公文写作技巧及公文的基本特点和一般格式microsoft word 文档

公文写作技巧及公文的基本特点和一般格式主讲王明友培训目的使受训学员了解公文的基本特点和一般格式，掌握常用快速的写作方法及其变化提高日常公文的写作能力。培训内容1、公文的概念2、日常公文的分类3、公文拟写的步骤与方法4、电子公文5、公文范例6、尝试写作课程长度6时培训方式讲解法范文欣赏模拟练习教材内容一、引言在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。什么是公文所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等公文的分类（一）按性质和作用划分1、指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。主要文种有命令、指令、指令性的通知、通告等。2、指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，是下级机关开展工作的依据。主要文种有指示、批复、通知、函等。3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。4、决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。6、记录性公文。会议纪要。（二）按引文关系划分1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令、指令、指示和批复等。2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、工作报告和上行函等。3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公函、通知等。（三）从文件的来源划分两大类一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。另一类是由本机关制成的文件，叫发文。（包括内部使用的文件，如工作计划、总结、规章制度等）（四）从文件的制发机关及其性质划分三类法规文件、行政文件、党的文件（五）从文件的阅读范围和机密程度划分三类公布文件、机密文件、内部文件二、公文拟写的步骤与方法公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进行（一）、明确发文主旨任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容1、文件的中心内容是什么比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。2、根据文件内容，准备采用什么文种比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。（二）、收集有关资料，进行调查研究发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。（三）、拟出提纲，安排结构在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。（四）、落笔起草、拟写正文结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。（五）、反复检查，认真修改初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。三、公文的文面格式、用纸格式、排印格式、装订格式编号文件名称NO00秘密缓急XXX文件XX字2006X号签发人XXX发文字号文件标题主送单位正文附件标注落款印章发文范围主题词抄报机关抄送机关印发单位和时间公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。（一）公文的文面格式国家的标准GB/T97041999国家行政机关公文格式是我国现行的公文格式标准。该标准对公文用纸，幅面，版面尺寸，图文颜色，排版规格以及印制装订等都做了具体的规范，另外还对公文各要素眉首，主体，版记XXX省人民政府关于开展XX活动的通知各市县、自治县人民政府（正文）附宣传提纲3份1、（一份）2、（一份）3、（一份）XXX省人民政府年月日（公章）（此件发至XX级）主题词抄报抄送XXX省政府办公厅年月日印发的标识规划了极其详细的描述。现在我们一起来学习一下公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。目前，各类机关的通用公文的格式大体相同。党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记21个要素组成。这21个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前9个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长605MM、宽07MM的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159MM、宽07MM的红色横线隔开，中间没有五角星；用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占5589，即166毫米。主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容（行政机关的公文只有前两项内容）。1版头版头，又叫发文机关标识，即人们通常所称的“红头”。由发文单位全称或规范化简称加上文件两字组成，公司现行公文一般省略文件两字，用大字套红标注秘密等级下放的中央位置。以公司名义发出的公文，其样式已经同意印刷，公司系统其他各级公文根据公司提供的模版样式执行。联合行文的公文版头，主体单位应排列在第一行，其构成形式可以只用主体单位名称，也可以并列各单位名称。在联合行文单位较多的情况下，版头所占的位置要求不超过本页图文区的2/3。版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性，识别发文机关、公文级别、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的机关，不能共用版头，但规格样式是相同的，只是表示的发文机关不同。党的机关公文版头的主要形式有两种一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如，“中共益阳市资阳区委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成，例如，“中国共产党益阳市资阳区委员会（通知）”。版头字居中排印在公文首面上部，一般用长牟体字或长宋体字套红印制，每个字的长度在1522毫米之间，宽度根据字数多少确定，但都要小于“中共中央文件”字样。版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。版头一经确定，必须长期固定使用，一般情况下不作变动，更不得随意变动。党的机关使用公文版头应注意4个问题一是以党委或以党委办公室名义制发的公文，分别应与版头一致，即党委的文件使用党委文件的版头，党委办公室的文件使用党委办公室文件的版头，两者不能混淆；二是发文字号特别是发文机关代字与对应的版头应一致，如“益资发”用“中共益阳市资阳区委文件”的版头，“益资委”、“益资委干”用“中国共产党益阳市资阳区委员会（）”版头；三是版头圆括号中标注的文种应与标题中的文种和最后一个主题词一致，即三者同一；四是党委、党委办公室与其他任何一个同级机关联合行文，均只用党委或党委办公室的公文版头。这是由党的机关的领导地位决定的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能只是自己使用而别人不认同。