外贸业务作业__流程化文件

1、步工作流程 骤1 /客户询盘主导 部门 业务 部配合部门无相关支持文件及结果1.1 一般在客户下订单之前，都会有相关的Inquiry给业务部，做一些细节上 无 的了解。邮件的回复业务 无部业务部开发部2.1因时差问题对于不同地区的客人在 邮件回复的时间上有所不同，亚洲客人 应在早上回复，欧州客人应在下午回 复，美国客人应在晚上回复。因此公司 也会据此时差及业务发展的状况来调 整业务员的工作时间，以能更好地服务 于客人。2.2对于对方以企业邮箱联系的客人, 要求必需及时的回复。3.1，在客户要求的时间内对产品技术、 生产和成本、风险及时效等可行性 作岀评估。3.2若该产品在技术、生产和成本要求

2、等方面不可行，评估部门应及时告 知业务员，业务员应及时通知客户, 并与客户确定一致意见并反馈评估 部门。【估价需求 及可行性评 估表】【估价单】【报价单】相关支持文件及结果主导配合工作流程部门部门业务部总经办4.1首先要明白产品的价格同其所用材 料的材质及数量有关系。因此在报价时 在报价单上必需具体体现：产品的图 片、产品的规格型号、选用的材质、产 品尺寸、外箱规格、报价的数量、包装 方法及交易条件及交货时间。（要求报【估价需 求及可行 性评估 表】、【估 价单】制样、样品的 确认及寄样开发 业务部部价单格式化，严格使用公司的报价单, 不得另制其它表单）。但最终报价应以 确认样品为准。4.2对

3、未能与客户达成一致意见之报 价，进行结案处理。5.1常规产品的供样必需保时、保质供 客人确认；根据客人要求制造的样品如 果不能做，我们也要如实相告，不应欺 瞒客人，当然条件许可下可努力试制， 并适时告知进度。要深知企业是靠质量 取胜，而不是靠低价格竞争得来的，因 此，样品的品质相当关键。5.2制样时我们要费时、耗财，同时又 可体现客人诚意度。为此，对于暂末合 作过要供样品的新客人原则上要付样 品费且要付运费。当然，客人能付样品 费他也会思考合作可能性有多大，那样 合作可能性才会有。步骤工作流程主导部门配合部门说明相关支持文件及结果生管部生产系统9.1合同审批之后，制成订单评审，交 给生管部门执

4、行生产。9.2通过合同评审的订单依生产管理 作业指导书作业。生产管理作业指导书、合同的执行1r业务部无10.1备货期间，对订单生产情况进行跟 踪，并告知客户生产进度和交货时间。10.2在订单执行过程中若需要变更， 生管部需知会业务部，业务部与客户 重新确认。（订单或合同变更的范围及 内外部联络方式，如客户口头订单或变 更或通知）合同跟踪一 G!品保部业务部11.1如果客人要自己或指定验货人员 来验货的，要在交货期一周前，约客户 验货并将验货日期告知生管部和品保 部11.2如果客人指定由第三方验货公司 验货的，要在交货期两周前与验货公司 联系，预约验货时间，确保在交货期前 安排好时间。确定后将验

5、货时间通知生 管部和品保部。验货业务部品保部12.1、如果属于法定检验的商品范围（属 于种类表商品范畴），在商品报关 时，需岀具商检机构的岀口货物通关单 方可报关。12.2、申请出口商品检验时，公司报检 员，将报检委托书、外销合同、商业发 票、装箱单、厂检单等单据寄到报关行 委托报检.商检通过，取得岀口货物通 关单.如需商检验货，约定验货时间，并通 知品保部配合.验货通过取得岀口货物 通关单，与纸箱单一并寄到货代公司用于报关。商检1步骤工作流程主导部门配合部门说明相关支持文件及结果1F业务部无13.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA条款，通常客人会指定运输 代理公司或船务公司。应尽早

6、与货代联 系，告知发货意向，了解将要安排的岀 口口岸，船期等情况，并确认工厂的交 货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在 交货期两周之前向货运公司发出书面 订仓通知或邮件/网上订仓，跟踪舱位 预订情况，尽早取得订舱确认.13.2如果是由卖方支付运费，应尽早向 货运公司或船务公司咨询船期，运价， 开船口岸等。经比较，选择价格优惠， 信誉好，船期合适的船公司，并告诉业 务员通告给客人。如客人不同意时要另 选客人认可的船务公司。开船前两周书 面定仓，程序同上。13.3如果货物不够一个小柜，需走散 货时，向货代公司订散货仓位。拿到入 仓单时，还要了解截关时间，入仓报关 要

