行政公文写作讲座1

公务文书写作讲座四川师范大学文学院王朝源各位朋友，大家好我是四川师范大学文学院的王朝源，受邀来给大家讲一讲公务文书写作方面的知识。本人一直在高校从事写作学的教学和研究，其间也曾经开了小差，在基层政府挂职锻炼，做过政府办公室主任，可以说有些理论，有点经验。今天将我的一些心得和实际操作经验和大家分享，不当之处，还望指正。我今天的讲座是行政公文写作，虽然定了这么个题目，实际上我讲的不仅仅是行政公文，还包括一些规范性文书、事务性文书，也就是大家平常在工作中经常用到的公文和文书写作。因此，今天的讲座就分为五个部分主要内容一、行政公文写作的概念和种类二、行政公文写作的特点和作用三、行政公文写作的要求和流程四、常用行政公文写作技巧和方法五、公文写作（处理）中常见的错误及有关要求一、行政公文的概念和种类公文，即公务文书的简称，属于实用文。有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。包括法定行政公文、规范性文书、事务性文书以及行业文书等。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文，主要是指国家行政机关公文处理办法中规定的文种，是具有法定效力和规范体式的文书。人类有文字记载的历史，无疑是写作活动的产物，可以毫不夸张地说，人类的写作行为与人类文明一样古老，当人类发明第一个字的时候，写作行为也随之产生了。随着世纪的到来，人类已经走进“知识经济”的时代，在这个经济活动一体化、信息传播高速化、市场竞争激烈化的时代，“写作，包围着你”美国教育家韦斯特的这句话绝不是耸人听闻，如果我们考察一下最近20年的写作现象，就不难发现，实用写作在现实生活中占据了越来越大的比重，受到了社会前所未有的重视。用人单位到文学院挑选毕业生，首先考察的都是他会不会写实用文，考察的是单位所需要的实用写作能力，至于文学创作能力通常并不在他们考察之列。其实你们算一算在一年之中你们所写的那些请示、批复、总结、报告、通知、汇报材料、分析材料，也会和我一样能够强烈地感受到，没有任何一个时代像今天这样需要写作也没有任何一个时代像今天这样依赖于写作美国社会学家奈斯比特在1982年出版的大趋势改变我们生活的十个新方向中就曾经精辟的指出“在这个文字密集的社会里，我们比以前更需要具备基本的读写技能”。据考古发现，三千五百年前的殷商甲骨卜辞是我国现存的最早的文章，这些刻在龟甲、兽骨上的以甲骨文字组成的占卜的章句，实际上是殷商王室的档案，记载着占卜的时间、事件和结果，其性质有如今天的记录文件。卜辞最短的只有几个字，最长的也不过百余字，文词简约，真实地记录了当时的社会现实。尚书作为我国第一部以实用文为主体的文章总集，收存了我国春秋战国以前历代帝王和部落首领的文告和言论。尚书又称书经，原有100篇，秦始皇焚书坑儒后，汉初搜集到28篇，其内容是记载虞、夏、商、周四代的一些政府文告、誓词、贵族的告诫之词等，列有典、谟、训、诰、誓、命6种体裁，都是用于管理政务的实用文。经过春秋到西汉的发展，魏晋南北朝时期，文体种类增多，文章数量激增，出现了一些脍炙人口的实用文。实用写作理论的探索与总结也达到了空前的高度。这一时期，实用文体的种类已发展到数十种之多，刘勰在文心雕龙中就收有实用文体30种，每一种下还分小类，同时由于纸张的使用和字体的改进，专职从事文章写作的文章家出现，带来了文章数量的激增，涌现了许多名篇佳著，如曹操的求贤令、收田租令，诸葛亮的出师表，李密的陈情表，贾思勰的齐民要术，郦道元的水经注等都是这个时期的丰硕果实。由唐至清，王朝更迭，政治或清明或腐败，封建统治也由盛而衰，但实用写作仍然得到了稳步的发展。明代人吴讷（N）在文章辨体中所列文体59类，除11类是文学文体外，其余48类均为实用文；清代张相所辑的古今文集分6部12类400余体，其中绝大部分也是实用文，还不包括当时已高度发展的科技实用文。“五四”新文化运动至现在差不多100年的时间，实用文由古典形态完全进化到现代形态，并获得了空前的繁荣和发展。这一时期的实用写作出现了新的特点一是语体形式发生了变化，文言文变成了白话文，更加贴近生活，更能反映现实，更好地实现其实用的功能。二是随着辛亥革命的一声炮响，结束了两千多年的封建统治，新的资产阶级政权南京临时政府颁布了第一个公文程式条令，废除了几千年封建王朝沿用的公文文体，同时也消除了公文文体中的封建色彩，增强了民主性。