办公室接待礼仪与会务

1、办公室接待礼仪 及会务工作,迎来送往、会议、接待是办公室工作的重要工作之一，也是体现办公室工作能力和水平的重要方面。 办会、接待中的礼仪，最能反映办公室工作人员的礼仪素质、办事效率。 在很大程度上也代表一个机关一个单位的总体形象,前 言,如何保持良好的仪表形象,一是精神要饱满自然，态度要和蔼端庄。 二是多用礼貌有语。 三是尊重隐私。 四是体现女士第一。 五是着装要得体，着装要体现整体性、个性、和谐性。 六是餐饮要规范,面、手、衣、履要洁净。 说话客气，注意身份。 在公共场所应保持安静，遵守秩序， 不打搅、影响别人。 遵时守约,如：您好、请、谢谢、对不起，再见,与人交往时做到五不问， 即不问年龄

2、、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址。 但日常交往中，有的人最喜欢问的却是这些问题。 这是要引起注意的,即时时处处做到女士优先、保护女士。 男女同行时，男士应走靠外的一侧， 不能并行时，男士应让女士先行一步。 在开门、下车、上楼或进入无人领路的场所、遇到障碍和危险时， 男士应走在女士前面，为女士服务。 就餐时，进入餐厅入座的顺序是，服务员引导，女士随后，男士“压阵,男士衣着的颜色不能超过3色，否则就会显得杂乱，不够庄重。 袜子一般应穿与裤子、鞋子同类颜色或较深色的颜色。 通常情况下男士均穿便服，便服包括外衣、夹克、衬衣、T恤衫和各式西装。 但出席正式、隆重、严肃的会议或特别意义的典礼，则应

3、穿深色西装或礼服,要坐得端正，双腿靠拢，两足平放。双手和手肘部要离开桌子，不扒在桌上。 主人示意开始时，客人才能开始。 进餐时要细嚼慢咽，不要发出大的声响。 敬酒时，上身挺直，双腿站稳。劝酒要适可而止，切忌饮酒过量。 用筷子时，一旦夹上食物，不要停留时间过长。 夹菜时，筷子不要在盘子里乱搅，也不要把筷子伸到太远的菜盘里。 （西餐时，左手持叉，右手持刀。上一道菜，使用相对应的餐具。如临时离座，刀叉在盘内摆成“八”字形，表示尚未用完。如用餐完毕，则将刀叉并排横斜放在盘内，柄朝右。） 自助餐时，要按顺序自动取食，不要抢先；所取食物最好吃完，不要剩余，以免造成浪费,一、迎接客人的礼仪 二、办公室接待访

4、客的礼仪 三、为客人介绍和引见时的礼仪 四、手、问候、交换名片的礼仪 五、陪客人乘车时的礼仪 六、陪客人行路时的礼仪 七、会见会面时的礼仪,目录,办公室接待礼仪,问题一：迎接客人需要注意哪些礼仪,准确了解客人身份、人数、性别、车次、航班，提前准备好交通工具、预订住宿。 安排与客人身份、职务相当或相应的人员前去迎接。 主人应提前到达车站、机场恭候。 接到客人后，首先问候 。“一路辛苦了”、“欢迎您来到xxx”等等。 作介绍和引见。如果有名片，可送予对方。 帮客人办理好手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排、地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料交给客人。 不要立即

5、离去。可视情况稍作停留，热情交谈，可介绍客人参与的活动、当地风土人情、天气等。 不宜久留。考虑到旅途劳累，让客人早些休息,问题二：办公室接待一般访客要注意哪些礼仪,以愉快的心情向来访者打招呼。必须站起来向到访者的人表示欢迎！（注意称呼） 问明客人身份，欲访何人，所为何事，是否预约。填写签到表 请客人稍候，为客人联系要找的负责人，征得负责人同意，可引导客人前往。 客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。 接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。 客人要找的负责人不

