K305 调研问卷-采购系统

1、XXX公司金蝶K/3ERP管理系统采购管理系统调研问卷 作 者： 建立日期： 2011/02/16确定日期： 2011/02/20版 本 号: V 1.0审 批：XXX项目经理： 金蝶项目经理： 金蝶软件XXX分公司二零一一年二月文档控制变更记录日期作者版本变更参考审阅姓名职位分发编码姓名地点1234文 件 目 录填写说明4部门基本情况5部门基本工作范围7采购管理部分12供应商情况13采购申请/价格管理14订单管理15收料/退料17对账19日常使用表单20需求21流程设置方面问题22请准备并提供如下资料28未尽事宜和改进意见29 文档编号填写说明业务流程优化与ERP实施项目的成功，离不开各部门

2、的切实投入与大力支持因此，首先感谢您在百忙中接受问卷的访问，感谢您一直以来对业务流程优化与ERP实施项目的高度重视与大力支持！目前，XXX业务流程优化与ERP实施项目已进入业务流程调研与管理诊断分析阶段，此阶段的工作目标是：识别出企业的核心问题，对问题的存在原因进行深刻分析，对问题可能的解决途径提出初步意见。因此，您对问卷中各项情况的了解、对XXX历史沿革的经验体会，对当前情况的深刻理解、对XXX未来发展的真知灼见，能给项目组本阶段的工作起到重要的指导、帮助和参考作用。问卷包括以下几个部分：v 部门岗位名称与在岗人数清单，请详细填写；v 部门记录情况清单，请详细填写；v 基本情况，请对每一个问

3、题给出详细回答；v 对同本部门没有任何关系的问题，不用做出回答，并注明“N/A”，表示“与本部门无关”；v 对于在流程图描述中已经说明清楚的问题，不用做出回答，注明“参见 * 流程”；v 对于在某项制度、规定里已经规定的问题，需要将制度、规定中的有关部分摘录出来进行填写；v 对于其他所有问题，请给出详细回答。问卷回收时间：_2010_年_2_月_17_日问卷填写咨询：金蝶软件XXX项目实施小组 问卷相关工作：如果对问卷有些问题的回答不够清晰，还将返回问卷要求进一步说明。部门基本情况部门名称调研时间调研对象（职务与名称）联系电话联系电话联系电话联系电话部门职责部门人员数、分组情况与职责划分(有采

4、购部相关人员填写说明)现有硬件环境计算机台数：其中服务器数：操作人员数：计算机配置（CPU、内存、硬盘）：网络类型： 无网络 局域网 广域网 其它： 局域网介质： 双绞线 粗缆 细缆 光纤 其它： 广域网介质： PSTN ISDN DDN ASDL VPN 微波 其他 网络带宽： 理论： 实际：_ _即将配置计算机台数： 其中服务器数： 操作人员数：计算机配置（CPU、RAM、硬盘）：网络与介质：软件配置操作系统：数据库：现有软件： 品牌： 投资金额：应用情况与效果：(此表格可以由信息部门协助填写)部门基本工作范围1、采购部门组织机构及员工人数： 采购经理 （ ）人 采购员 （ ）人 仓库主管

5、 （ ）人 仓管员 （ ）人 其他 _2、各个岗位的职责是什么？ 采购经理： 新增物料 供应商维护 输入采购申请单 审核采购申请单 输入采购订单 审核采购订单 查询采购订单执行情况汇总表采购订单执行情况明细表 输入收料通知单 审核收料通知单 输入外购入库单 审核外购入库单 入库单对等核销 输入采购发票 审核采购发票 采购发票对等核销 查询采购发票明细表 输入退货通知单 审核退货通知单 库存查询 查询采购汇总表采购明细表 查询价格分析表 其他_ 采购员： 新增物料 供应商维护 输入采购申请单 审核采购申请单 输入采购订单 审核采购订单 查询采购订单执行情况汇总表采购订单执行情况明细表 输入收料通

6、知单 审核收料通知单 输入外购入库单 审核外购入库单 入库单对等核销 输入采购发票 审核采购发票 采购发票对等核销 查询采购发票明细表 输入退货通知单 审核退货通知单 库存查询 查询采购汇总表采购明细表 查询价格分析表 其他_ 仓库主管： 新增物料 供应商维护 输入采购申请单 审核采购申请单 输入采购订单 审核采购订单 查询采购订单执行情况汇总表采购订单执行情况明细表 输入收料通知单 审核收料通知单 输入外购入库单 审核外购入库单 入库单对等核销 输入采购发票 审核采购发票 采购发票对等核销 查询采购发票明细表 输入退货通知单 审核退货通知单 库存查询 查询采购汇总表采购明细表 查询价格分析表

