第3章-酒店存货与采购管理课件

1、第三章 酒店存货与采购管理 基本框架： 酒店存货概述 酒店采购的财务管理 酒店存货的日常管理,第3章-酒店存货与采购管理,第一节 酒店存货概述 存货是指企业在日常生产经营过程中为出售或耗用而储 备的各种流动性较强的实物资产。酒店内的存货主要包括 各种原材料、燃料 、材料物品、低值易耗品、商品等。 （一）原材料：食品原材料；各种维修材料，如水暖、电器、照明、电机的维修材料；涂料、小五金等日常消耗材料。 （二）燃料：酒店消耗的各种液体、固体、气体燃料的储备。 （三）材料物品：酒店用来服务、办公及日常管理等的日常用品。 （四）低值易耗品（低值易耗品是指单位价值较低或使用期限较短，不能作为固定资产的各

2、种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的容器等。） （五）商品：商品部销售的商品储备,第3章-酒店存货与采购管理,第一节 酒店存货概述 酒店存货的特点 （1）酒店存货中包含大部分的食品原材料。 （2）酒店存货中包含大量为客人提供的使用用品，如客房中的洗漱用品、餐厅中的一次性餐具等。 （3）酒店存货中包含大量的低值易耗品。 （4）保持酒店设施的先进性。 酒店存货与其他资产相比具有如下特点 （1）酒店存货是有形资产。 （2）酒店存货具有较强的流动性。 （3）酒店存货具有时效性和发生潜在损失的可能性,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 一、酒店采购管理概述

3、 （一）酒店采购管理的作用 1、降低营业成本、提高营业质量和经营效益。 2、消除采购过程中存在的问题，消除隐患，防止并及时发现、纠正错误和舞弊行为。 3、建立良好的管理制度，保证采购工作的效率,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 一、酒店采购管理概述 （二）酒店采购管理的原则 1、稳定原材料的质量。 2、掌握最佳时间和最佳批量。 3、合理采购价格。 4、提高采购效率,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 一、酒店采购管理概述 （三）酒店采购管理的内容 1、制定合理完善的采购程序。 2、制定科学的采购标准。 3、确定最佳采购批量及最佳采购时间。 4、严格控制

4、付款环节。 5、确定最佳采购价格,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 二、酒店采购管理的基本程序 （一）采购准备阶段 （1）编制采购计划 使用部门提出物品需求计划 仓储部门提出采购计划 采购部门编制采购计划 财务部审核 （2）确定理想采购价格 （3）慎重的选择供货商 （4）选择最恰当的支付方式,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 二、酒店采购管理的基本程序 （二）采购执行阶段 （1）请购 使用部门 使用部门填写“物资需求单,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 仓储部门 仓储部门提

5、交“请购单,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 二、酒店采购管理的基本程序 （二）采购执行阶段 （2）报批 请款单经仓储部门主管签字以后，还必须经过采购部门和资金管理部门确认。 采购部门签署同意采购的意见并将估算的资金需求、付款时间说明后交资金管理部门。 资金管理部门根据企业的资金预算范围和企业现有的资金状况，进行综合审查后批准,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 二、酒店采购管理的基本程序 （二）采购执行阶段 （3）订货与购买 经批准的采购单分别送往采购部和会计部。 采购部门 根据请款单的要求，选择合适的供应商，商讨商品价格，签订订货单或订货合同，安排

6、采购事宜。订货单或订货合同上报财务总监和总经理审批。 会计部门,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 二、酒店采购管理的基本程序 （二）采购执行阶段 （4）物资验收入库 购进的各种食品鲜活部分，直接由厨部、餐饮部实物管理责任人（指经营场所日常经营性货物的事务管理人）专人验收，仓库保管监守。 其他贵重食品部分，由各对应仓库库管进行，由财务部稽核人员监守,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 一式三联：一联交货物验收人；一联送交货人或供应单位； 一联交财务部,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 二、酒店采购管理的基本程序 （二）采购执行阶段

7、（5）款项支付 财务部依据审批及验收手续齐全的各有效凭证进行审核后，办理付款手续,第3章-酒店存货与采购管理,第二节 酒店采购的财务管理 三、酒店采购批量的确定 1、酒店储备存货的动因 （一）保证生产或销售的经营需要 （二）增加生产经营弹性 （三）出于优惠价格的考虑,第3章-酒店存货与采购管理,2、存货储备的成本 （1）取得成本 取得成本是指为取得某种存货而支出的成本，通常用来表示。 订货成本 订货成本是指取得订单的成本，主要包括物资的运杂费和到货的检验费、采购人员的差旅费及办公费等,第3章-酒店存货与采购管理,购置成本 购置成本是指存货本身的价值，一般用数量与单价的乘积来确定，即DU。 存货

