《中国燃气集团采购网项目公司培训手册》

中国燃气集团采购网项目公司培训手册深圳市壹零计算机软件有限公司二OO九年十一月中燃采购网培训手册1目录第一章基本操作4一、登陆4二、操作台411待办工作412已办工作1113审批授权1114常用语12第二章交流通道14一、交流通道的作用14二、交流通道的使用方法14第三章项目管理17一、起草工程项目17二、工程项目查询18三、工程项目核销19第四章采购计划单19一、采购计划单生成19二、采购计划单执行情况查询24三、其它入库25第五章订单28一、采购订单的生成28二、订单执行情况查询34三、中（终）止订单35四、物资退货37第六章验收入库及评价402第七章付款45一、采购付款申请45二、付款单据查询49三、到货及付款查询50第八章价格库查询、综合查询51一、价格库查询51二、综合查询52第九章库存管理53一、物资出库53二、库存查询55三、物资退库56四、物资盘点59五、物资报损申请62六、报损物资出库64第十章招标管理66一、招标管理66二、询价管理77第十一章工程预结算79一、预算管理79二、工程项目核销82三、结算管理88第十二章调剂公告89第十三章非工程物资管理94一、非工程物资申请9411采购入库9412领用出库97中燃采购网培训手册313物资退库10014物资退货102二、原材料物资申请10421采购入库10422领用出库10623物资退库10824物资退货110三、采购付款112四、物资管理113五、综合查询11551（公司）综合单据查询11552（公司）出入库查询11653（公司）库存查询11854（公司）付款查询1194第一章基本操作一、登陆每家项目公司会设置不同角色的用户，包括采购员，采购部物资接收员，采购经理等。各角色相对应的用户，通过登陆各自的用户名和密码获得相对应的操作权限。如图11，在首页中输入用户名和密码。图11二、操作台操作台显示的功能为操作辅助功能，其中待办工作内容为需要用户处理的所有工作，当处理完待办工作后，该工作会由待办工作自动跳转至已办工作。审批授权可以将用户当前的审批工作交由其它人代为处理。常用语中可以添加一些习惯用语，以便在审批的时候可以自动调用而不需要再次输入。个人设置中可以修改登陆密码。11待办工作当前用户的所有工作都会显示在待办工作内容中，包括审批工作，提醒通知，确认操作等工作内容。在用户登录后，可以在页面显示内容的地方察看到如图12所示页面。图12中燃采购网培训手册51、审批工作可以在图12中看到待办工作有很多分类，其中包括审批工作，当有审批时，点击开该表单，如图13所示，在表单上方可以看到当前需要审批的具体内容，下方为审批的环节。当前审批环节用红色标出，在审批环节的右侧有操作按键。图13审批人可以在自己的审批环节看到如13中的各操作按键，其中“上传附件”可以上传图片，文档等文件；转移审批指将当前的审批工作交由其它人进行审批，当前用户就不会再处理该审批环节（仅限于当前表单，其他表单的审批工作还是由审批人正常处理）。沟通处理，审批人对表单中的内容不清楚或者有疑问的时候，可以沟通其它人进行处理。审批同意，对表单没有任何问题，同意按照表单中的内容执行，可以进入下一个审批人。审批拒绝，对标单中的内容不同意，退回重新审核，可以退回某一审批环节，也可以退回经办人重新修改表单。退出，退出当前页面。2、上传附件点击上传附件后，可以看到如图14所示页面。图14可以通过点击“选择上传文件”后的“浏览”按键选择需要上传得文件内容，如有说6明也可以在上传文件说明中进行填写。选择无误后，点击“确定”，上传成功，可以看到如图15所示。图15添加成功后退出当前页面，就可以在审批环节中查看到上传的附件，如图16所示。图16其他审批环节的处理人可以直接点击附件名称，就可以查看到附件的具体内容。3、转移审批转移审批，将当前工作内容交由其它人代为处理。点击“转移审批”后，可以看到如图17所示内容。图17在转移审批的意见栏中输入意见内容，可以直接填写，也可以从常用语中勾选。选择好常用语中的内容，点击就可以将常用语的内容直接添加至意见栏。意见输入完毕后，选择转移审批接受人，点击“选择人员”，可以看到如图1、8所示。中燃采购网培训手册7图18选择人物页面左侧为部门选项，右侧的内容为该部门的所有人员，默认情况下右侧显示的内容为用户所在部门的人员。选择好人员后，点击员工名字后的“选择”，可直接将人员添加至页面，如图19所示。图19人员添加完成并核对意见无误后，点击确定，可以将该审批工作转移至选择用户进行审批。我们可以通过查询记录看到当前审批环节已经交由其它人处理，如图110所示。图110我们可以通过查询记录看到当前审批环节已经交由其它人处理，如图110所示。4、沟通处理沟通处理，当审批人对申请单中的具体情况不是很清楚的时候，需要别人进行协助时，可以通过此功能来实现。在沟通时，只是让协助人针对当前表单进行解释说明，而不是代为处理。点击“沟通处理”，如图111。8图111进入沟通页面，如图112，在沟通处理页面的意见栏中，输入需要沟通内容，可以直接输入也可以从常用语中进行添加。图112点击选择人员进入选择沟通人页面，如图113。图113选择人物页面左侧为部门选项，右侧的内容为该部门的所有人员，默认情况下右侧显示的内容为用户所在部门的人员。