Office模板的使用与网上资源

Office模板的使用与网上资源日期：2001-9-11 17:20:00出处：赛迪网 作者：小雷 使用 Office ，尤其是 Word 的朋友，相信不在少数，也许你是天天跟它们打交道，或者是隔三差五地用它们 进行一些编辑，但对于 Office 模板，你是否对它也如其他操作一样耳闻目熟？而且，我们是否有使用模板的 必要？回答是肯定的，在日常操作中，我们往往有这样的经历：写一封公函，内容大家都清楚，但什么才是标准的格 式却不甚了了，总不能让我们的公函不伦不类吧？制作名片，手边没有专业的名片制作软件，只能用 Word 来 做了，但别看那样小小一张名片，名堂还不少，标准大小是多少？大小不一的字体，不对称的排列，跨行与跳 行，等等，保管让你一个头两个大；好不容易为一篇文章制定好了各种排版与样式，以后需要制作相类似的页 面时，还得重新排制；等等。是不是很麻烦呀？当然，如果你懂得使用模板，那又是另外一回事了。所谓模板，它是一种指定了固定格式、样式与其他属性的 ，可以直接套用的文件，利用它，你可以跳过许多让人心烦的冗长的操作过程，直接进行内容的书写。说起模板似乎很抽象，事实上，每次你打开 Office 程序并创建一个新文档的时候，都在使用模板，只不过它 们是共用型模板，包括文档的初步设置，如文档边缘宽度，纸张大小与方向，字体属性，等等，它们作为共用 型模板，在创建每个新文档时都起着非常重要的、必不可缺的作用。而那些所谓的特殊模板，只不过是在这种 通用模板的基础上进行了一些改动以适应特殊需要而已。 一模板基础： 1共用模板与文档模板：任何 Office 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如自动图文集词条、字体、 快捷键指定方案、宏、菜单、页面布局、特殊格式和样式。模板的两种基本类型为共用模板和文档模板。共用 模板包括 Normal 模板，所含设置适用于所有文档。文档模板（例如“新建”对话框中的备忘录和信函传真模 板，图一）所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。例如，如果用备忘录模板创建备忘录，备忘录能同时使 用备忘录模板和任何共用模板的设置。Word 提供了许多文档模板，您也可以创建自己的文档模板。 图一2创建新的模板：文件/新建，弹出如图二的窗口： 图二图二中，共有常用、WEB页、报告、备忘录、出版物、其他文档、信函和传真、英文向导等八 种模板，通过点击右下角的文档或模板单选按钮，既可以在已有模板的基础上创建新的文档，也可以在已 有模板的基础上创建新的模板。这些模板都是可以直接拿来套用的，但如果没有采取完全安装，当你在调用某个模板时会弹出个窗口，提示放 入 Office 光盘以读取相关资料。 3共用模板的调用与修改：前面我们说过，每创建一个新文档都会调用共用模板（名为 Normal.dot），因此新建的文档将继承一切共用模 板的属性。那么对于共用模板，我们是否能进行改动呢？回答是肯定的。由于西方办公系统与中式传统方式的偏差，非常适用于西方的共用模板属性并不太适合于国内 用户，很简单的例子就是： Office 中默认的 A4 纸张类型，却跟我们真正习惯的 16 开页面有着不小的偏差 。按照 16 开纸张的实际大小，解决办法有两个，一个是创建新的文档模板，以后通过新建命令选择该模板从 而进行调用；另外一个办法是直接改动共用模板的属性，以后由 Office 直接调用。前一种方法比较麻烦，所 以可以采用后一种办法。首先要找到共用模板文件，在默认安装状况下，它的地址为：C:program filesmicrosoft office emplates ormal.dot ，只需改动该文件，然后再保存就行了。具体改动方案是：在页面设置中，将上下左右边距均设为 2 厘米，在纸张大小中，将宽度由 21 变为 19.5 厘米，将高度由 29.7 厘米改为 27 厘米，而这就是最标准的中国式 16 开页面。如图三： 图三当然，除了如上的改动，你还可以将共用模板改成任意样式，不过既然是共用模板，不要把它改得面目全非方 是正理。 二模板的直接套用：前面我们说过，模板的作用在于它的方便，现在我们试着使用它的名片制作向导模板来制作一个简单的名片 ，体会一下模板的方便。 1打开向导：文件/新建/其他文档，然后找到名片制作向导。如图四： 图四弹出如图五的新文档，点按下一步就可以开始制作名片了。 图五2选择名片样式：从样式下拉框中选一个你喜欢的样式，样式下会有一个预览区，非常直观地将各种样式显示出来。如图六： 图六3名片大小：既可以自定义(Custome)，也可以选择标准大小(即 88.9 X 55 毫米)，如图七： 图七4决定名片生成方式：既可以单独生成名片，也可以批量产生。这个批量产生，是指在同时间为指定数据库或地址簿中的所有用户都 创建相同样式的名片。下面还有一个单面选项，如果勾选，生成的名片将是单面的；如果不勾选，生成的名片则是双面的，除了正 面区域可以修改与定制，背面也能进行编辑。如图八： 图八5输入相关内容：将你需要的信息输入相应的框架内，以便直接生成名片。另外，如果选择的是双面名片，还需要填写背面信息 。如图九： 图九6向导完成：点按下一步，最后完成。如图十： 图十7手工编辑：根据前面的设置，Office 会创建固定样式的名片，你现在只需在相应位置输入相关内容，并去掉提示文字就行 了。同理，其他模板制作也是如上操作。 三模板资源介绍： Office 提供的模板机制，在实际使用中往往让我们事半功倍，但美中不足的是，与软件本身集成的模板类型并 不是很多，这时，我们就需要下载一些额外的或是第三方的模板资源了。下面为大家介绍一些，如果感兴趣的 话可以试一试。 1OfficeReady 包括 19 个为 Word, Excel 以及 PowerPoint 定身制作的即装即用型模板，主要功能模块包括即时通讯、履 历撰写、财务分析、专业级名片制作、宣传册、发票模板、奖状等等，非常不错。系统要求：Windows 95/98/NT/2000, Office 97/2000下载地址：点此下载 2Business Card Designer从名字就可以看出，它是一个专业级的名片制作模板。该软件提供了共 20000 个可以直接使用的名片样式供大 家选择。美中不足的是，如果没注册，会在名片上出现 DEMO VERSION字样。不过，解决办法还是有的哟，比 如注册码，呵呵.系统要求：Windows 95/98/NT/2000下载地址：点此下载 3Biz-Plan本软件主要是用来做商业计划用的，这里把它提出来，是因为它的框架结构型计划书非常有特色，而且做出来 的东西绝对是专业型的.系统要求：Windows 95/98/NT/2000, Word 97/2000下载地址：点此下载 4Opti-Template本软件相当出名，但使用者并不多，因为它的功能只有一个，即专门进行投资价格分析；同时，只能应用于 Excel ；另外，它的注册费为 95 美元；但它的功能却是非常专业的，芝加哥投资商会(CME)的专门投资分析利 器，够厉害了吧？不注册可以下载它的试用版，试用期 30 天。系统要求：Windows 95/98/NT, Microsoft Excel 97或更高版本下载地址：点此下载 5Smithy Toolset商业文书标准模板，包括商业信件，商业传真，备忘录