最新公司企业工厂行政事务管理制度

1、最新公司企业工厂行政事务管理制度一、总则第一条 为加强集团公司、直属集团行政事务管理工作， 强化印鉴管理、档案管理、政务管理、计划管理、督办检查、 信息反馈、目标管理和业绩考核，推进扁平化管理，制定本 制度。第二条 本制度适用于集团公司、直属集团行政事务管 理工作。第三条本制度由集团公司总裁办公室组织实施和解 释。二、印信管理第四条 印鉴包括：集团公司及直属集团的公章、法定 代表人名章、合同专用章、介绍信、证明信、财务专用章、 现金收讫章、转帐收讫章、财务负责人名章。第五条 集团公司及直属集团的公章、法定代表人名章、 合同专用章、介绍信、证明信由办公室统一管理；财务专用 章、现金收讫章、转帐收

2、讫章，财务负责人名章，由财务部 门统一管理。第六条 集团公司及直属集团公章、法定代表人名章、 合同专用章、财务专用章、现金收讫章、转帐收讫章、财务负责人名章的刻制和启用必须经董事局主席（董事长 ）批准 , 办公室备案 ; 新印章的印模和启用日期必须由办公室记载并归 档保存。第七条 集团公司、直属集团所有印章必须由专人保管 和用印。印章保管人员必须有本单位以外的同时有正式固定 职业的人员为其担保，签订保证合同并经公证处或律师事务 所鉴证后方可上岗。第八条 集团公司、直属集团办公室、财务部门未经集 团公司法律事务部审核，集团公司董事局主席签批一律不准 为任何公司或个人的抵押书、担保书以及对外合资、

3、合作合 同或协议用印。第九条 集团公司、直属集团对外出具的授权委托书、 合同书、协议书、还款计划等法律文书和确认书必须经法律 事务部审核，法定代表人签批后方可用印。第十条 集团公司、直属集团除介绍信和发文盖章外， 每次使用公章必须登记。第十一条 集团公司、直属集团使用公司印章，一般公 务由主管副总裁（副总经理）批准；使用职能部门印章由职 能部门负责人批准。第十二条 印章保管人员应建立印信使用审批登记簿， 将每次用印时间、用途、申请用印人、批准人记录清楚。未 经审批使用印章的， 追究印章保管人员渎职、 经济赔偿责任。第十三条 印章保管人员用印时要用力均匀，确保印章 端正、清晰，便于识别。印章要盖

4、在成文日期上并居中。第十四条 用印留存的材料要编号整理，分类归档。第十五条 集团公司、直属集团不得在空白纸或文头纸 上加盖公章，特殊情况需注明用途、份数、时间、保管人后 由法定代表人签批。第十六条 直属集团及其子公司因名称变更、机构撤销 或其他原因印章停止使用时，废止印章要及时上缴集团公司 办公室处理，并办理移交手续。第十七条 公司印章一律不外借，需在外地使用时要由 印章保管人亲自携带用印。第十八条 公司印章使用登记簿按年度存档。第十九条 公司介绍信的开出，由办公室主任批准；特 殊情况，由主管副总裁（副总经理）批准。第二十条 集团公司、直属集团不开空白介绍信，特殊 情况须经总裁（总经理）批准。

5、第二十一条 公司的介绍信存根应妥善保管，介绍信正 文必须与存根简要内容相一致，按保密要求存档，保管期 5 年。第二十二条 因情况变化，介绍信申请使用人没有使用 介绍信，应立即归还。收回后贴在原存根处，并写明情况。第二十三条 介绍信存根处要写明申请使用人姓名、人 数、事由，由申请使用人、批准人签字后生效。介绍信要有 编号和骑缝章。第二十四条 介绍信内容填写要明确、 具体、字迹工整、 准确。第二十五条 公司开出证明信或承诺函，必须经申请使 用人签字，部门负责人审核，法定代表人批准。办公室存留 一份备查。三、文书管理第二十六条 文书管理工作由办公室负责，一切文电、 信函、收发均由办公室统一承办。第二

