如何规范管理电话会议.ppt

1、 2010 G-NET Systems, Inc. All rights reserved. | 1,全时会议管理服务,创想空间商务通信服务有限公司,WWW.QUANSHI.COM.CN,会议管理服务, 在提供高性价比会议服务的同时 协助您进行更有效的会议管理,内 容,1,管理服务的目标,全时如何协助您进行管理,2,Case Study,3,会议管理方面的常见问题,全时在中国服务已有八年， 在这八年中我们看到,大量帐号需要及时关闭,帐号信息不完整,帐号长期未变更,花费大量的精力 与user确认费用,不能正确使用,重要会议得不到有效帮助,帐号被盗用时，竟不知道损失是如何造成的。,使用方式不恰当，

2、造成公司成本的浪费,对财务结算、分析带来困扰,问题、故障得不到有效解决,问题不能得到及时传递,结果不能得到有效反馈,协助User正确使用,保障信息安全,管理的目标,保障服务质量一致性,符合财务管理规范,会议管理的目标,内 容,1,管理服务的目标,全时如何协助您进行管理,2,Case Study,3,全时如何协助您进行管理,端到端的服务流程（流程）,全时会议管理中心（系统）,帐号、组织结构管理 财务分账、对账、出账 服务透明化管理、Case追踪升级 财务风险预警 帐号安全管理 使用行为控制 ,定义服务标准（SLA） 建立与客户间的服务流程 全时内部服务流程,通过功能强大的的会议管理系统&端到端的

3、服务流程协助您进行管理。,系统：全时会议管理中心,全时会议管理中心保障客户个性化需求顺利实施,用户使用行为,信息安全,财务管理,服务质量,使用行为记录系统,用户数据系统,Case追踪系统,智能分析系统,全时如何协助User正确使用,3 使用行为控制 第一次使用会议服务 N方内的会议，使用自建系统 未使用经济接入 大方数会议 开通帐号很久却未使用,1 使用卡片、桌卡、海报、邮件 可定制个性化的卡片、海报及Welcome邮件，方便User使用,2 培训 个性化培训内容及课件 现场+远程 大客户服务经理提供培训,4 客户服务站点 快速使用指引 查看接入号 下载Outlook、Notes插件,全时如何

4、协助进行安全管理,邮件自动提醒Admin,邮件自动提醒End User,-未使用帐号提醒 对于一段周期内未使用的帐号，主动提醒Admin，Admin可确认帐号情况后采取相应的动作（例如：禁用、删除等），避免此类帐号所带来的财务风险。 -会议密码定期更新 以邮件的方式提醒User更新密码，User单击邮件中的按钮即即可完成更新的过程； Admin可选择强制更新User密码，或User确认后才可更新。 -呼叫异常预警 两方会议且有一方总是被外呼入会，这个帐号存在一定被盗打的风险。对于一段周期内总是存在该使用行为的帐号，以邮件的方式提醒管理员，管理员核实后可采取对应动作。避免风险帐号所带来的不必要的

5、损失。,帐号长期未使用的帮助 对于开通后，长期未使用的帐号，邮件提醒使用者。 -会议密码定期更新 对于一段周期内帐号密码未更新的用户，以邮件的方式提醒User更新帐号密码，User只需单击邮件中的按钮即即可完成更新的过程； -帐号使用提醒（即时信息安全管理） 会后24小时内，邮件或短信提醒User该帐号被使用。,安全管理,全时如何协助进行财务管理,可按照以下方式分账 - 项目（会前或会后） - 部门（系统自动分） - Cost Center （系统 自动分） - 会议主题（会后分）,可在线查看账单 - 可选择起始时间 - 可选择显示的项目 - 可选择包含的人员范围,财务管理,账单管理,出账,分

6、账,对账,- 选择账单格式 PDF/ Excel/ html 可按照每个User、 每个项目、每个 CostCenter、每个 部门分别出账,- 对账周期 （24小时、一周、月底） - 会后系统可自动发邮件至指定邮箱以 核对该场会议的账单信息。 User只需在邮件中单击确认键，即可 完成账单的核对,3 会后邮件分账 会议结束24小时内收到确认邮件，填写分账信息。,1 会前输入项目编号分账 进入会议时输入项目对应的数字编号，系统便可自动分账,2 系统自动分账 帐号开通时，填写Cost Center信息。该账号的会议都会被系统自动分到对应的Cost Center,全时如何协助财务管理：提供多种分账

7、服务,全时如何协助财务管理：快速对账服务,系统在规定的时间自动发邮件给各User确认会议的时长、方数、接入号码等详细信息。 User单击邮件中的确认键即可完成确认过程。,设定帐号的预算金额,例如：设定帐号的预算为1000RMB，当达到该帐号预算金额的90%时，即发送提醒邮件。（1000元预算，即在900元时预警）,帐号的实际费用即将达到设定金额时,通知帐号的Admin及User,Admin可暂时禁用帐号，避免超预算,全时如何协助财务管理：账号预算控制,如何保障服务质量,服务透明化管理,SLA,服务报告,服务透明化管理 - 订阅Case追踪 - 设定Case关闭条件 - Case处理记录查询 （