选择好人员后，点击员工名字后的“选择”，可直接将人员添加至页面，如图114。中燃采购网培训手册9图114人物选择无误并点击确定后，沟通成功发送至沟通人处。可以通过查看功能查看到，沟通发送成功，如图115。图115被沟通人可以在待办工作中收到该沟通工作，点击后可以看到如图116所示。图116在图中可以看到当前内容是由谁发送来的，并也可以看到沟通的意见是什么。被沟通人点击“沟通处理”可以进行回复，也可以继续进行沟通，如图117所示。10图117当被沟通人对当前沟通意见可以直接处理时，选择左上方的“反馈”并在意见中输入反馈内容，点击确定，直接将意见反馈至沟通人处。如果被沟通人仍然需要于其他人进行沟通时，点击选择沟通，就可以进入选择沟通人页面，继续进行沟通处理。注沟通时，只能一次选择一个沟通人，不能同时与多个人进行沟通。当甲沟通给乙，乙继续沟通给丙时，丙回复时，回复至乙，乙需要继续反馈，才能回复至甲处。5、会签审批会签审批是指，某一个环节存在两个审批人，当地一个审批人审批通过后，第二个审批人只需要确认就可以继续进入下一环节，这两个人操作不分先后。当有会签审批时，可以看到当前表单的审批状态在两个审批人处显示，如图118。图118处在审批中的两个人，都可以收到该审批单，当地一个人审批完成后，第二个人仍然需要处理，如图119所示。图119同意环节的第二个审批人，在处理该表单时，显示的内容，如图120所示。第二个审批人可以看到第一个人的审批内容，当第二个审批人，审批通过后，进入下一个环节的审中燃采购网培训手册11批。图120注如果会签环节的两个审批人中，任意一个人审批拒绝，该表单就会被退回。12已办工作已办工作可以查询已经完成的所有工作，如图121。图121对于需要查看详细信息的工作，只需要直接点击工作内容，就可以查看具体信息。当已办工作过多时，可以通过页面上方的搜索条件，更快查找到所需信息。13审批授权当某职员在一段时间内，无法按时处理审批工作时，可以通过审批授权设置将自己的工作交由其它人代为处理。页面如图122所示。12图122点击“添加新审批授权”，可以看到如图123所示。图123选择好审批环节、被授权人以及授权起始时间后，将状态设置为“启动授权”。点击保存后，授权设置成功，如图124。在授权的起始时间内，所有材料主管的审批工作均会发送至被授权人处代为处理。图124当授权时间结束后，授权会自动取消。如果需要提前结束授权，可以在审批授权管理列表中点击需要结束授内容后的操作“修改”，就可以看到图123显示，只需要将状态设置为“取消授权”然后保存，就可以成功将审批授权提前结束。14常用语添加的常用语在审批时就可以直接从左侧的常用语栏内直接添加。如图125。中燃采购网培训手册13图125点击“新增常用语”进入常用语添加页面，如图126。图126在常用语栏内如图要添加的内容，然后点击页面左上方的保存按键，就可以添加，如图127所示。图127当某个常用语需要删除或者修改时，点击常用语后操作中的“编辑”按键，可以看到如图128。图128当需要修改时，修改当前常用语内容，点击页面左上方的保存。当需要删除当前常用语时，直接点击删除，就可以直接将当前信息删除。14本章回顾在本章内容中，我们学习到了以下内容登陆操作查看待办工作、已办工作如何处理审批怎样添加常用语第二章交流通道一、交流通道的作用交流通道专门为供应商和项目公司提供交流的枢纽通道，当某些问题项目公司不是很了解的时候，就可以通过交流通道与供应上进行沟通。二、交流通道的使用方法交流信息只能由项目公司发起，供应商在接收到交流信息后，可以进行回复。一条交流信息可以在供应商与项目公司之间来进行多次，在交流的内容结束后，项目公司可以进行结束本条信息交流。即终止当前交流信息，双方只能进行查看而无法再进行交流。当需要再次交流时，可以重新发起一条交流信息。案例项目公司用户DINGXD交流主题关于物资的问题交流类型业务问题供应商重庆精益仪表有限公司内容请问是否出售镀锌钢管重庆精益回复1对不起，我们只出售燃气表，并不出售钢管类材料重庆精益回复2如果需要购买燃气表，请联系我们。中燃采购网培训手册15步骤1、项目公司发起交流，供应商管理交流通道发起交流，开始填写交流单，如图21。图212、依据案例内容填写交流信息，如图22。填写无误后进行提交。图223、提交后的交流信息我们就可以在交流通道中进行查看和回复，如图23。如果项目公司觉得问题没有说清楚也可以继续刚才的交流信息进行发言。图234、供应商回复后的信息，项目公司就能在交流信息中查看到，如图24，可以看到供应商回复的时间以及回复的条数等信息。图245、项目公司查看信息后如果觉得回复的内容不能满足当前需要，怎可以继续与供应商进16行交流，填写回复信息进行回复；如果项目公司觉得当前信息已经可以解决问题，不需要再进行下去时，点击“终止交流”，结束当前交流信息，如图25。此时不能再对此交流信息进行编辑，如需进行沟通，必须重新发起一个新的交流信息。图256、结束后的交流信息，可以在页面查看到，其状态已经是终止状态，如图26。图267、对于结束的交流信息依然可以进行查看，如图211。图211本章回顾在本章内容中，我们学习到了以下内容中燃采购网培训手册17交流通道的作用如何使用交流通道与供应商进行沟通第三章项目管理一、起草工程项目当有新的工程项目需要添加时，就可以使用此模块进行添加，添加成功的工程项目，在进行采购或者预结算时，就可以直接进行引用。