中文Excel2003图文基础教程

1、办公软件三合一教程第四章 中文Excel 2003应用本章要点：l Excel的启动、退出、数据编辑、公式、函数等基本操作l 插入、删除、移动、重命名、复制工作表l 工作表的格式化l 创建数据图表l 数据的管理和分析l 页面设置和打印电子表格软件Excel是专门处理数据和统计的有利工具。用户用它可以对一堆杂乱无序的数据进行组织、分析，最后将其以美观的形式展示出来，使用户对数据的管理井井有条，快捷方便，而且把数据图表化，增加了数据的表达能力，丰富了数据的表现方式，有利于商务、科学、工程等方面的交流。Excel已经广泛地应用于财务、统计及数据分析领域，为用户带来了极大的方便。本章介绍电子表格应用软

2、件Excel2003中文版，从基本概念、创建和编辑工作簿（工作表）、格式化工作表、数据图表、数据的分析管理及报表的打印等方面讲解使用与操作的方法：第1节 认识Excel 20034.1.1启动与退出Excel1启动了Windows XP之后，便可以启动Excel 2003，它的启动一般有三种方法：（1）单击“开始”按钮，在“程序”菜单中单击Microsoft Excel。（2）双击indows XP桌面上的xcel2003快捷图标。（3）在Windows 资源管理器中双击已经建立的Excel文件图标启动Excel 2003。2退出xcel 2003方法很简单，只需单击“文件”菜单中的“退出”命

3、令，或单击窗口左上角的关闭按钮便可以退出Excel 2003了。 4.1.2 Excel 2003的用户界面进入xcel2003后，屏幕上显示的画面就是Excel2003的工作界面，如图（4-1）所示，它主要由以下几部分组成：1名称框显示被选中的单元格或区域名称。2公式编辑栏用来输入和显示运算公式。3单元格用于存放数据（也可输入内容和公式）。4行号与列标用于确定单元格的坐标位置。5表选项卡又称为工作表标签，用于切换工作表。6.滚动条用于快速调整表格。又分水平滚动条和垂直滚动条。8常用工具栏行号与列标单元格表选项卡名称框公式编辑栏图（4-1）滚动条常用工具栏常用工具栏包括EXCEL2003中常用

4、的工具按钮，与WORD2003中的常用工具栏非常相似。4.1.3 有关Excel的基本概念：1 工作簿：工作簿是指在Excel 2003中用来储存并处理工作数据的文件。在一个工作簿中可以有多个独立的工作表，系统默认包含3个工作表并自动命名为sheet1、sheet2、sheet3。通过工作表标签可选择不同的工作表。2 工作表：工作表是指由65536行和256列所组成的一个表格，行的编号从上到下按165535顺序编号，列号从左到右采用字母编号【A、B、CIT、IU、IV】。每一个行列坐标所对应的位置称为单元格，在屏幕上显示为一个标准长方形格子。3 单元格地址和单元格区域地址：在EXCEL2003

5、中，输入的数据，包括字符串、数字、公式等都保存在单元格中，每个单元格都有其固定地址，称为单元格地址或单元格名称。将单元格的列号和行号并在一起为单元格地址的表示方法，如E5表示E列与第5行交叉的单元格，并且一个地址代表惟一一个单元格。由于一个工作簿有多个工作表，在同时操作几个工作表时，为区分不同的工作表的单元格，需在地址前增加工作表名称，表示方法为：工作表名！单元格地址。如sheet3!E5表示表sheet3中的E5单元格。在编辑EXCEL2003工作表时，往往要对一个范围内若干单元格进行操作，我们把选定的若干个单元格形成的矩形区域称为单元格区域，该区域的表示方法为：左上角起始单元格地址：右下角

