宾2017113-如何进行时间管理.ppt

时间管理,如何进行时间管理？,爬上山顶、面上大海、闭上眼睛,用心体会，您会发现：越来越沉重的工作压力越来越无趣的平淡日子越来越乏味的亲密关系越来越迷失的空虚自我越来越强烈的感觉想逃避越来越狭小的蓝天在身旁,如果您发现生命中的空间被挤压得喘不过气来,请留下一点冥思的时间一场心灵的晚宴一朵玫瑰的美丽一段思考的平静一些弹性的人性空间一个未来的梦想包裹一个留给自己的灿烂微笑V,诚实地面对,一个只有自己的约会一个与自己的会议一场与生命和自爱的对谈一次自我探索的丰富之旅,您会发现,自己其实在追寻什么活着其实多么喜悦爱人与被爱其实多么幸福人生的风景其实多么美好,这个课程带给大家最重要的信息是.,不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休,明白自己问题所在,你们需要作出怎样的决定,及你可以做些什么和要做些什麽,一、认识时间二、时间管理陷阱三、如何跨越时间的陷阱四、时间矩阵,课程目标,一、认识时间,1、时间的特性供给毫无弹性无法积蓄无法代替无法失而复得,2、如何对待时间不善于利用时间的三种观念视时间为主宰视时间为敌人视时间为奴隶,一、认识时间,二、时间管理的陷阱,1、猪八戒踩西瓜皮滑到那里是那里2、不好意思拒绝别人3、反正时间还早拖延4、不速之客5、会议病6、文件满桌病7、事必躬亲,时间杀手的分类,补充资料,时间杀手的分类,补充资料,二、时间管理的陷阱,1、猪八戒踩西瓜皮滑到那里是那里没时间计划工作是程序化、规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚船到桥头自然直,二、时间管理的陷阱,2、不好意思拒绝别人接受请托比拒绝容易拒绝请托会触怒请托人从而导致请托人报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝,二、时间管理的陷阱,3、反正时间还早拖延帕金森定律-工作会自动膨胀占满所有可能的时间时段隐含你可以为一项工作安排过多的时间。而如果你给自己安排了充裕的时间做某项工作，你会放慢你的节奏以使用掉你分配的所有时间。,二、时间管理的陷阱,4、不速之客没有预约的客人无端的申诉往往会使您难以专心致志地工作,5、会议病基于合群的愿望而聚会倾谈为推卸责任没有勇气，逃避指出个别员工的错误无效的会议不断重复测算一下会议成本！,二、时间管理的陷阱,6、文件满桌病安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人喜好,二、时间管理的陷阱,7、事必躬亲担心部属做错安全感不愿意放弃得心应手的工作找不到可授权的下属,二、时间管理的陷阱,三、如何跨越时间的陷阱,1、猪八戒踩西瓜皮要事第一2、不好意思拒绝别人学会NO3、反正时间还早以终为始4、不速之客学会应对不速之客5、会议病如何减少长会议6、文件满桌病办公桌5S运动7、事必躬亲角色定位与学会授权,三、如何跨越时间的陷阱,1、要事第一二八定律ABC法则办事的优先次序,三、如何跨越时间的陷阱,订立计划,补充资料,订立计划以掌握时间,运用企划的概念-拟定计划订好长期目标,以及的短期目标根据目标的轻重,安排优先次序搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划,补充资料,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标,为什么需要目标？,补充资料,25年后调查发现：27%的人没有目标社会的最底层，抱怨整个世界60目标模糊社会的中下层面安稳地生活与工作10有清晰但较短期的目标成为各行业的专业人士3有清晰且长期的目标成为社会各界的顶尖人士,为什么需要目标？,补充资料,长期目标,个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?事业目标,长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己!,补充资料,短期目标,项目计划(例如推行新系统)日常运作计划(编写每月生产报告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的!,补充资料,“剥洋葱法”“多叉树法”,分解目标,补充资料,Specific-明确的Measurable-可以量度的Achievable-可以达成的Realistic-实际可行的TimeBound-有时间性的,计划目标,补充资料,命中是偶然的，打不中是必然的！,如果没有目标,补充资料,你是怎样编排时间计划？,一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬柯维博士“与时间有约”,补充资料,TODOLIST-执行事项清单,补充资料,TODOLIST-执行事项清单,每天做每天同一时间做将优先次序写下由最重要的事情写下,补充资料,最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes,-哲学家施格兰,补充资料,理想的工作时间表,1/要有正面的工作态度2/留意自己的表现曲线3/预留自己安静的时间4./利用工作日志,补充资料,看看你的工作日志,然后问自己:,几点开始目标?