三是反映整个国家和地区的经济，文化生活的文体大量产生，与此同时，随着西方语言学、修辞学等理论的引进和改造，新文体的理论逐步建立起来，文体结构也发生了深刻的变化。我们今天所使用的许多行政公文就是在这个时期文体的基础上发展起来的。新中国成立后，历经1951年、1957年、1981年、1987年、1993年、2000年的六次修订，各种实用文体裁形式日趋完备，使用也日趋规范；各类专用文书如司法文书、经济文书、科技文书、教育文书、公关礼仪文书等根据需要也逐步形成和完善起来；各类新颖的反映时代精神风貌和社会主义人际关系的实用文也应运而生，实用文真正成为了广大人民群众交往和处理日常事务的工具。我们大体描述了一下中国实用文几千年的发展历史。这样至少有一个粗略的印象中国实用文的历史真的是源远流长，从远古蛮荒一路走来，到今天已经是灿然若备，洋洋大观了。根据国务院2000年8月24日发布2001年1月1日实施的国家行政机关公文处理办法的规定，法定行政公文包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共计13种。这13种文体就是我们所说的公文。此外还有规范性文书，其中我们常用的有办法、规定、细则、制度等。还有事务性文书，其中我们常用的有计划、总结、讲话、简报、调查报告、工作研究、述职报告等。算一算也差不多有20种之多，要完全掌握它们的写作特点、写作规律、写作技巧和方法并得心应手地写作，似乎也不是容易的事情说到公文我们自然会谈到行文关系。行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位之间的隶属关系和职权范围确定的。建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。一般来讲要按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。二、公文写作的特点和作用公文有其自身的特点特点一写作的受命性公文写作是受命写作，写作者一般较少主动写作的愿望，大多按照领导的意图，或依照决策层和全体成员的意愿，在机关单位负责人的授意下进行“遵命”写作,必须“代机关立言”,不能自作主张，抒发己见。是一种典型的遵命写作的被动行为。特点二目的的专指性公文写作的目的是专一的，有特定明确的指向。有的是为了传达机关意图和领导的指示；有的是为了反映情况、汇报工作；有的是请求事项、表达意愿；有的则是为了沟通信息，加强联系；有的是为了交流经验、明确做法；还有的是记载史实，以便查考等等。一篇公文最终能否在社会生活中发挥效用，关键就看写作者是否对写作意图有准确的把握，是否围绕写作目的来进行具体的表述。特点三读者的确定性在实用性文体中，公文的读者对象是最为确定的。这个“读者”实际上在你起草的时候就已经确定了。在公文中一般是用“主送机关”、“抄送机关”、“阅读范围”等项目来确定的。特点四写作的集体性公文写作是一个集体参与的过程。从具体写作情况看，有些重要文稿多由集体讨论，个人执笔，写出初稿后在一定范围内征求意见，再由领导审阅定稿。从产生过程看，一份公文往往由一人或数人写出初稿，由秘书部门加以审核，有的文稿还要由有关部门统稿，然后送有关领导审批，最后由主要负责人签发。比如政府或者部门每年的工作报告，某方面工作开展的情况汇报等。公文写作过程也就是一个集体智慧共同发挥的过程，是一个不断完善、不断修正而使公文更切合实际、更准确地表达机关单位意愿的过程。特点了解了，那么公文的作用有哪些呢我们归纳一下有五个方面的作用。作用一规范作用。主要表现为相当一部分法定行政公文，比如命令、决定、公告、通告等文体常用来制定和发布全国和地方性的各种法律、法令和行政法规，要求人们必须坚决执行，国家以强制力保证其权威；在法定的发文范围中有规范和准绳作用，要求全体成员遵守。否则，将受到相应的政纪甚至法律处分。作用二沟通作用。主要表现为通过公文可以调整和改善各机关、各人员、各活动之间的关系，使各项管理工作和社会活动分工合作，配合密切、步调一致，实现共同的目标。作用三指导作用。公文是传达贯彻上级各项方针政策的有效形式，是领导机关传达工作决策和进行工作安排的工具。特别是下行文，具有领导和指导作用。作用四宣传作用。法定行政公文用以宣传党和政府的方针政策，提高广大人民群众的积极性和发挥他们的创造性，具有明显的宣传作用。作用五凭证作用。