6、十七条公文主要种类有：（一）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项；（二）决定：用于对重要事项做出决策和安排；（三）批示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作 的原则和要求；（四）意见：用于对重要问题提出规章见解和处理办法；（五）通知：用于发布公司规定、任免干部、传达上级 指示、转发上级机关公文、发布要求下级机关和有关单位共 同执行或周知的事项。（六）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提 出建议、答复上级机关的询问；（七）请示：用于向上级机关请求指示、批准；（八）批复：用于答复下级机关的请示；（九）条例：用于规范公司员工的工作行为；（十）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有 约束力

7、的行为规范；（十一）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项；（十二）会议纪要：用于记载公司重要会议主要精神和 议定事项。第二十八条 公文由版头、发文字号、标题、主送机 关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送（报）机 关、印发机关和印发日期、印制版记等部分组成。（一）版头应当使用发文机关全称或规范化简称；（二）发文字号由机关代字、年份（应使用公元全称， 去掉“年”字，并用括起）、序号组成， 机关代字应保持稳定， 不可经常变动。年份和序号一律使用阿拉伯数字，序号前一 律不加“第”字和虚位“0”；（三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并 标明公文种

8、类，上报的公文，标题中不标明发文机关。公文 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；（四）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称 或者规范化简称、统称；五）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前 标明附件顺序和名称。附件应当与正文装订在一起，并在附 件首页标明顺序号，如果不能合订应当在附件首页分别标明 公文的发文字号和附件顺序号；如果附件不需打印或者不发， 应当注明；（六）公文除会议纪要外必须加盖印章；（七）成文日期以领导签发的日期为准；（八）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓的其他 机关，应当使用全称或规范化的简称、统称；抄送机关按上 级机关、平级机关、下级机关次序排列

9、；（九）印发机关和印发日期分别标在公文末页下端左右 两侧；（十）印制版记可从左到右标明打字、校对人员姓名， 校对人员姓名之前应注明主办单位；（十一）主题词，抄送机关，印发机关和印发时间，打 字和校对人员单位、姓名四部分，应用横线隔开。第二十九条 公文用纸统一采用 国际标准 A4 型 （210mm X297mm ）,左侧装订，公文所附表格的大小可不 受此限；公文页面要清楚、干净；用印要清晰，印油不能沾 污纸面；公文附件纸张如为热敏传真纸，应复印后发送、存 档。第三十条 行文应当确有必要，注重效用。第三十一条 向上级机关行文一般不得抄送下级机关； 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；向

10、上 级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级机关行文 可以抄送其他同级机关。第三十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄 送其下级机关。第三十三条 报告与请示应当严格分开，报告中不得夹 带请示事项。第三十四条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当 写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复，上级机关 向受双重领导下的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上 级机关。第三十五条 发文办理指以本单位名义制发公文的过 程，包括草拟、审核、签发、复核、校对、誊印、用印、登 记、分发等程序。第三十六条 草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及

11、其他有关规定。如提出 新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条 理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，（三）公文的议程应当根据行文目的、发文机关的职权 和与主送机关的行文关系确定;四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先 引标题，后引发文字号，发文字号在公文的标题后用圆括号 注明。引用外文，应当注明中文含义。日期应当写明具体的 年、月、日；（六）结构层次序数，第一层为“一” ，第二层“（一）”，第 三层为 1，第四层为“（ 1）”;（七）应当使用国家法定计量单

12、位；（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简 称。使用国际外文名称缩写或其缩写形式，应当在第一次出 现注明准确的中文译名；（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数 和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词 素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第三十七条 公文在领导签发前，应由办公室进行审核，审核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符 合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办 法的规定等。第三十八条 公文经办公室审核后，送主管领导签发， 未经办公室审核公文，主管领导一律不予签发，签发后的公 文，未经签发人同意，不得改动。第三十九条 审批公