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,能不能早点开始?你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候?你将当天的主要目标完成到什么程度?你会照着优先次序的书面计划做事吗?你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权?手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?你花的时间与你的优先次序是否相称?,补充资料,以行动配合计划,将目标写下来-是什么目标?要达致什么的成果?行动要做些什么?次序-哪些应该先做/哪些为后?订下完成日期及排列优先次序时间估计每项的行动需要多长时间?灵活性有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表甚么时候处理甚么事项？,补充资料,立即行动!,1/改变你的习惯行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。,江山易改，本性难移!,罗曼罗兰名言：性情即命运!,补充资料,立即行动!,2/修正你的态度时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。,补充资料,三、如何跨越时间的陷阱,2、学会NO耐心听无法当场决定时告诉他您要考虑多长时间显示慎重表情和颜悦色态度坚定指出拒绝理由拒绝是请托本身而不是拒绝他本人如可能为他提供其他可行途径切忌通过第三人来拒绝,2、学会NO,说“不”应该是有礼貌要给对方的清晰的解释给对方另外的选择和建议,三、如何跨越时间的陷阱,3、以终为始（以最终结果来开始行动）是必须要做的吗？不完成会怎么样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？,三、如何跨越时间的陷阱,4、学会应对不速之客不要采取无条件的“门户开放”政策授权秘书活助理对约会作初步之安排授权秘书甄别并拦截来客规定接见部属时间，或定期会见部属移樽就教在办公室外接见不速之客站立会客让秘书控制会谈时间，或限时面谈,如何处理电话/电邮,如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电打电话之前,要把事情重点写下来要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间备有有关文件自设时限,补充资料,三、如何跨越时间的陷阱,5、如何减少长会议会议是必须开的吗？（共同问题VS部门间问题）您必须参加吗？（是否可以授权让下属参加）会议主题明确（不开没有主题的会议）会议主题、内容事先知会所有参会者会议主题数量控制（不要搭便车）会议议程安排会议主持人引导与控制会议时间预计与控制会议地点选择会议纪律知会,5、如何减少长会议,每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:我是否一定要出席这个会议会议之前应派发议程说明开会的目的如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题最好设定一个时限,以方便各人安排工作,三、如何跨越时间的陷阱,6、办公桌5S运动整理纸篓的作用文件存档系统各就各位的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理一件事不要为了表面的整洁塞入一处下班前的清理5S,你的办公桌怎么样？,你的工作环境是怎么样?有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?,改善工作环境,将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方把可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方,将一些你知道不会作出反应的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档,改善工作环境,归档,所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档,归档系统,一些你需要今天马上完成的事情-DONOW一些你需要这个星期完成的工作-FILE一些你需要归档的文件-FILE有空才阅读的书本-READ需要传阅的文件-PASSON一些文件需要等待资料完成-PROGRESS,补充资料,三、如何跨越时间的陷阱,7、角色定位与学会授权,角色定位与学会授权,授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个经理的聪明才智,授权应有的心态?,把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会它不是用来惩罚下级不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情,授权的形态,主要可以分成两种形态：下达指令充分信任,委派授权技巧,预期的成果解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属