（精选）用友管理软件使用手册

1、部门:应用产品事业部 编 号： 用友物流管理软件使用手册单位：晋能清洁能源光伏工程有限责任公司编制日期： 年 月实施日期： 年 月1. 基础信息1.1商品辅助信息点击添加按钮，根据具体销售商品需要添加商品单位并编号，例如：除添加单位外，还可以对商品单位进行编辑和删除。1.2商品信息基本信息商品信息添加光标移动到一级分类处分类输入商品编码、商品名称等信息1.2.1商品分类编码1.2.1.1首先对商品进行第一级分类，合理分配编码；其次根据管理的需要再逐级分类；系统允许五级分类，最后一级为具体的商品名称。具体编码规则如图，后续产品将在此基础上一次进行编码。1.2.1.2想要在同一级增加分类或商品信息

2、，操作方法是：将光标移动到上一级分类处，点击“添加”，然后输入商品编码、商品名称等信息。商品信息是商贸宝管理系统中最重要的信息之一，特对商品卡片各栏目一一加以说明：（1）编码：商品的编码，货号。为自编号，不得为空。（2）名称：商品名称不得为空。（3）助记码：系统自动读取，不必手工录入（4）条码：系统支持扫描枪输入，只需在基本信息中录入该商品的条码信息，录单时再点击“条码扫描”按钮，在条码输入栏使用扫描枪扫入条码，即可带出该商品关联信息。商品内部条码编码规则如下：产品校验码合同批次：如001号合同第一批货1产品编号：0001 商品二级编码：如竹韵版P40移动电源01商品一级编码：如P40移动电源

3、01产品事业部合同编号001所有产品入库编号后均由仓储管理中心相关负责人制定产品编号记录表，并交由部门档案管理员保管。（5）别名：商品的另一名称。可以为空。（6）成本算法：企业管理商品要求输入保质期、提前报警天数，商品成本算法必须是手工指定算法。更改成本算法流程：维护中心系统配置成本算法选中手工指定算法保存确定更新成功（7）替代品：在商品信息档案的编辑界面上增加替代品字段项，替代品值可以参考选择目前商品档案的任何商品，在商品信息档案界面上增加替代品的查询，其查询过滤条件和商品的查询过滤条件一样，输入查询条件，例如：输入商品编号1001，点放大镜小图标，显示出此商品为替代品的所有商品。（8）保质

4、期：保质期字段可以按照年、月、天的方式录入，例如：保质期可以录入1年、18个月、180天。保质期计算是可以按照固定的1年=365天；1月=30天的方式计算保质期到期日期。在后续单据编辑的时候输入出厂日期（生产日期），系统自动计算商品到期日。（9）提前报警天数：设置以后商品在失效期提前几天报警，系统根据公式：（出厂日期+保质期）-系统登录日=提前报警天数，将符合此条件的商品显示在“商品保质期报警”报表中。（10）产地、规格、型号：直接输入，可以为空。（11）自定义1、2、3：当系统提供的商品属性无法满足用户业务需要的时候（例如：想定义商品的质地、主供应商、品牌等）系统提供三个自定义项，满足用户个

5、性化的需求。（12）单位价格：1）基本单位：建议您将该商品的最小计量单位设置为基本单位。2）辅助单位：系统在提供基本计量单位设置的同时，可以设置最多二种辅助计量单位。使用方法是：在“辅助单位”右边方框空白处单击右键增加下拉菜单中选择辅助计量单位输入换算率（如1箱=20件，换算率则为20）保存3）价格：a、价格15和零售价：可以分别输入销售预定价格，可以将价格1设置为集团内部销售价格，价格2设置为批发销售价格；零售价设置为商品销售单价。b、最近进价：商品的最后进货单位。进价可以根据价格跟踪进行自动更新；c、最近售价：商品的最后销售价格。售价可以根据价格跟踪进行自动更新；d、最低售价：商品的最低销

6、售价格。1.3仓库信息基本信息仓库信息添加输入仓库的编码和名称，其他可以为空（系统默认只有一种仓库类型直营）保存本系统设置：01 太原仓 直营；如需继续添加仓库信息点击同级添加，继续设置仓库的编码和名称。1.4地区信息如果不需要按地区进行管理，可以不录。基本信息地区添加输入地区的编号和名称，主要是代加工厂商归属地管理（例如：01深圳）其他可以为空保存1.5往来单位信息部门按照“1客户”和“2零售客户”“3供应商”进行一级分类具体操作方法为：基本信息往来单位添加输入“1客户”， “2零售客户”“3供应商” 此基础上进行下一级分类，把光标移动到“1客户” 分类进行下一级分类，零售客户及供应商的操作

