付款及报销制度(2011.5

1、版次：1修订次：0福建XX有限公司作业指导书页码：第1页共4页生效日期：2011/05/01制订：文件标识：作业指导书报销制度CW003汇审：分发号：批准：1. 制度目标：1.1目的：为明确公司付款及报销审批流程，加强企业内控制度，结合公司目前实际情况， 特制定本制度。1.2适用：本制度适用于公司总部及各办事处。1.3说明：本规定所描述的“正式发票”是指印有国税部门监制的正式发票、事业单位结 算收据、非经营性资金往来收据等，除此之外的企业自制收据、白条等称为非正式发票。2. 具体规定：2.1单据的规定2.1.1付款及报销单据分为：报销单、预付款通知单、借款单、付款凭证、付款申请单等。 2.1.

2、2付款及报销单中内容均需填写完整，大小写金额按照规范填写。2.1.3报销及付款业务原则上须取得正式发票，确实无法取得正式发票的，须有合理的理 由及证明人和部门主管的审核同意。同时，同一笔业务如果存在正式发票与非正式发票， 应分别填制付款及报销单。2.1.4所有付款及报销单附单中的报销单据背面，均须有经办人及证明人（有证明人的业 务）签字，非电脑打印的定额车票（如：市内交通费车票）还须写明往返地点。2.1.5付款及报销单面单及附件中的正式发票、 合同、其它所需资料等，均不得随意涂改， 正式发票正面不得出现涂改，不得出现套写（二次复写），发票的日期、单位、内容等必须 与实际的业务相符。2.1.6所

3、有自制白条须有证明人（有证明人的业务）再经副总经理级以上人员签批才能按 报销流程报销。2.1.7各种付款及报销单用途及填写说明如下。2.1.7.1报销单2.1.7.1.1 用于员工报销除借款业务、预付款之外的所有费用采购报销业务，报销单后面 必须附有相应的发票、其它票据及必要的清单。2.1.7.1.2 “报销项目”填写简要的报销内容，敏感的内容不宜体现，如：招待XX局长之类。2.1.7.1.3 费用类采购报销需领用或使用人签字证明（如名片、茶叶、赠送礼品等）并附 有请购单、发票。2.1.7.1.4 物料类采购报销（包括补数采购）需有订（申）购单、仓库入库单、供货商发 票及送货单、采购合同、品管

4、检验单。2.1.7.1.5 委外加工及外修等报销单须附有：委外加工合同、外修申请单、结算发票、入 库单或外修验收单。2.1.7.1.6 运输费结算的付款单须附有：物流公司提供的运输发票、运输清单、客户签收的发货回执单、运输协议、运输费核算单。2.1.7.1.7装卸费：装卸货物清单及装卸费计算表。2.1.7.1.8外租各类车辆须附有派车申请单且须有派车权人核签，车辆加油费修理费等车辆费用支出须有派车权人核签。2.1.7.1.9如属于先预付款后来票核销的报销，须在备注栏写明“预付款核销、无须付款” 的字样。预付款后到票，且不涉及付余款的到票核销单，由财务部经理审核后即可入账。2.1.7.2差旅费报

5、销单2.1.721用于员工出差后报销交通费、出差补助、住宿费等，后面必须附有相应的发票及其它票据。2.1.7.2.2 “途中补助”及“住勤补助”等差旅费相关报销按照公司差旅费报销管理规 定执行。2.1.7.3 预（应）付款通知单2.1.7.3.1用于支付公司对外预付各类费用、采购款、应付个人利息款、应付余款等预（应） 付项目。2.1.7.3.2 预（应）付款中，收款人的名称、开户行及帐号须与发票或合同中所体现的信 息一致，如存在不符，须提供加盖公章的说明函。2.1.7.4借款单2.1.7.4.1 用于公司内部员工借款专用单据，借款单上的“借款人签章”须由借款人本人 签章，不得代签。2.1.7.

