行政管理职位工作手册(

1、弗 布 克 管 理 职 位 工 作 手 册 系 列行政管理职位工作手册(第 2 版)於敏 编着北京目录(一) 行政部工作职责一览表 528第一章行政部职责描述(一) 行政部工作职责一览表行政部部门职责职责细分备注1.日常办公事务管理(1) 企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制(2) 会议的组织、协调，会议内容的记录与传达在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责2 办公物品及设备管理(1) 负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度(2) 负责办公物品及设备的采购事宜(3) 办公物品的保管、发放、使用(4) 办公设备的日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3

2、文书资料管理(1) 印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理(2) 企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅(3) 做好文书资料以及内部信息的保密工作4 车辆管理(1) 办公车辆的调度管理(2) 安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作(3) 对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理5人事日常事务管理(1) 员工考勤、岀勤统计、报表、分析等人事管理工作(2) 对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理(3) 组织员工开展各种形式的活动6后勤保障事务管理(1) 企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理(2) 企业员工食堂、宿舍的日常管理(3) 维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设

3、施维修(4) 企业日常安全保卫及消防管理7涉外事务管理(1) 来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等(2) 企业对外宣传、公关联系(3) 牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案8法律事务管理(1) 审议合同的合法性，保障企业的合法利益(2) 协助处理日常涉法事务及管理合同(3) 参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判(4) 代理企业涉讼案件部门： 人数：填写日期：年月日第二章行政部组织管理(一)行政部组织结构与责权表部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监行政部组织结构图部门编制经理级人主管级人专员级人部门职责部门权力相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日期批准

4、日期(二)行政办公工作一览表序号工作内容概述（三）行政办公职位规范表职位名称直接上级直接下级管辖范围直接责任主要权力职务代理人任职条件第三章办公事务管理（一）行政费用计划表编号：单位：元科目上年度平均数本年度预算数变动量变动率%备注一季度二季度三季度四季度固01薪资支出疋02间接人工费03租金支岀用04办公费05邮电费06水电油料费07保险费08医保费09社保费合计变01加班费动02差旅费费03运费用04维护费05交际费06样品费07包装费08燃料费09职工福利费用10杂项购置费用11会务费12培训费13劳务费14间接材料费用15消耗品费用16保健费17其他费用合计费用总计（二）行政费用申请单

5、编号：部门：填写日期：单位：元费用类别金额用途说明附件张数合计人民币（大写）报销人签字：审核人签字：主管领导签字:（三）通讯费用报销单编号：填写日期:部门使用人通讯工具类别（）固定电话（）移动电话（）其他号码费用（合计）人民币（大写）审批意见主管领导（签字）审核（签字）总经理（签字）费用明细（四）外勤费用报销单员工姓名所属部门报销时间备注序号费用类别大写小写0001交通费0002资料费0003交际费0004补贴费0005其他费用合计财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（五）车辆费用报销单编号：填表日期：年 月 日驾驶员部门车号预支期间年月日至年月日车型项目张数金额（单据

6、粘贴处）合计金额（大写）财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（六）招待费用报销单编号：填表日期：年 月 日姓名职务招待附部 门事由件招待对象招待人数客人 人，陪同 人备注张日 期招待地点餐饮费住宿费礼品其他金额合计礼金费用十万千百十元角分金额合计（大写）财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（七）公务联系单送抵时间签收人已阅签字转岀时间联系事项签复填表人（八）参观许可证许可编号发证日期印章参观单位参观日期参观者姓名职务单位参观区域参观内容参观目的参观路线相关部门签章主管副总生产部行政部营销部公关主管（九）接待用餐申请表申请日期：年 月 日接待负责部

7、门接待负责人负责人职务来宾负责人工作单位部门和职务接待总人数用餐时间陪同人数接待事由招待规格（根据公司相关规定确定）受理日期经办人审核意见接待部门行政部主管副总（十）公关工作计划表公关工作主体负责部门负责人员公关专员口公关主管口行政部经理口行政总监口配合人员计划情况工作目标工作进度进度目标工作成果工作预算工作结算（十）会议记录表编号：填写日期:会议时间地点主持人记录人会议名称参加者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果（十二）年度会议计划表会议名称主持 人开会地点会议召集单位开会日期会议主要工作人员开会时间与会者应备资料会议宗旨及议题会场标示资料与会单位会场拟分发资料人数（十三）会议审核项