7、与此类似。1.6部门信息若要对公司内部各部门进行业绩考核，则要输入此项信息，否则不需要。1.7内部职工信息只要输入管理员和操作员的姓名即可，因为要设定管理员和操作员的权限。基本信息内部职工添加输入职工编号和姓名，其他可以为空保存2 管理员和操作员权限设定2.1用户组设置：维护中心用户权限用户组设置添加“01操作员组”（系统已设有“管理员组”）2.2用户组权限设置：对各用户组设置相应的权限，选中某一用户组，选中界面右边显示的权限范围（包括：基本信息、业务单据、报表统计、系统相关及其它几个列表）中需要定义的权限即可授予用户组此项权限。2.3用户管理：用户添加选中某一用户确定光标移至该用户添加所属的

8、用户组选中用户组组确认。该用户拥有此用户组的全部权限，一个用户可以从属于多个用户组。3 初期建账3.1期初库存商品录入：维护中心期初建账期初库存商品选择商品存放仓库期初库存商品显示内容勾选“显示数量为零” 全部列表选定一具体的商品点击“修改期初” 录入情况添加或修改录入商品的数量及成本均价保存。如果某一仓库的期初库存数据录入完成后，可以在库存期初录入的主界面上点击“查询条件”，选择其他仓库并继续录入。3.2期初应收应付录入：维护中心期初建账期初应收应付单位 选定某一级具体单位修改期初录入期初应收款或初期应付款保存。3.3正式开帐：维护中心正式开账选择开张日期正式开账。便可以正式启用用友T1商贸

9、宝批发零售版，进行正常的业务核算了。4主要业务管理4.1进货入库进货业务：进货管理进货入库进货单选择往来单位名称（供应商）选择入库库房(商品存放仓库) 选择经手人（进货员）把光标移动到商品名称一栏选择商品回车输入商品的数量和单价（进价）单据过账（预付及尾款支付由财务操作）备注：1、商品名称查找时系统提供模糊查找功能，只要输入商品助记码的任何一个英文字母，按回车就可以轻松查到想要的商品名称2、输入数量时一定要核对“单位”一栏是否正确，以免出错；3、进货支付预付金的处理：1）支付预付金时：钱流单据预付款单选择“往来单位”和“经手人”科目编码选择现金或者银行存款输入支付的预付款金额单据过账；2）收到

10、商品时：流程同进货业务，只是付款金额应当将原来的定金扣除，另外可以点击“付款详情”查看与该供应商的账目往来情况；4、已过账的单据修改或删除：信息中心经营历程条件选择选择起始日期（可以在日期范围内选择相应的时间段，并且将“自动保存查询时间段”打勾 -确定目录进货类单据进货单光标移至要修改的单据红冲并复制确定修改相关内容审核人单据过账单据保存成功。删除单据的操作流程和修改单据的类似，前面的流程一样，到“红冲并复制”那步改为“红字反冲”即可。5、进货有附带赠品问题：1）进货单显示格式设计：进货管理进货入库进货单点击*处勾选“赠品”一项确定；2）赠品的输单：在商品名称一栏输入赠品名称回车数量一栏输入赠

11、品数量单价一栏为“0”在赠品一栏的方框内打勾6、进货及查询核对业务1）进货订单填写相关信息，其中备注规则为厂家+合同编号，点击保存订单，该单据已经审核，记住该单据的编号JHDD-2014-10-31-000032）预付定金（以预付订单合同金额40%为例）钱流单据预付款单填写相关信息7、进货退货和进货换货功能：可参照进货单的操作流程，不再叙述4.2销售业务销售管理销售出库销售单选择往来单位名称（客户）选择入库库房（商品存放仓库）选择经手人（出货员）把光标移动到商品名称一栏选择商品回车输入商品的数量和单价（售价）选择收款账户（现金或银行存款）在横线上输入收款金额，如果全部为赊销，则金额为0单据过账

12、备注：1、商品名称查找时系统提供模糊查找功能，只要输入商品助记码的任何一个英文字母，按回车就可以轻松查到想要的商品名称2、输入数量时一定要核对“单位”一栏是否正确，以免出错3、销售收取预付金的处理：1）收取预付金时：钱流单据预收款单选择“往来单位”和“经手人”科目编码选择现金或者银行存款输入支付的预收款金额单据过账；2）收到商品时：流程同进货业务，只是收款金额应当将原来的定金扣除，另外可以点击“付款详情”查看与该供应商的账目往来情况；4、已过账的单据修改或删除信息中心经营历程条件选择选择起始日期（可以在日期范围内选择相应的时间段，并且将“自动保存查询时间段”打勾）-确定目录销售类单据销售单光标