6、最末单元格地址。4 活动单元格（区域）活动单元格（区域）是指正在使用的单元格，其个有一黑色方框，此时正在输入的数据将会保存在该单元格中。活动单元格（区域）的右下角有一实心小方块，称为填充柄。第2节 工作表的管理在这里，我们要学习如何管理工作簿，即管理工作簿中的工作表，它包括：选择工作表、插入工作表、删除工作表、重命名工作表、移动或复制工作表。4.2.1 选择工作表单击Excel 2003窗口底部的工作表标签，可在工作簿中选择不同的工作表，被选中的工作表标签底色为白色。提示：按住“Ctrl”键，可选择多个不连续的工作表；按住“Shift”键，可选择多个连续的工作表。4.2.2 添加和删除工作表一

7、、添加工作表1选中任意工作表标签。2单击“插入”菜单的“工作表”命令。3这时工作表标签会多出一个。二、删除工作表1选中想要删除的工作表。2单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令。3弹出黄色的对话框，点击“是”。4.2.3 重命名工作表1单击“格式”菜单，“工作表”菜单项中的“重命名”命令。2当工作表标签变黑后，便可直接输入文字。4.2.4 移动复制工作表1移动时只需按住鼠标左键拖动工作表标签即可。2复制时需利用“编辑”菜单的“移动”或“复制”工作表命令，打开对话框。把建立副本前面的对号打上即可。如图（4-2）所示。图（4-2）4.2.5保存工作表当我们做完自己的工资表后，需要将结果保存起来，便于

8、以后查看和操作，保存工作表的方法如下图所示。1单击“文件”菜单的“保存”命令，弹出“另存为”对话框。图（4-3）2保存位置处选择路径：y Documents如图（4-3）所示。3在“文件名”处输入“工资表”，点击“保存”按钮。4.2.6 拆分窗口及冻结窗口 单独的拆分操作和冻结操作对于工作表没有太大的意义，我们把拆分与冻结配合使用，以利于观察数据。例如：我们要查看一下某集团从19902003年的销售额、营业额、与总利润的发展变化以及数据的对比关系就需要用到拆分和冻结窗口，如图（4-4）所示步骤如下：1 用鼠标拖动水平滚动条键头右侧的小竖杆把窗口分成左右两部分。2 单击“窗口”菜单中的“冻结窗格

9、”命令，便可使左侧信息固定不动。3 单击滚动条右侧键头，右侧信息会不断向左移动，这样便实现了冻结窗口的目的。图（4-4）撤消拆分窗口与冻结窗口是一个逆操作，只要打开“窗口”菜单，先“撤消冻结”，然后再“撤消拆分”即可。4.2.7数据表的保护我们可以通过数据保护，使自己的工作表不被别人修改和删除，步骤如下：1选中想进行保护的工作表标签。2点击“工具”菜单中的“保护”单中的“保护工作表”命令，打开保护对话框，如图(4-5)所示。3设置口令，并确认口令。这时，我们已经完成对工作表的保护了，可以自己试着修改工作表中的数据，我们会发现无法修改，说明工作表已经处于保护状态。要想对它更改，必须撤消对它的保护

10、，步骤如下：1利用“工具”菜单，“保护”级联菜单中的“撤消工作表保护”命令。2输入口令（是我们刚刚设的），即可以撤消保护。图4-5第3节 Excel 2003基本操作下面我们以建立一个工资表为例学习如何建立和编辑Excel表格，它是向单元格输入数据的过程，通常建立一个简单的表格有以下几步：4.3.1 输入表格名称及创建表头信息表格名称是Excel表格所必备的，就像人有名字一样，而输入表头信息是建立表格的最基本步骤，它是为一个表格的行和列所取的名称，对行或列数据起解释说明的作用，如图（4-6）所示。我们按照下面的步骤输入名称及表头。1鼠标移到工作表的工作区域，这时光标变成空心十字架，单击1单元格

11、。2输入工作表名称“月份工资表”。3选择要输入数据的单元格利用“Tab”键（横向移动光标），“Enter”键（竖向移动表格名称表头信息图（4-6）光标）或用“ ”方向箭头移动光标。4.3.2 输入数据 输入之前要先选定单元格，然后用键盘直接输入数字、文本、日期和公式等，不同的数据的输入方法也不同。1、 输入字符形数据：Excel 2003将汉字、字母、数字和空格等ASCII码字符的组合作为字符型数据。一般的字符型数据都直接从键盘输入并修改。每个单元格最多可输入32003个字符。默认状态下，所有输入的字符型数据在单元格中都左对齐。对于邮政编码、电话号码这类特殊的字符型数据的输入，为避免EXCEL