7、求等内容。13.4向货代或船务公司订舱时，一定 要传真书面定仓单或邮件订仓/网上订仓，注明所定船期，柜型及数量，目的 港等内容，不得口头订舱,以避免差错。租船订仓1F步骤工作流程主导部门配合部门说明相关支持文件及结果安排拖五柜业务部生产部14.1货物做好并验货通过后， 委托拖车 公司拉柜。要给拖车公司传真以下资 料：订确认书，拖柜委托书，注明装柜 时间，柜型及数量，装柜地址，及装船 口岸等。并要求回传一份上柜资料，列 明柜号、车牌号、司机及联系电话等.工厂装柜后一定要记住上封条.委托报妆关业务部无15.1在拖柜同时将报关委托书、商业发 票、装箱单、合同，空白核销单，用快件 寄岀。联系并确认报关

8、行收到上述单据，通常要给报关留岀两天时间（船截关 前）.15.2委托报关时，应告知报关行操作货 代的联系方式及本公司的联系人和电 话等，跟踪报关放行情况.。1f业务部无16.1最迟在开船后两天内，要将提单内 容传真给船运公司或货运代理。提单内容要按找L/C或客人的要求来做，并给 岀正确的货物数量，以及一些特殊要求 等。16.2督促货代或船公司尽快岀提单样 单，仔细核对样单无误后，向船公司书 面确认。如果提单需客人确认的，要先 传真提单样单给客人，得到确认后再要 求货代或船公司岀正本。16.3根据收到货代公司费用催缴单向 财务请款，付款后通知货代或船公司及 时取得提单和发票.16.4收到货代或船

9、公司的发票及提单交给财务丄C情况下，将提单及其他信 用证要求的单据（如清单，发票,FORM A，等）交银行议付。获得运输 文件1!步骤工作流程主导部门配合部门说明相关支持文件及结果1r业务部无17.1商业发票：L/C要求提供的文件中， 对商业发票要求最严格。发票的日期要 确定在开证日之后，交货期之前。发票 中的货物描述要与L/C上的完全相同， 小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示岀来，要显示唛 头。如果发票需办理对方大使馆认证， 要提前20天理。17.2 FORMA 原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验 检疫局申办。需注意的是运输日期要在 L/C的交货期和开船日之

10、前，在发票日 期之后。未能在发货之前办理的，要办 理后发证书，需提供报关单，提单等文 件。经香港转运的货物，FORM A证书 通常要到香港的中国商检公司办理加 签，证明未在港对货物进行再加工。17.3 一般原产地证：一般原产地证可在 中国贸易促进会办理，要求低一些。可 在发货之后不太长的时间内补办。如果 原产地证书要办理大使馆加签，也和发 票一样要提前20天办理。也可以在检 验检验局办理。17.4装运通知：一般是要求在开船后几 天之内，要通知客人发货的细节，包括 船名，航班次，开船日，预计抵港日， 货物及数量，金额，包装件数，唛头， 目的港代理人等。（客户有要求时才 做）有时L/C要求提供发送

11、证明，如传 真报告书，发函底单等，注意按客人要 求的时间内办理。17.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物 装箱情况。要显示每箱内装的数量，每 箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺 寸计算岀来的总体积要与标明的总体 积相符。要显示唛头和箱号，以便于客 人查找。装箱单的重量，体积要于提单 相符。准备其他 文件1F主导配合相关支持文工作流程交单业务归档财务归档部门部门件及结果业务业务财务财务部财务部18.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单,确保没有错误，才交银行议付。18.2采用T/T收汇的，单证员在取得提单后通知业务马上传真提单给客人要求付款，并将提单交回财务，财务确认收到余款后再将提单正本及其他文件交由业务寄给客人。19.1每单出口业务在完成后要及时做“岀口业务登记表”，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。每月月底将所有的文件、L/C和议付文件归档。19.2每月月初，核对配合货代上月的月结费用，并向财务请款。20.1对订单进行归档处理【岀口业务登记表】6.相关文件/资料:6.1新产品设计与开发管理程序HB-B-JS-226.2送样