图书馆知识管理中风险管理的强化研究

1、图书馆知识管理中风险管理的强化研究在图书馆知识管理过程中，一方面由于知识环境（知识转移情境、渠道与方式等）、主体（馆员、用户、团队、图书馆等）与客体（知识自身特性）等因素的不确定性；另一方面由于在知识组织、开发、共享、服务、应用与创新等各个环节蕴涵的不确定性，同时由于馆员与用户对这些不确定性认识的局限，导致其知识管理存在失败的风险。因此，为了确保图书馆知识管理的顺利实施，加强其风险管理体系构建及能力建设就显得尤为重要。1图书馆知识管理风险因素分析图书馆是整个社会系统的有机组成部分，其知识管理必然受到外部环境的制约与内部资源的限制。图书馆要提高其知识管理的成功率与能力，必须对影响其知识管理的风险

2、因素进行有效、准确地分析，见下表。2图书馆知识管理的风险管理体系构建借鉴企业知识管理的风险管理体系构建经验，融入图书馆的现代管理思想，结合图书馆知识管理风险的自身特点，并根据图书馆知识管理的活动规律，构建了适合图书馆知识管理的风险管理体系，见下图。2.1风险预警判别体系（1）创建风险预警机制图书馆知识管理风险预警机制要具备超前反馈、消除风险根源、及时布置、最大限度地降低风险可能造成的人力、物力与财力损失等功能，必须达到四项要求。第一，目的明确，即做好风险的检测、预报工作，防风险于未然。第二，及时有效，即适时监督、预测异常情况，以发现风险出现的可能性，并将其上报馆领导，从而帮助图书馆有针对性地规

3、避风险。第三，全面准确，即由于风险的复杂、多变，只有充分认识风险产生原因、类别及其可能给图书馆知识管理带来的危害，才能更好地昭示风险前兆。第四，灵活多样，即迅捷应对各种风险是适应事物自身不断发展变化、克服人们对事物发展规律认识局限的最佳途径，是提高图书馆风险预警、防范与控制能力的切实保障。（2）构建风险预警系统在图书馆知识管理的风险管理过程中，其风险预警系统作用重大，包括三部分：第一，风险信息的收集。它是风险预警工作有效开展的前提与基础。为此，图书馆知识管理风险预警系统要保质保量收集其知识管理的内部信息（来自于其安防部门、用户调查、馆员巡查等方面的数据与信息）与外部信息（来源于其学术会议、报纸

4、、期刊、联盟、学会网站等方面的行业信息与地方、国家等级别的新闻媒体信息），以确保信息分析与决策的准确性。第二，风险的判别。图书馆知识管理风险预警系统要对收集到的信息进行识别，即将信息分为三类（哪些信息会导致其知识管理风险的爆发、哪些信息是其知识管理过程中的正常反映或现象、哪些信息是在特殊环境下产生的结果），并作出判断，即对可能引发其知识管理风险的信息，要高度重视，立即分析、准确判别；对不确定是否可能引发其知识管理风险的信息，要重点监测而不做分析；对与其知识管理可能爆发的风险完全无关的信息，要节省能量、不做处理。第三，风险的预报。它既是风险预警与风险控制、处理的重要接口，又是风险预警的最终目的。

5、因此，图书馆知识管理风险预警系统要将其知识管理会出现的风险以及分析监测结果及时提交给馆领导与相关部门，以便其了解所面临的状态与所处的环境1,为其更好地采取相应的控制、处理手段创造良好的条件。2.2风险控制处理体系该体系包括四个相互联系、相互影响的子体系：第一，基础结构保障体系。它是风险管理体系的基础，可以细分为图书馆技术保障、组织结构保障与文化保障。为此，图书馆一要保持技术平台的先进性，必须组建由采购人员、管理人员与专业技术人员组成的知识团队，充分运用知识管理技术，共同完成设备与系统的采购、使用、维护、保养与更新等任务；二要实现可持续发展的目标，必须运用知识管理理论，根据其自身条件，建立扁平化