6、在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去,办公室接待一般访客时的礼仪,接待多个访客时的注意事项,1）应该依访客的先后顺序进行处理 ： A、请访客按顺序在沙发上候坐； B、如令他们等候，要向访客说声：“对不起，令您久等了。” （2）联络会晤人员： A、联络后，引领访客到会客地点并向访客说：“已联络了 。他现在正在前来接待处，请先坐一下。” B、如需等待或会晤人员没空时，询问访客可否由其他人作代表来与他会晤,问题三：为客人介绍和引见时需要注意哪些礼仪,介绍时，要有礼貌地用手示意，但不要用手指指点点 1） 职位的

7、高低不同： 首先将职位低的人介绍给职位高的人。然后将高职位的人介绍给低职位的人。 应简要说明被介绍人所在单位、职务及姓氏，如“这位就是局刘局长，同志”。 2）不同年龄的人 ：首先介绍年少的人给年长的人，然后才将年长者介绍给年少的人。 3）其中一方是自己公司的人 ：首先将自己公司的人介绍给公司以外的人认识。 4）男性与女性 ：一般来说，先将男性介绍给女性。但如果男性的年龄较长或职位较高时，则刚好相反。 5）地位与年龄相仿的人： 此时将与你较熟的一方介绍给你不太认识的对方。 6）要求介绍的人： 首先介绍那位要求介绍的人。 7）一个人对很多人时 ：首先将那个人介绍给那一班人认识,为客人介绍和引见时的

8、礼仪,问题四：握手、问候、交换名片，需要注意哪些礼仪,谁先伸手？ 问候什么,握手礼仪,同性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之，如果有气无力或轻轻的碰一下，就会使对方产生冷淡、疏远的感觉。 异性间的握手无需用力，只需要轻轻的握一下即可。 原则一：领导同志或身份较高的人先伸手。 原则二：女性先伸手。 原则三：如果客人有意同你握手，就应当主动把手伸过去；如果无意同你握手，则不要勉强,问候礼仪,一般的问候（不大熟悉或初次见面） 可以说“你好”、“一路辛苦了”之类。 特殊性的问候（用于彼此已相识、关系比较密切） 一般询问一下对方的工作、身体情况；如果关系比较密切，也可以询问一下对方的家庭情况。 问候

9、时的称呼： 是领导同志则直接称呼姓加职务。 一般同志就称呼姓或名，较熟悉的同志叫名更亲切。 在外事活动中，对国外女性的称呼分夫人、太太、小姐、女士四种。没搞清对方是否已婚时，称女士或小姐为好,交换名片的礼仪,1、事前的准备： 前往会客室接见客人时，别忘记带干净的新名片； 把名片放在上衣的袋内或裤袋中都不好，应把名片存放在名片夹内。 平时准备多些名片，不要在客人面前出现名片已用光的情况或是掏出很脏的名片。 2、交换名片时的礼仪：用双手拿着名片的两角，名片的正面向上面向对方，并说：“我是XX，请多指教。”一般来说，来访者或地位较低的要先拿出名片。 3、收下对方名片时礼仪：用双手接取对方递交的名片。

10、 接受时点头示意，并拿着名片的空白部分，把名片接过来后，念名片。 在会唔中，如有很多名片同时交换时，可在桌上将客人的名片逐一与他们的座位对应排好，便于认识客人。 4、事后的整理： 事后的整理： 当会客完毕送走客人后，返回自己座位，将刚才的名片拿出来整理后才保存下来,问题五：陪客人乘车需要注意哪些礼仪,上下车次序？ 乘车座次如何安排,乘车时，接待人员要代客开车门，请领导或来宾先上车，而后自己再上车，待领导和来宾坐稳后再关门。 下车时，要主动为领导或来宾打开车门。 乘车座次礼仪,问题六：陪客人行路需要注意哪些礼仪,1.走廊上,接待人员走在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。 当访客走在走廊的

11、正中央时，接待人员要走在走廊上的一旁。偶尔向后望，确认访客跟上。 当转弯拐角时，应走在客人的左前方数步的位置，要用手示意方向，同时礼貌地说：“请往这边走。,2.楼梯上,先告知客人，目的地在X楼。 上楼时，应该让客人走在前面，因为一般以为高的位置代表尊贵。接待人员走在后面。下楼时，接待人员走在前面，客人在后面。 上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全，一般客人走内侧、靠墙的一侧，接待人员走外侧、靠扶手的一侧。（不应并排行走， 而应当右侧上行，左侧下行。,接待人员先进入电梯，按住 开的按钮，等客人进入后关闭电梯门，按动目的楼层按钮，同时告诉访客目的地是在第几层。 如果访客不只一个人，或者有很多公司