法定行政公文对作者来说是行使职权、办理公务的凭证，对接受者来讲则是办理公务的依据。尤其是有些公文实现目的后，将立卷归档，对今后的工作会起到记载，凭证和查考的作用。三、行政公文写作的要求和流程公文写作活动同其他写作活动一样，有自己独特的写作过程，也有其基本的要求。具体来讲，有下面几个要求要求一内容务实所写的事实必须真实可靠，所引的数据必须完整准确，所下的结论必须符合实际，所提的措施必须切实可行，所举的方法必须对路得当。做到所有的内容，有情况，有分析，有结论，有措施。只有一针见血地提出问题，才能立竿见影地解决问题，才能有条不紊地推动现实工作的开展，任何敷衍塞责，言之无物，空话连篇的官样文章都是十分有害的。要求二、观点鲜明观点是人们观察事物的立场，态度和看法。公文作为反映实际问题，指导工作、沟通关系的记录和依据，赞成什么，反对什么，提倡什么，制止什么都必须旗帜鲜明，用准确明白的语言直截了当地表现出来。只有这样，才能保证写作者的意图能明白传达，受文者的理解能准确无误，贯彻执行能不出偏差。否则，出现歧义或错误的解读都可能给实际工作带来不可想象的不良后果。要求三、材料可靠材料是文章的物质基础。在动笔之前，它是形成观点的基础，动笔之后是说明观点的支柱，因此，它对实用写作具有非常重要的意义。公文中的材料必须是准确的，真实的，即事实、数据要确凿无疑，人名、地名、引文要确切无误，事例、问题等清楚明白，措施方法要恰如其分，只有这样才是可靠的，令人信服的。要求四、符合规范实用文及其他公文是在长期的写作实践中形成的，都有较为固定的格式和规范，结构也有基本的模式，这种定型模式的形成，有约定俗成的，也有法定促成的，都是为了实用的需要，也是为了提高工作效率，特别是办公自动化的逐步推行，要求严格按规范的格式来写作。因此，实用写作必须在严格体式的规范下来进行，其语言运用要准确、平实、庄重、简明，通过直陈性的叙述，简括性的议论，平实性的说明来传递信息。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。比如公文的结构用语一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。为（了）、关于、由于等。二是结尾用语。为要（荷、盼）、是荷、特（专）此通知。三是承启用语。为（对、因、据）此；鉴于；总之；以上等。四是经办用语。经、已经、业经、现经、兹经等。五是称谓用语。有第一人称；第二人称；第三人称。六是引述用语。前接、顷奉、欣闻、惊悉、兹就等。七是征询用语。当否、妥否、是否可行、意见如何等。八是期请用语。希、望、期、盼、请、恳、提请、报请、希望等。九是表态用语。可行、不可、不得、应该、原则同意、均需注意等。十是呈递用语。奉上、送上、转呈、呈上、递交等。下面说说公文写作的一般步骤写作准备实用写作的准备主要包括两个方面一是思想准备，二是主要内容和材料的准备。所谓“思想准备”，是指作者理论修养，政策水平的准备。写作公文还必须事先准备围绕主题所要采用的观点和材料。不管是从文件、报刊、书籍等间接途径获取的材料，还是在实际生活中直接获取的材料，都要事先做好去粗取精，去伪存真的甄别工作，对其使用勾勒出一个大体的轮廓，并根据阅读对象的特点有所侧重。拟定提纲在明确了写作意图、目的、内容，充分占有了材料之后，写作者就要理清思路，安排文章的整体布局，这个过程以写作提纲的形式体现出来。可根据篇幅大小和用途以及个人写作习惯，或者粗略地拟出，只写标题和各层次的要点，或者细致地拟出、列出大小标题和各层次主要内容及内部段落分布，甚至所采用的材料，也尽可能详细地列出来。草拟初稿草拟初稿，是公文正式写作的开始环节，也是非常重要的环节，初稿撰写的不顺利，就难以高效率地完成既定的任务。首先要使自己尽快地进入写作状态，在头脑中迅速搜索，串联各种信息，按照提纲顺序，专心致志，力争一气呵成。其次要力争达到“严”“准”“精”“快”四个要求。征求意见初稿完成后，公文只是有了一个雏形，可稍作一些必要的文字加工润色工作，但不必急于对文稿从内容到形式做大的修改，因为这时起草者的思想可能还停留在原有的水平上，难以有所突破，可以交由领导或其他熟悉情况又有一定业务水平和写作经验的人帮助修改，或在不同范围内征求意见，比如征求文稿内容涉及的单位或部门的意见，或者广泛地征求各方面的意见，然后把搜集到的意见，认真研究、分析、鉴别，有时还需要翻阅文件资料，进行专门查证和比较，甚至还要深入实际，进一步了解情况，进一步提高认识，然后再来审视修改，就会有所突破。