《党政机关公文处理工作条例》准确性赏析

党政机关公文处理工作条例准确性赏析党政机关公文处理工作条例准确性赏析吴亚才表述准确是公文写作的基本要求，也是文字精练的前提条件。这体现在定义准确、分类准确、含义准确和用词准确几方面。党政机关公文处理工作条例以下简称新条例是】996年中国共产党机关公文处理条例以下简称原条例和2000年国家行政机关公文处理办法以下简称原办法两个规章合二为一、修改整合的产物，共八章四十二条，全篇5000多字，既体现了党政机关公文处理一体化、制度化、规范化的时代要求，又在公文的准确性方面起到了很好的示范作用，值得借鉴学习。一、概念更加准确对概念的描述，一般采取下定义的方法，而定义一般从概念的内涵和外延两个方面进行说明。概念不准确，容易引起歧义，难以准确表达意图，是公文写作中的常见病和多发病。对比一下新条例与原条例、原办法就会发现，新条例对党政机关公文的解释既全面又准确。原办法行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。原条例党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。新绦例党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。关于公文的含义，三者都采取了属加种差的定义方法被定义项=种差+邻近的属，但是原办法对种差概括不全面，新条例弥补了这个不足。新条例对党政机关公文内涵的表述有三个要点第一，表明了党政机关公文的主体是党政机关，把党政机关公文与其他公文区别开来。第二，表明了党政机关公文的核心是实施领导、履行职能、处理公务，体现了党政机关公文的本质属性，原办法对此没有表述。这个表述涵盖了政治、经济、文化、社会等所有公务活动，原办法只表述为行政管理过程，容易引起在经济管理等过程中形成的文书不属于行政机关公文的误解。正是因为新条例揭示了公文的本质属性，才使得公文的工具属性和具有特定效力顺理成章。这样表述。就把党政机关公文与非党政机关公文如社会团体、经济组织的公文区别开来了。第三，表明了党政机关公文的外在特征即具有规范体式，这就比原条例规范格式的表述更加准确。在公文外延的表述上，新条例沿用了原办法的体例，对党政机关公文外延作了概括法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。这样，党政机关公文就包括依据新条例制发的公文、法规规章方面的公文和外事方面的公文。原条例没有对党的机关公文的外延作出概括，似乎党的公文仅限于条例规定的14种公文，这是不符合客观事实的。对于党政机关公文这个概念，新条例既准确表述了其内涵，又全面概括了其外延，弥补了原条例和原办法在公文概念表述上的不足。新条例对党政机关公文表述的示范作用在于，在公文写作中，如果涉及概念，既要尽可能准确表述其内涵又要确切地概括其外延，既不能有所遗漏也不能概括不全。二、层次划分更加准确现实生活中一些公文给人云里雾里、不得要领的感觉，就在于公文内容交叉、划分不准而致条理不明、层次不清。新条例在结构方面很好地避免了这个问题。从上表可以看出，新绦例章节的划分更加合理，层次更加简明清晰。仔细分析就会发现，新条例以公文处于不同生命状态这一标准，将公文的生命周期划分为撰制、办理和管理三个阶段，并以此为基础安排章节，较好地遵循了划分标准同一的规则。第一阶段，公文处于生产过程公文撰制。此阶段，公文控制在发文机关手里。新条例按公文生产的时间顺序将这一阶段划分为起草、审核、签发、复核、登记确定发文字号等、印制包括用印、核验等环节，环环相扣，科学合理，层次清晰如果将第六章中的第二十五条放于第五章，行文将更加合理。原绦例将这一阶段划分为起草、校核、签发三。章，显得支离破碎，又将核发、发文字号、印制等内容置于公文办理和传递当中，不仅顺序与公文制作过程不符，而且这些环节并非处于传递当中。原办法将公文革拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节虽然归纳为制发公文的过程，却定义为发文办理，显然，发文与制文是有区别的。第二阶段，公文处于使用过程公文办理。此阶段，公文控制在收文机关手里。新条例按时间顺序将这个阶段划分为传递、签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等前后连续的不同环节，与公文处理的时间顺序一致，符合人们的思维习惯，遗憾的是在行文时颠倒了收文与发文的先后次序。原第三阶段，公文处于闲置阶段公文管理。在此阶段，公文控制在文秘部门手里。新条例按照不同性质将这一阶段的要求划分为管理制度、管理机构、管理人员和管理方法又划分为归档、保管、复制、借阅、解密、销毁等等几个方面，层次清楚，环节分明。原办法将这一完整阶段划分为公文归档和公文管理两个更小的阶段行文中分为两章，划分不甚准确，因为两者之间是包含关系而非并列关系，公文归档本质上也属于公文管理范围。原条例将这一阶段划分为公文管理、公文立卷归档、公文保密三章，存在同样类似问题。从整体上讲，新条例将公文的生命过程划分为撰制、办理、管理三个阶段，并对这三个阶段作了更加细致的划分，遵守了划分标准同一的逻辑规则，科学合理，层次清楚，衔接严密，章节简洁比原绦例减少了四章。这是值得公文起草者认真体会的。