办公室部门岗位职责工作内容制度建设工作流程工作计划

1、办公室人员岗位职责 （负责全处对内事务性的办公室的日常管理工作）1. 负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事、财务、卫生劳动、节假日值班安排、离退休人员慰问以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作；2. 负责做好处内外各种会议的会务工作，组织安排工作例会、行政性会议及其它专门会 议，做好会议的记录、整理、存档工作。3. 按照领导要求，做好会议记录，协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务；4. 负责上级部门来文的接收、登记、传阅、整理归档工作,负责做好文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；5. 协助院领导制定各类规章制度，起草年度工作计划、工作总结以及各类公

2、文。6. 负责传达院领导对院属各部门的指示、通知，传递各部门给院领导的报告、请示。7. 负责做好上情下达、下情上达的工作；8. 负责做好印章管理工作；9. 负责做好各种报告、文件的打印、复印工作；10. 负责做好来访人员及对外联络的服务工作；11. 完成领导交办的其它工作。工作内容1、认真贯彻执行集团各项规章制度和上级有关部门的指示、决定。协助单位（部门/分部、中心）领导处理各项日常事务工作，全面完成各项工作任务。2、协助单位（部门 /分部、中心）领导制定和实施年度、月度，重要活动的工作计划。3、做好单位（部门 /分部、中心）的文字相关工作。4、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟

3、定会议时间、地点等做好会议通知工作。5、做好部门 /中心各种会务工作，包括会议通知、会场安排、会议材料等，并做好记 录、会议精神的上传下达工作。6、协助领导抓好各类人员的业务考核、考勤和奖惩工作。7、负责管理本单位 /中心印章，打印、复印材料。8、负责管理各类资料的整理、归档工作。9、做好本单位 /中心的宣传报道相关作。10、安排好节、假日值班，做好来信、来访的接待和处理工作。11、协助单位（部门 / 分部、中心）完成上级交办的其他工作任务。制度建设公司创建之初， 管理人员少，机构设置简单， 适应企业的快速发展。随着公司规模的扩 大和人员的增加， 急需建立适应未来发展需要的制度体系。 根据公司

4、会议布置， 现制订 2012 年度制度建设工作计划。一、工作目标及任务1、2012 年将做为公司规范管理的基础之年，力争通过半年的努力，使公司制度体系初 步健全和规范。2、保证规章制度的科学性、有效性和规范性，提升基础管理能力。3、通过对公司实际运行的程序进行规范、整理，有针对性地进行修订、制订和补充工 作。二、制度体系建设范围及牵头（配合）部门 制度体系建设总体由行政中心牵头，相关职能中心、部门配合，具体如下：1、行政管理制度体系由行政部配合建设。2、财务管理制度体系由财务部配合建设。3、办公室管理制度体系由办公室人员配合建设。4、人事管理制度体系由人事部配合建设。5、档案管理制度体系由档案

5、管理人员配合建设。三、工作步骤及时间 第一步：基础工作阶段1、行政中心与各中心、部门直接交流，全面了解实际工作程序、流程、接口，了解目 前的在用规定。2、按照符合企业实际和未来发展需要的原则，建立制度目录，评审通过。 第二步：建设实施阶段 按评审通过的目录由行政中心根据具体情况确定需要修订、补充、规范的内 容，并确定由牵头部门或配合部门起草。在此期间的所有下发文件、 表单、 程序均由行政中心规范， 公司评审通过后由行政中心统一 下发试行，试行的内容由行政中心跟踪验证，修订和补充。3、按公司运营模式的需要分阶段完成，顺序为办公室、财务、行政、人力资源、档案管理制度体系。第三步：总结认定阶段（ 2

6、011年 6月 11日6月 30日）1、由行政中心根据试行的效果进行总结，提请召开总结评定会议。2、评定适用的管理制度统一编号，批准下发正式文本。四、相关要求（一）、规范方面要求：1、规范行文主体，分清哪些以公司名义下发，哪些以部门名义下发。2、规范语言，规章制度用语应当准确、简洁，使用文字、数字和标点符号应当正确、 规范。3、规范格式，规章制度可以用条文形式表述，也可以用段落形式表述。规章制度名称 为“规定”、“办法”的，一般用条文形式表述。除内容复杂外，规章制度一般不分章节。4、规范存在形式，规章制度最后形成的定稿， 要根据其性质和适用范围，确定其存在形式。 公司性规章制度要正式行文下发，