2份号份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文均应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号。份号从NO000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。秘密公文印制份号的目的是便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。34密级与保密期限密级，即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密，其中，国家秘密划分为绝密、机密、秘密3个等级，商业秘密划分为“商业机密”、“商业秘密”2个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文，密级用3号黑体字标注。党的机关的公文，密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文，密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文，都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“”隔开。比如“机密3年”。5紧急程度（等级）紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时间要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。用特定版头印制的党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”，用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行，如果该件公文无密级，则标注在第1行。确定公文的紧急程度（等级）应实是求是，防止随意性。6发文字号发文字号简称文号。发文字号是公文的代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成，是每一个用特定版头制发的公文不可缺少的重要组成部分。所有公文都必须编制发文字号。发文字号用四号字体加粗，标注在发文单位以下，横线以上的适中位置。它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区（管辖地）地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。例如，“益资发”，用“益资”做发文机关所在行政区代字，省略了发文机关代字“委”，“发”是文件类别字；“益资委”中的“委”是发文机关代字，即“中国共产党益阳市资阳区委员会”，省略了文件类别代字。发文机关代字不能与同级机关的机关代字相同，例如，同级统战部与统计局，不能都用“统”字做机关代字，应分别用“统战”、“统计”做机关代字。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“2005”不能简写为“05”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。使用发文字号，应注意3个问题一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，党的机关的用4号仿宋体、行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。7签发人公文签发人签发人在下行文和平行文的文面上一般看不到，上报的公文应当在首页注明签发人姓名。其书写位置与发文字号在同一水平线。上报公文（主要指请示、报告）应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，标注于公文发文机关标识（版头）下空2行红色横隔线之上。党的机关的公文用4号仿宋体字标注。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。上报公文标注签发人的目的，是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。标注公文签发人应注意2个问题一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人。二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。8标题标题也就是公文的眉目，位于正文最上方的最醒目处，其作用是通过标题可以概括的了解公文的性质，要求和公文内容所反映的主要问题，完整的标题由发文单位（全称或规范化简称），事由，和文种三部分组成。标题，位于红色横隔线下方空2行排印。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。回行时应做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。在处理公文标题时应注意3个问题一是联合行文时各联署机关名称排序，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文（又叫复合性公文）中，应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。9主送机关主送机关，即主要受理公文的机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称；在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。国家标准规定“如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送。”普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、稳定。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。10正文正文也就是公文的主体，用四号宋体固定行距25磅，正文采用的格式可以是条款式，也可以是小标题式，还可以是图表式，无论什么样式，都是为内容服务。正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文，正文在标题之下空1行排印。数字、年份不能回行。正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。常见的错误有第一层次用“（一）”；第三层次的“1”写成了“1、”，把小圆点写成了顿号。第一层次用“一、”，第二次用“（1）”，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“1”，但不能用“（1）”。为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。1112附件及附件名称附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主体装订在一起。公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字或“附”字，后面标全角冒号附件名称。附件的序号（用阿拉伯数字）和名称前后的标识应一致。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。仅一个附件的，不排附件的顺序号。附件排印与公文主件排印的规格相同。附件是图表的，其文字部分用3至5号字灵活处理。如果附件与公文主件不能装订在一起的，例如，应填报的统计表等，应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号，并在其后标注附件（或带顺序号）。在这种情况下，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。