12、认为是数值型数据进行计算处理，在输入时应先输入符号【】,再输入数字。例如：输入电话号码87339510，应键入：87338510。如果要在一个单元格内输入多行字符，可按“Alt+Enter”键换行。2、 输入数值形数据：在EXCEL2003中，数字只可以为下列字符：09的10个数字和+ - （ ）/ % E e等10个符号。负数的输入：数字前加一个负号或将数字放在圆括号内。如：-12和（12）都表示负12。分数的输入：先输一“0”和一个空格，再输入该分数。例如：输入分数：1/3，应键入：0 1/3。如省略0和空格则表示日期：1月3日。百分数的输入：先输入数字，再输入百分号“%”。在默认状态下，

13、所有输入的数值型数据在单元格内都右对齐。3、 输入日期和时间：在EXCEL2003中可以用多种格式输入日期。例如：输入2005.5.14可以键入：2005年5月14日，或键入：2005-5-14，或键入：2005/5/14。在EXCEL2003中输入时间，用符号“：”作为时分秒之间的分隔符。其格式为：时：分：秒。如：输入九点三十分，应键入：9：30。如果输入12小时制的时间，应在输入时间后加上空格，再输入A（上午）或P（下午）。默认状态下，日期和时间数据在单元格内是右对齐。4、 输入公式在单元格中可以输入一个公式，该单元可将显示公式的计算结果，在编辑栏显示公式内容。在公式中可以包含数字、运算符

14、、单元格地址和函数。输入公式的方法是：先输入一个“=”号，表示公式开始，再输入数字和运算符等公式内容。如在G5单元格中输入公式：=A5+B5+C5+D5。如果公式中引用了单元格地址，则被引用单元格地址的数据发生变化后，输入了公式的单元格的数值也会相应发生变化。4.3.3 自动输入数据在EXCEL中输入许多有规律的数据时，不用一个一地输入，利用EXCEL自带的自动输入功能可以方便快捷地输入这些数据。1自动填充相同数据如：选定任意单元格，输入数据“”，并使这个单元格处于选中状态，将鼠标移到此单元格右下角，出现十字填充句柄，便可以任意方向拖动，完成自动填充的功能。2自动按序列填充图（4-7）如：在A

15、单元格内输入“”，在单元格内输入“”，然后选定和两个单元格，拖动填充句柄将按等差为的序列填充。3等比填充我们对于等差、等比这类比较复杂填充还可以利用编辑菜单“填充”菜单中的“序列”命令，打开“序列填充”对话框，如图（4-7）所示，然后，设置“序列产生在” “类型”。最后，输入步长值和终止值。注：步长值即等差或等比序列中后一个数与前一个数的差值或比值。4星期、年份、月份、日期等与时间有关的数据“自动填充” 如，在任意格内输入“星期一”，拖动填充句柄，就可实现从“星期一”到“星期日”的自动填充。第4节 编辑工作表我们在建立表格的过程中，偶尔会有输入错误的现象，有时，还需对表格进行修改，所以我们来学

16、习几种常用的编辑方法4.4.1修改数据在输入错误的时候，可以有三种方法修改数据：重新输入数据（1） 单击选中要修改数据的单元格。（2） 重新输入数据。在单元格的内部直接编辑（1） 双击要修改的单元格。（2） 出现光标后，按键盘上的“Backspace”或“Delete”键删除后，重新输入。在公式编辑栏中修改数据（1） 单击选中要修改数据的单元格。（2） 在公式编辑栏内修改。4.撤消错误操作在数据编辑过程中,如果出现了错误的操作,可单击常用工具栏上的“撤消”按钮实现复原操作。如果要恢复已撤消的操作，可单击常用工具栏上的“恢复”按钮。4.4.2 移动单元格数据移动单元格数据就是将一个单元格单元格区

