采购员必知术语

1、精品文档采购专业术语专业术语AVL-Approved Vendor List认可供应商列表BOM-Bill of Material 物料清单MS-Material Specification物料规格（如材料纯度，主盐浓度等）TDS-Technical Data Sheet 技术应用信息MSDS-Material Safety Data Sheet原料安全信息MG-Material Grade 材料级别AR/CP/TG-分析纯/化学纯/工业级CIA-Cost Impact and Analysis成本影响及分析CO-Change Order 定单更改D/N-Delivery Note 收货单LO

2、A-Letter of Agreement 协议书OPR-Outstanding PO Report外发定单报告P/N-Part Number 物料编码PMC-Production and Material Control物料生产计划员MRO-Maintenance Repair & Operation Order维护修理以及工程定单PO-Purchase Order采购定单PP-Purchase Price采购价格PPV-Purchase Price Variance采购价格差异PR-Purchase Requisition 采购申请单QA-Quality Assurance质量保证RFQ-

3、Request for quotation 报价申请单RTS-Return to Supplier 退货给供应商TSE-Technical Service Engineer技术服务工程师SDC-Supplier Delivery Commitment供应商交期承诺SOC-Supplier Order Confirmation供应商定单确认SOS-Supplier Ordering Strategy供应商定单策略SQA-Supplier Quality Assurance供应商质量控制SSP-Supplier Selection Process供应商选择程序SSSQ-Supplier Syste

4、m Survey and Qualification供应商系统调查与认证TCO-Total Cost of Ownership总所有权成本VMI-Vendor Management Inventory供应商管理库存T&C-Terms & Conditions采购交易达成条款PPA-Premium Purchasing Authorization计划额外采购批准1、 商品(merchandise, product , article )：卖场销售的产品，经过商品化(merchandising )的陈列过程成为顾客可以选购的形式，称之为商品”，亦可称为 存货管理单位(sku，stock keepi

5、ng unit )，每个商品应有一个相对应的 店内码或 国际码”， 以便于管理。2、商品结构(assortment mix ):是指符合公司市场定位及商圈顾客需要的商品组合”。商品结构应明确定义各采购部门的大组描述、小组描述、商品群、品项数、品牌数、最小规格包装、畅销价格带、直线陈列米数、及陈列层板数等。3、 商品大组(article group ): 这是商品结构第一阶(first level )的分类方式，亦 可称为大类，通常生鲜为 1059大组号，食品干货为 6099大组号，非食品(含家电) 为100199大组号，中间可以断号。商品大组是商品属性或功能相同或类似的分类。例如：文具业种里的

6、书写用品”，饮料业种里的 碳酸饮料”，食品业种里的 国产水果”、家电业种里的 视听家电”，或服饰业种里的 男装”或女装”等。4、商品小组(article sub-group ):这是商品结构第二阶(seco nd level )的分类方式，亦可称为中分类”，通常每个大组可再细分为49个商品小组，电脑系统里的商品小组与采购部门别是对应的。原则上同一商品大组里的商品小组都归属同一个采购部门，但偶尔也有例外。商品小组当然也是属性或功能相同或类似的分类，但比商品大组更细化一点，例如：书写用具”的大组可再细分为铅笔、原子笔”、麦克笔、签字笔”等商品小组。同一个商品小组的商品应陈列在一起，因为它们是有互相

7、关联或可互相替代的一群商品。5、 商品群(category ):或称为品类，这是商品结构第三阶(third level )的分类方式，亦可称为 小分类”，它比商品小组分得更为细致。 为了简化管理，商品群在电脑系统是不存 在的，但在商品结构表它是采购人员在构建商品结构时，非常重要的依据。每个商品小组里的商品群都是完全可以互相替代的商品，例如：个人清洁用品里的洗面乳”、洗面皂”、香 皂”、沐浴露”等。门店陈列时应集合同一商品群集中陈列，方便顾客选购。6、 商品描述（article description）:或称为 品名”它应具备 品牌” 商品名称”规格及包装方式”、及销售的包装数量”例如：飘柔洗发

8、水（中性）400ML/瓶，12瓶/箱”是以整箱销售，若以单个来销售，则商品描述改为 飘柔洗发水（中性）400ML/瓶” 商品描述应与实际销售的包装上所印刷的品名一致为原则，避免按供应商报价单所注明的内部习惯名称，毕竟商品描述主要是给顾客及公司员工看的。7、货号（article number ）:每一个商品都应有一个货号，电脑可辨认的货号包括：采购方货号”及国际码货号”可以扫描或手工输入的方式让电脑辨识。采购方货号是以“13的倍数渐增的，最多可至六位数，即总共 76,923个货号，最先建档且为电脑接受的 货号为“000013”，其次为“000026”，依此类推。任何货号若处于状态“9”（注：没有