13、移至要修改的单据红冲并复制确定修改相关内容审核人单据过账单据保存成功。删除单据的操作流程和修改单据的类似，前面的流程一样，到“红冲并复制”那步改为“红字反冲”即可。5、进货有附带赠品问题1）销售单显示格式设计：销售管理销售出库销售单点击*处勾选“赠品”一项确定2）赠品的输单：在商品名称一栏输入赠品名称回车数量一栏输入赠品数量单价一栏为“0”在赠品一栏的方框内打勾6、销售退货和销售换货功能：可参照销售单的操作流程，不再叙述7、对往来单位（客户）设置换货确定业务发生后多长期限内可以进行换货，超出该期限不能进行换货（一般规定一个月）往来单位信息其他换货期限（天数）换货比率（设置所换产品占总产品的最大

14、比率）4.3仓库调拨业务库存管理仓库调拨选择“同价调拨”还是“变价调拨” 选择“出库库房”和“入库库房” 选择经手人选择要调拨的商品输入数量单价要区别对待：同价调拨单价改为“0”，变价调拨单价改为新价格单据过账4.4组装与拆卸只要针对业务中可能涉及到的商品组合优惠销售的情况。库存管理组装与拆卸选择拆装模块 填写模版的编码及名称增加需要组合的商品的明细如需继续添加点击右键选择增加行确定库存信息中即可查询到组装产品的信息。拆卸流程可参照组装流程进行操作，不再进行描述。4.5 收款付款业务钱流管理收款或付款收款单或付款单选择“往来单位”和“经手人” 科目编码选择现金或银行存款输入收到或支付款项的金额

15、回车单据下半部分“结算金额”一列中输入相对应的结算金额（表示和该单据发生的债权债务已经两清）单据过账备注：1、如果收到或支付的金额没办法和单据下半部分所列的收款单或付款单的金额相对应，则在输入完收到或支付款项的金额一栏后回车，然后点击画面底下一栏的“自动分配”按钮，系统将根据原单据发生的日期顺序逐笔清偿债权或债务。4.6单据的设计和使用单据包括业务单据和钱流单据。（1）单据的显示设置：进入单据画面光标移至表体空白处右键单击单据格式更改显示名称（名称一列不可更改）显示一列中勾选适合管理需要的栏目调整合适的宽度确定（2）单据的打印格式设置：进入单据画面“打印”下拉菜单打印报表设计文件保存基本样式报

16、表不能修改另存为其他报表格式确定报表样式输入报表样式说明确定备注：1、如果要恢复成基本样式，按以下流程操作：“打印”下拉菜单报表样式基本样式2、单据表体设计：与电子表格类似3、单据的取数：将光标移至该栏左键双击字段选择数据字段（包括主项数据、细项数据、条件变量、系统变量四种）选择字段名称（就是单据显示的具体栏目名称）确认确认文件保存4、本页小计公式设置：将光标移至该栏右键单击单元格属性数字选择显示类型和小数点位数确认单元格类型插入汇总框统计类型合计统计Band:DetailData1确认文件保存5、合计大写金额设置：将光标移至该栏右键单击单元格属性数字选择显示类型和小数点位数确认单元格类型插入

17、汇总框统计类型合计统计Band:MasterData1确认属性转换成大写：下拉菜单中选择“True” X文件保存4.7报表的使用技巧：报表主要在信息中心。4.7.1单位转换主要是提供报表计量单位的转换功能。在下拉菜单中选择“基本单位”，则报表的计量单位显示为基本单位；在下拉菜单中选择“辅助单位一”，则报表的计量单位显示为辅助单位一，依此类推。4.7.2显示内容1、分级显示：在画面左边“目录”中树形排列，分级显示，画面右边显示该级分类的具体内容；2、全部列表：在画面右边显示最后一级分类的全部具体内容；3、部分列表：把光标移至到某级分类上，然后选择“部分列表”，画面右边将显示该分类的全部具体内容。备注：以库存状况表为例，进入该报表，假如要了解全部商品的的库存状况情况，就在显示内容中选择“全部列表”；假如只要了解某类商品的库存状况，先击“目录”，把光标移至某类商品上，然后选择“部分