三、表达更加准确表述准确即符合事物的本来面目或事物的基本特征。公文只有表述准确，才能完整、真实、确切地表达发文机关的意图。新条例要求公文符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。只有这样，才可以避免行文中出现政出多门、相互矛盾、下级无所适从等问题。这方面，新条例作出了很好的示范。对于公文标点符号的要求，原条例和原力、法的规定不尽一致。原办法规定除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。原条例规定公文中汉字和标点的用法符合国家发布的标准方案。这自然包括公文标题中标点符号的使用。对于公文中的数字与计量单位，原办法规定公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。应当使用国家法定计量单位。原条例规定公文中计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。新条例规定公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照有关国家标准和规定执行。新绦例作出这样的修改，解决了原绦例与原办法相冲突，原办法超越法律规定对公文中标点符号和数字的使用自行规定，原办法公文标题与公文正文在标点符号运用上两个标准，原条例强调符合主管部门而非法律规定等问题，充分体现了依法治国的理念，是党必须在宪法和法律的范围内活动党章总纲的体现，更加准确地表达了发文机关意图。新条例将原条例中的校核和原办法中的审核合并为审核，并且规定了审核的具体内容，包括行文理由、行文内容、职权范围、公式格式以及文字、数字、计量单位和标点符号等用法。一字之改，既赋予了审核新的内涵，又提高了审核的权威性，表明了制发公文应有的严肃态度，体现了党政机关改进工作作风、精简文电、提高管理效率的意图，为提高公文质量提供了保障。新条例规定，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。与原绦例相比，删除了发布党内法规等表述。原则上讲，制定法规属于行政机关的职能，党内没有法只有规，发布党内法规提法不妥。新条例不再将条例列为公文种类原来列为党的机关公文种类，未列为行政机关公文种类，既解决了条例多年虚名运行未取得独立行文资格，多以复式公文的形式出现的问题，也与立法法作了很好的衔接对条例的使用作出了专门规定，又不影响党政机关继续使用条例规范工作，表述极为准确。可见，公文写作是一项极为复杂的工作，既要准确理解党的路线方针政策和国家的法律法规，也要熟悉党内与行政机关各方面的文件，还要从实际出发提出切实可行的政策与措施。每一份公文都是继承与创新的综合体。要做到这一点，就应该按照新绦例的要求去做，深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，征求相关地区或者部门意见，这样才能集思广益，增强公文表述的准确性。四、用词更加准确公文的严肃性、权威性，依赖于准确地选词用字。公文由字、词、句、段落组成，只有从事物的基本特征出发选词用字，才能准确地传达发文机关的意图，并使收文机关准确地理解发文机关的意图，尽可能减少信息传递过程中的扭曲变形与丢失。新条例用词贴切，表述准确，概括严密，达到了增一字则长、减一字则短、变一字豁然开朗的效果。新绦例将公文定义中的具有法定效力的文书改为具有特定效力的文书公文本身不是法律，也只是在特定范围和特定事项上起相应的作用，将公报中的重大事件改为重大事项事件是已经发生的事情，事项包括已经发生的事情和尚未发生的事情，将决议中的重要决策事项改为重大决策事项重大高于重要，将报告中的答复上级机关的询问改为回复上级机关的询问体现了被动关系，将通报中的交流重要情况改为告知重要情况交流是双向的，告知是单向的，与通报性质相符，将发文字号中的年度改为年份年度指整个时间段，年份指某一年，将标题中的主题内容改为事由主题需要概括，公文全篇都是内容，事由是发文起因，将发文机关标识改为发文机关标志标识为标出以利于识别，标志为事物特征记号，将发文办理中的分发改为核发分发指只发不核，核发指先核后发，增加一道把关环节。上述改动虽然只是一字之改、一词之变，却使表达更加贴切准确。新条例将长期使用的会议纪要简化为纪要，将通告中的社会各有关方面简化为在一定范围内与省级、县级等地区性行政机关使用通告相吻合，将决定中的重大事项或重大行为简化为重要事项，将分办批办合并为承办，虽然减少了字数，但表达更加严谨。新条例将红色反线变更为红色分隔线，表意更加直接公文首页红线的作用是将版头与主体分隔开来。新条例用对重要事项作出决策和部署取代原条例对重要事项作出决策和安排和原办法对重要事项或者重大行动做出安排，解决了做出与决策行为不匹配、安排与重要事项不匹配、行动过于具体不够庄重等问题，表述更为严密。原条例规定函用于机关之间商洽工作，没有排除具有隶属关系的机关在此种情况下应该使用请示与批复等文种的情形，新条例将函限定于不相隶属机关之间商洽工作较为周全。新条侧在有关表述中增加文字，同样是为了准确表达的需要。公文的准确性与人们对事物的认识程度密切相关。人们对事物的认识是一个逐步接近事物本质的过程，因此对事物的表述是从不准确到基本准确、从基本准确到准确