反复修改经过征求意见阶段的再认识之后，起草者对文稿进行再加工和润饰工作。修改的范围主要包括深化主题，审阅内容，调整结构，修正语句和确认标点符号，关键是要处理好内容和形式的关系。一般程序是反复阅读，从整体上把握文章结构，然后从大的段落，观点上进行修改，然后再就每一具体问题进行修改，然后再逐字逐句加以推敲。制版印制修改后的文稿经领导签发即转化为“定稿”，它是印制正本的依据和存档的文本，誊抄时要注意用纸规范、格式规范、书写规范，印制时应注意印制规定，按要求使用统一制式的文头式样并做好校对和分发工作。四、常用行政公文写作方法和技巧公文的结构，总的来看包括两个部分，一个是公文的外部形式，也就是格式，比如字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各项设置，有标准号为GB/T97041999的国家行政机关公文格式国家标准，按照规定做就是了，相对比较好处理；一个是公文的内部组织，也就是内容，是公文的主体部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。我们对行政公文（包括一些规范性、事务性文书）进行了考察，可以做如下的总结。（一）几种常用结构模式从12类13种行政公文中选择出3种日常工作中常用的模式化如下。请示模式报告模式通知模式通用模式行政公文的结构一般是由5个部分组成标题、主送机关、正文（开头、主体、结尾）、附件、生效标识（成文时间、发文机关、印章）。1、标题标题有二种写法（1）完全式标题发文机关事由文种用于重要、庄重的公务八届全国人大五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定（题注1997年3月14日第八届全国人民代表大会第五次会议通过）（2）灵活式标题发文机关文种（以上标题下可加时间）中华人民共和国劳动和社会保障部公告事由文种关于省政府部门精简会议严肃会风的意见只有文种常常是带周知性的不重要的公务通知带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。2、主送机关如果有明确“主送机关”的要标明，如果是面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写。3、正文（1）开头或者说明原由比如依据什么情况，因为什么原因、由于什么事件等；常用“目前”、“根据”、“鉴（由）于”等开启；或者交代目的常用“为了”等；或者揭示意义。一般以一个或两个自然段完成，不必做过多的阐释。（2）主体有时又称为事项，是公文的核心部分。如果比较简单就一气呵成的写完；如果比较复杂，就采用分条列项或用小标题的方式来写。如果写的是公务的横向的、静态的情况，各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务，可以采用并列的方式。这样概括面广，条理性强。如果写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。可以采用递进的方式。各部分层层递进，前后顺序也不能颠倒。这样逻辑严密，说明性强。在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。如果运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。（3）结尾根据情况来决定，可以不要，但是常常有。结尾有两种写法一是提出措施和要求，或者发出号召和希望，或者加以强调，或者提出请求；二是使用专用语如“请予批准（审议、批示、批复、批转执行、遵照执行）”、“特此通知（通告、公告）”、“现予以发布（颁布）”等。4、附件附件是随正件一并发出的其它文件或材料。常见的有两类一是对正文补充说明的参考资料，如照片、图表、统计表、其它文字材料等；二是专门为上级机关报送或者向下级机关批复的附件。附件应该在正文下一行左边空两个字用3号仿宋体字标识“附件”后用全角冒号和名称。如附件5、生效标识成文时间是公文形成与生效的时间标志。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。当联合行文需要加盖两个印章时，应该将成文时间拉开，左右各空7个字，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间。