费用报销管理规定(2018年版)

费用报销管理规定（2018年版）第一章 总则第一条 为加强成本费用的管理，规范公司费用报销，保证费用发生的真实性、合法性、准确性和完整性，有效防范各种经济风险，杜绝舞弊行为，根据国家法律法规及公司管理制度，特制定本规定。第二条 本规定所指的费用是指公司生产经营过程中所发生的经济利益的流出以及各种耗费。第二章 基本规定第三条 所有费用报销均应遵循公司资金管理及经济合同管理的基本规定，严格按照规定的审批权限、审批流程执行。严格控制大额现金支付，对单项单笔超过30,000元的支出（培训、采购等），原则上只能通过公对公转账结算，特殊情况须书面说明原因并经总经理和财务负责人签字同意后，才能支付现金。第四条 对费用报销的原始凭证要求。费用报销时必须填制或取得原始凭证，原始凭证是指证明经济业务发生的真实性和合法性的各种发票、合同、入库单、领料单、审批单、装载单、相关报告、统计报表以及其他有关文件资料等。（一）发票：必须是符合国家财务制度规定的发票、财政监制或者税务监制的收款收据，发票必须加盖发票专用章，收据加盖财务专用章，红章的字迹须清晰完整。不符合规定的发票或者不能取得发票不得报销。现行在用的发票主要包括：1. 增值税专用发票（三联版、六联版）；2. 增值税普通发票（二联版和五联版、电子发票、卷票，发票代码调整为12位）；3. 通用机打发票（千元版、万元版）；4. 通用定额发票；5. 出租车发票；6. 景点等门票（加盖全国统一的发票监制章和发票专用章的门票才属于发票）；7. 火车票；8. 火车票退票费报销凭证（铁路部门自制的）；9. 航空运输电子客票行程单（民航总局官网查询真伪，机票退票费正常发票开具）；10. 机动车或二手车销售统一发票；11. 从境外单位或个人购进服务、无形资产或者不动产需要代扣代缴增值税情形取得的完税凭证。根据最新发票相关规定，增值税发票必须满足如下要求：1. 购买方名称和纳税人识别号，必须完整准确，不能有错漏，也不能多字；2. 票面的“货物或应税劳务、服务名称”栏次内，必须包括正确的商品和服务税收分类编码简称，没有写简称或简称逻辑关系不对属于不符合规定的发票，不得报销；3. 发票内容应按照实际购买的商品或服务开具，公司不接受以“办公用品”、“生活用品”、“食品”、“日用品”、“礼品”等笼统名称开具的发票，如果商品种类较多，可以接受汇总开具的增值税发票，并附从防伪税控系统中开具的明细清单。（二）费用报销的原始凭证不能仅有一张发票，还必须包括业务实质性要件，与报销单之间应具有较强的逻辑性和关连性，能有力支撑费用发生的真实性。包括但不限于下面这些情况：1、实物资产如：购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等，应有入库单、入库单签章、审批手续齐全，大额采购应有采购合同，发票日期和发票金额须与采购合同对应等。2、租金发票须有房屋租赁合同、发票日期金额应与租赁合同吻合。3、业务招待费业务招待费报销，应有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批，大额发票须有消费清单。（大额发票是税务稽查重大，如果没有清单，可能会认为虚假消费。）4、差旅费差旅费报销单内容应填写齐全，所附的车票应为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票应为出差地的发票、人员和人员名单须与派出的人数相吻合。5、会议费会议费报销，应有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料，不能有与会议无关费用（如旅游费）列支。6、运费及快递费应有运单和快递单，起运地和运达地必须与运单和快递单相吻合。7、油费加油费报销，报销的加油费须为本公司车辆，加油费总额不能超过了车辆理论行车的最大油耗量。（三）报销单的填写，必须具备以下内容：填制日期、经济业务内容和金额、附件张数、经办人签名，经过部门负责人、财务负责人和总经理审批签字。报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；所有签名必须中文、全名亲笔签名，如有特殊情况需代签的，必须在代签人姓名后面加“代”；报销单不得涂改，如有错误，需要重新填写。