17、域中的数据从一个位置移动到另一个指定的位置上。这种操作对已输入数据的表格的格式进行编辑十分有用。移动的方法有：1、用鼠标的方法： 选定所要移动的单元格或单元格区域。 将鼠标指针（此时为空心十字）指向选定单元格或单元格区域的边框线上，看到鼠标指针变成一个箭头。 按住鼠标左键不放，拖动到需要的位置上，松开鼠标左键，移动完成。2、用菜单的方法： 选定所要移动的单元格或单元格区域。 单击常用工具栏上的“剪切”按钮，要移动的单元格或单元格区域边框会显示闪烁虚线。 选定单元格或单元格区域要移动到的位置。 单击“粘贴”按钮，移动完成。另外，使用鼠标右键快捷方式或“Ctrl+X”，“Ctrl+V”组合键的方式

18、也可轻松完成相应的操作。4.4.3 复制单元格数据1、用鼠标的方法： 选定所要复制的单元格或单元格区域。 将鼠标指针（此时为空心十字）指向选定单元格或单元格区域的边框线上，看到鼠标指针变成一个箭头。 按住“Ctrl”键不放，拖动到需要的位置上，松开鼠标左键，完成复制。2、用菜单的方法： 选定所要复制的单元格或单元格区域。 单击常用工具栏上的“复制”按钮。 选定单元格或单元格区域要复制到的位置。 单击“粘贴”按钮，完成复制操作。3、用“填充柄”的方法 选定被复制的单元格或单元格区域。 将鼠标指针指向其边框区域右下角的“填充柄”，此时，鼠标指针变成“+”。 拖动鼠标，在本行或本列移动，鼠标拖动的单

19、元格区域即被复制成原单元格的内容。注意：如果原内容为数字、文字则原样复制，如原内容为公式，则复制公式，而公式中的参数值将根据新位置相对于原位置的位移自动改。另外，使用鼠标右键快捷方式或“Ctrl+C”，“Ctrl+V”组合键的方式也可轻松完成相应的操作。4.4.4 行与列的插入与删除我们在进行制表的过程中，经常会出现增加一行（列），或是需要删除一行（列）。以往的手工制表很难解决这个问题。但使用Excel就可以很方便地解决这一问题。在工资表中，如果有人员或是项目的变动就需要做行（列）的插入或删除操作。例如：我们要删除调出的人员（周同）的记录，或插入调入的人员（张小玉）记录，就要用到插入、删除行（

20、列）。 删除行我们先来删除周同的工资记录，方法如图（4-8）所示。（1） 单击10单元格。（2） 单击编辑菜单中的“删除”命令。图（4-8）（3） 选择“整行”选项，单击“确定”按钮。插入行我们如果要在第五行与第六行之间插入张小玉的记录，方法如图（4-9）所示。（1） 用鼠标左键单击5单元格。（2） 点击“插入”菜单中的“行”命令。图（4-9）（3） 输入张小玉的所有数据。4.4.5 Excel中表格的格式化一、设置表格的边框的步骤1选中区域（即我们想做多大的表格）。2单击“格式”菜单的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。3选择“边框”选项卡。4选择需要的线条颜色及线条样式。5点击左侧的

21、内、外边框按钮，即可完成外边框的设置。二、设置表格的底纹及图案样式1打开“单元格格式”对话框。2选择“图案”选项卡。3选择底纹及图案样式。4点击“确定”按钮。三、“对齐”选择卡选中单元格或区域后，单击右键选择“设置单元格格式”，在“字体”选项卡中选择 “对齐”。1水平、垂直的文字对齐形式在这里，我们可以设置文本在单元格中的位置。如居中，靠上等。2自动换行如果我们想在一个单元格中呈现两排文字的情况，就要用到自动换行。3缩小字体填充指当单元格容纳不下过大的字号时，字号自动缩小。4合并单元格即把几个小单元格合并成一个大的单元格，例如：制作表格标题时就可以用合并单元格的操作。（1） 选中任意连续的若干