案例用户名DINGXD工程项目启动编号测试001工程项目名称工程项目名称项目负责人张三负责人联系电程项目内容工程项目内容步骤1用户登录采购网后采购管理项目管理起草工程项目，当需要添加新的工程项目时，点击“添加工程项目信息”，如图31所示。图312点击后开始起草工程项目，如图32所示，输入工程项目的相关信息后，点击页面左上方的“保存”按键。18图323可以看到如图33所示，页面左上方增加了其他的操作按键，可以根据需要进行相应的操作，如删除或者上传附件功能。核对项目工程的信息无误后，就可以点击页面左上方的“提交”，将项目工程提交至审批流程。图334在工程项目列表中可以查看到提交后的审批状态，如图34所示。图34通过直接点击项目工程，就可以直接看到当前的审批流程。如果经办人发现填写的表单需要进行补充说明的时候，点击操作中的“撤销审批”，就可以把处在审批环节中的表单撤销，更改为可编辑状态，编辑完成后可继续提交。（注已经审批完成后的表单不可撤销）二、工程项目查询在此模块可以查看当前所有的工程项目详情，如图35所示。在页面上方可以通过不中燃采购网培训手册19同的条件对工程项目进行搜索，搜索后的结果就会显示在下方的列表中。图35对于搜索的结果可以直接通过点击工程名称，查看该工程的具体详情。本章回顾在本章内容中，我们学习到了以下内容如何申请工程项目工程项目如何查询第四章采购计划单当项目公司或者总部需要开始采购时，需要先制作采购计划单。采购计划单中包含所有需要采购的物资。在填写采购计划单时值需要考虑采购何种物资，需要采购的物资数量为多少，其他的在物资采购计划单中部需要考虑。资本章节我们会介绍采购计划单包括填写、提交、审批以及计划单执行情况查询。一、采购计划单生成当需要采购物资时，项目公司的采购员就需要开始起草一张采购计划单以供采购。案例采购员DINGXD工程启动编号CG001（此功能与后续项目有关，故当前可以不填）20联系人采购员手机号货地点深圳市福田区交货时间20080830采购说明请保证物资质量，并且请在30日前务必送到步骤1、采购员登入采购网采购管理物资采购，点击“起草采购计划申请”开始编辑采购计划单，如图41。图412、首先填写好采购计划申请中的一些基础信息，填写完成后对采购计划申请进行保存，准备开始添加需要采购的具体物资。如图42。图423、保存后的采购计划申请，在页面的右上方就会出现“选择添加物资”按键，如图43。通过点击添加物资按键开始进入选择物资页面。中燃采购网培训手册21图434、在选择物资页面可以看到，右侧为物资类别的选择，左侧为物资明细，为了使采购员更快的能找到需要采购的物资，可以从右侧先确定物资的大类与二类，这样缩小了查找的范围提高了效率，如图44；在右侧的物资明细中，勾选需要采购的物资，选定后点击页面下方的“选择确定”就可以将物资添加至采购计划申请中。添加完成之后，如果还有其他需要添加的物资，则可以点击“选择计划采购物资”，继续添加所需物资。图445、选择好物资后，就可以在页面开始添加物资数量，如图45。如果某类物资添加错误或者不需要进行采购，也可以通过点击物资后的删除按键，将该物资直接删除。如果当前表单无效或者需要重新编辑一张表单，则可以通过点击“删除”删掉当前采购计划。注当修改了物资数量后，还需要再添加或者删除物资，必须将当前计划申请先保存，如果不保存就进行添加或者删除操作，则之前添加的物资数量都会被清空。22图456、当物资已经数量都填写无误后，就可以提交进入审批流程，提交后的采购计划申请就可以在采购申请页面查看到该信息，其状态为“审批中”，如图46，此时对于该采购计划只能进行查看而不能进行修改。如果只是对采购计划进行了保存，则可以在该页面中看到该计划的状态为“修改”状态，可以继续进行修改和编辑。图467、进入审批流程的采购计划申请，可以进行查看。在申请单中可以看到，物资数量显示增加了“核定数量”列，该列显示的内容为审批数量，在审批时，预算采购部总经理/负责人可以对提交的采购计划数量进行修改，如果审批时发现采购数量过多，可以根据实际情况调整采购数量，采购计划申请单审批完成后，将会按照修改后的核定数量进行采购，如图47。注当核定数量显示为“0”时，表示该物资不再进行采购。中燃采购网培训手册23图478、当采购计划单审批完成后，系统会给采购员回馈一条审批完成信息，该信息会在采购员的待办工作中显示如图48，提醒采购员该表单已经通过审批，可以开始下订单。当订单在审批环节中被退回经办人时，也会在该页面出现一条退回信息，此时，该采购申请更改为可编辑状态，采购员在重新编辑后可以再次进行提交，即回到第5步，重新操作。图489、可以直接点击查看通过的采购计划，如图49，也可以看到该计划的状态是“完成”。图4924在审批完成的采购计划单中可以看到核定数量，当核定数量与计划数量不一致时，将会以核定数量为准实行采购。二、采购计划单执行情况查询当采购计划单进行采购后，由于物资可能会分批，向不同供应商购买，所以我们很难确定到底某类物资当前订购了多少，还有那些还没有订购。计划执行情况查询就是专门针对这个问题进行查询的。