电子文件归档与管理

1、电子文件归档与管理张洪涛一、电子文件与电子档案概述二、电子文件的收集三、电子文件的整理四、电子档案的管理五、电子档案的利用六、电子档案的保管亠、电子文件与电子档案概述一）电子文件与电子档案的含义电子文件（Electronic Records）是指在数字 设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁 盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义 按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文 件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫 描机），并有相关环境（如操作系统、数据库） 支持；以数码形式（数字、图形、音频、视频） 存储在外存储器上；阅读及处理需设备；借

2、助网 络传输。电子文件可分为如下几类： 一是文本文件（text,字或表处理文件）。是指用 文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表 达的文件。二是数据文件（date,数据库电子文件）。以数据 库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记 录、字段是其三个层次。三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的 图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘 图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。四是图像文件（image）。指使用数字设备采集 或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面, 用数码相机拍摄的照片等。五是影像文件。指使用视频捕获设备录入 的数字影像或使用动画软件生成的二维、 三维动画等

3、各种形态画面，如数字影视片、 动画片等。六是声音文件。指用音频设备录入或用编 曲软件生成的文彳牛。七是命令文件，即计算机程序。电子档案是指具有保存价值的、按一定方 法整理而成的、已归档的电子文件及其与 之相适应的软件、参数和相关数据。含义:一是电子档案是已归档的电子文件，已归 档要求：具有保存价值，已进行整理。二是电子档案具有保存价值，具有保存价 值：主要是本单位自身的文件，具体指： 反映本卒立主要职能或业务工作、反映本 单位历史面貌、反映本单位的主要财务与 产权关系O三是电子档案要按一定方法整理，不是杂 乱无章的，而且要求集中统一管理。四是电子档案还应包括与之相适应的软件、 参数及相关数据，

4、否则就不能使用，这就 类似过去的甲骨文，十年前的DBASE等设 计的管理软件。（二）电子文件的特点及其影响1、特点（1）依赖设备（设备化）。电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依 赖于相应的设备。纸质文件可以直接阅读，电子文 件不能直接阅读。离开计算机的操作系统及应用软 件，我们就无法对电子文件进行读写和管理，这就 决定了电子文件与其相应计算机系统软硬件及其相 关设备的依赖性。这给电子文件保管带来许多问题, 促使我们在电子文件形成时要考虑将来计算机及其 设备的兼容性、设备发生故障时的应急处理措施、 电子文件加密后的解密、技术设备更新时电子文件 数据格式的转换等问题。(2) 数字化。电子文件的

5、信息形态是数字化的。电子文件 通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到 的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。(3) 网络化。电子文件借助网络，能实现信息共享，但不 安全。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它 可以不受时空限制，如果不采取保密措施，贝I能 在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的 电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以 同时发给若干个网络终端。二、电子文件的收集1、收集积累要求(1 )在0A系统中形成电子文件，应收集 电子文件正本、记录修改过程和办理情况 的的信息，元数据及记录电子文件的背景 信息。草稿性电子文件，由于不具备正式 文件的功能，一般不收集，但法律、法规

6、 等重要文件在其修改过程中形成的电子文 件应收集。(2 )用计算机起草、打印，但不通过网络 流转的电子文件，应收集其最后稿本，最 好能收集其过程文件，同时应记录其背景 信息。(3)为了保证电子文件不被非正常改动， 除应及时收集外，还要有严格的安全措施, 尤其是无纸办公系统所形成的电子文件应 严格控制。H的的理 科任求整 諭责要行 鑄集全进 彩收安再 丽其合后 雅疋符以 眩确在， 対法储中 列无存器 加时中储 应暂集存 ,其存 4态将暂（5 ）收集电子文件时，必须收集与之适应的软硬 件环境、元数据和背景信息等。在通用的软硬件 环境下形成的电子文件，对软硬件条件及相关参 数要有明确记录；在特殊软硬