7、 其他_ 仓管员： 新增物料 供应商维护 输入收料通知单 审核收料通知单 输入外购入库单 审核外购入库单 入库单对等核销 输入采购发票 审核采购发票 采购发票对等核销 查询采购发票明细表 输入退货通知单 审核退货通知单 库存查询 查询采购汇总表采购明细表 查询价格分析表 其他_ 其他人员： 工作职责_3、与哪些部门的业务关系比较紧密？请按照紧密程度先后列举。 行政部门主要处理业务范围：_ 销售部门主要处理业务范围：_ 财务部门主要处理业务范围: _ 策划部门主要处理业务范围: _ 维修部门主要处理业务范围: _ 人力资源部门主要处理业务范围: _ 其他部门主要处理业务范围:_4、本部门目前正在

8、使用的计算机系统有哪些，请简要介绍已使用的该系统的功能，您对该系统应用效果的评价如何？ 现在使用的软件信息： 金蝶 用友 新中大 SAP 其他_ 使用模组信息： 总帐管理系统 报表管理系统 固定资产管理系统 应收管理系统 应付管理系统 现金流量管理系统 合并报表管理系统 结算中心管理系统 预算管理系统 采购管理系统 销售管理系统 仓存管理系统 存货核算管理系统 成本管理系统 其他_ 对现有系统的评价：_5、目前，有哪些信息想得到、但还不能及时、准确的获得？ 供应商信息 价格分析表 财务数据 固定资产数据 应收数据 应付数据 出纳数据 库存数据 其他_6、本部门的工作现状还有哪些值得改进之处？这

9、些问题存在至今、暂时还没有改进的原因是什么？_7、企业存在那些类型的采购？ 现购 赊购 其他_8、各种采购是否由不同的人采购人员负责？是否由不同的由不同的部门提出请购？如何对采购人员进行考核？_9、物品入库前是否要全部进行检验？_10、公司是否有多个采购部门？ 是；分别是： 否；11、采购主管和采购人员名单，如有多个采购部门，请同时列出多个采购部门的人员名单司是否有多个采购部门？采购主管：采购员：12、采购业务是否由统一的部门进行管理？ 是； 否；分别是：13、是否有计划由专门的人员负责录入采购订单？ 是； 分别是： 否；采购员负责各自的订单录入。14、不同类的物料是否由不同采购人员负责？ 是

10、； 请列出采购员各自负责的物料分类，分别是： 否；15、不同类的物料是否由不同采购人员负责 是； 请列出采购员各自负责的地区，分别是： 否；16、请列出采购部门的组织结构图及本部门的整体业务流程，包括审批流程和与其它部门的接口？ 17、除以上内容，尚有一些重要或需提请注意的方面，请予以列示。_采购管理部分1、采购业务中的财政年度及会计周期的划分?会计期能否随时改变？ 根据自然月份划分 根据自定义时间划分 会计期间不会轻易调整 会计期间经常调整（属于不正常情况） 其他_2、是否允许在已结帐的会计期中进行操作?需什么样的审批流程?是否可以反结帐：是 否需要什么审核程序：_3、供应商/是否有明确编码

11、，规则是怎样的？ 有 没有规则如何：_4、采购业务中有哪些外币业务以及外币种类，一般使用的汇率是多少? 美圆 汇率：_ 英磅 汇率：_ 欧圆 汇率：_ 德国马克 汇率：_ 日圆 汇率：_ 港币 汇率：_ 其他 _供应商情况5、供应商的信息是否统一由专人维护？ 是； 维护人员是： 否；采购员负责各自的供应商信息录入。6、公司有无统一的供应商编码？ 有；编码长度共 位，请说明编码原则： 无；7、公司的供应商总数约为： 个， A、 国内供应商有 家，主要分布在哪些地区： ,经常往來的有 家；占公司采购额： %；B、 国外供应商有 _家，主要分布在哪些地区： ,经常往來的有_ 家；占公司采购额： %；

12、C、 大宗物料供应商有 _家，分别是： 8、是否对供应商进行分类/分级？ 是；如何进行分类/分级： 否；9、采购订单中是否需带有供应商自身的物料编号（即供应商物料编号） 是； 否；10、公司是否对供应商进行定期考核？ 是；考核周期为： ；考核指标包括： ；考核的手段与流程如何？ 否； 11、未通过审核的供应商是否允许交易？ 是；为什么： 否； 12、一次性（临时）供应商是否录入系统？ 是；一次性供应商全部使用一个供应商编码进行采购； 分别给供应商编码进行采购； 否；手工下采购单；13、对供应商的不满和投诉主要集中在哪些方面？ 质量 交货及时率 服务 价格14、如何选择一个新的供应商？采购申请/

13、价格管理15、是否有完整的供应商价格资料库： 是； 否；16、公司的物料，采购价格是否含税？ 是；税率是多少，有哪几种税率？ 否；17、不同的供应商，针对同一物料，是否会有不同的价格？ 是；控制部门为： 否；18、与供应商签定的订单价格是否可以与价格表上不同？ 是，采购人员可灵活掌握； 否，严格执行价格表的价格；19、公司有供应商报价的物料大概有多少 ：20、请描述报价的审批流程订单管理21、公司的可采购件中包含以下哪些类型的物品： 产成品（买进卖出，属于贸易）； 半成品； 原材料； 其他；22、采购件是否有有效期控制？ 是；有效期是多长时间： 否；23、公司是否有同供应商签订长期采购合同？

