OA系统应用操作规范

OA系统应用操作规范 总则1.OA系统介绍 XXXXX有限公司OA系统采用的是XXX科技有限公司研发的OA增强版V8.0，OA系统的运用目的是为了促进信息传递，减少办公成本，为信息共享提供多种途径，促进公司信息化建设。2.OA系统功能模块包括2.1个人信息设置2.2审批管理：本系统的重点模块，包括申请管理、审批裁决、检索查阅。2.3资料柜子：共享文件信息存放模块2.4社区中心：公司内部BBS论坛2.5协同办公：本系统的另一个重点模块3.OA系统审批管理中的表格类别目前系统中的文件分类3.1行政类：本类表格适用行政管理，人事管理，资产管理范畴3.2费用类：本类表格适用财务费用管理3.3报告类：通用报告类别3.4运控管理类：适用于运控部监督检查3.5车管类：适用与公司于车辆相关表格 第一章 目的、职责1.目的：规范在OA系统中的应用操作，提升对OA系统的整体认知程度，减少失误和选择错误从而影响审批进度和耽误时间。从以上理由出发制定本操作规范。2.范围：适用与公司拥有OA账号的员工3.职责3.1信息部：OA系统归口管理部门，有如下职责3.1.1负责制定OA系统规章制度； 3.1.2负责OA系统核心工作流程设计、修改；3.1.3负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；3.1.4负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；3.1.5负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；3.1.6组织操作培训；3.1.7搜集、整理优化系统的需求； 3.1.8负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。3.1.9负责OA系统软件的开发升级管理；3.1.10负责OA系统的数据备份；3.1.11负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度； 3.1.12负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；3.1.13负责系统用户注册、注销等管理； 3.1.14负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。 3.2行政人事部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：3.2.1负责现有用户、及新增用户的审核；3.2.2负责提供用户（变更或注销）信息给信息部。 3.2.3负责提供用户出差、请假等信息给信息部。3.3安全部负责OA系统的涉密信息的检查、监督。主要职责为： 3.3.1安全部负责对系统内的保密设置进行定期检查； 3.4运控部职责3.4.1负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；3.4.2监督OA系统中信息传递、发布的流程有效性。3.5其他单位主要职责为： 3.5.1负责制定本部门OA系统相应管理办法； 3.5.2参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；3.5.3负责根据本部门工作需要，提出优化需求。 第二章 申请、审批管理 申请、审批为OA系统重点模块，本系统不采用电子签章。针对这个主要功能对应用操作做如下规范：1.主管以及以上人员熟知申请表格的使用规范和表格流向。并有义务培训下属合理使用。2.熟悉每张表格的填写要求。3. 完成申请后，需对申请进度进行检查，及时发现进度不成功或进度卡壳的现象，遇到问题及时通知信息部，避免耽误时间和让信息部及时了解和解决问题。4.主管及以上人员每天至少需要登录一次OA系统，处理需要审批的文件。本系统没有委托代签功能，在出差、请假、轮休状态下，也务必每日登录一次OA系统。如特殊原因无法上网，需及时通知信息部。5.在办公室工作的主管及以上人员，工作第一时间登录OA系统。6.审批过程中，每个审批节点务必在24个小时内完成审批，以便文件流向下一个节点。信息部将对审批时间进行监督，对超过24小时才完成审批的节点负责人按制度提请处罚。7.针对需要填写大段字符的操作，请先用文字编写软件进行编写再复制粘贴到OA系统表格中，避免出现文字丢失的情况。8.主管及以上人员在进入OA系统后，需要至少浏览待审模块，内部邮箱模块，工作计划模块，公共柜子模块，通知公告模块等审批、信息共享部分，以便及时了解最新信息。9.上传文件需在上传前对文件进行杀毒扫描才能上传。不得上传无关公司工作内容的文件、程序。不得直接上传EXE文件。10.表格标题须与内容相一致。 第三章 安全保密1.所有用户应认真贯彻执行中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例和公安部计算机信息网络国际联网安全保护管理办法 ，严格遵守公司信息安全实施细则. 2. 为了保证各部门的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。 3.OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 4.OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。 5.涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。 6.用户自由账号、密码不得以任何方式让他人知道，所造成的任何不良后果都由泄密者和当事人承担。 第四章 表格图示说明1.OA系统中的表格的分类：1.1行政类：公司行政办公相关表格，包括通知申请表、员工辞职申请表、审理单、物资申购表、物资申领单、假期申请表、招聘申请表、出差计划申请表等表格。1.2费用类：公司财务费用相关表格。