9、存货、订货、及应付帐款的状态）时，即被删除，此时该货号会自动变成一个新的货号。原商品的 历史资料不复存在。此种做法是要避免电脑档案无限制地膨胀，便于管理，并降低硬件上的投资。国际码货号是在每一个国家设有条码管理委员会”按国际惯例对每一个广为流通的商品注册一个国际通用的条码，通常为13码，国际码主要有美国的“UPC码”及欧盟的“EAN码”。8、 供应商” supplier, ven dor）:或称为厂商”即供应商品的个人或法人。一个门店的供应商以500700家为宜。供应商过少则供应链受垄断，容易产生弊端，不利于采 购方；但供应商过多则采购量分散，采购价格没有优势，且订单处理程序复杂，流通费用过高

10、，同样不利于采购方。 供应商可以是农民、 生产基地、制造商、代理商、批发商（限一级）、 进口商等，应避免太多中间环节的供应商，例如：二级批发商、经销商、皮包公司（倒爷）、或亲友所开的公司。9、 制造商” manufacturer）:或称为生产厂商”它是主要包装食品及轻工制品的供 应商。它以原料或零组件（自制或外购），经过较为自动化的机器设备及生产工序，制成一系列的日常消费用品” con sumer goods）。较有规模或品牌信誉的供应商除了制造的功能外，通常还从事营销” marketing ）及商品流通” physical distribution ）或进出口的 功能。10、代理商” age

11、 nt ）：即代理销售某一或某些品牌的法人组织，可分为全国性、区域性、省别、或市别的代理商。一般而言，代理商通常代理互不冲突的品牌（即不用品类的商品），但在市场规模较小的都市有所例外。代理商通常也是一级批发商。一个制造商或进口商不需要很多代理商。但在国内规模较大的制造商（例如：雀巢公司）可能会有多达500700家的代理商。11、经销商(distributor ):经销商可代理销售单一品牌或同时销售多种同类的品牌，一个制造商或进口商可能需要数百个或数千个经销商。经销商通常是二级批发商，负责将经销的商品销售给最终的渠道网点或专业客户。12、分销商(dealer ):分销商这一名词通常与 经销商”混

12、用。分销商通常也是二级 或三级批发商，销售给较小的零售网点。对制造商而言，零售商也是它们的分销商。13、批发商(wholesaler )：是指专门将其代理或非代理的商品转卖给零售商、次级批 发商或专业客户的法人组织。在国内，按资本别可分为国营与私营两大类别。一般而言，国 营批发商资金较充足，但经营机制及效益较差；私营则相反。批发商一般追求短期的利益， 寻求商品的快速回转，在买方市场逐渐形成的市场里，其利润日趋微薄。14、 商品目录(catalog ):或称为 商品型录”即制造商或代理商将其制造或代理的商 品图片及说明印在一张或一本印刷较精美的印刷品上，供其顾客购买的参考，有些商品目录 尚印有市

13、场的建议零售价或批发价。只有规模很小的零售网点是按照供应商的建议零售价销售，一般较大规模的零售商是以打折的价格明码标价，下浮幅度为525 %不等，行业别不同下浮的差别较大。15、 采购方单位(hualian selling unit):即采购方综合超市的销售单位，此一单位并不恒等于最小单位，要看采购方综合超市的采购人员如何去订定，例如：1支、1个、1组、3瓶、6个、或10公斤等。16、报价单(quotation ):是指供应商在销售时，提供给买方的报价文件，应至少包 括：销售单位、含税售价、折扣、包装方式、交货所需天数、交货工具及地点、最低订购量、退换货条件、报价有效期、进货奖励及其他事项”此

14、一文件应盖有供应商的公章原件及授权报价者的签字。17、 交易条件(trading terms):是指采购方与供应商的年度合同里的交易条款，包括：价格、价格调整机制、质量标准、折扣、各种赞助金、退换货、促销、订货条件、品 项数、新品导入、帐期、付款日、交易方式(购销、代销或联营)、商誉损失赔偿”等。18、 报价单有效期限(validity ):是指报价单的最终有效期限。超过此一期限，供应商 可以不负任何法律责任。19、 销售量(sales quantity):或简称 销量”即销售的数量，真正意义的销售量应扣除顾客退货”的数量。20、日均销量(dms, daily mean sales):依字义而