14、是；一般长期采购合同签订多长时间？主要内容有哪些？ 否；24、公司是否有成套采购/组装采购的物料？ 是；请列举范例，并说明以何种收料方式： 否；25、采购件采用主供应商，还是采用按比例分配供应商政策？ 主供应商，同一物料，每次采购仅向一个供应商发订单； 按比例分配供应商；同一物料，每次采购都按比例同时发多个供应商；26、采购的物料收料时，是否有搭配配件或组件一起收料的情况？ 是；请列举范例： 否；27、采购物料的同时是否会采购物料的增殖服务？ 是；请说明是何种服务，是否收费： 否；28、是否会有与供应商签定采购合同，但送货需直接发给指定第三方用户的情况 是；请说明流程： 否；29、公司的各相关

15、部门之间是否会有内部采购订单？ 是；请举例： 否；30、是否有外币订单？ 是；请说明存在哪几种外币： 否；31、采购单是否存在多次交货的情况，同一张采购订单价格是否经常变动？ 是；请说明： 否；32、公司采购订单的发出方式有： 传真； 邮件； 电话； 正式书面合同； 口头下单； 其他；33、采购计量单位与报价单位、收货单位、发票单位、库存计量单位是否一致： 是； 否；一般都有多少种兑换关系，请列示：34、订单交期： 最短 天，最长 天，平均 天，紧急订单月平均 张。35、公司订单交期达成率如何？ 98%； 90%98%； 80%90%； 70%80%； 70%36、公司所有采购订单的处理流程（

16、从接单到收料、结算）是否一致： 是； 否 （处理流程因 物料不同 供应商不同 其他原因 出现差异）；37、订单变更是否频繁： 是；变动订单占总订单量：_ _%；订单变更流程如何？ 否；38、如何对采购订单的执行情况进行跟踪： 专人负责； 各采购人员自行跟踪； PMC计划人员； 其他；39、有无先开票后送货的情况发生？ 是；为什么？ 否；40、采购件是否需要批号跟踪？ 是；批号何时产生？批号的规则如何？请列示： 无；41、固定资产采购，生产性物料采购，非生产性物料采购的部门分别是哪里？流程如何？42、公司如何对采购人员进行考核？收料/退料43、收料通知由哪个部门开出？收料通知上有哪些主要信息？

17、采购部； 计划部； 货仓； 其他；44、公司共有哪些物料仓库及物料仓库的管理部门：45、是否有专门的部门执行收料 是；部门是： 否；46、是否严格按采购单执行收料，有无超收、欠收比例？ 是；订单不允许超收或欠收； 否；超收、欠收是否需经哪个部门批准？47、收料控制： 无订单不可收料； 无订单可暂收物料，但需补充订单； 无订单也可收料；48、物料收料时会有什么单据伴随？ 送货单； 采购单； 发票； 其它单据；49、物料收料时的运输方式： 供应商送货上门； 公司去供应商处提货； 通过第三方物流公司送货； 其它运输方式： 50、是否存在多个物料接收部门或接收地点？ 是；分别是： 否；51、退料给供应

18、商后，供应商是否需要进行物料的调换？ 是；需再单独补送或下次送货时补齐； 否；直接扣款；52、退料给供应商后，供应商是否需要退回货款？ 是；何时退款： 否；53、物料检验不合格，退料给供应商后，是否要对供应商进行罚款？ 是；如何罚？ 否；54、退料给供应商是否需要审批/检验？ 是；哪个部门审批/检验： 否；55、请描述物料收料流程：56、请描述物料退料流程：对账57、采购订单是否都需要供应商开具发票？ 是； 票到付款 月结发票 天； 否；58、公司是否有预付货款的情况 是；一般预付货款的比例是： 否；59、公司是否允许同一供应商，在其即是客户同时又是供应商的情况下，用其应收款核销应付款？ 是；

19、有此种业务发生的供应商所占比例： 否；60、财务部根据什么进行付款？ 采购订单； 供应商的送货单； 双方的对账单； 其它单据；61、请描述财务日常付款流程如何进行？62、对于物料已经入库但发票当月没到的情况如何处理?63、采购费用和采购费用发票在公司是如何处理的？日常使用表单64、请列出本部门日常使用的表单，并请将每种类型表单附在本调研清单后，如请购单、采购订单、收料通知单、对账单等。65、请列出本部门日常使用的报表，并请将每种类型报表附在本调研清单后。如订单统计表、收料统计表、采购金额统计表等。需求66、采购业务中其他需要特别说明的问题？67、希望使用系统之后，系统能够实现的关键功能？流程设置方面问题请参考K/3标准业务规程库 1、现行采购总体流程如何，是否符合贵公司现行的实际业务？ 是 否改动之处：_2、采购申请流程如下，是否符合贵公司实际业务？ 是 否目 标处理采购申请环节的申请单录入、审核等工作内容业务背景根据企业的实际