流程优化培训材料

1、流程优化培训,2005,年,3,月,流程导向岗位分析与评估培训,今天上午的研讨内容流程导向的组织变革,目,录,一、组织变革与流程,二、流程绘制实操,三、流程优化操作实务,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,1,页,流程导向岗位分析与评估培训,在过去两个多世纪的工业经济时代，企业依据,“劳动分工”原理建立了“科层制”管理模式,CEO,客户,组织（,organization,）,一,organon,法约尔的“十四条管理原则”,R&D,M,S,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,2,页,组织和文化的演变,-,大企业里的官僚和呆板,流程导向岗位分析与评估培训,传

2、统企业僵化主要特征（一）部门墙,?,职能部门以专业划分，在企业中形成一个个的利益中心，部门之间的边界极,为明显，在一项业务涉及多个部门时，若发生利益冲突，各部门可以把全公,司利益放到一边，维护自己的利益。,?,每个员工取悦的是自己的“上司”，因为上司掌握员工的地位、薪酬，每个,员工可以冷落顾客，但丝毫不敢怠慢“领导”。,?,协调内部矛盾耗去了大量的企业精力，降低了企业的管理效率，加大了企业,的管理运营成本。,库存高好还是低好？公司的利益最重要,；“我们经理不在”；“国改办”,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,4,页,流程导向岗位分析与评估培训,传统企业僵化主要特征（二）控

3、制大于激励,?,为了加强“内部管理”，企业建立大量制度及审批手续，但几乎找不到几条,是为了更好、更快地向顾客提供优质服务的条款，基本上全部是监督内部职,工的。,?,层层审批、众多“签字”制，大大降低了企业的运行效率，成为“显示岗位,存在价值和权力”的方式，也是推卸责任的最好方式。,?,公文旅行、文牍主义存在于各个企业，是企业工作极其重要的基础工作，可,以压倒一切，大量的人力、物力投放在其上，他们都忘了企业的真正生存目,的是什么！,集体决策？层层审批？,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,5,页,流程导向岗位分析与评估培训,现在，让我们来看看什么是流程,若干活动,我满意，,是

4、因为流程,为我创造了,价值,输入资源,输出结果,客户,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,6,页,流程导向岗位分析与评估培训,把流程从职能组织的背后移到前面来，直达客户,第一阶段,第二阶段,第三阶段,授,信,业,务,部,门,授,信,审,查,部,门,风,险,管,理,部,门,授,信,业,务,部,门,个人授信业务,授,风,信,险,公司授信业务,审,管,查,理,部,部,。,门,门,授,信,业,务,部,门,个人授信业务,风,授,险,信,管,公司授信业务,审,理,查,部,部,。,门,门,客,户,功能驱动运营,流程得以承认，但功能处于,主导,关键流程驱动运营,传统的管理注重职能层级机制,

5、流程概念打破职能层级体制的界限,直达客户,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,7,页,流程导向岗位分析与评估培训,让我们试着描述一个流程,“不一样饺子馆”，经营东北大饺子为主,人物：大厨（组织、质量监督、煮饺子）、白案（一切与面相关的工作）、小,工（其他）,事件：包饺子,不一样,饺子馆,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,8,页,流程导向岗位分析与评估培训,流程有什么用？,1,、制定标准,2,、提高效率,3,、降低成本,客户满意,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,9,页,流程导向岗位分析与评估培训,流程优化的最终目的,?,识别核心的

6、企业业务流程，按照经过重组的核心业务流程组织业务,工作，该核心流程必须是能最大程度给企业创造利益的。,?,简化了或合并了非增值部分的流程，剔除无效的企业活动，或减少,了重复出现和不需要的步骤所带来的浪费。,?,全体员工必须以顾客为中心，所有工作必须以满足顾客需求为核心。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,10,页,流程导向岗位分析与评估培训,今天上午的研讨内容流程导向的组织变革,目,录,一、组织变革与流程,二、流程绘制实操,三、流程优化操作实务,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,11,页,流程导向岗位分析与评估培训,流程优化的步骤,什么是重要的？,搞