案例用户名DINGXD计划申请时间20080811至2008812步骤1、采购员登陆采购网采购管理物资采购计划执行情况查询，在计划申请时间栏内输入采购计划单申请的日期范围，点击“提取报表”，进行查看，如图410，查询的结果为该时间段内提交的所有采购计划单执行情况。图4102、如果想查找具体某张计划单的执行情况，也点击在计划编号后的“选择”按键，就会弹出当前采购员提交的所有采购计划单，在需要查找的计划单后点击“选择”就可以将计划单添加至查询页面，如图411。当表单过多时，也可以使用页面上方的各查询条件进行搜索。中燃采购网培训手册25图4113、选择无误后，提取报表，查询结果如图412所示，我们可以看到该时间段内提交的所有采购计划单中每一样物资的执行情况，包括计划采购数量、已经订购数量、未订购数量和入库数量。这样可以使采购员清楚的知道哪些物资已经定了，哪些物资还未订购。图412三、其它入库对于在没有使用采购网以前，已经入库的物资，可以使用此模块，将物资进行入库处理，这样入库的物资就包含了物资的价格信息。案例用户名DINGXD送货地点深圳市福田区26入库说明库存剩余物资不足供货单位（卖方）费希尔久安输配设备（成都）有限公司入库物资无缝钢管20GB/T816319932541000个无缝钢管20GB/T8163199326252000个步骤1采购员登陆采购网库存管理库存管理其它入库，在此页面中点击“其它入库申请”，如图413，进入申请页面。图4132按照案例中的内容，在图414中输入相关信息，然后点击页面左上方的“保存”按键。图4143保存成功后，可以在页面的左上方看到增加了其它功能按键，如图415所示，通过电机“选择入库物资”添加物资信息。物资添加成功后，在入库数量和价格处，输入相关信息。以上信息填写完毕后，点击页面左上方的“提交”将表单提交进入审批环节。中燃采购网培训手册27注当修改了物资数量后，还需要再添加或者删除物资，必须将当前计划申请先保存，如果不保存就进行添加或者删除操作，则之前添加的物资数量都会被清空。图4154审批完成后，经办人会在自己的待办工作中，收到如图416所示工作。图4165点击后可以看到如图417所示，对于审批通过后的信息，核对无误后，通过点击页面左上方的“入库确认”，进行入库处理。入库完成后，本流程结束。28图417本章回顾在本章内容中，我们学习到了以下内容如何填写采购计划单采购计划单的提交、审批及完成查询采购计划单的执行情况其它入库的作用其它入库如何进行操作第五章订单一、采购订单的生成采购计划单完成后，就要开始着手填写采购订单了，采购订单的流程如下图所示，本章我们就会针对订单的整个流程进行讲解。需要注意的是，采购员填写的采购计划单中，包含的物资可能会有2家或者多家供应商来供应，所以一张采购计划单可以生成多张采购订单。采购员可以在计划执行情况中查询计划单的执行情况，也可以在订单执行情况查询中查看每张订单的执行情况以及物资验收入库的情况。中燃采购网培训手册29中（终）止订单主要是当订单已经发送至供应商后，可以将此定单停止在进行供货，直接将此订单中止发货。需要注意的是，中止前已经发送的物资应按照正常情况验收入库无法取消，中止订单只能将当前还没有发送的物资进行关闭。物资退货是指在中燃对物资验收入库后一段时间，发现物资存在问题或者其他原因需要将物资退还给供应商时，通过此模块进行申请。30采购计划单审批生成订单审批供应商接受发货验收入库结束通过不通过通过不通过接受退回接受退回供应商核对交货期限采购订单流程二、订单及验收入库操作说明采购员接受到采购计划单审批完成通知后，开始填写采购订单，每一张采购计划单对中燃采购网培训手册31应多张采购订单，一张采购订单对应一家供应商。在采购订单中，我们首先选中我们的采购计划单，添加交货日期，其次选中供应商，之后再添加物资，故在添加物资的时候，我们只需选出要从该供应商处购买的全部物资即可。当填写完采购订单并提交后，采购订单会先发送给供应商，由供应商确定交货期限，供应商可以根据自己的实际情况修改交货期限，修改后将订单发回中燃，采购订单开始进入审批流程。案例采购员DINGXD计划单号XGCG20080800013（即我们在采购计划申请中填写的计划单）交货期限15天供货单位（卖方）1深圳XX钢材有限公司供货单位（卖方）2沧州明珠塑料股份有限公司项目公司（买方）孝感中亚城市燃气发展有限公司第一批购买物资燃气表箱燃气表用保护箱10MM200M2燃气表箱燃气表用保护箱15MM50M2第二批购买物资PE球阀标准型球阀32100个PE球阀标准型球阀40200个步骤1、采购员登入采购网采购管理订购管理订购申请，如图51，通过点击“物资订购申请”开始填写订单。图512、在采购计划单中，首先要选定采购计划单号，如图52，列出了该采购员的所有采购计划单，我们只需要选定我们需要下订单的采购单即可，我们可以利用页面上方各搜索条件更快查找我们所需的采购计划单。如果我们不确定该订单是否为我们所要的单，可以直接在页面上点击该单，就会将整张采购计划单显示出来，以后我们查阅。确定32后，点击采购计划单后边的“选择”将采购计划单添加至采购订单。图523、选择好计划单号后，开始选择供应商，如图53，此时显示在列表中的供应商并不是所有供应商，而是出售采购计划单中的物资的供应商，我们也可以利用页面上方的搜索条件进行帮我们尽快查询，选定的供应商，只需点击该供应商后面的“选择”就可以将其添加至采购订单页面。