13、文，签发人应当明确签署意见写明 发或不发，并写上姓名和审批时间。第四十条 办公室应当在公文正式印制和发出前进行 复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐 全，格式是否统一、规范，不合要求的不予印制和发出。第四十一条 收文处理指对收到公文的处理过程，包括 签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。第四十二条 收到上级机关下发的公文，视公文内容及 要求落实责任部门或予以转发，重要公文高级管理人员必须 传阅。对于人事任免类文件，会议通报后备案。第四十三条 收到下级企业上报的需要办理的公文，办 公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理； 是否符合行文规则；内容是否符合国家法

14、律、法规及其他有 关规定；涉及其他部门或地区的事项是否已协商、会签；文 种使用，公文格式是否规范。第四十四条 经审核，对符合本办法规定的公文，办公 室应当拟办意见交有关部门办理，需要两个以上部门办理的 应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限，对不符 合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回原 发文单位并说明理由。第四十五条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误，推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有 困难的，应当及时向办公室说明。对不属于本部门职权范围 或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。第四十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批 人应当明确签署

15、意见，姓名和审批时间，其它审批人圈阅视 为同意。第四十七条 对交由有关部门办理的公文，办公室要负 责督查催办，重要公文应在三日内办结，一般公文要在五日 内办结，情况特殊需要延长办理时间的，要及时报告原因和 办理进展情况。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执 行情况，对逾期未办的公文，要查明情况，及时处理，防止 误办、漏办。第四十八条 公文办理完毕后，应及时将公文定稿，正 本和有关材料交办公室整理，归档。第四十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系， 特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能 正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第五十条 归档范围内的公文应当确定保管期

16、限，按照 有关规定定期向档案室移交。第五十一条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张 和字迹材料必须符合存档要求。第五十二条 重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，应交由档案室整理、归档第五十三条 公文由办公室统一收发、审核、用印、归 档和销毁。第五十四条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文 被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五十五条不具备归档和存查价值的公文，经过总裁 办公室主任批准，可以销毁。第五十六条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以 上监销，保证不丢失，不漏销，其中，销毁绝密公文应进行 登记。第五十七条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理, 部门撤销时，需要

17、归档的公文整理后按有关规定移交档案室。 工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照 有关规定移交清退。第五十八条 公文的收发必须由专人负责，做好送达记 录，邮寄要留存根。传递秘密公文，必须采取保密措施，确 保安全，绝密公文不得利用计算机、传真机传输。四、会议管理第五十九条 为提高会议质量与效率，强化民主议事、 集体决事，确保责任落实、规范操作、目标实现，特制订会 议管理办法。第六十条 会议的召开应遵循精简、高效的原则，会前 做好充分的准备，拟订会议议题，并准备相应的会议材料，会议通知应提前下达与会人员，董事局会议与季度、年度等 管理会议，其通知应于会议前至少一周通知与会人员。第六十一

18、条 相关会议材料由办公室统一整理、分发。第六十二条 参会人员必须准时到会，有特殊情况须向 会议主持人请假并出具书面请假说明。第六十三条 会议要安排专人负责会议记录，会议纪要 由总裁办公室负责起草，履行审核程序后三日内印发。会议 文件、记录、纪要等要及时立卷归档。对会议决议执行情况 要进行督办、检查并以文字或表格的形式及时反馈给有关领 导。第六十四条 集团公司董事局会议实行例会制， 每月 25 日召开。 由董事局主席召集并主持。 董事局会议研究的内容：（一）公司章程 规定的应由董事局行使职权的事项；（二）审订各直属集团月份全面预算计划；（三）听取并研究各直属集团月份生产经营情况和存在 的重大问题