7、件环境下形成的电 子文件，对软硬件及相关参数要进行收集。对收 集的电子文件要进行登记，以防遗漏，同时也便 于查找。并要对电子文件逐一备份，在特殊情况 下可制成纸质复制件或缩微品，以防计算机系统 发生故障而造成电子文件无法读取的不可挽回的 损失。在管理制度上，应将电子文件收集视为电 子文件责任者的一项重要任务，要指定专人负责， 并在档案管理部门指导监督下进行。(6 )电子文件的格式必须统一。文本文件： 通用格式为：XML、RTF、TXT ,并注 明文字处理工具，如WORD等。扫描型电 子文件：通用格式为：JPEG、TIFF ,如 为非通用格式，应转换为通用格式；当无法 转换时，应收集其相关软件。

8、视频、多媒体、 超媒体文件，通用格式为：MPEG、AVI , 如切非通用格式，应收藁其压缩算法和相关 软件。音频文件，通用格式为：WAV、 MP3 ,同时收棗其属性标识、参数和非通 用格式的相关软件。(7) 保证电子文件真实性的主要措施是： 一是从电子文件生成时就开始对其严密监 管，建立对各项操作的跟踪记录；二是建 立真实性的认定方法和手续。明确检验要 素，主要是：电子文件生成过程的不同版 本；各位责任者的签署手续；操作处理的 权限核对；交接程序审核等。三是建立鉴 定规则和程序。四是明确执行部门和责任 者。(8) 保证电子文件完整性的主要措施是： 一是建立电子文件的收集、积累制度。二 是在电子

9、文件管理系统中设立电子文件暂 存空间。三是对电子文件的背景信息作出 规范化的要求，并随时进行登记。四是制 定电子文件元数据管理规范。(9) 保证电子文件有效性的主要措施是； 一是归档时应注明文件存储格式、软硬件 环境、相关数据及参数。二是对于通用软 件产生的电子文件，应同时收集其软件型 号、名称、版本号和相关参数手册、说明 资料等。三是对于专用软件产生的电子文 件原则上应转换成通用型电子文件，不能 转换时应将该软件与文件同进归档。四是 对于加密电子文件，应解密后再归档，确 实需要以加密方式保存的，应将其密码同 时归档。2、电子文件收集的范围（1）按载体形式分的归档范围A.磁带B.磁盘C.光盘D

10、、优盘（2）按文件内容分的归档范围（电子文件 归档的变化）A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正 式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的 无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位 用电子计算机辅助设计（C A D）、辅助 制造（CAM）的各种电子文件材料。B、本单位的收文。主要指通过网络传输、面 交或邮寄收到的各种磁盘、光盘、磁带等 电子文件材料。C、本单位设计的各种应用软件。D、本单位购买或接收的各种系统软件、应用 软件。实行电子公文归档后的变化A、归档范围的变化 本级公文由收发文单位均归档变为仅发文 单位归档。 上级公文由归档不分工变为归档须分工。 联合发文由“必要重复”变为“不要重 复”。

11、制发文由仅归公文变为另归元数据。B、归档要求的变化归档公文由不需检测到必须检测。归档的 纸质公文一般只需目测，不需借助设备仪 器检测。归档的电子公文必须借助设备仪 器进行真实性、完整性、有效性检测。对电子公文真实性检验的内容主要指: 电子公文生成过程中不同版本是否齐全； 是否有各位责任者签署手续；操作处理是 否经过权限核对；交接过程是否有审核等。完整性检验的主要内容指：电子公文 的不同稿本是否齐全；同一稿本是否齐全; 电子公文的职能活动、作用、办理过程、 结果、上下文关系以及对其产生影响的历 史环境等背景信息是否齐全；电子公文的 元数据（包括公文的格式、编排结构、硬 件和软件环境、文件处理软件