图534、勾选好采购计划单和供应商后的页面如图54，我们可以看到，我们只勾选了单号和供应商，但是页面将其他内容也被自动带出，这样减少了采购员的工作量。但是交货期限需要填写人进行填写。计划单、供应商及交货期限确认无误后，对表单进行保存，进行添加物资。中燃采购网培训手册33图545、保存后可以看到页面右上方增加了“选择订购物资”按键，如图55点击进行添加物资。图556、采购员在采购计划单中订购了4种物资，但是在选择物资时却只出现2种物资，如图56，是因为在我们选定好供应商后，在选择物资时，会过滤出该供应商出售的物资，对于该供应商不出售的物资将不会再显示出来。我们勾选好需要订购的物资后，点击“选择确定”就将物资添加至订单中。在此页面我们也可以看到目前该物资的订购状况。34图567、当物资添加完毕后，我们可以修改需要采购的物资数量，当需要采购部分物资时，可以直接在页面修改其数量，确认无误后，进行提交，如图57。图578、提交后的采购计划单就可以在订单申请页面查看到，如图58。我们也可以查看到所有未结束的订单，可以通过目前每张订单的状态知道该订单处于什么处理过程。图589、审批通过的采购订单会发回采购员，告知采购员该采购订单已经通过审核可以开始进行订购，如图59。中燃采购网培训手册35图5910、查看采购订单无误后，点击页面右上角的“确认并下订单”，如图510，将订单发送至供应商，开始进行采购。图510第一批采购的物资采购过程结束，第二批采购的物资采购过程与第一批物资采购过程相同，从第一步开始，重新开始进行，在这里就不多做介绍了。二、订单执行情况查询当供应商分批进行发货时，项目公司只能收到发货通知，而不清楚具体该物资是否与订单数量一致，故此时就需要进行订单执行情况查询。案例用户名DINGXD物资订购时间200881至2008812供应商名称深圳XX钢材有限公司提取该时间段内采购员DINGXD与深圳XX钢材有限公司之间的所有采购订单执行情况。36步骤1、采购员登陆采购网采购管理订单管理订单执行情况查询。在查询条件处输入相关查询条件，如图511点击提取报表。图5112、查询结果如图512所示，在该时间段内，与深圳XX钢材有限公司的所有订单执行情况。可以看到订购的数量以及当前入库单的数量。图512三、中（终）止订单当订单生成后并由供应商开始进行供货后，需要停止当前订单时，可以通过此功能进行实现。注中止前已经发送的物资应按照正常情况验收入库无法取消，中止订单只能将当前还没有发送的物资进行关闭。案例订单编号XGZYDG2008110004结束订单原因说明部分物资发生破损步骤中燃采购网培训手册371、登陆采购网采购管理订单管理中（终）止订单。在中（终）止订单页面，如图513，点击“中止订购单”，进入中（终）止订单申请页面。图5132、在中止订单申请页面填入相关信息，如图514所示，然后点击页面左上方的“保存”按键。图5143、保存后，在物资列表中将该订单中的物资显示出来，确定无误后，点击页面左上方的“提交”按键，如图515，将中止订单申请提交至审批流程。38图5154、中止订单审批完成后，经办人会在待办工作中收到如图516所示的提醒通知。点击可以查看表单的详细内容。该信息为提醒通知，点击查看后就会消失，不需要进行任何处理，如要查看可以在已办工作中进行查找。图516中止订单审批完成后，该订单在供应商的工作中同时会被强制结束，但是只是对于未发送的物资进行中止，对于已经发送的物资，中燃必须按照实际情况进行验收入库，不能进行中止。四、物资退货物资验收入库后一段时间，可能会出现需要退货的情况。当学要退货时，填写退货单，写清退货理由，然后提交审批，审批通过后方可将物资发送给供应商。供应商可以在代办工作中查看到该退货信息，在收到物资后，供应商确认收货，退货人就可以收到供应商接受退货信息通知，退货成功。中燃采购网培训手册39案例用户名DINGXD供应商名称宁波市宇华电器有限公司入库单编号200809100001退货说明物资库存过多退货物资及数量PE球阀标准型球阀3210个PE球阀标准型球阀4045个步骤1、登入采购网采购管理订单管理物资退货页面下，可以看到如图517所示。图5172、选择好仓库后，点击“填写物资退货”，进入退货申请页面，如图518所示。图5183、填写好相应的信息后，点击页面左上方的保存后，可以看到如图519所示，页面左上方增加了删除、提交、选择退货物资和上传附件的功能键。40图5194、点击“选择退货物资”按键，进入选择物资页面，如图520。在页面中出现的物资就是之前选择的入库单中的所有物资及数量，在需要退货的物资后面进行勾选，然后点击“选择确定”，将物资添加至退货申请中。图5205、将物资添加至退货申请页面后，可以看到当前到入库数量，在退货数量列中输入需要退回的具体数量，如图521所示。如果需要有其它说明，可以进行附件的上传说明。确认无误后，点击“提交”，进入审批流程。中燃采购网培训手册41图5216、审批完成后，经办人可以在待办工作中收到退货审批完成通知，如图522所示，可以对该信息进行查看，查看后该内容就会从待办工作中跳转至已办工作，该内容只是提醒信息，只需要查看即可，不需要进行其它操作。