7、清楚层级,细化评估,发现改进空间,2005,年,3,月,20,日,资料来源：罗兰,?,贝格,保密文件，版权所有,第,12,页,流程导向岗位分析与评估培训,宏观流程划分可分为三类,战略流程,Strategic Processes,运营流程,Operational Processes,保障流程,Enabling Processes,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,13,页,流程导向岗位分析与评估培训,流程优化为创造组织核心竞争力服务,品牌差异化战略品牌管理流程,大规模生产成熟产品战略客户关系管理流程,专利和技术垄断战略研发管理流程,2005,年,3,月,20,日,保密文件，

8、版权所有,第,14,页,流程导向岗位分析与评估培训,首先，寻找需要关注的流程,实现战略,高,所必须的,产品开发,需改进,现金管理,需优化,战,略,性,工资系统,可忽略,支持性的,技术性的,低,可操作性,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,15,页,信息技术,可外包,高,流程的层级从价值链到动作，按里程碑的方式,划分和连接子流程,1:1,争,取,客,户,确定会,1:1,见时间,确定目标,会见,1:1,订立合同,1:M,实,现,订,单,接收,订单,1:1,按订单,装配,1:1,发运,M:1,收,款,1:1,计算,应收款额,1:1,开发票,收到货款,1:1,入帐,流程导向岗位分析

9、与评估培训,让我们回到“不一样饺子馆”,例如,一级,核心流程,1.,店面管理,2.,饺子烹饪,3.,财务管理,4.,行政管理,二级流程,1.1,原材料购买,1.2,半成品生产,1.3,成品生产,?,1.1.1,制定购买计划,?,1.1.2,购买,?,1.1.1,备菜,?,1.1.2,面皮准备,?,1.1.3,饺子馅准备,?,1.3.1,下菜单,?,1.3.2,包饺子,?,1.3.3,煮饺子,三级流程,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,17,页,流程导向岗位分析与评估培训,建立流程的标准,例子,?,流程,KPI,评估基础数据表,KPI,指标,质量,成本,需要时间,存货管理,

10、其他,第一级流,程,.,第二级,/,三,级流程,.,2005,年,3,月,20,日,资料来源：罗兰,?,贝格,保密文件，版权所有,第,18,页,流程导向岗位分析与评估培训,案例分析：,XH,为某商业银行总行核心信贷业务进行的,流程分析第二层，信贷业务整体概览,原则,政策,整体,框架,信贷,信贷管理的根本原则与政策,管理模式,授信调查,组织机构,风险审批,业务流程,分析工具,责权分配,绩效奖惩,资产管理,纠正,放款管理,贷后管理,管理,分析工具,公,司,业,务,部,门,个,人,业,务,部,门,信,贷,审,查,部,门,业务流程,指导,总体,风,险,管,理,部,门,资,产,保,全,部,门,会,计,清

11、,算,部,门,数据,模型,流程,固化,框架,信息系统,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,19,页,流程导向岗位分析与评估培训,案例分析：,XH,为某商业银行总行核心信贷业务进行,的流程梳理第三层，信贷流程的五大阶段二十六个,环节,授信调查,预筛选,风险审批,分行信贷审查处,放款管理,贷后管理,资产保全,预警信号识别,授信额度设定,客户风险调查,与评估,审批条件落实,行动方案制订,移交,尽职调查,分类处理,审批,分行贷审会,授信调查,分行行长,总行信贷审查部,授信方案制定,总行贷审会,总行行长,董事会,放款审查与发放,提款申请审批,方案审批,行动,解除,/,转入保全,执行与

12、监控,核销,调查报告的,递交和送审,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,20,页,流程导向岗位分析与评估培训,案例分析：,XH,为某商业银行总行核心信贷业务进,行的流程梳理第四层贷后管理流程,客户,方,预警信号,识别,信贷业务,部门,风险管理,部门,信贷审查,部门,?,微观预警信,号的识别,?,对客户进行,调查分析来,评估目前存,在的风险,风险,调查,与评,估,行动,方案,制订,案,审,批,行动,?,实施其它措施,跟踪行动效,果，必要时再,次撰写预警检,查报告,解除,/,转入,保全,?,撰写预警,检查报告,?,提出解除预警,申请或移交资,产保全,?,宏观预警信,号的识别,?