8、目表序号审核项目审核结果序号审核项目审核结果1会议的主题22女服务员着装方面2会议的规模（总人数）查邀请回函（1）洋装（2）旗袍3会议预算（3）其他民族服饰4招待对象的层次23新闻媒体5活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲（1）文字记者突）（2）新闻稿6会议天数（3）摄影记者7会议负责人（4）录像记者及电源准备8会议事项分工表24住宿安排方面会场的预订（1）安排来宾的住宿（套房、（1）主会场（2）分会场 （3）洽谈室单人房、双人房）9（4）展示室 （5）来宾休息室（2）领导人的住宿预订房间（6）工作人员休息室（3）妥善分配房间（7）演艺人员休息室制作来宾名册25支付的负担范围（住宿、餐费

9、、10包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等取用冰箱内的食物费用、电话费）各类函件26安排用餐方面邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、纪念品、（1）住宿者的用餐事宜11停车场、指引地图、餐券订制张数（多印20%以（2）来宾、司机的用餐问题备用）、信封书写投递日期（3）服务人员的用餐（4）演员、乐队的用餐问题纪念品方面27活动行程方面纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提款、（1）司仪开场白12蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量（2）主持人的致辞（要多出20%以备用）（3）来宾致辞交通工具方面（4）宣读贺电13飞机、面包车、轿车（5）致谢辞14酬谢费（给司机人员等）（6）活动行程表会场布置（7）播放背

10、景音乐15主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、（8）放映宣传影片、幻灯片台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应宴会的形式28服务柜台的工作方面（1）餐桌入座式（2）自助餐入座式（1）来宾岀、缺席之确认16（3）半入座式自助餐（2）发放胸章（4）鸡尾酒立食式自助餐（3）发放活动行程表16料理样式和菜单印制（4）引导来宾到休息室（5）发放座位牌（6）发放纪念品（7）设置临时电话（8）来宾签名纪念17饮料香烟（1）国产白酒（2）鸡尾酒（3）啤酒（4）饮料类18花饰（1）花篮（2）桌上花饰（3）雕冰花饰（4）胸花（5）赠用花束（6）典礼台花饰（7）载挂花饰（8）蜡烛（9）展示品饰花19看板、标示板

11、类（1）大门看板（2）方向标示（3）专用停车场示牌（4）展示商品说明标牌29座位顺序（1）桌面标示卡（2）桌面标示卡的书写20拍照摄影方面（1）纪念照片（2）快照30胸章、名牌（1）颜色、大小、种类的选定（2）公司名称、职衔、姓名的 书写21选择桌子（如圆桌或方桌）（十四）决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施执行负责人备注（十五）决议事项实施表会议名称:决议事项决议日期决议负责人部门执行负责人实施目标实施进度等评价各部门每个月的实施检查表月份实施进度评价月份实施进度评价142536（十六）会议室使用申请表填写日期:使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注申请使用单

12、位管理单位名称填表人王官管理人王官经理（十七）印章使用登记表盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人备注（十八）印章使用审批表编号用章部门盖章时间印章类别盖章次数文件发文号文件名称备注用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途（十九）印章使用申请单单位申请日期年 月曰用印类别用印份数文件名称文件说明申请人核准人（二十）印章管理登记表种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理部部门印行政部印公司名、部门名行政部经理行政事务主管门分店分店印公司名、分店名XX分店经理分店印工厂名行政科长早职务董事、经理职务名称行政部经理行

13、政事务主管金属制印章部长印财务部经理印公司名、职务名财务部经理财务主管（银行专用）（二一）印章使用范围表种类区分公司债券支票及银行兑现凭证合同及其他重要文件定货单及日常 业务文 件各类对外文件辞令请示收 据人事关系及有关证明员工存款账目委任状公 司 名 称 印 早公司名章股份公司专用部门名章分公司名章职务 名早董事长名章董事（股份公司专用）名章其他高级职员名章财务部经理名章分公司经理章第四章网络信息管理（一）计算机故障维修记录卡机器编号规格数量故障说明预估修理费使用人备注部门:填写日期:单号:（二）计算机网络报修登记表序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注12345异常情况说明