22、单元格。（2） 利用“格式”菜单“单元格”命令，打开对话框。（3） 选择“对齐选项卡”中的“合并单元格”选项，点击“确定”按钮。四、 “数字”选项卡在“数字”选项中，有“常规”、“数值”、“会计专用”等样式，这些都是特殊的数字格式，如：可在单元格中输入￥5000的货币样式，就要用到“会计专用”样式。五、 改变表格的行高与列宽我们在输入数据的过程中，经常会出现单元格文字过长，会遮住其他单元格数据的情况。这时，我们有必要调整一下列宽，而有时字号过大，或者需要在单元格中输入两排数据，则有必要改行高。改变行高及列宽的方法及步骤如下：第一种方法：将鼠标指针移动到行号或列标的中缝，当出现双向键头时，按方向

23、拖动鼠标即可。图（4-10）第二种方法：利用格式菜单的“行”菜单中的行高、“列”菜单中的列宽来改变。如图（4-10）所示。六、自动套用格式在前面的学习中，我们已经懂得了如何设计工作表的格式，但实际上我们还可以套用Excel提供的常用的格式，非常方便地设置工作表的格式。步骤如下：1选定需要套用的格式的范围（区域）。2单击“格式”菜单的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框。如图（4-11）所示。3选择符合要求的格式，点击“确定”即可。另外，我们还可以通过对话框中的“选项”按钮，选择所需的应用格式种类。图（4-11） 第5节 使用公式和函数利用Excel2003提供的公式与函数，可以对工

24、作表中的数据进行统计、平均、汇总以及其他更为复杂的运算，从而避免了手工计算的繁琐和不准确性。4.5.1 公式和自动求和在Excel中，假设要统计员工的总工资，则要用到公式，假设员工每旷工一天要扣元的话，那么，总工资 = 基本工资奖金事假天数*病假天数*。Excel中的公式是由以下几部分组成的：l 等号：表示输入公式，用等号来识别。l 数字：运算的对象。l 单元格引用：要引用单元格数据需要输入它的坐标名称。l 运算符：进行运算的符号有加、减、*（乘）、/（除）等等。现在，我们要在单元格输入公式并求出第一个人的工资，方法如图（4-12）所示。（1） 单击单元格。（2） 输入公式：C3D3E3*F3

25、*。图（4-12）（3） 按回车键得出计算结果。 我们现在已经算出一个人的总工资了，但其他人的工资是否要依次输入公式进行计算呢？可以，但我们还有更好的方法去计算所有人的总工资，如图（4-13）所示。 (1) 选定单元格。 (2) 移动鼠标指针到单元格右下角。图（4-13） (3) 出现十字填充句柄后向下拖动鼠标，复制公式即可算出其他人的工资。图（4-14）最后，我们要对全体员工的总工资进行合计，方法如图（4-14）所示（1） 拖动选中13单元格（我们可以看到多拖动出一个单元格）。（2） 单击工具栏上的自动求和按钮“”。（3） 这样，合计结果就显示在13单元格内。4.5.2 函数Excel含有大

26、量的内置函数，包括财务、日期和时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等，使用函数给数据的运算和分析带来极大方便。1、函数的输入：函数的输入有两种方法：粘贴函数或直接输入函数。直接输入函数必须牢记函数的名称及参数，难度比较大，而粘贴函数可以引导用户正确输入函数。粘贴函数方法步骤如下：（1）选定要输入函数的单元格（2）选择“插入”“函数”命令，打开如图（4-15）所示的“粘贴函数”对话框；图（4-15）（3）在“函数分类”列表框中选择函数类型，在“函数名”列表框中选择函数名称；（4）单击“确定”按钮，出现如图（4-16）所示的函数参数输入对话框；（5）在参数框中输入常量、

27、单元格引用或区域，当不能确定要输入的单元格或区域时，可单击参数框右侧的“折叠对话框”按钮，直接用鼠标选择所需的单元格或区域，然后单击折叠后输入框右侧的近原按钮，加以参数输入对话框；图（4-16）（6）完成函数参数输入后，单击“确定”按钮，计算结果就会显示在输入函数的单元格内。2、常用函数：求和函数SUM 最大值MAX平均值函数AVERAGE 最小值MIN4.5.3区域命名工作表中的诸多数据或数据区域通常都是以其单元格地址在公式中进行表达，这种方法虽然简单，却不易读懂。为了便于使用，用户可以给单元格、单元格区域定义一个描述性的、便于记忆的名称，使期更直观地反映单元格或单元格区域中数据所代表的含义