图5227、审批完成后，中燃进行实际退货处理，供应同时会收到退货通知，当供应商确认收到物资后，会给经办人一个反馈信息，通知经办人已经收到退货的物资。反馈信息如图523所示。图524中燃接收到退货完成通知，表明供应商已经成功收到物资，退货流程结束。本章回顾在本章内容中，我们学习到了以下内容如何填写采购订单采购订单的提交审批给供应商下发采购通知单订单执行情况查询如何中（终）止订单如何填写退货单退货单的提交审批第六章验收入库及评价项目公司在发送完订单后，采购员的工作就结束了，但是目前物资还没有收到，仍然42需要有人去等待接受物资，所以项目公司的工作转变为等待物资的接收。当物资到达后对物资验收准备入库，如果出现数量不符或者有破碎物资，可以按照实际入库数量对物资验收数量进行修改，然后入库，入库结束对供应商进行评价。案例用户名HEJ实际入库数量PE球阀标准型球阀32100个PE球阀标准型球阀4095个物资评价发货及时供应商接受订单后，项目会接受到一个确认接受通知，告知采购员供应商可以按照订单中的内容按时发货。在供应商发货后，项目公司的材料主管会接收到发货单审核，其目的是审核物资内容，并告知材料主管供应商已经发货，发货单审核完毕后，发货单会转移至物资接受员该用户为物资接收员，此时发货单已经改为验收入库单，验收入库员专门负责接收供应商发送的物资并核对其数量，确认无误后，进行入库登记。最后对发送的物资质量、速度等信息进行评价。步骤1、采购员在发送订单结束后，等待供应商接受订单，当供应商确认接受订单或者不接受订单时，发回的信息都会返回到采购员手中，如图61可以看到，代办工作中有“订单确认通知”，表示供应商已经接受订单。图612、点击“订单确认通知”可以查看到供应商反馈状态、接受说明以及发送的物资种类及数量，如图62所示。查看结束后，该通知单就会跳转至已办工作中。中燃采购网培训手册43图623、当供应商发货后，材料主管会收到发货审核单，如图63。该审核单经由材料主管与主管部门负责人审核后，发送至物资接受员，等待接收物资。图634、物资接收员登入采购网，可以查看到验收入库单，如图64。图645、点击“验收入库单”进行查看入库单，可以看到供应商发送货物的相关信息。这时物资接受员打印该表单，等待供应商物资的到达。在物资到达后，对物资与入库单进行核对，确认无误就可以接收物资。接受物资完成，点击入库单上方的“验收入库并评分”，如图65。这样，入库单的物资及数量会录入库存。44图656、当验收时，有物资缺损或者数量与入库单不符时，可以修改入库单中的入库数量。点击页面左上方的“调整入库数量”，如图65，点击之后可以看到如图56所示，验收数量变为可编辑状态，按照实际的入库数量修改当前值，然后点击页面左上方的保存。图667、保存后，页面返回验收入库状态，如图57所示，可以看到在验收数量已经更改并用红色显示。修改好入库数量后就可以点击页面左上方的“验收入库并评分”，进入评分页面。中燃采购网培训手册45图678、物资验收入库无误后，进行供应商评分，针对供应商各方面的服务以及送货质量数量度供应商进行评价。评价信息中的每个选项都对应一个分值，在选择了相应的信息后，系统会自动生成评分。评价完成后，点击“收货确认”，如图68，结束评价。图68项目公司验收入库并打分后，表明该发货单的整个流程结束。本章回顾在本章内容中，我们学习到了以下内容项目公司接收发货通知46项目公司验收入库如何修改入库数量项目公司对验收物资进行评价第七章付款一、采购付款申请项目公司对物资进行验收入库后，就可以开始给供应商进行付款操作。付款申请需要经过2次审批才能进行支付，经办人首先提交采购付款申请，第一次审批通过后，需要经过总部财务确认同意付款，总部财务确认后，经办人根据确认后的付款通知提交第二次审批，第二次审批通过后，经由项目公司财务确认，付款完成。需要注意的是，第一次审批需要经过中燃总部，第二次审批只需要由项目公司内部审批确认就可以进行支付。项目公司可以针对单次订单进行付款，也可以一次性付多张订单的物资货款。下面我们来介绍付款过程。案例用户名DINGXD付款说明物资验收无误，可以开始付款供货单位（卖方）宁波志清实业有限公司付款物资全通径球阀DN15付款金额1610元步骤1项目公司在验收物资无误后，开始发起采购付款。登陆采购网采购管理采购付款，点击“起草物资采购付款申请”发起采购付款申请，如图71中燃采购网培训手册47图712在采购付款申请中，选则付款对象，及供应商，如图72，在需要付款的供应商后点击“选择”，供应商的相关信息均会被自动带出，而不需要项目公司进行查找。图723填写好的付款申请如图73所示，填写无误后点击“保存”，开始添加需要付款的物资。图734将付款申请进行保存后，可以在页面右上方看到增加各操作按键，如图74，其中点击“选择物资明细”，进行添加需要付款的物资。注超额支付提醒是指，中燃在支付时需要保留一部分保证金，一般为供应商应付款的10，在对供应商进行支付时支付总金额不能超过应付款总金额的90，只有当总部批准的情况下才可以进行全额支付。所以，在支付时，如果支付金额小于应总金额付款的90，超额支付提醒为正常，如果超过90，则会提示“请注意，本次支付后累计金额已超过供应商入库金额的90”。48图745在物资明细中会显示出目前尚未付款的物资明细和没有完全支付的明细，在需要付款的物资后进行勾选，如图75，添加至付款申请中。