6、的组织结构，以促进知识的畅通流动2、适应环境的不断变化；三要提升与创新其文化，必须运用知识管理手段，在其内部形成一整套的文化传统、工作态度与思维方式等，以保障其文化功能（导向、激励、规范、塑造、凝聚与协调功能等）的切实发挥。3第二，馆员群体培养体系。它是风险管理体系的主体，其正常运行离不开基础结构保障体系的大力支持，其目的是建设一支拥有科学、合理、实用的知识结构的馆员队伍。因此，图书馆一要注重团队的培养，即组建跨部门的技术团队、用户服务团队与管理团队等，以促进部门之间的沟通与协作；二要注重馆员隐性知识（心智模式、用人心得、技能诀窍、服务体会、管理办法与工作经验等）向显性知识（学术成果、馆员档案

7、、规划文件与研究成果等）的转化，以提高馆员的知识水平；三要注重馆员个人的培养，即实施岗位轮换制、内部培训制与外部交流制等，以增强馆员的知识创新能力。第三，用户服务管理体系。它是建立在良好的基础结构保障体系之上的。图书馆用户服务的质量提升离不开对其所涉及的人力资源与知识资源的有效管理。为此，图书馆要从其用户服务业务流程（流通、阅览、宣传辅导与参考咨询等）入手，通过知识资本管理活动（知识获取-馆员通过为用户提供服务获取了知识→知识储存-馆员通过学术报告、记录等方式储存了知识→知识转移与共享-馆员通过探讨、交流等活动转移、共享了知识→知识应用与创新-馆员通过培训、总结等

8、形式应用、创新了知识）的顺利开展，确保用户服务创新与知识增值的最终实现。第四，信息资源管理体系。它的高效运行是以基础结构保障体系的良性运作为前提的。图书馆信息资源（纸质资源、电子资源与网络资源等）建设的水平提高同样也离不开对其所涉及的人力资源与知识资源的有效管理。因此，图书馆要优化其信息资源建设业务流程（资源采集、组织、加工、存储、整合与开发等），运用先进的知识管理工具知识地图，加速组织内知识流动（知识获取→知识储存→知识转移→知识共享→知识应用→知识创新），从而实现其信息资源建设创新的目标。2.3风险善后总结体系该体系在预防风险的次生、衍生与

9、再生等方面起着重要的作用，包括三个环节：第一，风险的恢复。图书馆既要结合本馆知识管理的实际情况，参照国务院信息化办公室2005年4月出台的重要信息系统灾难恢复指南，正确认识风险恢复在保证其知识管理有效实施中的地位与作用，科学划分其知识管理风险恢复等级，合理选择其知识管理风险恢复策略；又要借鉴国外的先进做法，通过网络、媒体等形式向社会各界发布捐赠请求，以企业赞助、学会援助与民间捐款等方式帮助受风险影响的图书馆度过难关。第二，风险的评估。图书馆要在对其知识管理所涉及的技术、设备、人员、资源以及与用户相关的有形财产等方面的损失进行认真、仔细调查的基础上，对其知识管理的风险管理成效（风险处理结果、管理

10、成本与影响程度等）进行全面的评估，以便其了解不足、明确改进目标。第三，风险的总结。图书馆一要重视总结经验，即依据风险评估结论，对其知识管理的风险管理过程中的成功经验与失败教训进行系统的总结，逐步改进与完善其知识管理的风险管理手段、方案、制度与体系；二要重视推广经验，即大力推广其在知识管理的风险管理过程中积累的知识，充分发挥这些知识在以后风险管理中的引导作用，努力降低风险可能给其知识管理带来的危害，不断提高其知识管理的风险管理能力；三要重视从风险中赢得机遇，即为了获得更好的发展，其不仅要善于总结与学习，而且更要善于在风险中寻求机会，从而化被动为主动，更好地恢复被破坏的公共关系，弥补其知识管理所受

11、的损失。3图书馆知识管理的风险管理能力建设3.1风险应对能力建设（1）风险前管理方面第一，树立危机意识，做好图书馆知识管理的日常风险管理工作。图书馆既要加强硬环境建设，又要加强软实力建设，即采用防火墙技术、数据加密技术等加强技术防范，按时备份重要数据，奖惩制度分明。第二，借鉴他人经验，做好图书馆知识管理风险应急、恢复预案的编制、完善工作。图书馆必须参照国务院在2006年1月8日发布并实施的国家突发公共事件总体应急预案，根据其知识管理风险特点、类型、发生概率与危害程度等。第三，未雨绸缪，做好图书馆知识管理风险应急物资的准备工作。为了提高风险应对水平，图书馆一要加强应急经费、救援物品与通信物品等一

