行政规范化管理流程及表格

国丹集团行政规范化管理流程及表格行政部职责职责1职责3职责4职责5负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责6负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责7负责公司车辆调动管理工作职责8负责公司总务后勤管理工作职责9负责公司对外宣传、公关工作职责10组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责11负责行政部突发事件的处理及完成公司高层临时交办的工作职责2负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作行政部权力职责1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力一、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束前台文员客人各职能部门确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入，记录汇总审核存档2来电转接流程开始拨通电话结束前台文员外部单位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否 处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录3、前台接待流程看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开结束4、来电处理流程电话接通，礼貌招呼开始问明来电事由电话处理结束电话留言记录电话记录归档客人来访登记表公司前台来访客人登记表年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开12345编制： 审核：二、收发文件管理流程1信函收发工作流程开始接收信函审核登 记审核分 信接 收回 信寄 信结束有无拆 信登记信息是否有明确收信人行政主管前台文员各职能部门2接收信函、快件工作流程各职能部门前台文员行政主管外部单位开始登 记筛 选分 送结束发来信函、文件签 收接 收总记录存档三、寄送信函、快件工作流程开始登 记联络相应单位处理发送结束行政主管前台文员各职能部门外部单位交待寄送信函、文件事宜签 收接到服务要求四、传真发、收文工作流程开始提出申请审批结束登 记发传真原件存档填写申请表行政主管前台文员员工开始收 文签收结束登 记复 印转交文件存 档接收行政主管前台文员各部门或员工办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见： 行政部门审批意见： 签字： 年 月 日如果金额超过审批权限请总裁办签批意见： 签字： 年 月 日办公用品台账 项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注编制：行政部 填写人（签字）：报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字）办公事务专员同意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员（签字）：办公事务主管同意报废处理 不同意报废处理 办公事务主管（签字）：办公用品领用表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：八、办公设备登记表 年 月 日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介：管理部门负责人使用部门责任人印章使用登记表 印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注文书档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因： 借阅人（签字）： 年 月 日行政部意见： 主管（签字）： 年 月 日批准人意见： 批准人（签字）： 年 月 日五、办公用品管理流程办公用品购买流程确定购买计划挑选物品验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束供应商行政部办公用品领用流程相关部门行政部结束信息存档审核审核按清单发放否是开始填写领用单否是六、办公设备购买流程采购人员总裁办行政部相关部门办公设备购买审批流程审核 核审核审核采购程序是否开始购买申请单结束办公设备询价流程总裁办 否 是搜寻价格信息整理成价格报告可行办公用品比价流程行政部开始结束办公设备比价流程否筛选供货商分别与商家洽谈确定候选商家办公用品采购流程审核是开始结束行政部总裁办办公设备采购流程否采购行政相关部门总裁办收集价格资料编写询价报告审批审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备审批是开始结束是资料存档档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门行政部是否搜集资料开始结束档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏行政主管行政部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销5档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门行政部总裁办信息存档七、往来信件管理流程否外部单位文员行政主管分类整理请示主管主管意见回复拟稿核对封装寄回原单位直接回复 是否是开始来信结束八、公司印章管理流程相关部门总裁办行政部印章制刻申请流程主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否2印章使用流程相关部门行政部总裁办审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档九、公司证照管理流程移交人行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是函件收发登记表1 信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密（速）级接受部门签收人（签字）编制： 填表人：2 信函与快件寄送登记表日期送寄部门编号数量密（速）级送达单位接收人送寄人（签字）编制： 填表人：车辆登记表1车辆登记列表项次车辆类别车号司机购置日期购买价格引擎号码排气量保险单编号小客大客小货大货1232、车辆登记卡使用人姓名司机姓名牌照号码车名车型购车日期初检日期复检日期保险记录保险公司保险证号码保险期限保险内容购置价格经销商附属品收音机 放音机 热风 冷风驾驶员住址电话住址电话车辆检查表1车辆检查日志使用时间自 月 日 时 分至 月 日 时 分目的地同车者使用目的司机开车前检查日志开车前检查检查车辆四周刮伤无有后视镜无有爆裂无有胎压正常 不正常备台及千斤顶无 有检查车底漏水无 有漏机油无 有打开引擎盖冷却水量坐驾驶座汽油剩量喇叭佳不佳方向灯佳不佳雨刷佳不佳灯关佳不佳出发时间 时 分回公司时间 时 分指针所示距离自 km至 km（共 km）被给汽油量用后检查异状无 有 故障处及行车过程中性能不佳状况2车辆检点表车号： 项目星期洗车加油记录车况记录维修记录备炷汽油机油金额配件外观操控维修内容金额加油里程数换油里程轮胎音响冷气星期一星期二星期三星期四星期五星期六合计 主管： 填表人：3.