凡填有大小写金额的原始凭证，大小写金额必须相符，不允许涂改、刮擦、挖补；小写金额与人民币符号间不得有空格；大写金额无数字部分用零或补齐。（四）不符合上述要求的单据处理对不真实、不合法的原始凭证，财务部有权不予受理，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究有关当事人的责任；对记载不准确、不完整的原始凭证财务部有权予以退回，并要求经办人员按照国家及公司有关财务制度的规定进行更正、补充；原始凭证记载的内容或金额有错误的，应当由开具单位重新开具。（五）原始凭证粘贴规范1、票据先分类，再按时间排序，有层次地粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀的粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；各票据不得突出于报销单和粘贴单之外；2、要用胶水粘贴附件，严禁用订书机装订、固体胶粘贴；3、票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住，要保证票据信息可见可查。（六）费用报销原则上必须在3个月内报销，超过6个月的费用不予报销。第三章 基本流程第五条 费用报销基本流程第六条 常见费用报销的标准和程序（一）差旅费1、基本要求：（1）各部门员工因公出差时，必须以节约差旅费用为基本原则，严格执行公司的差旅管理制度，并按照公司的规定选择相应的出行方式、入住相应酒店或宾馆。（2）各部门员工的出差安排由主管领导根据业务需要在费用额度内自行控制。（3）报销时需要提供合理出差事由和有效费用票据，即相关票据必须构成完整的往返程，出差超过一天的需提供有效住宿发票，填写日期要与粘贴票据的日期相一致，粘贴的票据的顺序要与填写的顺序相一致。2.交通工具的选择（1）经理级及以下员工出差时，如果乘坐火车6小时内能到达的，须乘坐火车（高铁二等座/普通火车硬卧、硬座）。当该行程的优惠机票价款低于火车票价时，经公司领导批准，可选择乘坐飞机（经济舱）。陪同公司领导一起出差的员工，经公司领导批准，可以乘坐飞机；外地出发至另一目的地的，也按此执行。（2）符合条件乘坐飞机出差的，需要按照规定统一购买经济舱机票，选择最经济的航班出行，并尽可能提前预定往返程机票，以便获得更好的机票价格优惠。报销时需要提供登机牌作为乘机依据。（3）乘坐大巴车的，需要提供出发地到目的地的机打发票。（4）员工出差往返机场的机场巴士交通费实行实报实销。3.食宿管理（1）员工出差应秉承节俭的原则，在规定的住宿标准内选择入住的酒店，住宿费超过标准部分，由员工个人自行承担；员工出差时的实际住宿费低于住宿标准部分，可享受30%的节约补贴。陪同领导出差的，如因工作需要须与领导入住同一酒店的，住宿标准可参照出差领导标准执行。（2）国内食宿及市内交通报销标准人员级别住宿费（元/人天）餐费补贴（元/天）市内交通费 （元/天）北京/上海/广州其他地区董事长及总经理全部实报实销总监级600400无全部实报实销经理级及以下400300无据实报销（上限50元/天)4.其他事项（1）其他伴随出差的正当费用，凭正规发票报销。（2）住宿费用由出差人员在离开酒店时以现金或刷卡的方式结算。（二）交际应酬费1.基本要求（1）坚持厉行节约的原则，严格控制交际应酬活动的数量和规模，力求简朴，反对铺张浪费，严禁高消费娱乐活动。（2）接待费（餐费、酒水费等），需事前审批。经办人须提前提交接待计划申请（至少注明时间、地点、人员、人数），并经主管领导审批同意后办理。2.费用标准（1）必须在年度费用计划内申请费用。（2）客户来访接待标准客户级别陪同接待人员招待费标准（上限）关键客户总经理人均200元重要客户总监级及以上人均150元一般客户经理级及以上人均100元（三）零星采购零星采购或送外维修实行事前申报制度，由申请单位填制请购单或送外维修申请，由所属部门领导、财务负责人审核并经总经理审批后办理。取得发票后，按有关审批流程报销费用，发票后需附经审批的请购单、报告、送外维修申请单、验收人签名等。（四）市内交通费1、出租车费用：经理以上职级可根据实际情况需要自行选择；部门经理以下职级人员在时间紧迫或需要拜访重要客户或处理重要事务时，可在总监级以上领导的批准下选择乘坐出租车。在报销时，须在车票背面注明起止地点及办理事项。2、地铁公交车费用：地铁和公交车费用凭发票报销。3、如使用公