19、；（四）听取、研究并检查各直属集团阶段性“两标”完成 情况和存在的制约因素；（五）安排阶段性重点工作；（六）研究各直属集团高层管理人员的任免；（七）理论研究和学习；（八）其他需董事局会议研究的事项。第六十五条 集团公司总裁办公会议和行政工作会议 根据实际工作需要不定期召开。总裁主持的为总裁办公会议， 执行主持的为行政工作会议。总裁办公会议和行政工作会议 研究的内容：（一）公司章程规定的应由总裁行使职权的事项；（二）董事局会议决议事项的方案制定和贯彻实施；（三）研究制定“两标”实施方案并组织实施；（四）指导、检查各职能部门的职责履行、工作计划和 “两标”完成及专项重点工作完成情况；（五）制订集团

20、公司债权、债务处置方案并组织实施；（六）研究集团公司法律事务及重大法律诉讼案件的工 作方案并组织实施；（七）研究并制订集团公司资产处置及资本运作方案并 组织实施；（八）其他需要会议研究的事项。第六十六条 直属集团实行联席会议制度，联席会议由 直属集团董事长负责召集， 董事、监事、经营班子成员参加， 其他相关人员可列席会议；联席会议决议由总经理负责组织 贯彻、落实，监事会和董事会秘书负责监督、检查决议的执 行情况；联席会议研究的内容：（一）传达贯彻集团的有关会议精神、决议;（二）审议全面预算计划；（三）审议投资及技改项目的前期工作；（四）审议本公司坏帐处理；（五）审议应收、应付款抹帐；（六）审议

21、建设项目的招投标；（七）审议批准大宗原材料采购和产品销售价格；（八）审议本公司融资及资本运作计划；（九）审定出席某某集团、市级以上先进模范员工、本 集团模范标兵、科技进步的奖励项目及人员等；（十）本公司各部门认为有必要在联席会议上审议的其 他事项；（十一）审定标的额在 5 万元以上的经济合同；（十二）其他需要联席会议研究的工作。第六十七条 直属集团董事会会议由董事长负责召集， 董事参加，会议相关人员可列席参会；董事会会议至少每季 召开一次； 董事会会议研究的内容：（一）执行股东大会决议；（二）制定本公司中长期发展规划，年度生产经营计划 和投资、融资计划；（三）审定本公司年度财务预算、决算方案；

22、（四）制定本公司年度利润分配方案和弥补亏损方案；（五）审定员工工资福利制度、奖惩办法；（六）制定本公司增加或者减少注册资本，发行债券方案；七）拟订本公司重大收购、回购本集团股票、合并、分立或解散方案；（八）在股东大会授权范围内， 决定本公司的风险投资、 资产抵押及其它担保事项；（九）审批用本公司自有资金投资的 500 万元以下的项 目；（十）审批用本公司自有资金购置的 20 万元以下的单 项固定资产；（十一）决定本公司内部管理机构的设置及人员编制；（十二）依据集团公司行政班子的推荐，聘任或者解聘 本集团总经理、总会计师。根据董事长提名，聘任或解聘本 集团董事会秘书。根据总经理提名，聘任或者解聘

23、本集团副 总经理、总经理助理等本集团高级管理人员、聘任或解聘本 集团所属子公司经理，并决定其报酬和奖惩事项；（十三）制定本公司的基本管理制度；（十四）制定本公司章程的修改方案；（十五）管理本公司信息披露事项；（十六）听取本公司总经理的工作汇报并检查总经理的 工作；（十七）法律、法规或本公司章程规定及股东大会授予 的其他职权。第六十八条 董事会决议由总经理负责组织实施，董事 会秘书负责监督、检查贯彻落实情况；第六十九条 总经理办公会由直属集团总经理负责召 集，副总经理、总经理助理、总工程师、总会计师、总经济 师参会，监事长或其他相关人员可列席会议；总经理办公会 每周至少召开一次；总经理办公会研究