附件与主件装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。13发文机关署名发文机关署名，应当用全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。党的机关的公文，与正文的末行一般空两行排印。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。在县级和基层党的机关，公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于在正文之后不需署名的文种，采取变通的形式，即在正文之后用3号字署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文，应署名。署名时，将发文机关名称排在成文日期和正文之间，主办机关排在前面，每行最多排3个发文机关名称，最后一排如余一个或两个，均居中排印，以方便盖章为标准。14成文日期成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名右下方，低两个字用3号仿宋体字排印；对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号用3号楷体字标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。行政机关的公文成文日期用汉字标注，“零”写“O”。单一机关行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。联合行文，将成文日期拉开，左右各空7个字排印；成文日期与正文的距离，从实际出发确定，以方便盖章为准。公文经领导人签发后因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定，或由办文者提出意见报领导确定。15印章县市区党的机关和基层党组织的公文，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应当加盖印章。在行政机关，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。使用机关印章加盖公文时，要认真、细致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用红色。党的机关的公文印章在发文机关署名的成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。行政机关的单一机关行文，印章距正文24MM，居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3MM。当联合行文需加盖3个以上印章时，每行最多排3个印章，主办机关在前，印章盖在发文机关署名处，两端不得超出版心；最后一行如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标注成文日期。当公文排版后所乘空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不采取标识“此页无正文”的方法解决。县市区党的机关和基层党组织制发的公文，对于不标注主送机关的文种，先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文L行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称可用简称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。16印发传达范围（附注）公文的印发传达范围（附注），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行，如果一行排不下，从第二行起可以顶格。在党的机关的公文中，这一要素叫印发传达范围。它一般用于普发性公文。对于有主送机关的公文，对印发传达范围另有要求的，在印发传达范围处加以说明；对于没有主送机关的公文，起到标注主送机关的作用，并可对印发传达范围提出要求。在国家行政机关公文处理办法中这一要素叫附注，其作用同党的机关的公文的印发传达范围，并可说明其他需要说明的事项。“请示”公文，在此处注明联系人姓名和电话号码。印发传达范围的几种形式应相对固定，做到规范化，以便准确及时地确定公文的印发份数。17主题词党的机关的公文，公文主题词按主题词法标注，即按中共中央办公厅秘书局编印的公文主题词表（修订本）标注，位于公文末页下端抄送机关或印制版记上方；“主题词”用3号黑体字顶格排印，后标注全角冒号；主题词用3号书宋体字；一篇公文最多不超过10个主题词。行政机关的公文，公文主题词用分类标引法标注；“主题词”用3号黑体字居左顶格标注，后标全角冒号；主题词用3号小标宋体字；一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字。一行排不完的，另起一行与一行主题词的第一个字对齐排印。主题词下方划一条与公文满行等长稍粗的横线。主题词标引实例1中共中央国务院关于中央党政机关干部教育工作的决定主题概念干部教育工作党政机关决定主题词干部教育党政机关决定说明单主题公文；概括标引。直接转换。“干部教育工作”、“党政机关”、“决定”分别直接转换为公文主题词表中的正式主题词“干部教育”、“党政机关”和“决定”。主题词按反映公文内容的主题词在前，反映公文形式文种的主题词在后的次序排列。2江泽民同志在中央计划生育和环境保护工作座谈会上的讲话1997年3月8日主题概念计划生育工作环境保护工作座谈会江泽民讲话1997年主题词计划生育工作环境保护工作座谈会1997年江泽民讲话说明多主题公文；概括标引。直接转换。“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”、“讲话”分别直接转换为公文主题词表中的正式主题词“计划生育工作”、“环境保护工作”、“座谈会”和“讲话”。人物名称和年代作为自由词标引，不加“”标记。3中共中央办公厅国务院办公厅关于做好1998年元旦、春节期间有关工作的通知主题概念元旦、春节工作关心群众生活精简会议制止铺张浪费双拥工作1998年通知主题词元旦春节工作安排关心群众生活精简会议制止铺张浪费双拥工作1998年通知说明多主题公文；重点标引。直接转换。“元旦、春节工作”、“关心群众生活”、“精简会议”、“双拥工作”、“通知”分别直接转换为公文主题词表中的正式主题词“元旦”、“春节”、“工作安排”、“关心群众生活”、“精简会议”、“双拥工作”和“通知”。间接转换。“制止铺张浪费”分解转换为公文主题词表中的正式主题词“制止”和“铺张浪费”。“制止”和“铺张浪费”为概念限定组配。年代作为自由词标引，不加“”标记。18抄送机关抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓公文内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。用特定版头（报头）印制的公文，抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字并加冒号。抄送机关名称排列，按机关的大小和排列习惯依次进行排列，回行时与冒号后的抄送机关名称对齐。党的机关的公文，“抄送”2字顶格，用5号黑体字，后标全角冒号；抄送机关名称用5号宋体字，中间可用顿号、逗号、分号；末尾不用标点符号。行政机关的公文，“抄送”2字与抄送机关名称，都用3号仿宋体字，左空1字排印；抄送机关名称之间用顿号隔开，末尾用句号；如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。19印制版记印制版记是印制公文的标记，由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码上方，与公文页码不空行。