13、,对行动方案,进行审批,放款中心,?,实施额度控,制方面的措施,会计部门,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,?,实施帐户控制,方面的措施,第,21,页,流程导向岗位分析与评估培训,案例分析：,XH,为某商业银行总行核心信贷业务,进行的流程梳理第五层部门间合作流程,识别项包括：,流程名称、,流程编号、,流程负责部门、,流程参与部门、,流程内容包括：,按照部门处室职能带，,对流程涉及的步骤进行细,化描述，包括,流程始末点、,流程步骤、,产生的重要文本、,存档文本、,风险点、,风险控制点,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,22,页,编制人、,最后更新时间、,版

14、本号,流程导向岗位分析与评估培训,案例分析：,XH,为某商业银行总行核心信贷业务,进行的流程梳理部门间合作流程说明,一、流程概要,1,、流程名称,2,、流程描述（对流程的目的和内容进行简要描述）：,3,、流程输入（信息输入，包括指令、需求、文件、表单等）：,4,、流程输出（信息输出，包括产品、服务、文件、表单等）：,5,、流程负责部门（流程的推动者、控制者，并要对流程的最终结果负责）：,二、依据的制度以及产生的记录,依据制度：,记录：,三、风险描述与控制方法,风险：,控制方法：,四、其他需要说明的事项,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,23,页,流程导向岗位分析与评估培训

15、,今天上午的研讨内容流程导向的组织变革,目,录,一、组织变革与流程,二、流程绘制实操,三、流程优化操作实务,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,24,页,流程导向岗位分析与评估培训,行业最佳实践创新,打破现有做法的瓶颈,产生新的想法,评估想法,实现想法,。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,25,页,流程导向岗位分析与评估培训,工作活动基本上可以分为三种类型,?,流程是由一系列工作活动所组成的。流程型制造企业的日常工作为,例，工作活动基本上可以分为三种类型：,增值的：如采购、产品生产、销售等。,辅助增值的：出入库、生产包装、运输等。,无效的：提供无人阅

16、读的报告，无效的会议，次品，工作失误，,过多的检查等。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,26,页,流程导向岗位分析与评估培训,流程中的步骤必须存在和可以去掉的理由,增值,：如采购、生产、销售,不增值：提供无人月度的报告,辅助增值,：入出入库、运输、调度,无谓的控制：过多的检查,风险控制,：审批、会计与出纳,分工过细：签证办理与签证录入,专业分工,：律师、工程师,冗余信息：顾客多点接触,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,27,页,流程导向岗位分析与评估培训,常用技巧,1,、并行串行,2,、分层授权,3,、多点变单点,。,2005,年,3,月,20,日

17、,保密文件，版权所有,第,28,页,流程导向岗位分析与评估培训,一、为每个员工都配备一个贴身“秘书”,某高科技企业文件处理流程优化案例,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,29,页,流程导向岗位分析与评估培训,文件处理流程优化的总体思路,?,据统计，一个流程的真正处理时间只有,1%,，而花在文件传递、等待审批的,时间为,99%,。要想从根本上提高办公效率，必须减少文件传递、等待审批,的时间；,?,申请人必须熟悉公司各种文件的审批流程，这实际上没有必要；,?,必须有专门的督办机构负责文件审批的督办工作，避免文件处理流程的阻,塞；,?,文件能在什么范围内共享，也就是文件的访问权