15、言，就是平均每日的销售数量，采购方综超的日均销量定义有三：(a) 新品进货前三十天：依数学平均数，例如：前十天卖30个，则DMS=3.0 。(b) 三十天之后：DMS=前一天的DMSX0.9 +当日销量X0.1。(c) 始终未卖出的商品：DMS=0.05(注：理论值为 0,但DMS值在许多报表的运算中常为分母值，若为 0则无法运算)。(a) 已进货商品：最后一批的到货价。(b) 未进货商品：商品第一次销售时所对应电脑建档时的进价，实务上要让成本更正确，应办理 空进空退”手续，例如：白条猪进价有变动时，部位肉的进价应同步更动，并办理空进空退手续，系统的成本随之更改。但此种做法未免太费事，信息技术

16、部应研究开发联 结(LINK )的系统，即相对应的商品成本变动时，与其相关联的其他商品的成本应同时变 动。换名话说 联结商品”互相存在着一定的成本比例关系。25、毛利(profit )：单品的毛利是指收银台的售价减去成本的数值的总和，部门的毛利则是该部门单品的毛利总和，公司的毛利则为所有部门毛利的总和。净毛利额”则为总毛利”减去 顾客退货商品的毛利”。26、 毛利率(margin )： 净毛利额”除以 净营业额”的数值就是 毛利率”。采购方的毛 利率不宜太高(例如：超过 2530 %以上)，否则容易被竞争对手跟价，影响价格形象。 但对于切货或一次性买断的商品，毛利率可以大幅提升，以提高利润。2

17、7、 综合毛利率(margin mix ):是指各部门的 净毛利额”总和除以 净销售额”总和的 数值。另一方法是以营业额占比”乘以 部门毛利率”的 毛利率贡献率”数值的总和，28、帐期(credit terms ):是指货款到期的天数，亦即供应商愿意对采购方放帐的天 数。电脑系统是以 货到后”开始启算，到了帐期后，在采购方最近的付款日(通常一个月一次)付款。一般而言，生鲜供应商由于财力薄弱，且利润较低，帐期相对较短，约530天；食品干货供应商约为3060天；非食品供应商(除家电商品外)由于商品回转慢，且其利润较高，帐期约为 4590天。29、 帐额(credit line )：是指供应商愿意对

18、采购方放帐的额度，若采购方订单总额+ 应付帐款 帐额”，供应商将停止出货，反之则可以继续发货。30、 经营方式(business mode)：是指采购方销售的商品的采购方式或经营模式， 采购方的经营方式主要有三种：(a) 购销(direct purchase )：也称为 经销”，即由采购方正式下订单采购，货款到帐期时，由采购方支付给供应商。采购方的大部分商品是以购销形式进货，库存损耗由采购方全额负担，但在某些情况下，可要求供应商补一些损耗，或做一些退换货的安排，以降低风险。(b) 代销(con sig nment):即由采购方正式下订单采购，但采取实销实结的方式付款，采购方的风险较少，退换货容

19、易，但进售价可能相对提高，利润较少，适用销量小、风险较大，或采购人员较难把握的商品。库存损耗可与供应商协商负担比例。(c) 联营(con cession )：或称为 提成销售”，即采购方提供一定的销售空间，在一 定的提成扣率的协议下，实施 联营销售”。采购方对商品不拥有所有权，所以没有库存损耗风险。但采购方相对而言，失去购销或代销的价格主控权，因此联营只适用在需要较多人力销售、或产品市场变化太快、品种繁多、风险极大的品种、或采购人员完全没把握的商品。 采取联营经营应对供应商有保底提成”、营业额占比”、销售成长率”及 服务规范”的要求，否则极易失控。31、 联合采购(joint buying )

20、:是指一家以上或全部的采购方综合超市对某一个品牌 或规格实施的联合采购行为，北京的采购本部”、商品本部”或 生鲜本部”对其职责范围内的商品实施联合采购。联合采购并非完全指统一价格、统一下单、统一配送、及统一付款”, 在许多情况下，联合采购仅指交易条件的局部或全部的统一，许多具体的日常采购作业仍由地区公司的采购部执行。32、 库存量(stock )：或称为存货量”，是指 电脑的库存量”或实际盘点的库存量”， 两者的差额(后者”减去 前者”)即为损耗。例如：电脑帐上有10个采购方单位，而实际盘点仅有7个，损耗为7-10=-3 个。楼面对于高单价或损耗率较高的商品应经常盘点，并 作库存更正，以确保电