党的机关的公文，两条横线之间的左右侧各空半个4号字，分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个5号字，加圆括号用5号宋体字标注印制份数，即“（共印份）”。行政机关的公文，只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间都用阿拉伯数字，均以付印日期为准，年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印发”2字。用特定版头印发的公文的印发日期，必须在成文日期之后或与成文日期同一天。翻印上级机关的公文，应把印发单位改为翻印单位，印发日期改为翻印日期，用圆括号标注共印份。（二）公文格式的排版要求，字体要求公文用纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅面尺寸可以根据实际需要确定。保密等级字体一般用3号或4号黑体字。紧急程度字体与保密登记相同，34号黑体文头字体大号黑体字，黑变体或标准体。套色一般为红。发文字号字体一般采用3或者4号宋体。签发人字体3或4号仿宋体。标题字体一般为黑体字，宋体，字号要大于正文字号。主送机关字体3或4号仿宋体。正文字体34号仿宋体附件字体34号仿宋体作者字体34号仿宋体正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体字排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的，第一文种的正文用3号楷体字排印，第二文种的正文用3号仿宋体字排印。法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行距相同。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾用句号。（三）公文用纸格式党的机关的公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。目前，我国党的机关普遍采用16开型公文纸，也有部分单位使用国际标准A4型公文纸。如果使用国际标准A4型公文纸，应与本机关的上级机关的公文用纸格式一致，并通盘考虑，包括纸张、档案卷皮、档案柜等供应和配套问题，不能随意改变或单独改变公文用纸格式。公文用纸格式一经确定，必须长期固定使用。国家公正机关公文处理办法规定，从2001年1月1日起，国家行政机关的公文用纸，一般采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为210MM297MM。版心尺寸为156MM225MM（不含页码）。（四）公文排印、装订格式中国共产党机关公文处理条例明确规定“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。”用汉字排印公文，除版头用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。国家行政机关公文处理办法明确规定“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关的公文除发文机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、“主题词”3字用黑体字，份数序号用2号全身黑正体字外，其余文字都是用3号仿宋体字。用16开型公文纸排印公文，党的机关的公文，正文一般每页排20行，特殊情况，最多只能排22行，每行25个字。行政机关的公文，正文一般每页排19行，每行25个字。用国际标准A4公文纸排印公文，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。特殊情况下，为了防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可减少1行、每行可减少12个字，也可每页增加12行、每行增加12个字。公文要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2MM。黑色油墨应达到色普所标BL100，红色油墨应达到色普Y80，M80。印刷品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7MM。空白页和空白页以后的页不标注页码。公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订，不掉页。秘密等级、紧急程度黑体三号发文机关标识小标宋体一般初号不得大于22MM15MM发文字号仿宋体三号标题小标宋体二号主送机关、正文、附注仿宋体三号主题词黑体三号抄送、印发机关时间仿宋体三号页码半角白体四号附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。版记1主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。2抄送机关公文如有抄送机关，在主题词下L行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。3印发机关和印发日期位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占L行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空L字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。5版记的位置版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。9页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号“一”字线，“一”字线距版心下边缘7MM。单页码居右空L字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。10公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。四、几种常用的商务公文通知通知格式（指示性通知）北京积水潭医院关于的通知各科室。北京积水潭医院二五年三月十日例文指示性通知国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发1996号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50，调整为中央80、地方20。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日通知格式（会议性通知）关于会议的通知各职能处室定于月日召开会。现将有关事宜通知如下一、会议议题。二、参加人员。三、会议时间月日（会期，报到。）四、会议地点。五、有关事宜（一）。（二）。（三）。联系人，电话，传真。北京积水潭医院年月日例文会议通知关于召开全区宣传部长会议的通知各市委宣传部，柳铁党委宣传部定于9日910日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。三、会议时间9日910日会期一天半，9日8日下午报到。四、会议地点报到及住宿地点南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场区党委办公楼三楼会议室。五、有关事项（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组打印要求16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”。（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。联系人，电话，传真。中共广西壮族自治区委员会宣传部二三年九月四日通知写作要点通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。