14、：（三）计算机网络设备档案表设备使用部门:设备名称设备品牌规格型号销售号码销售公司设备价格购买日期维护公司维护年限年维修费用故障现象及维修情况维修人维修时间更换配件记录故障记录备注第五章文书档案资料管理（一）收（发）文登记表收文发文月日发文单位文号事由份数有无附件签收月日收文单位文号事由份数有无附件寄件人签收（二）公文传递单填写日期：年 月 日收文公文编号文件名称发文签收备注（三）公文会签单发文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件急件 特急件密级普通 秘密 机密 绝密内容会 签 顺 序单位接文时间交文时间行政部转呈时间1月日时月日时月曰时2月日时月日时月曰时3月日时月日时月曰时备注（四）档

15、案索引表序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理（五）档案明细表全宀 宗号目录号案卷号移岀归还日期单位名称经手人姓名管理人员签字日期管理人员签字（六）档案调阅单编号：填写日期：年 月 日类另U调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自年 月 日起至年 月曰止，计日原收文编号借出日期档号归还日期备注保管人签章（七）信件接收登记表月份：年份:日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人（八）外发信件登记表序号外发时间信件信息发信人信息密级信件类别外发地址收信人发信件单位（九）图书借阅卡图书信息栏借阅信息栏图书编号借阅人图书名称办理人图书价格借阅日期图书等级归还日期签字确认栏借阅人签

16、字：办理人签字：年 月日年 月日说明：双方各留一份，便于日后归还确认。（十）借阅登记表年 月 日借阅日期编号名称借阅人归还日期借阅人签字借阅办理人：（十一）丢失报告单填表日期：年 月 日丢失资料编号丢失资料名称发现（大致）日期资料存档日期资料所属级别资料管理人丢失原因：资料管理人员签名： 日期：年 月曰单位处理意见保卫处处理意见单位主管签名：年 月日保卫处主管签名：年 月日总经理审批意见：年 月日（十二）声像材料送审表送审日期： 年 月 日声像资料名称附加文字材料页数声像资料送审人签字确认栏摄编人员配音人员文字起草人员参审人员签名：签名：签名：签名：年月 日年 月曰年 月曰年 月曰审核意见签名

17、：年 月日第六章提案管理（一）项目提案表填写日期：年 月 日单位职称姓名提案名称编号现况、缺点（附图）、说明提案改善内容（具体、详细、附图）估计投资额（分项估算）预计效益暨投资回收期（二）会议提案表XX公司XX会议第X号提案提案人所在部门提案日期提案编号理由（写明提岀建议或意见的理由）措施（写明实现所提主张的措施）审查意见审查人签名（盖章）备注（二）员工提案汇总表编号：月份： 年 月提案编号提案人所属部门类别提案事项收件日期审核日期审核人结果实施效果核发奖金生产类技术类苴/、他可用可试不佳（四）优秀提案审核基准表编号：填写日期： 年 月 日提案名称评审人员评价项目评价基准等级分评价分有形效果（

18、30）1. 30万元以上302. 21万30万元（以2万元为单位得1分）26 293. 11万20万元（以2万元为单位得1分）21 254. 6万10万元（以1万元为单位得1分）11 205. 1万5万元（以1万元为单位得1分）6106不足1万元（以2 000元为单位得1分）15（注：以年为单位的预计金额）无形效果（10）1安全性、劳动强度、环境或外形改善的效果明显8102以上任意项改善效果一般373以上任意项可以看岀有改善12波及效果（15）1 可以在整个集团推广使用11 152 可以在公司内推广使用7103.适用于本部门4 64.只适用于本班组（科、室）131.全体员工共同提案12 152

19、.独自的想法、建议811独创性（15）3.计划性的改善（对策）474.单纯模仿改善35.一般业务11.活动难度极高6102.活动难度一般151.付出了极大的努力35活动评价（30）2.一般性努力121.改善效果长期有效352.改善效果短期有效121.本部门实施6102.其他部门实施15总得分100分（五）提案实施成果评分表提案名称提案编号项目评分标准分数（分）项目评分标准分数（分）标准得分标准得分动机15%主动发觉实施10 15投 资 回 收 期25%无需投资20 25原来有缺陷，激发实施510回收期半年以下15 20上级指标或旁人建议15回收期1年10 15创造 性20%完全属独创、开发性1

