公务文书基本概要.ppt

1、第四章 公务文书 郑改平,第四章 公务文书写作,公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行,第四章 公务文书,第一节 公务文书基本概要 第二节 公告、通告、命令 第三节 决定、意见 第四节 通知、通报、报告 第五节 请示、批复 第六节 函、会议纪要,第一节 公文基本知识概述,一、公文的概念、特点及作用 二、公文的种类 三、公文的书面格式,一、公文的概念、特点及作用 （一)概念 公文是国家机关、社会团体

2、、企事业单位在处理公务时使用的，具有法定效力和规范体式的行政文书。（广义） 狭义的公文： 国务院2000年8月24日发布、自2001年1月1日实施的国家行政机关公文处理办法中的13种公文，命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 本章主要介绍狭义公文,一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 例：国务院关于严格保护珍贵稀有野生动物的命令 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 例：中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定，XX

3、市工商局关于表彰个体模范工商户和文明私营企业的决定,三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。例1：中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告。 例2：按中华人民共和国专利法规定，公布申请专利的公告。 (四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 例1：法规性通告关于对市互联网上网服务营业场所进行清理整顿并加强管理的通告 例2：事务性通告市电话号码升八位号前割接试验通告,五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 例：省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知。 （六）通报 适用于

4、表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 例1：国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报， 例2：关于学校相继发生食物中毒事件的通报,七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 例：国务院关于提请审议设立海南省的议案。 （八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 例： 省人民政府关于工业生产情况的报告,九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 例：公司关于请拨设备改造资金问题的请示 （十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 例：国务院关于建设中关村科技园区有关问题的批复 （十一）意见 适用于对重要问题提出

5、见解和处理办法。 例：国家基本建设委员会关于基本建设推行合同制的意见,十二）函 适用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 例：公安部关于调整新护照收费标准的函 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 例：全国江河堤防建设现场会议纪要,二）公文的特点,1.政治性,2.权威性,3.实用性,4.规范性,5.特定性,法规和准绳的作用。 领导和指导的作用。 宣传和教育的作用。 联系和知照的作用。 记载和凭证的作用,三）公文的作用,一）按照内容、性质及其作用，公文大致可分为三类 （二）按行文方向，公文也可分为三类,四、公文种类,1.专用公文。 2.

6、技术公文。 3.通用公文,上行文 下 上 下行文 上 下 平行文 同级 不相隶属,三）常用的公文分类中从文件的处理要求分为： （四）从文件的发送目的分： （五）从公文的秘密程度和阅读范围分,1.特急 需办文件 （办件） 2急件 参阅文件 （阅件,1.主送件 2.抄送件和批转件 3.转发件,1.秘密文件 2.普通文件 3.公布文件,五、公文的格式,一）眉首部分 （二）主体部分 （三）版记部分,一片完整的公文,公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反

7、线等部分。 公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等部分。 公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题记号以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、印数等部分,一）眉首部分 公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：1.公文份数序号 2.秘密等级和保密期限 3.紧急程度 4.发文机关标识 5.发文字号 6.签发人 7.红色反线,发文机关标识制作 （1）发文机关名称+文件 （2）发

8、文机关名称,3）发文机关名称+（文种） （4）联合行文版头,联合行文发文字号,二）主体部分 公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为： 1.公文标题 2.主送机关名称 3.正文 4.附件 5.成文日期 6.公文生效标识 7.附注,上行文 普发性下行文 公布性公文,六、公文标题制作方法 一、规范式： 即“发文机关事由文种” 用于重要、庄重的公务。 例： 中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定 二、灵活式： （一）两部分 1.事由文种 例：关于学校相继发生食物中毒事件的通报 2.发文机关文种 例：中华人民共和国主席令,3.转发+始发机关及原通知标题” 例：

9、转发国务院关于费改税的通知 或者“转发+始发机关及原文件标题+通知” 例：转发国务院关于费改税的决定的通知 （二）一部分只有“文种”。 常常是不大重要的公务，带周知性。 例：通知,公文标题排列方法,七、盖章原则,印章加盖要端正、居中、清晰，上不压正文。用红印,错误盖章,圆 圈 章,月 牙 章,斜 式 章,倒 立 章,错误盖章,阴 阳 章,压 文 章,蓝 印 章,单一发文印章,联合行文印章 需要加盖两个印章,联合行文印章 需要加盖三个以上印章,三）版记部分 公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题记号以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为： 1.主题词 2.抄送机关， 3.印发机关和印发

10、日期、印数,主题词标注方法 类别词+类属词+文种 类别词：文件所在系统的属性； 类属词：内容特征； 文种 例：国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知,值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？ 如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知，其主题词是“文秘工作 公文 办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注,七）公文的行文规则,一)贯彻党政分开的原则 (二) 明确发文权限 (三)逐级行文 (四)一文一事 (五)分清主次 (六)讲究方式 (七)注重实效,八）公文的拟写要求及语言风格,公文的撰写同一般文章的写作有共同性，如主题鲜明、结构严谨、层次清楚、文字流畅等。但公文有其特殊的性质和作用，所以在写作上又有特殊的要求。 1.要符合国家的法律和方针政策。 2.要实事求是地反映客观实际情况。 3.要准确地体现领导机关的意图。 4.要抓主要矛盾，突出重点。 5.要符合统一规定的体式,九、公文的语言特点,1.确切。是