8、的取得成本如下,第3章-酒店存货与采购管理,2）储存成本 储存成本是指保持存货而发生的成本，包括存货占用资金应计的利息、仓库费用、保险费用、存货破损和变值损失等等。通常用TCc表示,第3章-酒店存货与采购管理,3）缺货成本 缺货成本是指由于存货供应中断而造成的损失，包括材料供应中断造成的停工损失、产成品库存缺货造成的拖欠发货损失和丧失销售机会的损失。 如果以TC表示储备存货的总成本，其计算公式为,第3章-酒店存货与采购管理,3、存货储备的决策 （1）经济订货批量法的基本模型 使存货总成本最低的订货批量叫做经济订货批量。 经济订货批量的基本模型有下列假设条件： 企业能够及时补充存货，即需要订货时

9、便可立即取得存货,第3章-酒店存货与采购管理,能集中到货，而不是陆续入库； 不允许缺货，即无缺货成本， TCs为零，这是因为良好的存货管理本来就不应该出现缺货成本； 需求量稳定，并且能预测，即D为已知常量,第3章-酒店存货与采购管理,存货单价不变，不考虑现金折扣，即U为已知常量； 企业现金充足，不会因现金短缺而影响进货； 所需存货市场供应充足，不会因买不到需要的存货而影响其他,第3章-酒店存货与采购管理,存货总成本的公式为： 当F1、K、D、U、F2、Kc为常量时，TC的大小取决于Q。为了求出TC的极小值，对其进行求导演算，可得出下列公式：,第3章-酒店存货与采购管理,这个基本模型还可以演变为

10、其他形式： 最佳订货次数公式： 存货总成本公式,第3章-酒店存货与采购管理,最佳订货周期公式： 经济订货量占用资金,第3章-酒店存货与采购管理,例题： 某餐厅预计每年销售啤酒36000箱，并规定餐厅 不允许缺货。每箱啤酒的进价为25元，每箱啤酒贮存 费每月为进价的3%（含损耗）。每次采购费用20元。 求：最佳订购批量； 计算全年最低总费用； 订货间隔（每年以360天计算,第3章-酒店存货与采购管理,例 某餐厅预计每年销售啤酒36000箱，并规定餐厅不允许缺货。每箱啤酒的进价为25元，每箱啤酒贮存费每月为进价的3%（含损耗）。每次采购费用20元。 求：最佳订购批量； 计算全年最低总费用； 订货间

11、隔（每年以360天计算）。 解：每件的年贮存费 =253%12=9（元/箱年） 每次采购费 =20（元/次） 啤酒的预计年销量 =36000（箱/年） 最佳订购批量 = 400（箱/次） 全年最底总费用 = 3600（元/年） 每年采购次数为 90（次） （36000/400） 订货间隔 = 4（天）（360/90,第3章-酒店存货与采购管理,4、订货点法 订货点是指某项物资在一定时期必须进行订货的存货数量，即存货量达到此点就要订货。 订货提前期：交货时间(L)和每日平均需用量(d)的乘积： 订货点量可以用以下公式表示,第3章-酒店存货与采购管理,4、订货点法 例题： 某酒店餐厅用食油，全年耗

12、用量20万公斤，订货时间3天，最低存储量（保险储备量）100公斤，则订货点量为： 即食油库存降至1744公斤时，就需进行采购，以保证餐厅业务经一个活动的正常进行,第3章-酒店存货与采购管理,5、鲜活食品采购数量的确定 食品是酒店餐饮部需要的原材料，主要包括米、面、油、酒水、调味品以及各种鲜活食品等。 鲜活食品的采购特点 （1）需求量大 （2）储存期限短 （3）进货间隔时间短,第3章-酒店存货与采购管理,6、酒店采购价格的确定 多方报价及多方询价制度 多方报价制度是指在订货前，须征询三个或者三个以上供应商的送货价格，然后确定选用哪家供应商商品的定价制度。（由采购部完成） 多方询价制度是指建立财务

13、、采购、使用部门或者其他相关部门联合询价制度。 建立价格信息中心（作为对采购价格的参考控制,第3章-酒店存货与采购管理,第三节 酒店存货的日常管理 一、酒店存货管理的目标 （1）正确计价并保持账实相符。 （2）保证恰当的存货储备量。 （3）保证存货的安全,第3章-酒店存货与采购管理,第三节 酒店存货的日常管理 二、酒店存货日常管理的制度设计 （1）落实严格保管制度 （2）建立严格的存货收发和计量制度,第3章-酒店存货与采购管理,第三节 酒店存货的日常管理 二、酒店存货日常管理的制度设计 （3）实施永续盘存制 永续盘存制，也称账面盘存制，是对存货的日常记录既登记收入数，又登记发出数，通过结账，能够随时反映账面结存数的一种存货核算方法。 存货账面期末余额=存货账面期初余额+本期存货增加数-本期存货减少数,第3章-酒店存货与采购管理,第三节 酒店存货的日常管理 二、酒店存货日常管理的制度设计 （4）健全实地盘点制度 实地盘存制，又称定期盘存制、