28、。为单元格区域命名 选定需要命名的单元格、单元格区域； 单击编辑栏左端的“名称”框，名称框中的文字突出显示； 键入区域的名称后按ENTER键即可。4.5.4复制公式与单元格引用我们在前面章节中已经介绍了复制公式的方法，通过下面操作，复习一下它的使用。1如图（4-21）所示的销售表中，我们先利用公式算出第一种产品的售价。2利用自动填充功能来复制公式，即可同时算出所有产品售价。下面我们来学习一下什么是单元格的绝对引用与相对引用。在如图（4-17）所示的销售表中，4单元格为毛利率值，而在公式中第一种产品售价公式为：售价=F6*（1+H4）。为什么在H4之前会加上$符号呢？因为所有产品使用相同的毛利率

29、，加上$符号就代表绝对引用，绝对引用H4这一单元格。图（4-17）而第二种产品售价公式为：=F7*（1+$H$4）,说明进价是变化的：F6、F7、F8是用坐标引用数据，是相对引用。第6节 数据图表图表是由工作表中数据生成的，它能形象地反映出数据的对比关系及趋势，可以将抽象的数据形象化。当工作表中的数据源发生变化时，图表中的对应数据也将自动更新。Excel中除了能将数据用图表显示外，还能根据数据创建数据库地图、插入或绘制各种图形、使工作表图文并茂、形象生动。4.6.1图表组成：1、Excel的图表类型Excel提供了丰富的图表功能，可以方便地绘制不同类型的图表。主要的图表类型及特点有：柱形图：用

30、于描述数据随时间变化的趋势或各项数据之间的差异。条形图：与柱形图相似，它强调数据的变化。折线图：显示在相等时间间隔内数据的变化趋势，它强调时间的变化率。面积图：强调各部分与整体间的相对大小关系。饼 图：显示数据系列中每项占该系列值总和的比例关系，中能显示一个数据系列。雷达图：用业综合比较几组数据系列，每个分类都有自己的数据坐标轴，这些坐标轴从中心向外辐射，同一系列的数据用折线相连。股市图：用来分析说明股市的行情变化。曲面图：用来寻找两组数据间的最佳组合。利用数据生成图表时，要依照具体情况选用不同的图表，正确选用图表，可以使数据变得更加简单、清晰。2、图表的组成：通常的图表一般都包括图表区、绘图

31、区、图表标题、数据系列、数据标志、坐标轴、坐标轴标题、刻度线、图例、图例项标示、背景墙及基底等基本组成要素，如图（4-18）所示： 图表区：整个图表及其包含的元素。 绘图区：在二维图表中，以坐标轴为界并包含全部数据系列的区域。在三维图表中，绘图区以坐标轴为界并包含数据系列、分类名称、刻度线和坐标轴标题。 图表标题：关于图表内容的说明文本，与坐标轴对齐或在图表顶端居中。 数据系列：图表上的一组相关数据点，取自工作表的一行或一列，图表中的每个数据系列以不同的颜色和图案加以区别。 数据标记：图表中的条形面积、圆点、扇形或其他类似符号，来自于工作表单元格的单一数据点或数个。图表中所有相关的数据标记构成

32、了数据系列。 数据标志：根据不同的图表类型，数据标志可以表示数值、数据系列名称、百分比等。 坐标轴：计量和比较的差考线，一般包括X轴、Y轴。 刻度线：坐标轴上的短度量线。 网格线：图表中从坐标轴刻度线延伸开来并贯穿整个绘图区的可选线条系列。 图 例：是图例项和图例项标示的方框，用于标示图表中的数据系列。 图例项标示：图例中用于标示图表上相应数据系列的图案和颜色的方框。 背景墙及基底：三维图表中包含在三维图形周围的区域。用于显示维度和边角尺寸。数据系列图例标志 图例项 背景图表标题数值轴标题 绘图区数值轴分类轴标题 分类轴标志 分类轴 图（4-18） 数据表：在图表下面的网格中显示每个数据系列的