12、、字处理和 图形工具软件、字符集等数据）是否齐全。有效性检验的主要内容指：电子公文 经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、 迁移等处理后，其信息是否仍可识别；光 盘、磁盘、磁带等是否可用；在规定的系 统中是否可用等。公文由定期归档变为即时归档。纸质公文 一般在形成的第二年上半年归档。电子公 文因其具有可复制性，一般在形成后即时 归档(或称在线归档、随办随归)，即实 行逻辑归档。实行即时归档要求电子公文 整理方法能适应于随办随归的方式，归 档文件整理规则(DA/T 22-2000)及 电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)中规定的分类、排列、编号 等方法都能适应随办随归。归档公

13、文的份数由单套制变为三套制。纸 质公文一般仅归档一套，其它的作为资料 保存。电子公文按规定须归档三套，一套 归档保存，一套提供利用，一套异地保存。 这是因为电子公文在利用时可能造成其损 坏，必须有一套保存不用；电子公文归档 后存储载体很难长期保存，必须多套保存, 以防不测；电子公文如仅在一处保存，如 遇类似911事件的发生就无法恢复全部档 案。电子公文归档的多套制，使传统档案 学中归档的唯一性受到挑战。3、电子文件收集的时间与方法电子文件一般应在电子文件形成或任务完成 后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要 分阶段收集。电子文件的收集，有的用计算机网络系统进 行；有的采取脱机的载体传递；还

14、可建立电子文 件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收 集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方 式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个 人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程， 因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方 案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集 工作。4、电子文件的审核(1 )对是否归档进行审核。(2 )对完整性、准确性进行审核。(3 )对相关环境进行审核。三、电子文件的整理（一）、电子文件整理与纸质文件整理的不同之处 整理的前处理不同纸质文件材料要进 行拆除金属物、修裱破损文件、复制褪变 文件、折叠超幅面纸张等前处理工作，鉴 定的范围主要是确定密级、归档范围、

15、划 分保管期限，对重要的特殊载体的文件还 应进行真伪鉴定。而电子文件在归档前除 进行是否归档、确定密级、划分保管期限 等鉴定外，还需进行真实性、完整性和有 效性检验。 整理的环境不同 纸质文件可用计算机 辅助整理，也可用手工整理；可实行随办 随归制度，也可实行年终归档制度；可进 行集中整理，也可实行分散整理；可实行 文书处理、档案整理一体化，也可实行文 书处理、档案整理分开化。电子文件一般 实行计算机整理、随办随归档制度（也可 实行年终、季末、月末、阶段等归档制 度）、集中整理（也可实行网络化分开整 理）、文档一体化。 整理的对象不同 纸质文件的载体是纸, 强调其原始性；归档时仅归纸质文件即可

16、， 可实行归档的单一载体。电子文件材料是 信息，一般存储在光盘、磁盘等载体上， 必须借助于计算机等设备才能阅读，不强 调原始性，但强调其真实性；在较长时期 内，还需实行电子、纸质文件归档“双轨 制” O整理的方法不同纸质文件整理时分类 的级次一般采用三级，分类方案一般采用 年度一机构（问题）一保管期限，分类方案 中强调按机构或问题集中；编目可用计算 机，也可用手工。电子文件用计算机检索 很方便，因此，在整理时分类的级次可采 用三级分类，也可采用两级分类，分类方 案一般为年度一保管期限一机构（问题）或 保管期限一年度一机构（问题），分类方案 中强调按保管期限集中，这样便于日后的 鉴定工作；电子文

17、件的编目需用计算机。整理后的归档文件处理方法不同 纸质 文件材料整理后需装盒、排架；归档时间 一般在岁末年初或某阶段结束后；归档份 数一般为一份；整理时及刚归档后利用不 太方便。电子文件整理后，其电子部分的 归档信息在计算机中排序后，存入光盘、 磁盘等载体中即可；归档份数一般为三套, 一套封存保管，一套供查阅使用，一套异 地保存；“双轨制”中的纸质部分要与电 子部分的内容、排序、编号等一致；归档 时及归档后利用较方便。二)电子文件的登记电子文件应以盘、件为单位分别登记, 格式及项目见电子文件归档与管理规范(GB/T 18894 2002)附录A的表A.1、A.2。登记可采取程序设定与手工录入相