24、的内容：（一）拟订直属集团基本管理制度；（二）制定和修改直属集团规章制度；（三）研究和执行董事会决议；（四）传达、贯彻集团的有关会议精神、决议；（五）拟订和修改直属集团生产经营计划和投资计划；（六）拟订、变动直属集团内部管理机构及定岗定编；（七）中层干部的岗位竞聘，聘任、解聘、调动；（八）拟订重大资金使用方案和全面预算计划；（九）拟订重大经济合作、购销合同；（十）拟订资产抵押、对外担保、银行贷款及企业并购 方案；（十一）拟订职工工资福利制度、奖惩办法；（十二）研究企业重大经营决策方案并组织实施；（十三）总经理认为必要的事项。第七十条 总经理办公会议决议由分管副总经理或职能部门负责组织实施;第七

25、十一条 集团公司、直属集团通过会议作出的决议、规定，凡不属于保密内容的，应以各种方式向员工传达，实 行政务公开，以利于员工对公司各项工作的监督。五、办公自动化管理第七十二条为最大限度地应用先进技术开发出的信息化管理平台，对信息资源和人、财、物等资源进行科学有 效管理，实现信息共享与工作协同，提高工作质量与效率， 改善办公环境和条件，提高管理和决策的科学化水平，以实 现办公的科学化、自动化。结合某某集团的实际情况，制度 本制度。第七十三条 办公自动化管理范围（一）迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编 辑、排版、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；（二）收集、生成报表统计、账目计算、资产管

26、理、日 常事务管理的数据信息处理；（三）高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种 信息资料的信息查询；（四）在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电 子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息 宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。（五）合理使用宽带网络平台，开发和利用具有办公自 动化功能的应用软件，将办公自动化系统引入日常办公过程;（六）充分利用局域网实现本企业的资源共享，通过 Internent 实现股东管理委员会、 集团公司与各直属集团互连， 快速传递公文和信息，实现资源共享。第七十四条 各直属集团要加强办公自动化建设，做好 软件和硬件的配备，实现快捷、高效的办公目的。第

27、七十五条 在未设专门的计算机中心的企业，办公室 负责本企业电脑、局域网、宽带网的管理与维护工作，与专 业的电脑公司保持联系，及时解除各种突发性故障，保证工 作的快捷、高效。第七十六条 加强对办公自动化管理人才的培养，努力 提高管理人员的整体素质和业务水平，掌握办公自动化的基 本知识和技能，使办公自动化系统应有的效率得到充分发挥。第七十七条 集团公司与各直属集团尽可能使用网络 传递信息，以保证信息的准确、高效、快捷。第七十八条 电脑原则上指定专人进行使用和维护，未 经检测的软盘严禁上机，一旦因此染上病毒，追究当事人责 任;第七十九条 经常上网的电脑要配置杀毒软件并定期 升级检测，以保证电脑的稳定

28、运行。第八十条 收、发传真管理（一）发传真： 一般业务由业务部门直接到传真室登记后办理，会议通知、领导批示或重要文件需由办公室主任批准， 发出后要核对是否发出，确认后由经办人签字登记 ;（二）收传真：及时送交收件人或部门并签字登记，编号 存档。六、计划管理第八十一条 为确保年度工作目标的实现，集团公司月 份工作安排实行计划管理。第八十二条 每月 25 日前由各职能部门根据本部门年 度工作目标及阶段性重点工作安排制订下月工作计划报总 裁办公室。第八十三条 总裁办公室对照各职能部门的年度工作 目标及各部门应完成的阶段性重点工作进行修订。第八十四条 修订后的工作计划发给各职能部门作为 下月工作的重要依据遵照执行。七、督办检查第八十五条 督办检查的内容分为集团公司的年度工 作目标、月份工作计划、会议纪要、专项工作安排、文件和 制度的贯彻落实情况。第八十六条 督办检查的频次原则上分为月份、季度和 年度，对一些领导临时交办的重点工作按时限进行督办。第八十七条 行政事务的督办检查工作的责任部门