21、脑库存量电脑OPL的正确。低效率的人工订单耗费大量的人力及物力，供应商亦需对频繁的小量订单疲于奔命，对彼此都没有效率。33、库存天数(no. Of stock days )：其定义为：(a) 单品：电脑库存量+DMS。(b) 其他：库存成本 十日均销售成本。(指商品小组、大组、部门、门店等。)门店或采购实际运作时，应事先订定各商品大组的库存天数指标，公司以此为考核依据，实施奖罚。商品由门店下单较多的组别，库存应由门店负责；采购部下单较多的组别，则库存 应由采购人员负责；平分下单的商品，则双方共同负责。无论如何，营运、采购双方均应体 认合理的库存天数是公司永续经营的基础。库存天数太高所产生的资金

22、、损耗、过期、滞销、仓储空间、搬运等费用与风险不可等闲视之；库存太低则丧失销售机会，顾客对采购方的信心也会降低，更需要全面高度地重视。34、 可应用天数(suppliers net credit):是指 帐期减去库存天数的净额。可应 用天数若为 正数”，代表公司可由供应商获得一定的流动资金，做为展店或其他金融用途；反之则公司资金需由金融机构或第三者取得，不利公司运营。在例行的付款匹配审核时，可运用天数是最重要的指标之一。35、订单(purchase order ):是指采购方的门店或采购部向供应商订货的文件，此 文件不显示进货价格，以确保购销双方对价格的机密性。采购方的门店订单有三种形式：(a

23、) OPL订单：按一定的订货频率，由电脑计算公式建议订货量，经门店楼面主管按季节或实际需求更正后的订单。门店运作应以OPL订单为主，否则耗费太多人力与时间在人工订单上，效率低落。(b) 紧急订单：门店或地区公司采购部为促销或缺货时所下的订单，通常先以电话通 知，随后传真的订货方式。(c) 永续订单：交货频率高、存货较少的商品，如生鲜商品等适用此种订货方式。对 此种商品而言，OPL订单及紧急订单都无法应付。永续订单的商品在收货时应优先处理。采购方地区总部采购部的订单只有一种形式，即总部订单，通常前一天订货，隔日才可生效，因为总部的订货数据必需在当天晚上电脑日结(ni ght run )后，才可传

24、到门店的电脑及收货部。36、 最低订购量(minimum order quantity):采购方地区公司采购部向供应商订货之前，应在电脑里设定最低订购量，此订购量可以金额”或 采购方单位”的数值来表示，通常金额”较为实用。采购部应在每一个供应商档”定义一个最低订购金额”以利电脑建议订单的OPL作业，否则订货量极小的订单会自动生成，令人啼笑皆非。37、 交货天数(delivery leadtime):是指供应商接到订单后，所需要的交货准备天数”包含运输时间。实务上本埠的供应商设定在23天即已足够，除非供应商还另需加工。外埠的供应商宜在710天，视其所使用的运输工具的效率而定。38、交货(deli

25、very ):是指供应商接到订单后的运送行为。针对较大型的供应商，采购方的门店收货部可依经验设定专门的收货日期及时间，以错开尖峰的收货时间，如此对所有的采购方收货作业人员及供应商均可提高效益。39、缺货(out-of-stock ):是指 货架上或 存货区无货可卖的情况，造成缺货的原 因不外乎：(a) 销售超过预期，补货不及时；(b) 存货区的货暂时找不到；(c) 供应商暂时或长期缺货；(d ) 供应商送货延迟。采购人员应与供应商建立起一个较为畅通的沟通渠道，当供应商能预知或已知库存不足的情况，主动通知采购方的采购人员，让采购方能采取补救措施，例如：向楼面发出警讯，并紧 急寻找替代商品。40、

26、短交(short-shipped )：是指一张订单的其中一个或若干单品的订货数量无法全部交货。采购方系统不允许供应商分批交货，所以短交的商品数量若有需要时，应另下一张订单。41、分批交货（partial shipment ）:是指一张订单的数量分成两次以上送货。采购方系统不允许供应商分批交货，若下单部门已知供应商无法一次交足订货数量时，应事先分开 多张订单。42、退货（sales return ）:是指采购方将商品退回给原供应商的情况。退货的原因有：（a）商品质量或包装有问题，顾客退回后，门店收货部再转退给供应商；（b ）存货量太大或商品滞销，门店消化不了，退还给供应商；（c）商品未到保质期，