一、标题制发机关事由通知。二、正文一通知前言即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体规定通知如下。二通知主体写出通知事项，分条列项，条目分明。三、结尾三种写法一意尽言止，不单写结束语。二在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。三再次明确主题的段落描写。请示请示是机关单位经常使用的一种陈请性上行文。本节着重介绍请示的概念、特点和类型，并与报告作比较。一、概念办法规定“请示适用于向上级机关请求指示、批准。”1987年国务院办公厅正式发布国家行政机关公文处理办法之前，请示和报告在工作实践中经常出现混淆不清的错误。其后，尽管国家已有权威的规定，但在实际中还是出现不少错误。应当指出，自国务院提高发文机关规格于2000年8月24日发布国家行政机关公文处理办法后，就不能再现出现上述的错误了。二、特点请示的特点可以在与报告的比较中看出。（一）陈请性、针对性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或者要求的公文，具有陈述性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示“行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示“具有很强的针对性。（二）呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复“回文。而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况，不要求批复。（三）超前性、时效性。请示行文时机具有超前性，必须在事前行文，等上级机关作出答复之后才能付诸实施。而报告则可在事后行文，也可在工作进行过程中行文，一般不在事前行文。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。（四）单一性。请示事项具有单一性，要求一文一事。而报告可以一文一事，也可以一文数事。三、类型请示的分类主要是根据行文的目的和内容的不同来进行的。通常可分为两种。（一）事项性请示。这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。（二）政策性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。（三）请求批转性请示。四、请示的结构、内容和写法请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下一、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。1、标题。请示的标题一般有两种书写方式一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如组关于的请示；另一种是由事和文种构成，如关于的请示2、受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。二、正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。1、开头。主要交代请示的理由。2、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。3、结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示“、“妥否、请批复“、“以上请示，请予审批“、“以上请示，呈请核准“或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行“。三、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。五、请示应注意的问题（一）一文一事的原则。（二）材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。（三）理由充分，请示事项明确。（四）语气平实、恳切，以引起上级的重视。请示格式（事务性请示）关于在我院开展工作的请示院领导近一段时间来，我院，为了，拟在我院开展。具体意见如下一、。二、。三、。以上意见已经各分会主席同意，如无不妥，请批转各部门执行。北京积水潭医院工会年月日例文事务性请示关于在全国开展基本农田保护工作的请示国务院为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下一、明确指导思想，加强组织领导。二、根据不同地区确定保护重点。三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。国家土地管理局一九九一年一月二日院长办公会请示格式主管领导批示关于的请示院领导。此文是否提交院办公会讨论，请指示。积水潭医院处年月日请示写作要点请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。一、标题制发机关名称事由请示。二、正文一请示的原因陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。二请示的事项写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。三、结尾语多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。注意事项一文一事；一个主送机关；逐级请示。请示例文中阳县城乡建设局关于请求批准成立“中阳县供热公司”的请示县编委为了进一步提升城市品位，实现节能、减排、降耗，达到减少污染的目的，按照县政府的安排，县城除中钢集中供热的区域外，从今年开始逐步分期实施旧城区、二郎坪开发区等区域的集中供热，热源厂选在县城东苍湾村340省道南侧，采用燃煤热水链条锅炉供热。设计规模为160万M2，当年必须供上热的有滨河小区、聚安小区、金鼎商住楼、城关镇等单位约80万M2，上二台40吨的热水锅炉。鉴于此，急需成立供热公司，初步设想为正科级自收自支单位，隶属县城乡建设局，内设机构及人员编制参照其他县（市）初步拟定为经理1人副经理2人财务2人办公室1人业务及生产室3人维修班4人收费室2人临时季节工雇用10人，共需人员25人，其中正式工15人，临时工10人，请县编委尽快研究批复。特此请示中阳县城乡建设局二OO八年三月十一日1请求指示性请示【例文】关于会计人员职权条例中总会计师既是行政职务又是技术职称的请示财政部国务院1987年国发1987号通知颁发的会计人员职权条例规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按条例规定，负责全厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责与权限呢我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称，比照最近国务院颁发的工程技术干部技术职称暂行规定将条例第五章规定的会计人员职称的“总会计师”改为“高级会计师”。以上意见是否妥当，请指示。省财政厅（盖章）一九年月日【例文简析】这则请示实遇到具体工作且又自己无权决定而请求指示的。该指示先阐明缘由和问题，然后再拿出处理意见，请求批复。2请求批准性请示【例文】关于申请对外承包劳务经营权资格的请示建工集团我公司是经国家建设部核定的工业与民用建筑工程施工一级资质企业，成立于19年月。公司注册资本万元，现有职工多人，其中高级职称人，中级职称人，机械设备1000多台，总功率22万千瓦。公司在区内外设有土建、设计、装饰、机械施工、设备水电安装、房地产、建筑工程监理、电脑软件开发等10多个分公司。在几内亚、冈比亚等国家设有经理部和全合资企业。20世纪90年代以来，公司生产经营实现跨越式发展，主要经济技术指标位居省同行业前列，被评为我省最大经营规模建筑企业十强第