7、并在整改工作结束后汇编成册。 二级单位的规章制度按照公司公文处理办法进行编印，可不编文号。 涉及食堂、活动室、宿舍等区域的管理规章制度应上墙。 所有规章制度均应保证纸质、电子、上墙文档和汇编成册的在内容上完全一致。（二）制定方面要求：1、起草：各中心、部门在公司赋予的职权范围内，按行政中心确定的起草目录，负责 起草相关的规章制度，起草内容必须适应工作实际。2、审核：规章制度草案均由行政中心初审，召开专题会进行审议。涉及全体员工基本 权利与义务的规章制度草案，应实行公示制。 规章制度建设是公司文化建设的重要一环，是促进公司各项工作稳定有序开展的有力保证。 各中心、部门要高度重视，保持制度制定与文

8、化理念的相一致；注重实效， 保证制度建设工 作的顺利推进。工作流程 （办公室工作流程）公司行政办公管理1、奖惩：各部门奖惩申请T分管领导意见T办公室审核T办公室分管领导意见T办公室整 理公示T办公室备案。2、接待：总经理室通知t办公室按照要求安排接待事宜（卫生、车辆、会议室、行程、食宿后续收尾事宜。3、通知通告：公司总经理室会议精神t办公室草拟公文t部门负责人意见t分管领导意见 t总经理室审批盖章t公示备案t落实监督。4、行政意见：办公室草拟意见T部门负责人意见T分管领导意见T总经理室审批T办公室 执行与监督。5、报销：各种费用清单以及发票接收钱确认T填写报销单T部门负责人意见T分管领导意见T

9、财务部意见T财务总监意见T财务部出纳T办公室回复（部门人员或者外联单位）公司会议管理1、公司会议分为公司级会议和部门内部会议，公司级会议包括中层会议、高层会议、质量 分析会、生产协调例会。部门内部会议包括：市场分析会、财务分析会、各部门内部会 议等。2、公司级会议组织流程：公司总经理室临时要求以及公司例会t通知相关部门准时参加并 安排会议室T现场监督会议纪律T记录会议内容T整理会议纪要上报。公司档案及文件管理1、前台接收外来文件t分类并登记T通知各部门T直接责任人签收。2、填报政府文件T部门领导意见T分管领导意见T公司盖章T回传或送至政府部门。3、出具行政意见时，听取公司领导会议决定及精神T草

10、拟行政性意见T部门领导意见T分 管领导意见T总经理意见T公示或者处理。4、公司重要资质文件保管：文件分类与登记T放入指定的文件夹或者文件盒T指定的负责 人保管。5、公司资质文件的年审：包括公司营业执照、组织机构，社会保险登记证，工资手册，劳 动情况，税务登记证等。工作流程为：行政文员了解当年的政策要求T填报与准备资料 T部门领导审阅T分管领导意见T总经理室意见并盖章T送至政府相关部门T发现问 题及时汇报与更改T政府审核通过盖章T向总经理室汇报T办公室保管。6、 公司人员需要使用公司重要资质文件时，先书面或者口头申请T部门领导意见T分管领 导同意T办公室出具相关文件或者复印件T使用结束后办公室回

11、收确认。公司印章管理1、公司印章使用口头申请T部门领导意见T公司印章负责人意见T交付并使用T印章回 收保管。2、部门印章由各部门负责人保管，使用权限也限于部门文件，由办公室进行监督。办公用品管理1总流程：申购T采购T入库T领用T报修等处理。2、申购：各部门根据需求填写申购表t部门经理意见t分管领导意见t办公室整体各部门意见，经办人填写南京冠亚电源设备有限公司申购单T办公室负责人意见T办公室分管领导意见T供应部签收并采购T入库前确认T入库登记。3、 领用与发放：星期一下午各部门填写领料单（特殊用品由办公室及时通知）t办公室 发放并登记台账T各部门接受并使用与保管。4、报修：各部门填写报修单T部门

12、经理意见T办公室接受并确认T安排专人维修或者联系 外联单位维修T申请维修部门确认维修结果T办公室确认维修结果。公司车辆管理1填写出车申请单t部门领导意见t分管领导意见t办公室了解与确认并给予答复t安排对应车辆和出车驾驶员t出车并在办公室登记t出车情况跟踪与确认（接客户到公司时需通知接待人员）T向车队长报告出车情况并登记交车钥匙。2、由车队长对车辆保养情况进行监督T发现问题及时上报T办公室出具保养意见T分管领导审批T办理车辆保养并填写车辆保养登记表。3、车辆加油T填写油耗登记表T办公室确认T登记电子档。4、出现借车时，确认车辆状态t三方签署借车协议t交付车辆钥匙t车辆回司确认t 发现问题汇报T办