27、即已变质，门店退还给供应商。43、 涨价（price in crease）:是指供应商要求提高供货价格。涨价的原因有：（a）市场需求大于供给；（b）供应商成本上升内部无法承受；（c）供应商改变经营策略，例如：追求短期的赢利，暂时放弃对市场份额的追求。44、 加价（mark up ）：是指在进货价格上加上利润的行为。例如：进价100元，加价 10元，售价110元，则加价率为10 +100 = 10 % （以进价为分母），但毛利率则为10 + 110=9.09%，因为毛利率的计算是以售价为分母。45、 降价（price reduction ）:是指供应商降低供货价格，降价原因有：（ a）市场供 给

28、大于需求；（b）供应商成本降低；（c）供应商打算抢占市场份额；（d ）供应商库存太 多或停产。46、 减价（mark down ）:是指在销售价格上减少利润的行为。例如：售价100，成 本80 ,售价减价10元为90元，则减价率为10 %,毛利率则由原来的（100 80 ） +100 =20 %。减为（90 80 ） +90 = 11.1 %。47、促销（promotion ）：是现代商业营销的重要手段之一。顾名思义，促销是促进销售的意思，是一种推（push ）的行为，有如足球的临门一脚，促进完成销售的任务。促销 的方式五花八门，主要可分为 价格促销”与 非价格促销”价格促销最终可能会引发价格

29、大 战，受益者是消费者，零售商与供应商可能最终两败俱伤；非价格促销则会使三方面都受惠，此种作法较能持久。48、 惊爆商品（crazy item ）:这是采购方综合超市价格促销”的特有名词，是指顾客非买不可”的商品。一般而言，针对性较广的商品较为适合，售价尽量定在一批商的进价之下，目的有二：（a）创造一个超低价的形象；（b ）增加客流与单品的销售。策划良好 的惊爆商品组合（不超过30个品种）应能占当期门店营业额的1520 %，并增加来客数，提高客单价。惊爆商品由于采购方销量大（促销弹性可达101,000倍），并可酌情缩短帐期，供应商的支持力度较大，价格下浮可达1030 %，故采购方的毛利率不致下

30、降太多。惊爆商品不可批发给二级批发商或零售商，应尽量满足较多的消费者，以吸引客流为主要目的，而非为少数的批发或团购顾客服务。49、超平价商品（promotion item ）:这是采购方综合超市价格促销的另一个特有名词。是指顾客 不买可惜”的商品。一般而言，它的针对性可以较窄，可以涵盖所有的营业额占比较大”的商品小组或品类（商品群），其售价应定在二批商或零售商的进价”以下，其目的有二：（a）创造一个品种齐全的形象，吸引客流；（ b）可以批发给二批商或零售 商，增加销售。好的超平价商品组合（不超过 150个品种）可占当期门店营业额的1520 %。由于超平价商品的促销弹性可达550倍，销量比平常大

31、许多，供应商的供价可以下浮515 %，采购方可以用超平价吸引一些专业顾客（含机关企事业单位）来采购。50、 店内促销商品（in-store promotion item）:是指不在采购方快讯上做广告，仅在门店内做广告与促销的商品。店内促销的原因有：（a）门店库存太高，而供应商不愿接受退货；（b）门店要冲业绩时；（c）供应商未来得及上快讯；（d）供应商怕价格曝光 后，引起其他顾客的反弹，而不愿上快讯等。51、一批价（first-tier wholesale price）:是指制造商或进口商卖给一级批发商或代理商的价格，这是采购方采购人员应设法了解的价格，通常品牌供应商较不可能以一批价供货给采购方

32、，因为一级批发商或代理商大都大批量以现款进货，且供应商的促销支持也相对较少。52、 二批价（second-tier wholesale price）:是指制造商、进口商、一级批发商或代理商直接卖给零售商的供货价格，或一级批发商/代理商卖给二级批发商的供货价格。二级批发商在乡镇市场再转卖给小卖铺。53、促销弹性（promotion elasticity）:是指在 促销时的日均销量除以 平常的日均销量”的倍数。例如：促销时日均销量100个采购方单位，而平时日均销量仅有 5个采购 方单位，则促销弹性为 100- 5 = 20倍。54、抽奖（lucky draw ）:这是一种很受欢迎的非价格促销活动，即顾客购买一定金额 后，可获得一张抽奖券， 可以是当场兑奖，或一定期间后由公证单位公证统一抽奖，按国家规定奖额不得超过Y 5,000元，超过Y 1,000元以上的奖品还要由采购方代国家扣缴20 %的税金。抽奖的经费一般可由供应商在年节时提供赞助金来支付，赞助金可以是定额的或按