12、内部的职员也要进入电梯并站在一角，按着开启的掣，引领访客进入，然后再让公司内部职员进入。即是说访客先进入，以示尊重。 离开电梯，则刚好相反，按着开启的掣，让宾客先出。如果你的领导也在时，让你的领导先出，然后你才步出,3.电梯内,陪客人行路的注意事项,陪同客人行路，主陪通常应请客人位于自己的右侧，以示尊敬，自己并排走在客人的左侧；随同人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。 如果环境比较复杂，接待人员应该始终在前引路。左右、内外同上,问题七：会见会议需要注意哪些礼仪,会见就座、会谈就座、会后合影,会见会议座次,迎候 陪见人员（或接待人员）引导客人按时到达会见场所。主人应在会客厅门口或大楼

13、正门迎候，如果主人不到大楼正门迎接，应由工作人员在大门处迎接客人，将客人引入会客厅,就座 - 通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。 - 主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定,会谈会议座次,会议一般用长方形桌子，宾主相对而坐，以入门方向为准，主人位于左侧，客人位于右侧。以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。 主谈人居中，其他参与会谈的人员按顺序依次向右排列。 如有译员，应安排于主谈人右侧。 记录员可安排在后面，也可安排在会谈桌一侧就座。当会谈人员较少

14、时，记录员也可安排在会谈桌上就座,一般来说座位安排是这样的,接近入口处为下座，对面是上座。 有椅子与沙发两种座位，沙发是上座。 如果有一边是窗，能看见窗外景色为上座。 西洋式的房间，有暖炉或装饰物在前的是上座,会后合影,一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾，主人的左手排第二位来宾，主客双方间隔排列。两端均由主方人员把边。 第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。 如果是上级领导来视察，安排合影时，则要将所有合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就座次序排列。 为了突出主要领导，保证主要领导居中，通常排单数就座，1号人员即身份最高者居中，

15、2号人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员右手位置，以此类推,问题八：签字仪式如何安排,签字仪式,一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。 桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人的座位，座位前摆的是各自保存的文本，上端分别放置签字文具，如是与外方签字，桌子中间还要摆一旗架，分别悬挂签字国的国旗。 主方安排一位仪式主持人。 双方参加人员进入签字厅。签字人员入座，主左客右，其他人员分主客方按身份顺序排列于签字人员座位后。 双方助签人员分别站在各自签字人的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。 双方签字人员在本方保存的文本上签毕后，由助签人员互相传递文本，再在对方的文本上签字，然后由签字人

16、交换文本，相互握手。 之后由礼仪小姐送上香槟酒或红酒，主客双方共同举杯庆贺。 双方简短致词（主先客后）后合影留念,中国中央电视台九频道在罗马尼亚落地签字仪式,中韩国家元首北京出席两国多个合作文件签字仪式,一、会前工作 二、会中工作 三、会后工作 四、会务工作的原则 五、布置会场 六、会场主席台安排 七、会场发奖 八、签定责任状 九、后勤保障及节俭,目录,会务工作,会务工作流程图（会前,会务工作流程图（会中,会务工作流程图（会后,会务工作的原则,问题一： 如何布置会场,选定会场,要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。 主要按照大小适中、条件具备、距离较近、

17、经济实惠来选定,制发会议通知,会议通知的内容包括：名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。通知的种类：书信式和柬帖式。通知发送形式：正式通知和非正式通知。通知的方式：书面、口头、电话、邮件。 通知发出后，一定要确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员，一定要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆放席卡,布置会场,会场内外,会标、会徽、台幕、标语、桌签、座签、色调、灯光、气味旗帜、花卉,布置会场,确定会标、宣传标语,必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如

18、谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备,准备会议文件资料,议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等,布置会场,制作会议证件,选择好的话筒、保证话筒和音响良好。 反复查看检修，确保稳定运行。 会议开始前10分钟还要最后检查一次话筒，确保使用良好,会议现场音效,问题二： 会场主席台座次安排,主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。 对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。 领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。 如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