图756添加了需要付款的物资后，在本次付款金额处输入需要支付的具体金额、供应商发送的发票金额以及发票号码。填写完成后，提交至审批，如图76。注只有当供应商发送了发票后，才可以进行支付，发票金额、本次支付金额和发票号码均为必填项。图767提交后的采购付款进入审批流程，审批通过后，经办人会收到总部财务付款确认中的通知，如图77。在该工作中可以查看到，第一次审批已经通过，目前正在由总部的财务确认中。图778总部财务确认支付后，经办人会在待办工作中收到如图78所示的同意付款申请。中燃采购网培训手册49图789点击查看，如图79所示，该内容已经由总部财务确认，点击页面左上方的“付款申请提交审批”直接将该表单提交进入第二个审批流程。注经办人自己是不能直接提交付款申请直接进入第二审批环节，必须经由第一个审批通过后，才能提交进入第二个审批环节，并且两次审批的物资种类、数量及以金额不可更改。图7910第二次审批完成后，公司财务会接收到采购付款申请，在核对物资与数量无误后，开始进行付款操作。如图710，支付成功后点击“付款确认”，结束付款动作。50图710项目公司在确认付款后，付款流程结束，此时会发送付款通知给供应商，让供应商按照付款通知进行收款确认。二、付款单据查询提交了付款申请单后，可以在此模块查看该单据的执行情况。如图711所示，在查询条件中选择相应的查询条件进行查询。图711查询结果如图712，可以看到目前所有采购付款申请单及目前处理状态。中燃采购网培训手册51图712在查询结果中可以通过直接点击内容，查看每个付款的具体内容。三、到货及付款查询查询下发的定单执行情况。如图713，选择需要查询条件。图713查询结果如图714所示，可以看到每张订单中物资收获入库情况以及支付情况。图714本章回顾在本章内容中，我们学习到了以下内容项目公司进行付款申请52付款申请如何进行两次审批付款单据如何查询到货及付款查询第八章价格库查询、综合查询一、价格库查询价格库查询，项目公司价格库查询，可以随时查看当前物资的最新价格。案例用户名DINGXD查询物资PE球阀单放散PE球阀315PE球阀双放散PE球阀315步骤1、项目公司登陆采购网采购管理价格库查询，在查询条件中选择需要查询的物资种类，如图71。图812、确认查询条件后点击“查询”可以看到查询结果，如图82所示，依据查询条件查询到当前物资的最新价格，以及出售此类产品的供应商。中燃采购网培训手册53图82当供应商上传了物资图片时，可以在物资图片中查看到“物资图片”操作，直接点击，就可以看到物资的具体图片。也可以查看物资价格的变动图，如图82所示点击变动图的“点击查看”就可以看到当前物资价格变动的曲线以及变动的具体时间和金额。（注当价格没有发生过变动时，则不显示变动内容）二、综合查询综合查询，可以对采购计划单、订单、入库、出库、付款及发票信息进行查询。查询方法均类似。案例用户名DINGXD查询内容采购计划单查询订单状态审批中经办时间20081101至20081202步骤1、项目公司登陆采购网采购管理综合查询，在采购计划单查询中选择相应的查询条件，如图83可以根据不同的查询条件进行搜索，也可以将不同的查询条件组合搜索，这样以便更快定位于用户要查找的采购计划单。如果查询条件为空，则表示查找所有采购计划单。54图832、查询条件输入无误后点击“查询”，就会展示出在该时间段内的所有处于审批中的采购计划单，如图84。用户可以直接通过点击单条信息查询表单的所有内容图84所有的查询方法均类似，故此处以查购计划单查询为例，其他查询由项目公司自行练习。本章回顾在本章内容中，我们学习到了以下内容价格库的查询方法综合查询是如何实现的中燃采购网培训手册55第九章库存管理一、物资出库当项目公司需要使用物资时，就要进行物资出库申请，审批通过后，提取物资。案例用户名DINGXD工程启动编号20080701（于后续项目有关目前尚处于开发阶段）领料单位孝感城市燃气项目领料人采购员手机号用地点深圳市福田区消耗时间20080901物资消耗说明投资建设消耗出库物资PE球阀标准型球阀3240个PE球阀标准型球阀4045个步骤1、需要领取物资的人员登入采购网库存管理物资出库。点击“填写物资消耗出库”。如图81所示。图912、填写物资消耗出库单，如图92，填写无误后点击“保存”，开始选择出库物资。56图923、点击“选择消耗物资”添加需要出库的物资，添加到页面后，可以查看到当前该物资的库存量，如图93，在消耗数量中填写需要出库的具体数量。填写无误后，提交进行审批。图93审批完成后提取物资出库成功。领料人按照出库申请领取需要的物资。二、库存查询项目公司可以进行采购，也可以物资出库，这样物资进进出出，我们如何来确定到底目前项目公司的仓库中物资数量是多少呢库存查询提供了这样一个平台，供项目公司查看库存。案例中燃采购网培训手册57用户名DINGXD查询物资钢制管材无缝钢管20GB/T816319935298钢制管材无缝钢管20GB/T81631993253钢制管材无缝钢管20GB/T81631993254步骤1、项目公司登入采购网库存管理库存查询，在查询条件处选择需要查询的物资种类，如图94。图942、选择好查询条件后，点击“查询”查询结果如图95所示，无内容，则说明当前该物资库存为0。