白酒商贸公司业务流程规范

1、业务流程规范一、山东兰德商贸有限公司分销系统用户操作手册见附件。二、KA客户合同签订流程KA客户=商谈100万元以上的大型团购客户。办 事 处办处送父说明：(1)KA客户指地级市代理商、区域大型连锁商超及批次采购量在KA客户(2) 合同符合公司价格政策、付款条件的，由分管部长审批；合同超出范围的由经理会议审批(3)合同签订后转交财务部备案三、价格体系制定流程说明：（1）销售目标的制定以公司年度指标和往年销量、市场自然增长、市场状况、竞争对手销售目标等参考因素。（2）上下级须充分沟通才能最终确定销售目标，以免造成销售目标制定的不实。五、市场区域待解决问题的反馈、解决流程各销售区域不能自行解决的各

2、种问题，及时按如下流程反馈、解决：1、办事处以书面形式将问题反馈到综合管理部。书面文件包括：办事处面临的自身无法沟通、解决的问题，、需要商贸公司 沟通解决的方案并提出相应的处理建议。2、综合管理部接到办事处反馈后，1个工作日内落实到相关部门并备案、跟踪，重大问题及时上报经理，并组织会议及时处理解 决。3、问题解决后，综合管理部将结果反馈给办事处。说明：（1）办事处反映的问题一定要实事求是，不能虚夸、偏离事实，对于不属实造成的后果，由直接负责人承当责任。（2）对于涉及到粮油事业本部各生产工厂之间、各部门之间无法沟通、解决的问题，综合管理部备案、存档后，直接上报粮油 本部本部长，对于互相推诿、消极

3、对待工作的职员将汇报本部会议处理。六、备货计划及订单执行流程1、备货计划流程:报表数据对照分析具体的订单执行计划量化的订货计划说明：（1）各生产工厂（包括聊城植物油公司、海阳植物油公司和商都料理公司）业务部按时编写每天的库存报表及发货清单，于每 周日上午十一点之前将本周七天的报表进行汇编并发至商贸业务科， 每月 25 日之前将本月的库存及发货清单进行整理汇编发至商贸业 务科。（2）各办事处根据自己的销售情况于每月 25 日以前填写下月订货计划表发至商贸业务科。业务科将根据办事处的订货计划 数量与生产工厂的库存和发货清单协调订单的分配， 把下一月度的生产计划进行量化， 在每月 29 日以前为生产

4、工厂业务部提供合理有 效的生产计划建议，同时为各个办事处 提供具体的订单执行计划。2、订单执行流程说明：（1）省内订单以分销系统订单为准，同时执行传真订单。特殊情况下，如无法执行分销系统订单的，须提前向商贸财务说明情 况，可先执行传真订单，后补录分销订单。省外传真类订单要求填写公司制定的标准订单，订货数量及金额务须填写清楚。非现款现 货的油类订单后须附现金借款单。传真类订单须有办事处负责人和主管会计签字，否则不予以执行。（2）所有订单都须经商贸财务部审核后，由业务科负责转直运处理。业务科当天下班时间之前接收到的所有合格订单都必须当 天处理，不得拖延。下班时间之后收到的订单可延至第二天早上处理。

5、（3）为了防止传真类订单在发送到工厂的过程中出现丢失或其他发而未到的情况，商贸业务科要在下午下班之前与生产工厂核对当天的传真订单数目。生产工厂接到的传真有任何不清楚的地方需要及时联络业务科进行确认（4）对于填写不正确或不清楚的分销订单或传真订单，商贸财务部或业务科发现后，须在45分钟内主动联系办事处进行修改和确认。（5）生产工厂在发货之前1小时内通知办事处做好接货准备工作。（6）对于因货款原因无法执行的订单，商贸财务部要在 20分钟内通知业务科，业务科视实际情况与办事处沟通协调；对于因库存不足或物流不畅等原因而无法按时执行的订单，生产工厂要在订单规定发货日前的 24小时内通知办事处，同时为办事

6、处提供本批货的发货计划；对于其他原因而无法执行的订单，商贸业务科须在接到订单后的45分钟内联系办事处协商处理。（7） 生产工厂在发货后的8小时内在分销系统上录入到货计划，办事处要在实际收到货物后的8小时内在分销系统上做入库手 续。商贸公司财务部和业务科对以上操作手续未及时办理的生产工厂和办事处进行监督。（8）生产工厂的产品规格、名称及包装等产品信息变更；商贸公司的帐户变更及其他自身信息变更，生产工厂和商贸公司须及 时以正式文件的形式通知各个办事处，各个办事处接收到新调整信息后，要积极配合工作，按照文件内容变更相关信息。因工厂或商 贸公司通知不到或不及时造成办事处的损失由生产工厂或商贸公司承担责

7、任；因办事处不积极执行新文件而造成的办事处及生产工厂说明：（1）办事处申请宣传费用须填写宣传费用申请表写明市场背景、宣传目的、宣传内容、选择媒体及代理广告公司、时间、次数、价格、折扣、付款方式等。（2）由市场部对宣传计划给出调整意见年度公司宣传费用总预算各销售区域年度宣传费用计划2、宣传费用报销流程说明：（1）报销时必须具备的资料：商贸公司与广告公司签订的合同原件、附件、正规发票、照片、报样等证明性资料。（2）市场部记录每笔宣传费用，用于年度费用预算及财务部核对。（3）市场部对照片、报样等宣传资料整理、备案。八、宣传用品申请流程办 事 处分 管 部 长市 场 部 部经市 场 部业 务 科申请审核调整、审核审批、确定设计、制作理长发送 办 事处说明：（1）办事处申请宣传用品须填写宣传用品申请表，写明制作内容、数量、投放地点等。（2）由市场部对宣传用品的使用给出调整意见九、促销品申请、采购、捆绑流程说明：（1）办事处将促销品的名称、规格、数量、采购价格在订单上写明。(2)(3)业务科向促销品供应商询价后，须与办事处沟通才能确定最终促销品采购价格。(4)包装车间在包装过程中进行促销品捆绑。(5