废止”章 进行作废识别，保存期限为五年以上。6.6.4所有收回的发行的副本作废文件由文控中心作即时销毁。6.7外来文件的管理6.7.1外来文件范围：包括相关法律法规、国家/国际标准、行业标准

35、及相关参考标准等。6.7.2外来文件管理6.721公司接到外来文件时，视文件的属性，由相关部门经理确认是否列为外来文件后，再交 至文控中心进行管理。6.7.2.2文控中心对外来文件统一编号、存档，并填入“外来文件一览表”，在文件封页上加盖蓝色“外来文件”印章（附件 9.6 ）。6.7.2.3文控中心应及时整理更新外来文件，保证其有效性。6.7.2.4为了确保各部门人员均能了解公司外来文件的范围，文控中心应将“外来文件一览表”公 布给各部门，如有新的外来文件增加时，应及时（这里的及时应理解为两个工作日内）以邮件方式 知会各部门经理.科士达科技发展有限公司文件编号：SZK-QP-02Kstar S

36、cience & Tech no logy Developme nt Co.,LTD.版本/版次：B文件名称文件和资料控制程序页次：第18页共24页6.725外来文件不做发行管理，如需要阅读或使用时可到文控中心借阅，并登记于“文件借阅 记录表”上。6.7.3各部门接收到的来自供应商、客户的相关资料（不含图纸），可不按6.7.1和6.7.2进行管 理，直接由接收部门安排列管，对于供应商或客户有特定要求（如保密要求）时应遵守相关要 求执行。6.7.4客户所提供图纸的管理:客户以书面形式提供的图纸经工程师及部门经理确认后转交文控中心统 一保管客户以邮件形式发出的图纸电子档，由工程师发邮件给文控中心统

37、一存档.其管理同6.7.2.6.7.5外来标准申购流程.6.7.5.1外来标准指国际标准，国家标准及行业标准.6.7.5.2对于外来标准的申购，由需求部门填写申购单，经文控中心确认公司确无该标准后,方可办理正常 的申购手续.6.7.5.3与产品测试关联的标准的申购单由部门经理审核、研发部经理复核、总经理审批。6.7.5.4其它标准（如抽样标准、ISO体系标准等）的申购单由部门经理审核，管理代表批准。6.7.5.5申购单经最终审批后交由采购部购买，购买后标准由采购人员通知申购部门进行确认，由文控中 心统一领取和管理.需求部门需使用时到文控中心办理借阅手续.6.7.5.6原则上同一个外来标准购买数

38、量为一份即可，如有特殊数量使用要求或复印困难或复印成本 比购买更高的情况，同一个标准可购买两份或多份。6.8外发文件管制6.8.1采购部门订购材料或外协加工件时需提供相关的图纸、规格资料给供应商或协力厂商时，承办 人可到公司内部网络下栽后采用邮件的方式传给供应商.6.8.2如采购或产品外协加工时，机密文件需要外发或者需要外发文件电子档时，承办人应填写“文 件外发申请表”，报部门经理审核，管理代表或总经理批准后到文控中心领取，文控中心对外发文件加 盖蓝色“非受控副本文件发行章”印章，参见附件9.6，并填写“文件外发记录表”，承办人进行签 字确认。6.8.3其它需要外发文件时依6.8.1处理。如产品或项目投标时需提供质量手册等文件给客户时。6.9文件电子档的管理6.9.1各部门制定的文件，经批准后，均应将最新有效的电子档文件以邮件或其它方式（如磁盘拷 贝等）务必在三日内发送给文控中心，文控中心根据文件类别对电子档进行分类存盘.6.9.2为了确保电子文件的稳定性及安全性，文控中心应将所有电子文件进行磁盘（软盘或光盘,或移动磁盘或硬盘）备份。有新文件增加或有文件变更时，应即时刷新电子档文件，对于备份的 文件文控中心每三个月要进行一次病毒扫描和处理，以确保资料的完整性和有效性