33、值。4.6.2创建图表创建图表有两种方式，一种是利用图表向导，另一种是利用“图表”工具栏按钮或直接按F11键快速创建图表。生成图表，一般先需要确定数据源。数据应该以列或行的方式存放在工作表的一个区域中，数据区域可以是连续的，也可以不连续。若选定区域有文字，文字应该在区域的最左列或最上行。使用图表向导绘制图表，步骤如下：1. 选择“插入”“图表”命令，或单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，就可启动图表向导，打开如图（4-19）所示的“图表类型”对话框。2. 先选择图表类型，然后在“子图表类型”栏中选择所需的图表形式。图（4-19）图（4-20）3. 单击“下一步”按钮，屏幕上显示出“图表向导

34、-4步骤之2-图表数据源”对话框，如图（4-20）所示。4. 选择“图表数据源”对话框的“数据区域”选项卡，在“数据区域”编辑框中输入图表数据源的单元格区域，或直接用鼠标在工作中选取数据区域。其中“系列产生在”选项可用选择数据系列是用“列”或“行”上。“系列”选项卡用于修改数据系列的名称和分类轴标志。若在数据区域中不选文字，默认的数据系列名称为“系列1、系列2、”，分类轴标志为“1、2、”，可以在此添加所需的名称的标志。5. 单击“下一步”按钮，屏幕显示出“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，如图（4-21）所示。图（4-21）6. 选择“图表选项”对话框的“标题”，可以在“图表标题”框中

35、输入该图表的标题，在“分类（X）轴”、“数值（Y）轴”框中分别输入与数据系列相应的说明文字。在图表选项对话框中，除“标题”选项卡外，还有“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”、“数据表”选项卡，其中，“坐标轴”选项卡可以选择X轴的分类；“网格线”可以设置图表中是否显示水平或垂直网格线；“图例”选项卡可以设置图例的位置及是否显示图例；“数据表”选项卡可以在图表下添加一个完整的数据表，与工作表中的数据源相同。7. 再次点击“下一步”，进入步骤之四“图表位置”，选择作为其中的对象插入。8. 点击“完成”，便生成了图表。第7节 数据的分析和管理在前面的学习中，我们学习了表格的创建、编辑等操作。

36、在这一节里，我们将深入学习Excel 2003的其他功能，如：筛选、排序、分类汇总等数据的管理方法，并利用数据透视表来分析数据。4.7.1筛选我们可以通过筛选让Excel只显示符合条件的记录，把其他记录暂时隐藏。筛选分为自动筛选和高级筛选。1自动筛选数据（1） 单击销售表的任意表头信息。（2） 利用“数据”菜单，“筛选”级联菜单中的“自动筛选”命令。（3） 这时，我们会发现表头信息右下角多了一个下拉式箭头按钮。（4） 单击此按钮，可以看到如图（4-22）所示的菜单。图（4-22）在下拉式列表中包括下面一些项目： 全部：显示工作表中的所有记录。 前10个：显示该列中最大或最小的记录。 自定义：用

37、户可以自定义一个条件，显示符合条件的记录。2自动筛选前10个我们可以用自动筛选前10个，筛选销售表中售价最多的记录，步骤如下：（1） 单击售价单元格右侧下拉式按钮，在弹出的菜单中选前10个，打开对话框。（2） 在第一个编辑框中选“最大”，在第二个编辑框中利用微调按钮选择“5”。（3） 点击“确定”，即可得到筛选记录，如图（4-23）所示。图（4-23）3自定义自动筛选我们如果想查看销售表中介于某两个值之间的记录，就可以使用自定义自动筛选，步骤如下：（1） 单击实得售价单元格右侧下拉按钮。（2） 在弹出的菜单中选择“自定义”，弹出“自定义”对话框。（3） 在对话框左侧置售价“大于等于”某个数，“