18、结 合的方法，成批设定、预置、个别录入在 同一个系统中运用。O电子文件的鉴定电子文件检验后合格率达100%后方能 移交和接收。交接双方应对检验合格的电 子文件填写归档电子文件移交、接收检 验登记表(见电子文件归档与管理规 范(GB/T 18894 - 2002)附录A的表 A.3) o（四）电子文件材料的分类1、县以上机关及较大的企事业单位：年度保管期限机构（问题）2、乡镇机关及较小企事业单位：保管期限年度机构（问题）在按形成或处理年度分类时应注意如下四个问题：“形成或处理年度”主要指签发年度。一是一般情况下就按签发年度归类,女口2002 年签发的中共宁强县委关于学习党的十六 大会议精神的通知

19、应归入2002年。二是计划、规划、总结、预算、决算、统计 报表等文件材料不能按针对年度归类，如 2007年形成的2008年工作计划，应归入2007 年；2008年形成的2007年的年度工作总结、 统计报表、干部（党员）名册，归档入2008 年；“ 2007年工作总结和2008年工作计划” 如果是2007年形成的，归入2007年；如果是 2008年形成的，归入200年。三星法规、标准性等文件不能按执行年度 归类，如2007年批准、通过、发布的2008 年执行的文件或标准，归入2007年。四是跨年度的文件材料仍然归入签发年度， 如五年或十年工作规划，五年或十年工作 总结，仍按签发年度归档。五星一份

20、文件有多个年度时，仍归入签发年 度，如干部任免、机构批准成立等文件， 有上报日期、讨论通过日期、文件起草日 期、正式发文日期、公布日期、文件发岀 日期、文件收到日期等，应归入正式发文 日期所指的年度。六是如果联合发文中各办文单位会签年度 不一致，仍归入最后签发年度，如宁强 县民政局、宁强县档案局关于印发v宁强县 社区档案工作管理暂行办法的通知2006 年由宁强县档案局代起草并会签，2007年 由宁强县民政局最后签发，归入2007年。七是归档文件上没有签发年度时,要通过分 析文件内容、形式来考证和推断文件的签 发年度，并归入该年应。D “形成或处理年度”还指办结年度。 一是跨年度形成的案件文件材

21、料归入案件 办结的年度，如2006年至2007年办理的某 案件文件材料，2007年结案后，其归档文 件材料归入2007年。二是跨年度召开的会议文件材料归入会议 结束年，如2006年底开幕的宁强县人代会 议,2007年初闭幕，其整个会议文件材料 归入2007年。3)“形成年度”在以专门年度安排工作的 单位或部门，主要业务文件应归入的年度 指的是专门年度。“专门年度”或称专门工作年度指的是某 些系统或行业不以元月1日至1 2月3 1 日计負为一个卒度，乔按本行业或紊统的 习彳贯寺门规定一种起it日期耒计負车应和 安排工作，如学校以9月1日至次年8月 3 1日的教学年度安排工作；会计按会计 年度来安

22、排年度工作。对这些按教学年度、 兵役年度、会计年度等安排工作形成的主 要业务文件，应按其专门年度归类，其他 文件则按一般年度归入相应年度，如：“宁强县一中关于加强2 0 0 7至2 0 08学年度教学重点工作的通知”，归入 2 0 0 7至2 0 0 8学年度；“宁强县一中 关于进一步做好2 0 0 7年校内安全工作的 通知”归入2 0 0 7年。当几份文件“为一件”时，“形成或 处理年度”指的是排在最前面文件的签发 年度。（五）归档电子文件材料的排列与编号1、排列。在最低一级类目下，按事由 时间或事由 重要程度顺序排列。不同 事由间按时间、重要程度等方法排列。2、编号。按排列顺序编小流水号。四、电子档案的管理（一）电子档案管理过程中对设备的要求一是建立电子档案数据库，配置相应的数据 库设备和数据库管理系统；二是建立电子档案及 其相关信息的管理系统，为此就需要配置相应的 计算机软硬件及外部设备，对各种信息进行有效 管理与利用；三是建立