12、般性的风险应急筹备；二要加强与其知识管理息息相关的计算机硬件设施（网络存储器、服务器、工作站）、软件系统（计算机及其网络中各种软件）等的风险应急筹备；三要筹建作为数字资源最后保障的异地备份中心。（2）风险中管理方面第一，统一领导。图书馆要启用由馆领导及部门负责人组成的风险管理核心团队，由该团队集中领导其知识管理的风险管理工作，以稳定局面，获取馆员、用户等的支持与信任。第二，妥善管理。图书馆既要迅速组织风险管理技术团队对其知识管理风险进行科学、准确的控制、处理，又要实时监督风险管理技术团队的工作状况，从而根据具体情况，动态调整其知识管理的风险管理策略。第三，实时部署。图书馆要及时部署风险管理的相

13、关工作（暂停相关服务、成立临时服务机构与闭馆整顿等），以准确把握风险处理时机。第四，启动应急。图书馆既要根据其知识管理风险类型，遵循以人为本（尤其要维护用户利益）原则，启动相应的风险应急预案，又要结合其知识管理风险管理过程的实际情况，迅速调配可用的物资、经费等风险应急资源，同时要依据风险对其知识管理的影响程度（利益相关度），确定风险优先级，以提高风险管理工作效率。第五，实施响应。图书馆要按照既定的风险优先级顺序进行抢救与救援。对于受风险影响的职能部门要立即转移，若条件许可还应继续为用户提供服务。（3）风险后管理方面第一，加强恢复重建工作。图书馆要按照风险恢复预案的要求，积极筹备风险恢复所需的人

14、、财、物等资源，内外齐心协力，促使其知识管理恢复正常运行。第二，做好风险管理评价工作。图书馆要采用定性、定量评价法等，根据其知识管理的实际情况，对其知识管理的风险管理绩效、风险影响进行评价，使其全面了解风险管理工作以及风险管理对其知识管理的作用（没有影响、负面效应或正面效应三种），为其知识管理的风险管理水平的提高奠定基础。第三，强化风险管理资料建档工作。为了丰富知识管理的风险管理培训内容，图书馆要将风险管理评价内容、取得的经验教训等及时存档入库。图书馆要充分发挥这些知识对馆员的警示、教育作用，以提高馆员管理风险的技能。3.2风险防范能力建设第一，成立专门的风险管理部门4该部门的主要工作包括制定

15、风险管理规划、明确风险岗位职责（岗位之间要相互分离、相互制约与相互协调）、建立风险管理规章制度、监督风险管理活动的实施、拟定馆员风险管理知识的培训计划等。通过该部门的不懈努力与其他部门的大力配合，可以保证图书馆知识管理风险得到合理处理。第二，重视知识团队作用的发挥。图书馆一要借助技术团队的智力优势，保证硬件设施良好运转，开发相应的软件与系统，为其知识管理的风险防范提供有力的技术支撑；二要建立用户服务章程，培养用户服务馆员的服务意识，提高用户服务团队整体的服务技能，运用服务营销手段，优化与整合用户服务流程，以保障用户服务的稳定运行；三要建立健全的沟通机制，实行以馆员为本的人力资源管理，以形成馆领

16、导与馆员之间的协调关系5,激发管理团队馆员的主动性与创造性，保障风险管理工作的正常有序进行；四要采取创建跨部门的临时风险处理团队的方式应对其知识管理实施过程中已出现的风险。第三，注重馆员风险管理职业素质的培养。图书馆要通过对馆员的风险管理知识培训，使其熟悉风险管理的规章制度、1段与工具，以提高其风险意识以及解决、处理风险的能力。第四，合理规避知识产权风险。图书馆一要积极开展知识产权教育活动6,营造尊重权利人合法权益的氛围，达到强化公民知识产权保护意识的目的；二要充分利用版权法赋予的合理使用权利，充分享受著作权法规定的法定许可权利，依法实现知识共享；三要加强与出版界的合作，以规避版权。第五，坚持服务创新。图书馆要以知识管理理念为指导，扩展其服务内容（知识地图的构建等）、拓宽其服务范围，既服务于高校、科研机构的用户，又服务于公益性组织、政府部门、盈利性组织的用户，拓展其服务方式，努力做到服务无处不在，更好地满足用户需求。参考文献：1徐冰.图书馆危机预警机制的构建J.