图95库存查询将结合物资盘点进行介绍，故稍后会继续对库存查询进行讲解。三、物资退库实施一个工程项目时，会进行领料出库，当项目结束时，另用的物资可能出现剩余现象，这时就需要将物资退回仓库。案例用户名DINGXD58工程启动编号CG001退料单位孝感中亚城市燃气发展有限公司退料人张三手机号使用地点深圳市福田区退料时间20080903物资退料说明建设完成，物资存在剩余退库物资PE球阀标准型球阀325个PE球阀标准型球阀406个步骤1、退料人登陆采购网库存管理物资退库，如图96，首先选择退料的仓库，然后点击“填写物资退库”开始填写退库申请。图962、在退库申请中选择工程启动编号，然后填入相应的信息，点击页面左上方的“保存”。图973、保存后，也面左上方出现其它操作按键，如图98所示。点击“选择退库物资”进入选择物资页面。中燃采购网培训手册59注针对某个工程只有当领用了物资后，才可以进行退库申请，如果没有进行任何的领用，在填写退货时选择是无法选择物资的。退库时所选择的物资也只能选择领用出库的物资，没有领用过的物资不能进行退库。图984、选择好需要退库的物资后将其添加至页面，如图99所示，在退库数量中输入需要退的具体数量。核对退库申请的内容无误后，点击提交，将退库申请提交之审批流程。图995、当退库申请审批通过后，退库人可以在待办工作中收到退库审批完成通知，如图910，60图910点击可以进行查看，该信息为提醒通知，点击查看后在待办工作中消失，以后如果需要查看，可以在已办工作中查找。四、物资盘点项目公司每隔一段时间都会进行一次物资盘点，以便使当前库存量与采购网中的库存保持一致，使得在采购或者出库时不会出现误差。在做第一次盘点时，盘点表中物资信息将为空，需要自行填加盘点物资进行填写。以后盘点申请表中，系统会自动将之前一次的盘点结果带出，同时会将两次盘点过程中的出库，入库，退库等信息进行计算，在物资数量中看到的将会是系统当前库存，如果没有误操作，系统当前库存将会与盘点结果一致。如果不一致，只需要将正确的盘点值进行填写即可。案例1，第一次盘点用户名GAOYH盘点时间20081205物资盘点说明月末正常盘点盘点物资PE标准型球阀32100个PE标准型球阀40100个PE标准型球阀50100个PE标准型球阀63100个步骤1盘点人员登陆采购网库存管理物资盘点，选择好所在仓库后点击“填写物资盘点”，如图911。中燃采购网培训手册61图9112按照案例的内容填写好盘点信息后，对盘点申请进行保存，然后点击“选择物资”，添加需要盘点的物资明细，如图912。图9123再添加物资页面，如图913，首先在左侧的物资种类中，选择需要盘点的种类，然后在右侧的物资明心中进行勾选，勾选完毕后，点击“选择确定”将物资添加至盘点页面。图9134添加好物资后，如图914，点击页面左上方的“导出物资列表。”62图9145导出的物资列表如图915所示，在该表单中可以看到之前所勾选的物资就显示在此单中，盘点人员需要将此单进行打印，然后按照表单中的物资进行盘点，并且将盘点结果填写在打印表中，由相关负责人进行签字后扫描，以附件的方式上传至盘点申请中。图9156盘点申请填写无误后提交进行审批。审批完成后，经办人会收到盘点完成通知，如图916。图916此时该盘点申请结束。这是我们可以在此查询一下库存，看当前库存量在盘点后是否有变化。查询方式与库存查询一致，查询结果如图917所示。之前盘点的物资数量已经有所改变，更新为盘点后的数据。中燃采购网培训手册63图917案例2，第二次（包括第二次）以后的盘点用户名DINGXD盘点说明月末正常盘点步骤1盘点人员登陆采购网库存管理物资盘点，选择好所在仓库户后点击“填写物资盘点”，如图918。图9182在盘点申请页面系统会自动将系统当前所有物资明细带出，如图919可以看到在物资明细中存在一个期初数，期初数的意思指上次盘点的结果，在上次盘点结束到这次盘点之间，各项目公司肯定会做采购或者出入库的操作，系统会将这段时间的物资出入库的差异算出，在实际库存数量中显示的为系统当前库存，在盘点时点击“导出物资列表”将当前所有物资导出并打印进行实物盘点，如果盘点结果与系统库存发生差异，修改相应的“实际库存数量”，全部修改完成后，提交进行审批。64图919审批通过盘点后，系统库存会自动更新为盘点结果。需要注意的是，如果盘点发生了盘亏的现象，需要在备注中说明盘亏的原因。五、物资报损申请库存物资在仓库中存放时间过久，发生老化或者坏损时，需要将物资清理出库，需要使用物资报损来实现。案例用户DINGXD报损人张三报损单位孝感中亚城市燃气发展有限公司手机号用地点深圳市福田区报损时间20081205物资报损说明物资存放时间太久老化而不能使用步骤1库管人员登陆采购网库存管理物资报损物资报损申请，首先选择当前人所在仓库信息，然后点击“填写物资报损申请”，如图920所示。中燃采购网培训手册65图9202按照案例中的信息输入相关内容，如图921，然后点击页面左上方的保存按键。图9213保存后，可以看到左上方增加了其它的功能按键，如图922所示，通过点击“选择报损物资”添加需要报损的物资信息，添加完成后，点击“提交”，将报损申请提交进行审批。注只有有库存的物资才会显示在报损物资列表中，库存中没有的物资无法进行选择图9224审批通过后，经办人可以在自己的待办工作中查看到如图923所示内容