20、520回收期12年510参考科技资料加以研究、修正、改良10 15回收期2年以上15由类似科技资料联想并比照实施510月效10万元以上15 25经他人暗示或向他人学习15益万 10万元10 15努力1 付出精力多少25%1万 5万元510程序2.参与规划专案人员数目无形效益或1万元以下1515%3.所需完成的工作量合计100实施分数50以51 5960 6465 6970 74757980单奖金（分）下以上位核定奖金5001 0002 0004 0006 0008 00010 000主（元）管注：此表用于重大建设性提案的评分。（六）员工提案改善评分表提案人所属部门提案日期评定日期提案名及内容概

21、要评疋成绩评定标准评审意见最高评分权重（%评分经济利益50创造性15应用范围10研究观察花费时间10改善成本10提案完整性5合计100评审者其他建议资金金额评定1.经济效益显着者：年经济效益核算额X20%2经济效益不明显者：评分资金董事长总经理审查主任委员审查小组评定人注：此表用于一般建设性提案的评分。第七章行政人事管理（一）应聘人员登记表应聘职位：填表日期： 年 月 日姓名性别年龄岀生日期籍贯民族身高体重学历职称健康状况婚姻状况毕业院校所学专业第一外语级别第二外语级别联系方式身份证号期望工资上岗时间其他要求所受教育起止时间学校名称专业学历工作经验起止时间公司名称所担任职务相关证明人参加的培训

22、培训时间培训机构培训内容所获得的证书所受过的奖励及处分兴趣和爱好个人特长及自我评价（-二）面试成绩评定表应聘者姓名性别年龄毕业院校专业学历应聘职位应聘时间评价项目评定等级A-优B-良C-好D- 一般E-差仪表、仪态专业知识技能的掌握工作经验与应聘职位的关联程度语言表达能力分析判断能力应变能力情绪控制能力综合评价人力资源部评价录用决策予以录用储备不予考虑用人部门评价录用决策予以录用储备不予考虑总经理评价录用决策予以录用储备不予考虑（三）员工培训申请表申请部门申请人培训时间总时数培训讲师需费用培训地点培训人员培训内容培训器材部门主管审核：主管领导批准：签字：签字：年 月日年月日（四）培训实施计划表

23、拟办单位：填写日期:举办培训班名称本年度举办班数培训地点培训负责部门（人）培训目的培训对象培训人数培训时间教学目标培训科目科目名称培训方式讲师姓名培训时间培训地点备注培训周次培训内容摘要备注进度第1周第2周第3周（五）培训费用预算表编号：申请日期：年 月 日课程名称日期地点费用预算明细1 教材元/本X本=元2 讲师报酬元/时X时=元3 讲师交通费元4 讲师住宿费元/日 X日=元5 讲师膳食费元/日X日=元6 其他费用元7 合计费用元8预支费用元参加培训人员名单（计人）部门姓名职称备注姓名所属部门岀勤天数应岀勤天数请假迟到早退备注事假病假婚假产假其/、他迟到累计时间早退累计时间编号:填表期:年月

24、（七）员工请假申请单（六 ）员 工考 勤统 计表姓名所属部门填表日期请假类别事假病假婚假产假丧假其他（请注明）请假事由请假时间年月日至年月日编号:填表日期:年 月 日部门负责人意见人力资源部意见主管副总意见总经理意见（八）岀差计划申请表务 职务 职签 认人 差 出人 理 代差点 ，地岀差时间日 決 起 讫 时 时 日 日 月 月 年 年 自 至部人 请 申期 日交费 通 交费 宿 住计 合计 合张 证 凭 附 分 角 元 拾 佰 仟 万财务主管：会计：经办人：（九）差旅费报销清单总经理：财务主管:（十）差旅费支付明细表填写日期：单位：元姓名职务岀差累计时间单据张岀差事由项目金额起止时间地点车费

25、起止时间地点车费住宿费起止起止起止起止膳食费交通费其他备注合计部门主管:出差人:岀差人岀差日期核付金额岀差事由日期起讫时间起讫地点交通费膳食费住宿费杂费合计工作要点月日起止起止种类金额填写日期:单位：元经理：财务主管：部门主管：岀差人：第八章财产物资管理（一）物料移交清册部门：共页第页项目规格及说明单位数量备注接收单位：移交单位：主管：经办:（二）物资保管清单编号：所属部门：保管人:项次购买日期凭单号码品名规格厂牌数量单位单价签认接管日期处理 情 况凭单号码年月日年月日（三）物料使用转移登记卡使用部门：使用人姓名：职级：填写日期:保养日期财产编号品名规格数量单价总价使用人签认移交人备注（四）固