车辆请修表表单编号： 日期： 年 月 日 车号请修前里程数请修申请人请修项目123损坏原因123预算金额修理厂家审核意见123管理部门审核部门总经理主管主管经办人经办人4、保养记录表车号发动机号公司编号使用单位主要使用人司机保养记录年度保养项目金额保养前里程表数经手人（签章）主管（签章）月日合计本月费用汽油金额保养金额修理金额合计车辆加油表1车辆加油申请表申请人申请日期 年 月 日车牌号码剩余油量 升预计加油量实际加油量预计油费实际油费加油审批行政部签字总裁办签字财务部签字（票据粘贴处）报销审批2车辆加油记录表车牌号码车型加油日期司机（经办人）加油前油量指数所加油量油费最终审批人用车申请表1用车申请表申请部门： 申请日期： 年 月 日申请人私用公用用车起止时间起止用车事由123目的地行车路线预计行程申请部门经理用车人行政主管司机附注1用车起止时间、目的地必须如实、详细填写2事由栏依事项分列3车辆预计停留时间为1小时说明：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联司机出车，填写行车里程后，交司机班班长留存派车记录单使用部门司机随行人数用车事由123起止地点自 至 用车时间自 日 时 分至 日 时 分（共计 时 分）用车里程自 公里至 公里（共计 公里）用车类型车型车号管理部门主管使用部门主管经办人使用人车辆事故单1车辆事故现场记录单司机乘车人员部门事故发生时间 年 月 日（上午 下午 时 分）事故种类1人车相撞（轻伤 住院 重伤 病危 死亡）2车辆本身（颠覆 冲撞 冲出路外 零件损坏 其他）3车辆相撞（擦撞 追撞 冲撞 其他）发生地点事故原因当事人对方姓名姓名性别性别单位单位本人地址本人地址联络方式联络方式公司地址公司地址车种年份车种年份车辆号码车辆号码驾照号码驾照号码（可附现场照下来的照片）备注用车记录表1 司机用车记录表车号用车部门用车人事由开往地点用车时间用车要求派车意见以下内容由司机填写用车记录时间地点司机用车前里程数用车后里程数备注附注1使用流程：用车申请人派车审批用车司机填写行政部留存2填写要点：（1）用车人栏，可填用车者及随行人数；（2）用车要求栏应为车型等；（3）用车时间，要有弹性范围；（4）备注栏可填特殊事项，如合用车、交通事故等车辆费用表1车辆费用报销单公有车辆 私有车辆 日期： 年 月 日起讫时间 月 日至 月 日 共 天费用类别油费过桥费维修保养费凭证张数 张 张 张报销金额 元 元 元报销事由公有交通车辆 特殊人员专用车辆 私有车辆出差或出勤合计金额核准人证明人人经手人附凭证共 张。十、事故处理流程开始审批审核总经理总裁办行政部司机收到事故消息组建事故处理小组协助交管部门现场处理事故发生事故现场应急处理接受处罚编写事故分析报告拟定事故处理办法审核实施处罚结果存档提供事故现场报告结束事故责任书十一、车辆管理流程1车辆使用流程开始审核审批填写车辆请用单查询车辆使用信息调配车辆安排司机检查车辆提供车辆登记用车信息接车信息使用车辆结束办理车辆使用手续行政部经理交代的其他工作办理车辆使用手续行政经理行政部员工2车辆加油管理流程财务部开始提出车辆加油申请审批结束审核填写加油记录表审核总裁办行政部司机预借油费查看车辆剩余油量支付油费索取票据车辆加油审批报销结算十二、肇事处理流程图报告事故上报事故赶赴现场勘察现场鉴定事故事故处理肇事赔偿现场应急处理肇事司机肇事司机行政部经理公司相关人员公司相关人员公司相关人员公司相关人员肇事司机肇事处分规定表十三、车辆费用额度控制程序图未超额度超过额度邮件形式用车人：在出车单上签名确认用车人：用车申请（经部门经理批准）行政主管：派车司机：填写出车单车辆主管：用车费用核算并录入管理系统财务部：审核、报销开始行政主管报领导审批用车人：确认结束行政主管：费用汇总、核定各部门剩余额度所超额度不予报销，各部门承担十四、重要接待流程是否是是是否否提出重要接待申请结束审核审核审批规划接待事宜提交请购报告审核审批组织实施配合执行执行开始结束相关部门行政部总裁办总经理是否商务接待安排表来宾单位带队人姓名带队人职务随行人员名单到达时间停 留 时 间人 数考 察内 容接待计划安排车辆使用计划相关事项摄 影礼 品音 响欢迎标语用 餐鲜 花宣传材料礼 仪导 游题 词水 果其 他负责接待部门意见 签字：领导意见 签字：填表人： 填写日期： 年 月 日公务接待审批表来宾单位来宾人数接待日期带队人姓名职务停留时间来宾事由：接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其他费用预算额合计预算总额陪同人员要求行政部意见： 签字： 年 月 日总裁办意见： 签字： 年 月 日总经理意见：签字： 年 月 日接待规格表接待规格说明具体形式高格接待指陪客比来宾职务高而采取的一种接待方式1上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级领导要高格接待，出面作陪2兄弟单位或协作单位的领导派员到本单位商量重要事宜，本单位领导要出面，高格接待3下级同志上访，有重要的事情向上级领导汇报，要高格接待对等接待指陪同与来宾的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式1对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同2对来宾初到和告别时的对等接待，中间可以请适当人员陪同低格接待指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式1上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一些调查研究，这种接待采用低格接待2外地参观学习和旅游团的接待工作只需采取低格接待3老干部故地重游或上级领导路过本地只需采取低格接待例外事项工作安排表接待项目具体事宜应考虑的因素生活安排主要是安排来宾访问期间的生活起居，包括饮食、住宿、出行这3方面1饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求2住宿安排：根据获得的来宾资料，依据来宾的人数、性别、身份以及来宾的要求，预定好房间3出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排迎送安排接机、接站和送行工作根据