包括差旅费用报销单、费用报销单、费用申请表、特殊费用申请表。1.3车辆管理类：公司车辆管理相关表格，包括车辆维修保养申请表。1.4呈批报告类：包括呈批报告。1.5运控类：运行监控部专用表单，整改通知单1.6业务类：业务相关表格，目前还有没进行添加。2.名称解释：2.1分部负责人：一个大部门存在分部，分部的负责人。直属上级为单位经理。2.1.1车管部：下属后勤分部、运输分部、河北分部2.1.2吊装事业部：下属吊装管理分部、吊装销售分部2.1.3市场部：下属销售分部、客服分部2.1.4运作部：下属操作分部、调度分部2.2单位经理：存在分部的单位经理或者没有分部的单位经理。2.3表单流程：每一个表单绑定一个流程，基本流程为申请人-分部负责人-单位经理-相关部门-结束。相关部门可能有几个节点进行审批。流程基本上按申请人的所属部门和所属岗位为主体来进行判断流向。申请人若为分部员工，那么就是按申请人-分部负责人-单位经理-相关部门-结束来全程走完。申请人为分部负责人，那么就是申请人-单位经理-相关部门-结束。申请人为单位经理，那么流程就是申请人-相关部门-结束。2.4抄送会签：在审批时，如果需要别的人员进行协助审批，可在自己审批的同时，选择人员来进行抄送会签，抄送会签的内容都显示在表格的同一个表格里。2.5抄送阅读：在审批时，需要告知别的人员知晓申请内容，可在审批的同时，选择人员来进行抄送阅读，抄送阅读不需要阅读者进行意见的签署，如果阅读者点击阅读后，会显示已阅读的标示。抄送会签和抄送阅读在系统里默认为要会签和阅读完成后才会进入下一个节点。所以审批人需要在熟悉表单流程的基础上判断是否需要抄送。3.常用表单说明：3.1通知申请表3.1.1用途：通知申请表用于需求部门申请向公司全员或者限定范围发布通知、公告、提示等信息的申请表格。3.1.2流向：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-总经理-行政前台（由行政前台进行发布操作）如果申请为负责人或者是经理会自动跳过前面的节点进行到下一个节点。3.1.3重点： 表格默认为全体员工，如果有限定范围，可在此处进行修改。3.2员工辞职申请表3.2.1用途：用于公司人员辞职申请使用，由公司各相关部门进行审批同意其辞职行为。与工作交接表配合使用。3.2.2流向：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-总经理-财务部3.3物资申购表3.3.1用途：用于公司部门或人员进行物品购买申请3.3.2重点：3.3.2.1申购类型：公司物资申购分为三类，在表格的类型说明处说明了按采购的物品类型，选择不同的类型，表单的流向是不同的办公类流向：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-总经理-财务部-总出纳电子类流向：申请人-分部负责人-单位经理-信息部-总经理-财务部-总出纳汽配类：申请人-分部负责人-单位经理-车管后勤分部-车管部-总经理-财务部-总出纳3.3.2.2申购明细表明细表中的绿色“+”号可以进行对明细列表进行添加行数，红色“”号可以删除行。明细表中的数字的填写框必须填写完全，如果没有金额，可填写0，这个对表单的提交成功至关重要。表格宽度有限，但是可以填写几十个字符，在审批呈现的时候可以自动换行完全体现出来。其它表格中的明细表同此操作。3.4出差计划表3.4.1用途：用于公司人员出差前的计划提交3.4.2重点：3.4.2.1出差类别：根据出差目的来进行选择。3.4.2.1.1销售类出差流向：申请人-分部负责人-单位经理-市场部经理-总经理-财务部-出纳-行政人事部备案.3.4.2.1.2运作类出差、其它出差流向：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-财务部-出纳-行政人事部备案3.4.2.2表单流向规则：3.4.2.2.1出差三天以下包含三天的没有出差费用借支的，直接单位经理签署后完结。3.4.2.2.2出差三天包含三天的有出差费用借支的，经理-总经理-财务部-出纳3.4.2.2.3出差三天以上者都需要到总经理处签署。3.4.2.2.4经理级的都需要到总经理处签署。销售类出差：需要到市场部进行审批。其他出差：不需要到市场部进行审批。3.5费用申请表3.5.1用途：用于费用申请。3.5.2重点：明细表明细表的需要注意的地方和申购明细表一样，金额必须填写，要不提交不成功。财务部经理在这张表中需要把表格抄送给相应的接收汇款的出纳，让出纳明确汇款情况。3.5.3流向：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-财务部-总出纳3.6费用报销单3.6.1用途：用于除开差旅费报销以外的其他费用报销3.6.2重点：报销类别走向：车管类报销：申请人-分部负责人-单位经理-车管后勤-总经理-出纳其他类报销：无需经过车管后勤分部。相关申请单号：若报销的费用为之前提交的并且得到批准的物资申购、呈批报告、车辆维修保养申请等相关表单，在此需填写这些表单流水号做为报销的凭证。财务部审单人员需把本表格抄送相应出纳，让出纳明确报销明细和审批情况。3.7车辆维修保养申请表3.7.1用途：用于车辆维修保养，适用与公司所有机动车辆3.7.2重点：明细表中的填写要求参照3.5.2明细表要求填写，工时费、材料费、其它费用必须填写数字，如没有金额，填写O。3.7.3流向：申请人-分部负责人-单位经理-车管后勤分部-车管部-总经理-财务部-总出纳3.8文件、合同审理单3.8.1用途：用于公司文件、合同审批流程。3.8.2流向：申请人-分部负责人-单位经理-文控室-总经理-结束3.8.3重点：文控室在接收到申请后需根据审批内容选择相关部门进行抄送审批。本表包含上传附件控件，上传时需确保上传文件的安全性。3.9假期申请表3.9.1用途：用于公司员工请假申请。3.9.2重点：申请天数必须填写正确。3.9.3流向：3.9.