26、定资产登记表财产科目：项目编号:购置日期：年月日使用年限:购置金额：日期凭证字号使用部门日期凭证字号使用部门（五）固定资产移交清单部门：填写日期：第 页经理：主管:（六）固定资产保管记录卡经办:经理：主管：经办:项目规格及说明单位数量备注接受部门：移交部门:（正面）财产分类编号中文名称英文名称厂牌取得日期规格配件台币原价原币值增加资本支岀原值使用年龄每年折旧额第一年年 年最后一年年 月年 月年 月（背面）使用部门接管日期使用保管人签章交还经管部门日期经管部门签章年 月曰年 月曰年 月曰年 月曰（七）办公用品请购单财产名称规格用途单位数量需用日期估计价值备注财管字第号填写日期： 年 月 日请购部

27、门负责人意见：行政部经理意见：主管副总经理意见：年 月曰年 月日年 月日主管：申请人:（八）办公用品一览表办公用品名称规格单位单价（元）代号办公用品名称规格单位单价（元）代号（九）办公用品登记表使用部门：管理部门:名称编号规格厂名或牌号构造附属设备存放地点耐用年限原价增加价值日期摘要凭证号数单位数量增加减损结存（十）办公用品领用表填写日期： 年 月 日部门领用人核发领用物品及规格用途数量单位单价总价主管：保管员:主管：（十二）办公用品耗用统计表（十一）办公用品盘点单编号名称规格单位单价上期结存本期购进本期发放数本期结存备注数量金额数量金额填写日期： 年 月 日保管员:部门上月耗用金本月耗用差异

28、额差异率人数说明代号名称额（元）金额（元）（元）(%)主管：经办人:第九章车辆管理（一）车辆登记表使用人姓名司机姓名牌照号码车名车身号码车型购车日期初检日期复检日期保险记录保险公司保险证号码保险期限保险内容配购价格经销商附属品收音机放音机热风冷风司机住址电话住址电话（二）车辆使用申请单第一联留行政部办公室日期： 年 月 日申请人部门随行人数计划用车时间日时日时部门主管签字派车人签字目的地事由备注第二联交驾驶人，车辆用毕由驾驶人交回行政部办公室申请人部门随行人数计划用车时间日时日时部门主管签字派车人签字目的地事由以下内容在用车完毕后由驾驶人填写，交回行政部办公室备查共计行车里程（公里）汽油（公升

29、）有无违章罚款或事故缘由备注用车人签字部门主管签字（三）车辆调度派车单使用部门随行人数起止地点及时间事由车号行车里程行车时数管理部门主管使用部门主管经办人使用人（四）车辆日常检查表项目星期洗车加油记录车况记录维修记录备注汽油机油金额配件外观运行维护内容金额加油里程数换油里程轮胎音响冷气合 计填写日期:车号:填表人:审阅:王官:年 月 日（五）车辆故障请修单编号：填写日期： 年 月 日车号里程数责任人请修项目估计金额修理厂损坏原因审核意见主管：复核：管理员：请修人:（六）车辆保养记录表车号引擎号公司编号使用地区主要使用人驾驶员保养修理记录年项目金额保养前路码表数经手人（签章）主管（签章）月日合计

30、本月费用汽油金额保养金额修理金额合计（七）车辆交通事故处理单事故描述发生时间发生地点见证人及警察签名处理结果我方对方驾驶人姓名年龄姓名部门住址车号驾驶原因身份驾驶行人其他（）公司名称同车者住址驾 昭八、种类编号驾昭八、种类同车者人取照时间车型车型年份编号年份损失部分及程度损坏部分及程度意见意见损坏 程 度车辆钣金损坏程度车辆钣金烤漆烤漆零件零件其他其他合计合计身体身体物体物体其他其他总经理：主管：填写日期：年 月 日（八）交通事故现场记录表事故发生地点状况道路宽限速其他情况路面柏油（有或无）凹凸干燥湿滑结冻积雪交通状况车辆混乱多稀疏几乎无行人混乱多稀疏几乎无现场简图（详细记载）（请管理者填写以下事项）我方车对方车行人发生前路线发生后路线司 机 状 况事故前一个月休假天数休假结束至事故发生时的上班天数精神状况道路状况个性事故记录开