13、公室处理。员工考勤管理1 上下班：员工上下班签到T异常者需填写异常签到记录T部门负责人意见T办公室 确认T办公室备案。2、请假：填写请假单T部门负责人意见T综合办意见T分管领导意见T办公室备案并 开具出门单T门卫接受并确认T员工离开公司。3、调休：填写请假单T部门负责人意见T综合办意见T分管领导意见T办公室备案并 开具出门单T门卫接受并确认T员工离开公司。4、加班确认：各部门填写加班确认单T部门负责人意见T办公室确认T各部门接收。5、月底时由各部门上报加班确认单T办公室统计T办公室负责人确认T分管领导确认T财务部核算工资。6、考勤机记录月底由办公室进行统计并核对。公司安全保卫管理1、每天早晨员

14、工进入公司检查T异常情况登记和汇报T办公室处理。下班期间，由门卫监督检查T发现问题登记和汇报T办公室处理。2、外来人员进入公司身份登记t门卫确认和告知t发放贵宾证t外来人员离开公司检查 并收回贵宾证。3、上班期间，公司员工离开公司需提供出门单t门卫确认t员工打卡t离开公司。4、上班期间，公司车辆离开公司需提供出门单T门卫确认并登记车辆信息T离开公司T车辆回司确认并登记。5、门卫负责公司监控录像的运行和检查T发现问题登记和汇报T办公室处理。6、门卫负责每天中午午餐音乐播放和停止。7、每天晚上由门卫对公司办公楼和厂房水电门窗进行检查T发行问题及时汇报T办公室处理。公司环境卫生管理1、保洁工作顺序：

15、会议室和接待室T高层领导办公室T大厅和走廊T厕所T定期清扫会议室和接待室T发现问题及时汇报T办公室处理。2、负责定期对公司办公楼的植被浇水和维护T发现问题汇报T办公室处理。公司中餐管理1、购买原材料（员工负责人统一购买）t打扫餐后卫生。2、由各部门上报值班人姓名、个数，确定周末用餐人数以便购买材料。3、公司高层领导用餐，有需要的统一进行购买t餐后清理打扫。工作计划一、加大服务工作力度，赋予办公室工作新内涵2012 年下半年，办公室工作是极其关键的一年，服务职能是办公室工作计划的重中之重。 服务工作今年要实现四大转变：一是实现被动服务向主动服务转变。办公室的工作突发性、 偶然性、被动性强。因而，

16、对待各项工作，要制订计划，未雨绸缪，以工作的超前性、预见 性增加工作的主动性。二是实现单一服务向全面服务、超前服务、主动服务转变。 办公室的服务必须注意服务的全面性和主动性， 不能只为领导决策提供简单的对与答、 能做与不能做 的单项服务，而应该在领导决策前动议、参谋、拿主意，在决策中关注、关心、调查，在决 策后总结、推介，从而提供超前的、全过程的主动服务。三是实现一般服务向优质服务、精 品服务转变。坚持以服务为 “天职 ”，要满腔热情，放下架子，坚决克服懒惰情绪。四是实现 传统服务向创新服务转变。从现在的 “看一看、听一听、办一办、传一传 ”的传统服务模式向 观念服务、信息服务、智力服务、环境

17、服务等创新服务模式转变。二、组织开展经营发展调查研究，充分发挥好参谋助手作用。一是紧扣全局抓调研。从影响公司稳定大局的新情况、新问题入手，切实加强调查研究工作， 对遇到的新情况和新问题，要综合分析，宏观考虑，弄清产生的背景，把握发展的趋势，从全局上、战略上去观 察、思考和谋划解决的办法，尽力使调查研究形成意见，符合公司领导的要求，适应公司跨越式发展的形势。二是紧贴领导思路抓调研。善于从领导讲话、工作部署以及对问题的看法 和提法中，掌握公司发展战略和急需了解的重点问题，有针对性地开展调查研究，力争调研思维与领导思维同频共振，确保谋”在关键处， 参”在点子上。三是突出重点抓调研。以集团公司整体战略

18、为红线， 加强对公司经营和运作过程中的问题、薄弱环节以等重大焦点问题的调研，找准问题的症结点和矛盾的关节点，提出切实可行的、精要的、有新思路的对策和建议。四是围绕决策抓调研。按照科学决策的要求，努力抓好两头”的调研。决策前要深入调研，提出比选方案，搞好前期论证；决策后要针对落实过程中出现的新情况、新问题，及 时开展追踪调研，提出新的对策，使决策更加科学、更具实效。三、加强信息收集报送工作，为领导决策提供参考。一是完善和畅通渠道收信息。加强信息网络建设力度， 完善以集团公司办公室为中心，到各分公司办公室的信息收集，确保信息主渠道的畅通。逐步形成电子信息报送网络。二是主动出击挖信息。 增强信息工作的敏锐性，对上级急需了解的重点、经常思考的要点、特别关注的难点，以及公司落实决策的思路、 部署，对各分公司的热点和难点问题的意见、建议等