资料归档规范

1、.资料归档规范1. 目的规范公司的所有资料归档管理工作，确保公司业务信息安全。2. 范围适用于本公司所有资料归档管理工作。3. 职责3.1 各部门负责职责范围内的记录资料保存和整理。3.2 IT管理人员负责全公司电脑中的电子记录归档管理。3.3 人事行政部定期收集全公司的记录资料进行归档保存。4. 要求4.1业务资料范围和形式4.1.1 本公司列入归档要求的资料包括：a) 顾客档案资料；b) 与顾客的合约文件；c) 顾客提供的相关资料；d) 各部门业务开展过程产生的记录资料；e) 电脑、网络中的电子记录；f) 采购过程相关资料。g) 财务部所有相关资料4.1.2 资料的形式包括：书面、电子、图

2、像、视频、录音带等。4.2归档基本原则a) 分散集中原则：各部门资料自行分散保存和整理，人事行政部定期收集统一归档；b) 及时完整原则：所有资料应在资料产生之后及时并完整的收集；c) 真实有效原则：所有资料应如实产生，如实保存，确保有效；d) 规范管理原则：资料归档要求责权明确，管理科学规范。4.3归档管理要求4.3.1 各类资料由第一责任人负责收集保存，并定期移交归档。4.3.2 各部门各岗位人员产生资料后，应在本项任务结束后10内进行整理后保存，并在3个月后移交归档。财务部应在每月终了要及时将当月形成的会计资料收集齐全、完整，3个月后统一进行装订，不得遗漏。会计年度终了后，第二年的第一季度

3、，移交集中入库，统一管理。4.3.3 归档资料应使用原始版本，责任人视需要个人保留副本资料。4.3.4 资料移交前，应按相关追溯特点进行整理、组卷，并编制索引目录。4.3.5 资料中的记录填制要求和保存期限等按质量手册4.2.4规定执行。4.3.6 公司网站、网络及T3软件中的数据，由管理人员定期进行数据备份，并每季度刻录一次进行归档保存；各岗位电脑中的资料，由使用人员视工作需要进行备份管理；必要时，应将电子资料打印成书面归档保存。4.3.7 人事行政部管理人员每季度对各部门保存达3个月以上的资料进行收集归档管理，除各部门日常工作所需的资料外，其他资料全部统一归档保存。资料收集交接时，填制“资

4、料交接记录”。4.3.8 人事行政部管理人员对收集的资料进行统一分类、建册、编制目录、保存。涉及公司机密的资料应列为密卷，确定密级，归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。4.3.9 人事行政部应设立用于保存业务资料的专用场所，并配备相应的防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施，确保资料的安全性和有效性。4.3.10 归档资料每年终进行一次全面的清查和整理，检查资料的完整性、对应性；发现资料破损或遗失时，应联系资料提供部门尽可能重新提供副本或相关资料；超过保存期限或破损无法继续保留的资料，进行作废处理。4.4借阅和作废处理4.4.1 本公司工作人员需查阅已归档资料时，应填写“文件借阅登记表”，查阅尚在部门保管中的资料，由保管部门主管批准；查阅已集中归档的资料，由人事行政部主管批准。4.4.2 作废的归档资料需销毁时，应报公司经理批准后销毁，销毁应由部