当联合行文需要加盖三个以上印章时，应该将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余1个或者2个印章均居中排布。印章之间不得相交或相切。（二）汇报稿的写作方法和技巧汇报稿是下级向上级汇报工作情况的文书。我们经常会遇到上级来本单位或者部门检查工作，他们也常常要听单位或者部门领导的汇报，所以做办公室工作会经常被要求为领导写汇报稿。一份好的汇报稿，至少应把握以下几个方面的问题。一是定位准确，对味下笔高明的医生总是对症下药，合格的厨师善于因人用料。同样道理，写汇报稿，也有个对味不对味的问题。这里说的定位准确，主要包括两层意思。一层是角色定位要准确，弄清由谁汇报，向谁汇报。另一层是主题定位准确，弄清讲什么、从什么角度讲。二是重点突出，详略得当这是写材料的共性要求。在汇报稿中体现这一要求，应做到“三个围绕”汇报所讲的思想要紧紧围绕主题展开，所涉及的内容要紧紧围绕主题确定，所用到的事例要紧紧围绕主题叙述，凡是与主题无关或者关系不大的东西，尽量不用或者少用。三是注重分析，思想性强思想观点是文字材料的灵魂。汇报稿的思想性主要体现在两个方面一方面，政治上不能出错。另一方面，能够给人以启发，使人听了豁然开朗。关键应把握四条一要突出事物的个性，把特点剖析透；二要从具体入手，不能大而化之、太抽象；三要抓住本质，写深层次的东西，防止表象化。四是评价客观，情况准确。四是寓理于事，言之有物有些汇报，之所以引不起共鸣，激不起兴奋点，不能打动人、感染人，原因是多方面的，其中很重要的一条就是言之无物，华而不实。用事实说话，一方面，要注重作必要的量化分析。另一方面，要善于用典型事例说明问题。五是讲究分寸，把握尺度写汇报稿，如果把握不好分寸，是很煞风景的。那么，写汇报稿，应在哪些方面把握分寸，怎样把握呢我认为至少应在四个方面把握好分寸。第一，把握思想分寸要准确。第二，把握内容分寸要科学。第三，把握语言分寸要贴切。第四，把握时间分寸要适中。在把握好上述问题的同时，以下几种“常见病”，在写作中应注意防止和克服。一是没有主线串引，内容散。二是没有主题聚集，角度偏。三是没有归纳梳理，事例乱。四是没有具体分析，讲得空。五是没有提炼升华，思想浅。六是没有个性特色，问题平。七是没有求实态度，情况假。上述问题，写汇报稿过程中应努力防止和克服。（三）总结类文体的写作方法和技巧总结类文体的主要功能是反映和评判自身实践活动，它主要包括各种总结、述职报告、以第一人称撰写的典型经验材料、部分演讲稿等。一是突出一个核心规律撰写总结类文体的主要目的是肯定成绩，总结经验。因此其内容主要包括做法、成绩和经验三个方面。总结类文体无论采取什么写法，一定要突出经验，即规律这个核心。二是选好五类材料实践活动中积累的材料是丰富多样的，撰写时要注意选用多种类型的材料，使文章的内容更充实，更有说服力。三是解决四个问题首先是次序问题。其次是分合问题。再其次是详略问题。最后是逻辑关系。四是熟悉六种结构一是“做法”式。文章除开头和结尾，主体部分只讲做法，具体可以分几个方面；二是“成绩做法”式；三是“做法体会”式；四是“成绩做法体会”式；五是阶段式。按时间先后分几个部分，每部分既写成绩，又写做法和经验；六是“体会”式。五是避免七种倾向一是避免写成“流水账”；二是避免陈词滥调；三是牵强附会地联系、拔高，显得生硬虚假；四是避免歪曲事实之间的因果关系；五是避免报喜不报忧；六是避免自我估价过高或过低，把握不好尺度和分寸；七是避免形式主义。（四）公文中数字的用法凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。公文中以下两种情况应当使用阿拉伯数字1表示公历世纪、年代、年、月、日和时刻时应当使用阿拉伯数字。如公元前8世纪；90年代；等。2表示记数与计量（含正负整数、小数、百分比、分数、比例等）以及代号、代码和序号时应当使用阿拉伯数字。如41302；1203；1/6；45倍；3405；6368；1500；4000克；125平方米等。公文中以下四种情况应当使用汉字1数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句时，应当使用汉字。如一律；十滴水；八国联军；2邻近的两个数字（一、二九）并列连用，表示概数时（连用的两个数字之间不应用顿号隔开）。如二三米；一两个小时；3