6、4.2 借款分个人借款与业务借款。个人借款参照6月1日批准的新进员工、干部借支标准执行，业务借款根据合同、出差单等相关资料预算，经部门主管复核，按流程 审批。2.1.7.5附件粘帖单2.1.7.5.1 用于粘帖发票、收据等原始票据，一般用于填制“费用报销单”及“差旅费报销单”时粘帖面积较小的发票。2.2报销流程规定证明人客户或 经办人部门主管财务审核总经理 J出纳员严对应会计 、J Ud2.2.1报销流程说明：2.2.1.1经办人根据付款或报销业务性质，选择对应的付款及报销单填制后，如有协同经 办的同事，交由证明人签字（单据“证明人”处及发票背后），然后交给部门主管审核签批。2.2.1.2 部

7、门主管签批后，及时移交财务部审核，再由经办人送总经理处审批，再到出纳 处报销。2.2.1.5出纳员接收通过总经理/权限主管审批的付款及报销单时，需及时电话告知报销人 或经办人到财务领取报销款，领取报销款时要求本人签字、注明报销金额及时间。如属于 转帐或汇款业务，在办理完转帐或汇款后需及时告知经办人。221.6 本流程中，制单一财务审核一总经理/权限主管审批-付款，属于不可或缺的环节， 在上一环节未审核或审批时， 本环节应该给予拒签， 如：部门主管未批， 财务不给予审核， 同样，财务部未审核的单据，总经理不给予审批。2.3 报销时限规定2.3.1 员工费用报销，当月发生费用须在次月底前制单并进入

8、审批流程。差旅费在返回的 一周内填制“差旅费报销单”并进入审批流程，未及时办理，其预借差旅费从次月发放的 工资中扣除，费用自理，特殊原因除外。2.3.2 预付款的业务应在收到货物的半个月内办理到票核销。2.3.3 赊购业务应在收到货物的半个月内（或合同约定付款日期前）填制报销单并进入审 批流程。2.3.4 应酬费用报销不超过一周，除签单结算的报销业务。2.4 增值税专用发票规定：2.4.1 供应部（或其它部门）经办人在收到售货方提供的增值税票后，应首先核对发票日 期、单位、内容、金额等与实际业务是否相符， 并及时进行报销业务。 若开票日期超过 100 天或发票有误、不能使用的应及时退回，财务部

9、不予接受。2.5 报销流程各环节责任2.5.1 经办人（制单人）：负责按照本制度中 2.1 点所规定内容填制付款及报销单并整理相 关票据和资料，并在附件的票据背面及付款及报销单的“制单”或“派汇人”处签章。责 任是填写规范、无误，附件完整、准确、真实。2.5.2 证明人：负责证实该付款及报销单的真实性、可行性、准确性，核对无误后在附件 的票据背面及付款及报销单的“证明人”处签章。2.5.3 部门主管：责任及处罚条款与证明人相同。核对无误后在付款及报销单的“部门主 管”处签章。2.5.4 财务部：负责根据历史挂账、已付款、本制度规定填写规范及附单要求等审核付款 及报销单的规范性、准确性、完整性、

10、可行性、发票及附件资料的有效性，避免重报或多 报，必要时应核查该笔业务的真实性。2.5.5 因经办人弄虚作假违反上述责任等行为或已造成公司实际损失，由财务部、总经办 会同相关部门讨论研究处罚意见并报总经理裁决，处罚对象包含所有签字人（含审批人） 。 3审批权限规定3.1 采购类审批权限 ;3.1.1 主要办公生产设备、对外投资、重大基建、扩建项目由总经理审批。3.1.2 其他次要办公生产设备、所有主辅原料、半成品、日常采购类由副总经理审批。3.2 销售类审批权限：3.2.1 主要办公生产设备的保废或销售处理由总经理审批3.2.2 除上条处，所有产品、半成品、下角料、其他物料销售定价由总经理审批

11、。3.3 人员录用待遇类审批权限3.3.1 财务、主管级以上人员的录用、待遇由总经理审批。3.3.2 采购主管级以下人员的录用、待遇由副总经理审批。333开发、业务、生产、人事后勤主管级以下人员的录用、待遇由副总经理审批，如果 待遇超过3000元月薪的录用应报总经理审批。3.3.4奖金福利方案由总经理审批。3.4应酬费用的审批权限：级别业务公关招待费应酬费备注招待应酬类礼品类总经理无限制无限制无限制副总经理10000元/次3000元/次10000元/次经理1000元/次1000元/次1000元/次有兼管营销才能享有业 务公关招待费审批权3.5其他类的审批权限：3.5.1所有融资项目由总经理审批。3.5.2公司费用类：