38、小于等于”某个数之后，点击“确定”。这样，使得到如图（4-24）所示结果。 图（4-24）4高级筛选使用自动筛选可以完成对工作表的简单筛选，但有的时候，条件比较复杂，就要用到高级筛选了。假设我们要查看工资在1000元以上的科长及主任的工资情况，我们必须输入如图（4-25）所示条件。（在空白处输入）输入条件之后，我们用如下步骤完成高级筛选。图（4-25）（1）点击“数据”菜单，“筛选”级联菜单中的“高级筛选”命令，打开高级筛选对话框，如图（4-26）所示（2）数据区域指整个工作表，条件区域即我们刚才所做的区域，用鼠标拖动选中。（3）点击确定按钮，便得到高级筛选结果。 图（4-26）5取消筛选取消

39、筛选有几种情况：（1） 取消对某列的筛选，单击表头信息下拉按钮，选全部选项。（2） 取消对所有列的筛选：单击“数据”菜单“筛选”级联菜单中的“全部显示”。（3） 对工作表筛选：单击“数据”菜单“筛选”级联菜单，把“自动筛选”前面的对号去掉即可。注：排序时按数字由小到大、字母由A到Z、汉字按区位码由小到大。4.7.2排序所谓的排序，就是按照某种设置好的顺序将数据显示出来，排序的方向包括升序和降序两种。1简单排序如果我们想把销售表中的记录由高到低排序，操作步骤如下：（1） 单击售价表头信息。（2） 单击“数据”菜单中的“排序”命令，打开排序对话框。（3） 在对话框右侧点击递减单选按钮。（4） 点击

40、“确定”，得到结果如图（4-27）所示。图（4-27）2多重排序我们不仅可以对一个字段进行排序，还可以对多个字段进行排序，假设我们可以在主要关键字里，让售价递减，而在次要关键字里，让进价递增，在第三关键字里，让进货量递增，就可以实现多重排序。4.7.3 分类汇总如果我们要对数据进行比较深入的分析和管理，就要用到分类汇总。它不需要公式，也不应用函数，可以让Excel自己处理汇总数据。它的基本操作步骤如下：1单击任意单元格2单击“数据”菜单的“分类汇总”命令，打开分类汇总对话框。3分类字段中所择“部门”，汇总方式选择“求和”，选定汇总项选择“实得工资”。4. 单击“确定”，显示结果如图（4-28）

41、所示。在窗口的左侧，我们会看到“十”、“一”号，加号表示隐藏了相关数据，减号表示显示了相关数据。图（4-28）下面我们来看一下如何取消分类汇总：（1） 单击“数据”菜单的“分类汇总”命令打开对话框。（2） 单击对话框左下角的“全部删除”按钮，这样便取消了汇总。4.7.4数据透视表建立电子表格不仅仅是保存和查看数据，要对表格中的数据进行分析时，我们可以使用数据透视表。数据透视表是用来对数据进行分析的一种特殊的工作表。首先，我们打开新产品销售记录文件，通过数据透视表向导完成操作，步骤如下：1单击任意单元格。2利用“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告”命令，打开步骤之一对话框。3在这里选（Micr

42、osoft Excel数据清单或数据库）以及（数据透视表）两个单选按钮。4单击“下一步”打开步骤之二，我们只需选择整张工作表作为选定区域即可，点击“下一步”。5操作步骤之三中，我们需要设置版式，如图（4-29）所示，将“类别”“品种”“品牌”拖动至行处，将“产地”拖到列处，将“进价”“进货量”、“售价”拖动至中间即可。6点击“确定”，点击“完成”，便生成如图（4-30）所示透视表。图（4-29）图（4-30）在数据透视表产生的同时，会产生数据透视表工具栏，利用它，我们可以修改版式：(1) 在数据透视表中将任意字段拖回至工具栏中，如：类别、品牌。(2) 再把工具栏中的字段拖放回其他位置，这样，版式被更改了。第8节 页面设置和打印制作完成一张工作表后，根据需要可将它打