8、已关闭及正在处理的Case）,SLA 可选择是否提供SLA 服务 - SLA标准,服务报告 用户可在界面自行定制服务 报告的内容项（SLA Fulfillment Report, Service Case Report, Overall Usage Status,Report Per Locations ） - 可自动发送服务报告至指定邮箱,定期Review,定期review -可定义review内容 -确定Review周期,流程：提供端到端的服务流程,定义服务标准（SLA服务承诺） 系统可用度 门户可用度 会议助理服务标准 投诉解决周期、解决率 客户满意度 ,服务标准,建立与客户间的服务流程

9、 开通 使用 变更 事件处理 结算 ,全时内部流程保障 交付 服务开通 问题处理 Case升级 ,客户服务流程,内部流程规范,全时如何协助您进行交付和实施,定义服务内容,文档 &服务准备,Admin培训&交付,确定服务流程 确定服务项,服务流程文档 服务系统配置 服务报告&账单模板 培训计划&培训文档 桌卡、使用者 卡片、海报,协助Admin更有 效的管理 培训 专属服务经理 协助风险预警&管理 账单、服务报告,使用清单 可定制的财务账单 个性化的服务报告 每月例行Review,后续计划&持续改进,使用者培训&交付,帮助User正确 的使用 随需培训 专职服务经理 指导正确使用,Step1:确

10、定服务内容,确定具体服务项,组织结构信息 会议主要功能 海外接入的国家和城市 账号安全管理 使用行为控制 账单、发票、服务报告 后续管理模式 服务交付物（桌卡、使用者卡、海报）,确定开卡及后续服务流程,Step2:文档&服务准备,通过大客户服务经理，可对Admin提供一对一的远程培训,全时专职大客户服务经理协助Admin掌握： 如何下PO 如何开通帐号 问题处理流程及方法 电话会议的使用方法 Portal使用方法,Step3： Admin培训&交付,未使用帐号提醒,会议密码定期更新,帐号使用提醒,A,B,C,D,对于一段周期内未使用的帐号，全时会主动提醒Admin，Admin可确认帐号情况后采

11、取相应的动作（例如：禁用、删除等），避免此类帐号所带来的财务风险。,对于一段周期内帐号密码未更新的用户，以邮件的方式提醒使用者更新帐号密码，使用者收到提醒邮件后可选择更新或不更新帐号密码。,两方会议且有一方总是被外呼入会，这个帐号存在一定被盗打的风险。对于一段周期内总是存在该使用行为的帐号，以邮件的方式提醒管理员，管理员核实后可采取对应动作。避免风险帐号所带来的不必要的损失。,对于产生使用信息的帐号，24小时内短信或者邮件的方式通知该帐号的所有者。,Step3： Admin培训&交付-协助进行风险控制,呼叫异常预警,Step4： End User培训&交付,1、个性化培训课件： 产品/服务操作

12、功能和使用方法； 应用技巧：帮助用户在实际工作中更好地应用，确保最佳的使用效果； 2、培训方法： 现场：针对使用者比较集中的地区； 远程（电话结合网络会议）：随需提供，使用者数量不限； 3、培训课件发布： 新员工入职培训相关内容部分； 内部资源系统或帮助中心；,GE Support Central Sample,全时推广团队 负责完成,全时系统可根据User的使用行为，自动发邮件进行提示。,第一次使用会议服务,开通帐号很久却一次也未使用,已开通本地接入号，但开会时却未使用,有海外接入的会议,会议超过100方时,Step4 ： End User培训&交付关键时刻的协助,Step5:持续Revie

13、w,全时在您定义的时间（每月/每周），与您进行推广及服务情况的Review 实时掌握推广进展，不断降低成本，进一步提升内部客户满意度。 为此，全时将 组建专属服务推广团队； 与客户定义个性化服务内容； 提供个性化的、完善的周期性Review报告，供客户进行分析和总结，并根据报告反馈的状况，由推广团队和客户负责人一起确定服务优化的方案和实施计划。,内 容,1,管理服务的目标,全时如何协助您进行管理,2,Case Study,3,100%覆盖了GE中国的核心事业部 GE中国大陆及香港地区的34个Legal Entity开通了1400多个帐号 满足了GE复杂的财务管理需求； 帐号使用率达86%以上，

14、且协助定期删除不用的帐号； User正确使用本地接入号的接入率可达80%以上； 迅速响应客户问题，2小时内给出正式答复； 协助GE进行新员工培训，将全时T电话会议作为GE新员工培训的一部分； 连续4年，与GE进行月度Review，及时协助发现问题，解决问题。,GE的管理服务&评价,对全时服务的评价（部分）,JCI（江森自控）的管理服务,100%覆盖了JCI中国的核心事业部 JCI中国大陆及香港地区的25个Legal Entity开通了800多个帐号 满足了JCI复杂、严谨的内部管理流程； 帐号使用率达89%，未出现帐号密码被盗用等风险问题； User正确使用本地接入号的接入率可达85%以上； 推广期3个月内，与J