设想很多公司中会发生的这么一个场景报销出差费用首先

设想很多公司中会发生的这么一个场景：报销出差费用。首先员工必须填写一张出差费用报销单，自己计算出总金额。同时他必须记住费用报销的有关规定。当他填完表单，自己核算一遍，发现一个计算错误，不得不重新填写一张单子，因为财务规定单据不得涂改。然后他把单子交给部门经理审批。而此时经理正忙于做部门预算，这可比一张几百元的报销单重要多了。因此报销单在经理的桌子上搁了一个星期。当他着手处理这张报销单时，已经忘了是为了哪桩业务而发生的费用，于是他打电话给员工来确认这件事。这位员工这时正在给一个客户打电话，于是经理给他一个电话留言。最后员工给经理回电话说明情况，经理在报销单上签了字。接着报销单交到了财务部门的出纳手上。出纳按惯例全部重新计算一遍，确认没有任何差错后，将报销单放入下一批付款的单据队列中。员工一直没等到钱，担心会不会出差错，于是打电话给财务部门，请他们查一查，出纳帮他在一大堆单据里面找了半天，查到了那张报销单，便告诉员工再等两天就可以拿到钱了。等员工拿到这笔钱可能已经是他开始填报销单两个星期以后的事情了。公司在处理这张报销单上所花费的时间和金钱与区区几百元的报销金额是不相称的。然而往往并没有意识到在这方面的浪费，的确也没有办法来知道处理一张报销单的开销有多大。报销是一个很简单的行政类流程，公司内还存在着比报销复杂得多的流程，在每个流程上浪费的时间金钱累积起来是一个可观的数字。工作流自动化软件将彻底解决这个问题。仍以报销为例，采用东兰公司的工作流自动化软件以后，员工出差回来后，电脑上的任务列表里已经有了一张空白报销单，系统已经根据员工出差前在出差申请流程中输入的信息将相关输入项填好，员工只需要输入他必须提供的信息。系统自动计算出总金额，决无计算差错。如果员工在规定的时间里没有填报销单，系统会用Email发出催办信。填完后员工点击“确定”按钮，这张电子化的报销单立即流转到部门经理那里，出现在经理的任务列表上。经理如果在规定的日期之前没有处理，系统会给出警告。经理不必打电话问员工为哪桩业务报销，因为报销是出差费用流程的一部分，这张报销单是系统根据先前批准的出差申请而生成的。经理处理后，报销单流转到财务部的出纳那里，出纳不必检查有没有计算错误，因为肯定是正确的。员工很快就拿到了报销的钱。这张报销单的有关数据最后自动传递给公司的财物软件。整个过程高效而简洁，没有差错。手工处理的工作流，特别是对于那些需要参与人员阅读或填写数据的流程，当一个处理者看完或填写了他对应的部分后，这些资料与数据需要手动传递到下一个处理者手中。在这种场合中，每一个参与者都必须进行处理流程的培训。为了了解任务的状态，必须挨个询问，通常很不方便，有时还会发生丢失资料的情况，处理结果还是以文档方式归档的，给查询、报表及知识的再利用带来许多不便，而且因为缺乏处理过程的记录，处理的周期与成本、员工的效率都很难度量。企业处理表单中投入的成本如单据转送、查询、延误、遗失、重复填表等，往往造成无形的管理黑洞，吞噬企业利润与降低竞争力。许多公司存在着以下一些情况：很多时间与精力浪费在表单的传递上；审批过程效率低下，与高效的企业形象不符；公司有规定的业务流程，但常常不能按规定实施；因没有处理过程的记录，使效率低下的状况得不到改变；数据没有归档，知识得不到再利用；处理时间、费用、效率等不容易度量；关键业务流转常常