18、限问题，应该是公司总体,要考虑的问题。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,30,页,流程导向岗位分析与评估培训,XH,建议行政部下设文件处理中心，负责各类文件的管理和传,递工作,文件处理中心是公司各类文,件传递的纽带，其主要职责,是利用网络对各类文件进行,综合管理和传送，并敦促各,部门、单位按要求发送、接,收和审理文件等。,总经理,董事会,监事会,副总经理,行政部,人事部,财务部,战略开发部,基础事业部,政府事业部,金融事业部,文件处理中心,北京分公司,广州分公司,杭州分公司,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,31,页,流程导向岗位分析与评估培训,文

19、件处理中心的作用,?,DR,信息通过设置文件处理中心这一专门机构来负责各类文件的管理和传递工作。基,层单位直接通过网络将文件发送至文件处理中心，由文件处理中心完成报送和审批,结果的回复工作，大大缩短了文件的报送时间；,?,文件处理中心可以对报送文件的紧要程度进行分检，对急需处理的文件直接通知主,管机关及时地审核并回复，大大缩短了文件等待审批的时间；,?,?,文件处理中心的设立使申请人不必了解文件传递、审批流程；,文件处理中心帮助我们减少了大量非增值的活动，提高了工作效率。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,32,页,流程导向岗位分析与评估培训,文件处理中心有助于提高办公效

20、率,文件处理中心的设置，使,DR,信息的文件处理流程和原有流程相比,较,有很大的优势，具体表现在：,一、永远不变的业务流程,二、最安全的权限系统,三、最及时的督办系统,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,33,页,流程导向岗位分析与评估培训,流程优势一,永远不变的业务流程,因为文件处理中心的设置，文件的传递由文件处理中心负责，具体,传递的流程申请人并不关心，文件处理中心根据公司规定一个环节一个环,节的报送、审批、催办。一旦流程更改，文件处理中心随时做出调整。而,这一切，申请人并没有感觉到。,所以，每一个人只要知道将需要审批的文件发给文件处理中心就行,了，这是一个,永远不变的

21、业务流程,。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,34,页,流程导向岗位分析与评估培训,流程优势二,最安全的权限系统,原有的文件处理流程设置了非常复杂的权限系统，但存在以下问题：,?,权限的复杂性使权限设置的出错机会增多，并且难以发现。,?,权限的设置往往和人事调整、变动联系在一起，甚至还会有临时授权的情况，这就,需要专人管理和维护权限系统，一旦管理疏忽、维护滞后，都会造成泄密。,重组后的文件处理流程是这样解决的：,?,公司所有的文件发送和接收均经过文件处理中心过滤，垃圾邮件、带有病毒的邮件、,不利于公司发展的邮件均被过滤。,?,公司机密文件由文件处理中心管理，每次查阅均要

22、提出申请、记录在案。,?,文件处理中心为每一员工提供了公司级的安全服务，所以说是最安全的权限系统。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,35,页,流程导向岗位分析与评估培训,流程优势三,最及时的督办系统,?,文件处理中心专门负责文件的督办工作。,?,紧急邮件在发送的同时，由文件处理中心与审批人联系，请及时,处理。,?,如果审批人暂时无法接收文件，文件处理中心将采用其它方式与,审批人联系。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,36,页,流程导向岗位分析与评估培训,文件处理中心成为每个部门、每位员工的行政秘书,原有文件处理流程：,公司领导,职能部门,n,职能

23、部门,1,职能部门,1,职能部门,N,重组后的文件处理流程：,申请单位,职能部门,1,文件处理中心,职能部门,n,公司领导,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,37,页,流程导向岗位分析与评估培训,文件处理流程优化后的效果,?,大大方便了专业技术人员，可以安心本职工作,?,减少了专业技术人员非价值创造时间，提高了专业技术人员的利用率，从,而从整体上降低了产品开发成本,?,因为有专门的督办机构，文件审批流程速度加快，普遍比重组前提高了一,倍以上,?,文件泄密现象基本得到控制,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,38,页,流程导向岗位分析与评估培训,二、分类

24、管理提高效率,某国有企业采购流程优化案例,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,39,页,流程导向岗位分析与评估培训,企业背景介绍,?,SD,造纸有限公司是,1997,年,4,月组建成的国有、民营、外资多元投资的合资,企业。,?,公司总资产,9.5,亿元人民币，员工,2700,人，目前浆纸年综合生产能力,10,万,吨，主要产品是以精制牛皮纸为主导系列的工业技术用纸，在国内市场覆,盖率为,63.1%,。,?,公司每年需采购物资,8,亿元，库存高达,1,个亿。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,40,页,流程导向岗位分析与评估培训,原有的采购业务管理流程中，

25、供应部承担包括计划、招标、,合同草签、供应商选择、合同签约、验收、储存等方面的,管理内容,供应部,订,单,企业,需求,物,料,招标、草签,定价、合同审签,订,单,供应,商,验收、储存,计量、质检,采购,物,料,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,41,页,流程导向岗位分析与评估培训,这种没有建立严肃的监督、制约的采购管理流程，给,SD,的,物资管理带来了一系列问题,问题,现象,?,多购,?,错购,?,高价低质,?,数量不足,?,账物不符,?,库存居高不下,?,服务水平低,?,管理内容过多,?,权利集中，缺乏约束和监督,?,业务信息共享程度弱,?,采购控制通常是事后控制,20

26、05,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,42,页,流程导向岗位分析与评估培训,SD,采购业务流程优化应包括的内容,1,2,3,明确采购业务控制,的目标,分析采购业务,完善采购业务,流程,的控制程序,4,5,建立健全采购,业务控制制度,做好采购业务,绩效评价,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,43,页,流程导向岗位分析与评估培训,明确采购业务控制的目标，采购供应管理面临的主要,困难是如何缩短采购周期，降低采购成本,现有的采购供应管理模式,:,?,大多数生产的工期要求很紧，采购程序的各环节又要得到有效控制，因此对物资采,购周期提出很高的要求。,?,?,目前的采购方

27、式比较单一，单项合同金额达到,10,万元人民币要采取招标订货方式。,目前的采购流程比较单一，一般都要经过需求申请、平库、询价、供应商选择、签,订合同、运输、验收、货款结算等环节，每个供应商都要进行审查。,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,44,页,流程导向岗位分析与评估培训,缩短采购周期、降低采购成本，应从两方面考虑,?,按照价值和风险对采购物资进行分类，突出管理重点,?,分析物资的采购特性，对不同类别物资采取不同的采购策略和采购流程,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,45,页,流程导向岗位分析与评估培训,根据价值和风险把采购物资分成为,ABC,三类

28、,物资分类,内容,核心物资,：采购价值大，采购,风险高,A,类,杠杆物资,：采购价值大，采购,风险低,瓶颈物资,：采购价值小，但,B,类,采购风险高,非关键物资,：采购价值小，,采购风险低,采购特征,单一的采购金额大,核心物资的采购复杂度高,对采购人员的行业知识、技术知识和市,场经验要求高,物资成本是采购控制的重点,单一的采购金额小,除瓶颈物资之外，采购的复杂度较低,对采购人员的要求一般,单一的采购金额非常小,C,类,其他物资,采购风险低,标准化的程度较高,2005,年,3,月,20,日,保密文件，版权所有,第,46,页,流程导向岗位分析与评估培训,其次，采购流程应该考虑根据不同类型的物资，实现差异化,策略，并开始实施标准合同管理,流程步骤,需,求,分,解,核,算,物,料,需,求,计,划,说明,每一单询价、谈判、下,单、结算,供应商的数量较多,通过多个供应商的价格,比较降低采购风险,标准合同,下,订,单,运,输,定期,结算,与供应商签订较长期的,标准合同,供应商的数量较少，也,比较稳定,标准合同,流程,方案,三,长期,供货,合同,供,应,安,排,运,输,结,算,适合的,物资类型,部分核心物资,瓶颈物资,流程,方案,一,物料,需求,计划,询,价,谈,判,选择,供